2026年跨境营销策划公司外包策划服务合作管理制度

2026年跨境营销策划公司外包策划服务合作管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司外包策划服务合作全流程管理行为，建立标准化、合规化的外包合作体系，精准筛选优质外包服务商，保障外包策划服务质量与项目推进效率，有效控制外包合作风险，维护公司合法权益与品牌声誉，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国广告法》及海外目标市场相关商业合作与营销传播法规，结合公司跨境营销策划业务实际，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司开展跨境营销策划业务过程中，所有外包策划服务合作的全流程管理，包括但不限于外包服务商筛选、准入审核、合作协议签订、服务执行管控、质量验收、费用结算、合作终止及后续追溯等环节。涉及的外包策划服务类型包括：海外市场专项调研、多语言创意策划、跨境营销内容制作、海外活动执行辅助、品牌本地化策划等。公司外包管理部（归口管理部门）、业务部、策划部、合规部、财务部、执行部等所有涉及外包策划服务合作的部门及全体员工，均需严格遵守本制度要求。第三条核心原则合规优先原则：外包合作全流程需符合国内外相关法律法规及行业规范，确保合作模式、服务内容、合同条款、数据使用等环节合法合规。质量适配原则：结合跨境营销策划项目需求，筛选服务能力、专业资质与项目要求精准匹配的外包服务商，保障服务质量达标。风险可控原则：建立全流程风险防控机制，提前识别并防范服务商资质缺陷、服务违约、数据泄露、合规违规等潜在风险，确保合作过程稳定可控。权责清晰原则：明确公司与外包服务商的权利与义务，清晰界定各部门在合作管理中的职责边界，避免权责不清导致合作纠纷。动态优化原则：定期评估外包服务商的服务质量与合作表现，建立服务商分级管理与优胜劣汰机制，持续优化外包合作资源库。第四条制度效力本制度是公司外包策划服务合作管理的核心准则，所有相关部门及员工必须严格执行。各业务部门可结合具体跨境营销策划项目特点，在本制度框架内制定专项外包合作实施细则，不得与本制度核心条款相冲突。第二章组织架构与职责分工第五条组织架构公司建立层级化外包策划服务合作管理体系，明确归口管理部门、业务协同部门、审核监督部门的职责边界，保障合作管理工作有序推进。具体层级包括：外包管理部（归口管理部门）、业务部（需求提出与初筛部门）、策划部（专业审核与协同部门）、合规部（合规审核部门）、财务部（费用审核与结算部门）、审计部（监督部门）、公司管理层（决策审批部门）。第六条各部门职责外包管理部（1）作为归口管理部门，牵头搭建外包策划服务合作管理体系，制定服务商准入标准、合作流程、质量管控规范、费用结算标准及考核机制。（2）负责统筹外包服务商的信息收集、准入审核组织、合作协议洽谈与签订、合作过程统筹协调及服务商资源库的建立与维护。（3）牵头跟踪外包服务执行进度，协调解决合作过程中的跨部门问题与服务商相关争议；组织开展服务质量验收与合作表现评估工作。（4）负责外包合作相关资料的汇总整理与归档管理，定期分析外包合作管理情况，提出流程优化建议并推动落实。业务部（1）根据跨境营销策划项目需求，提出外包策划服务的具体需求，明确服务内容、质量标准、时间节点及预算范围，提交外包管理部。（2）参与潜在外包服务商的初筛工作，对服务商的业务适配性、行业口碑进行初步调研，形成初筛意见提交外包管理部。（3）配合外包管理部开展服务执行过程中的需求对接与沟通协调，协助核实服务成果与项目需求的匹配度，参与服务质量验收。策划部（1）负责对外包服务商的专业能力、策划水平进行审核，评估其服务方案的可行性与专业性，提出专业审核意见。（2）配合业务部与外包服务商对接策划相关需求，提供专业技术支持与指导；参与外包服务成果的专业审核，确保服务成果符合策划要求。合规部（1）负责外包合作全流程的合规审核，重点核查服务商经营资质合规性、合作协议合规性、服务内容合规性、数据使用合规性及符合海外目标市场相关法规要求。（2）为外包合作提供合规咨询支持，提前预警潜在合规风险，协助制定风险防控措施；协助处理合作过程中的合规纠纷与违规问题。财务部（1）负责审核外包合作预算的合理性与合规性，核查外包服务费用的真实性与准确性，制定外包费用结算流程并负责费用支付。（2）跟踪外包预算执行情况，及时向相关部门反馈预算偏差信息；对合作过程中的财务风险进行评估与防控。审计部（1）对外包策划服务合作全流程进行监督检查，核查各部门职责落实情况、制度执行情况、服务商准入审核真实性、服务质量验收规范性及费用使用合规性。（2）定期开展外包合作专项审计，评估合作管理体系的有效性，形成审计报告并提出整改建议，跟踪整改落实情况。公司管理层（1）审批公司外包策划服务合作管理体系、重大外包合作项目（如大额费用、核心业务外包）、服务商准入名单及重大合作纠纷处理方案等事项。（2）协调各部门资源保障外包合作管理工作推进，解决合作过程中的重大争议与问题；听取外包合作管理工作汇报并部署相关工作。第三章外包服务商准入管理第七条准入标准外包服务商需同时满足以下通用准入标准，并根据服务类型符合相应专项准入标准，方可进入合作筛选范围：通用准入标准（1）具备合法有效的经营资质，包括营业执照、相关行业经营许可证（如需）等，资质文件真实、完整且在有效期内，注册经营范围覆盖所提供的外包策划服务领域。（2）近3年内无重大违法违规记录、商业欺诈行为、重大诉讼纠纷及不良信用记录，商业信誉良好；海外外包服务商需提供所在国家或地区的合法经营证明及信用良好证明材料。（3）具备开展外包策划服务所需的专业团队、技术能力与服务经验，团队核心成员具备相关行业从业资质，能够保障服务质量与进度。（4）具备完善的服务流程、质量管控体系及售后保障措施，能够有效响应服务需求与问题整改要求。（5）具备与合作项目规模相匹配的资金实力与风险承担能力，能够承担合作过程中的相关责任与成本。（6）认同公司品牌理念与合作价值观，愿意遵守公司相关合作管理规定，配合开展准入审核与服务对接工作。专项准入标准（1）海外市场专项调研类：需具备海外目标市场调研资质，拥有专业调研团队与成熟调研方法，提供近3年内同类市场调研成功案例及相关证明材料；具备调研数据采集与分析的合规资质。（2）多语言创意策划类：需具备多语言文案创作与创意策划能力，团队成员熟悉海外目标市场文化习俗与语言习惯，提供过往多语言策划案例；具备内容合规审核能力。（3）跨境营销内容制作类：需具备专业内容制作团队与设备资源，具备跨境营销适配的内容（视频、图片、文案等）制作能力，提供过往制作作品案例；具备内容版权保护能力。（4）海外活动执行辅助类：需具备海外营销活动执行经验，拥有目标市场本地资源整合能力，提供近3年内同类活动执行案例；具备完善的活动安全保障与应急处置方案。第八条准入审核流程需求提交：业务部根据项目需求填写《外包策划服务需求申请表》，明确服务内容、质量标准、时间节点、预算范围及服务商资质要求，提交外包管理部。服务商筛选：外包管理部结合需求信息，通过行业推荐、公开招标、自有资源库筛选等方式收集潜在服务商信息，会同业务部进行初步筛选，确定3-5家符合基本要求的候选服务商。资质材料提交：外包管理部向候选服务商发出资质材料提交通知，明确需提交的材料清单（包括通用资质材料与专项资质材料）；候选服务商需如实提交完整的资质材料，确保材料真实、有效。多部门联合审核：外包管理部组织业务部、策划部、合规部、财务部开展联合审核。各部门在3个工作日内完成审核并出具审核意见：业务部审核业务适配性；策划部审核专业能力；合规部审核合规性；财务部审核费用合理性与财务资质。现场考察（如需）：对重大外包合作项目或核心业务外包服务商，外包管理部牵头组织相关部门开展现场考察，核实服务商实际经营状况、团队能力与服务水平，形成考察报告。审核结果判定：外包管理部汇总各部门审核意见及现场考察报告（如需），形成综合审核意见，将审核结果分为“审核通过”“暂缓通过”“审核不通过”三类。审核通过的服务商纳入公司合格外包服务商资源库；暂缓通过的服务商需在规定期限内完成整改，整改合格后重新提交审核；审核不通过的服务商，明确告知未通过原因，不予纳入资源库。审批备案：重大外包合作项目的服务商准入结果需提交公司管理层审批；审批通过后，由外包管理部完成备案登记，更新服务商资源库信息。第四章外包合作执行管理第九条合作协议签订协议起草：外包管理部根据审核结果，选择合格服务商开展合作洽谈，结合项目需求起草《外包策划服务合作协议》。协议需明确服务内容、质量标准、服务期限、费用标准与支付方式、双方权利与义务、保密条款、违约责任、争议解决方式等核心条款。协议审核：《外包策划服务合作协议》起草完成后，提交合规部审核合规性、财务部审核费用条款、业务部与策划部审核服务相关条款，各部门在2个工作日内出具审核意见；外包管理部根据审核意见修订协议，直至审核通过。协议签订：审核通过的协议，由外包管理部按公司合同签订流程提交审批，经公司管理层审批后，与服务商正式签订；协议签订后，外包管理部将协议副本抄送相关部门备案。第十条服务执行管控服务计划制定：协议签订后，外包管理部组织业务部、策划部与服务商对接，明确服务执行的具体要求与时间节点，由服务商制定详细的服务执行计划，提交外包管理部与业务部备案。进度跟踪：外包管理部建立服务进度跟踪台账，要求服务商按周/月提交服务进展报告；每周组织业务部、策划部开展进度核查，及时掌握服务推进情况，对进度滞后的情况，督促服务商制定整改措施并限期整改。质量管控：策划部牵头开展服务过程中的质量管控，定期核查服务商的阶段性服务成果，对照协议约定的质量标准进行审核；对不符合要求的成果，提出明确的修改意见，督促服务商限期优化完善。沟通协调：外包管理部作为主要沟通协调主体，及时传递公司需求与服务商反馈，协调解决合作过程中的问题；重大问题需及时上报公司管理层协调处理。第十一条服务质量验收验收准备：服务商完成全部外包策划服务后，提交完整的服务成果（包括策划方案、报告、制作作品等）及验收申请，外包管理部组织业务部、策划部准备验收工作。验收标准：以《外包策划服务合作协议》约定的服务内容与质量标准为核心验收依据，结合项目需求与行业规范，明确验收指标与合格标准。验收流程：外包管理部组织业务部、策划部、合规部开展联合验收，对服务成果的完整性、专业性、合规性、适配性进行全面核查，形成验收意见。验收合格的，出具《外包策划服务验收合格确认书》；验收不合格的，明确不合格项与整改要求，督促服务商限期整改后重新申请验收，重新验收仍不合格的，按协议约定追究违约责任。验收备案：验收完成后，外包管理部将验收结果及相关材料整理归档，抄送财务部备案，作为费用结算的依据。第十二条费用结算结算申请：服务商凭《外包策划服务验收合格确认书》及正规发票，向外包管理部提交费用结算申请，填写《外包服务费用结算申请表》，附服务成果清单、验收确认书等相关证明材料。结算审核：外包管理部对结算申请材料的完整性、真实性进行初审，初审通过后提交财务部审核；财务部对费用金额的准确性、发票的合规性进行审核，在3个工作日内出具审核意见。费用支付：审核通过的结算申请，由外包管理部按公司费用支付流程提交审批，经审批通过后，财务部在约定时间内完成费用支付；支付完成后，财务部将支付凭证抄送外包管理部归档。第五章外包合作终止与后续管理第十三条合作终止情形正常终止：外包策划服务完成并验收合格，费用结算完毕，合作协议到期后，合作自动终止。协商终止：经公司与外包服务商协商一致，可提前终止合作，签订《外包合作终止协议》，明确终止后的权利义务、费用结算、成果交接等事项。单方终止：出现以下情形之一的，公司可单方终止合作，并按协议约定追究服务商违约责任：（1）服务商未按协议约定提供服务，经催告后仍未整改的；（2）服务成果多次验收不合格，无法满足项目需求的；（3）服务商存在违法违规、商业欺诈、泄露商业机密等行为的；（4）其他符合协议约定单方终止条件的情形。第十四条终止后工作要求成果交接：合作终止后，外包管理部组织业务部、策划部与服务商完成服务成果的全面交接，确保成果完整、清晰，相关数据与资料归档到位。费用清算：财务部牵头完成合作终止后的费用清算，核实已支付费用与未结算费用，按协议约定完成剩余费用的支付或追回。资料归档：外包管理部将合作终止相关材料（终止协议、成果交接清单、费用清算凭证等）整理归档，完善服务商合作档案。第十五条服务商后续评估与管理合作表现评估：外包管理部在合作终止后1个工作日内，组织业务部、策划部、合规部对服务商的服务质量、进度把控、沟通配合、合规表现等进行全面评估，形成《外包服务商合作表现评估报告》。分级管理：根据合作表现评估结果，对合格外包服务商进行分级（如A级、B级、C级），实施差异化管理，优先选择高等级服务商开展后续合作；对评估不合格的服务商，移出合格服务商资源库，不再开展合作。资源库更新：外包管理部定期更新合格外包服务商资源库，补充优质服务商资源，清理不符合要求的服务商，确保资源库信息准确、有效。第六章风险防控与保密管理第十六条风险防控措施资质风险防控：严格执行服务商准入审核流程，核实资质材料的真实性与有效性，对海外服务商额外核查其所在国家或地区的合规经营证明，避免资质缺陷风险。合规风险防控：合规部建立外包合作合规风险清单，定期更新海外目标市场相关法规要求；在协议中明确合规责任条款，要求服务商遵守相关法规，对违规行为约定明确的违约责任。服务违约风险防控：在合作协议中明确服务质量标准、进度要求与违约责任，建立进度与质量跟踪机制，及时发现并督促整改违约行为，必要时采取法律手段维护公司权益。数据安全风险防控：在协议中明确数据保密条款，要求服务商对合作过程中接触的公司商业机密、客户信息、项目数据等进行严格保密；禁止服务商擅自泄露、使用或转让相关数据，明确数据安全违约责任。第十七条保密管理要求公司相关部门及员工需对外包合作过程中的商业机密、客户信息、项目数据、协议条款等敏感信息严格保密，严禁向无关人员泄露。要求外包服务商签订《保密协议》，明确保密范围、保密期限及保密责任；定期核查服务商的保密措施落实情况，对违反保密约定的，按协议追究责任。外包合作相关资料由外包管理部指定专人负责归档管理，建立保密档案，设置访问权限，严禁越权访问与复制。第七章监督考核与问责第十八条监督检查机制日常监督：外包管理部通过跟踪服务进度、核查服务质量、抽查合作档案等方式，对外包合作日常工作进行监督，及时发现并纠正不规范行为。专项监督：审计部每半年组织一次外包策划服务合作专项检查，重点核查服务商准入审核规范性、合作协议合规性、服务质量验收真实性、费用结算合规性及风险防控有效性，形成专项检查报告上报管理层。投诉监督：建立外包合作投诉机制，接受公司内部员工及外包服务商的投诉举报，对投诉涉及的问题及时核查处理，确保合作管理公正、透明。第十九条考核机制公司将外包策划服务合作管理工作纳入相关部门及员工的绩效考核体系，核心考核指标包括：服务商准入审核准确率、合作流程合