采购流程标准化手册含供应商选择及合同签订要点

采购流程标准化手册（含供应商选择及合同签订要点）为规范公司采购行为，保证采购活动的合规性、经济性和效率性，明确各环节职责与操作要求，特制定本手册。本手册适用于公司所有部门因生产经营、项目建设、日常办公等开展的各类采购活动（含物资采购、服务采购等），旨在通过标准化流程降低采购风险，保障采购质量，实现资源优化配置。一、采购流程全阶段操作规范（一）需求确认与立项阶段需求提出操作主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部等）操作内容：（1）需求部门根据实际业务需要，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、预算总额、用途、交付时间等关键信息；（2）对采购物品/服务有特殊要求的（如质量认证、环保标准、定制化需求等），需在表中详细说明并附相关技术附件；（3）需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核签字。需求审核与立项操作主体：采购部、财务部、分管领导操作内容：（1）采购部收到《采购需求申请表》后，对采购内容是否符合公司政策、预算是否在年度计划内进行初步审核；（2）财务部对预算金额的准确性、合规性进行复核，重点核查预算与市场价格的匹配度；（3）审核通过后，按金额权限报分管领导或总经理审批立项；对于超预算或重大项目，需提交总经理办公会审议。（二）供应商寻源与选择阶段供应商寻源操作主体：采购部操作内容：（1）根据采购需求类型，通过公开渠道（如采购网、行业招标平台、供应商库）、定向邀请（针对行业优质企业）、供应商自荐等方式收集潜在供应商信息；（2）对于标准化通用物资（如办公用品、标准件），可从公司合格供应商库中筛选；对于非标或高价值物资，需拓展新的供应商渠道。供应商资质初审操作主体：采购部、需求部门操作内容：（1）要求潜在供应商提供《供应商资质申报表》及相关证明材料（包括但不限于营业执照、相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、特种设备生产许可证等）、近三年同类项目业绩证明、财务报表（资产负债表、利润表）、法定代表人证件号码明等）；（2）采购部与需求部门联合对供应商资质进行审核，重点核查：营业执照经营范围是否涵盖本次采购内容；行业资质证书是否在有效期内且符合项目要求；财务状况是否良好（无重大债务、经营异常）；业绩案例是否真实、相关（可要求提供合同复印件或用户评价）。（3）初审通过后，供应商进入候选名单；填写《供应商资质评估表》，明确审核结论（“推荐”“不推荐”）。现场考察（如需）操作主体：采购部、需求部门、质量部（必要时）触发条件：对采购物品质量要求高、金额较大（如单笔超过50万元）或服务类项目（如工程施工、运维服务），需对候选供应商进行现场考察。操作内容：（1）制定《供应商现场考察清单》，明确考察内容（如生产规模、设备配置、工艺流程、质量控制体系、仓储管理、售后服务团队等）；（2）组成考察小组（至少3人，含采购、需求部门人员），实地查看供应商生产/办公场所，与相关负责人沟通，核实申报信息的真实性；（3）填写《供应商现场考察记录表》，记录考察发觉的优势、不足及潜在风险，形成考察结论。询价比价/招标采购操作主体：采购部、招标小组（如需）采购方式选择标准：单笔采购金额低于5万元：可采用询价采购（至少邀请3家合格供应商报价）；单笔采购金额5万-50万元：可采用邀请招标（至少邀请3家合格供应商）或竞争性谈判；单笔采购金额超过50万元：必须公开招标（按《招标投标法》及公司招标管理办法执行）。操作内容（以询价采购为例）：（1）向候选供应商发出《询价通知书》，明确采购需求、报价要求（含报价截止时间、报价有效期、报价方式：含税/不含价、是否含运费/安装费等）、评审标准；（2）供应商在规定时间内提交《报价单》（需加盖公章）；（3）采购部组织需求部门、财务部组成评审小组，按“质量优先、价格合理”原则进行评审，填写《询价对比表》，重点对比：报价总价及分项报价是否合理；技术参数是否满足需求；交货期、售后服务承诺是否优于其他供应商；供应商资质及考察结论（如适用）。确定中标供应商操作主体：采购部、分管领导操作内容：（1）评审小组根据《询价对比表》或招标结果，提出推荐供应商意见；（2）采购部将评审结果报分管领导审批，审批通过后向供应商发出《中标通知书》（或《成交通知书》）。（三）合同谈判与签订阶段合同草案拟定操作主体：采购部、法务部（如需）操作内容：（1）采购部根据中标结果及采购需求，与供应商就合同条款进行初步沟通，拟定《采购合同（草案）》；（2）合同内容应至少包含以下核心条款：合同双方主体信息（供应商全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址等）；采购物品/服务的名称、规格型号、数量、单价、总价（大写/小写）；质量标准（需明确国家标准、行业标准或双方约定的技术参数）；交付要求（交货地点、交货时间、运输方式、风险转移节点）；验收标准（验收流程、检验方法、不合格品处理方式）；付款方式（预付款比例、到货款比例、质保金比例及支付条件）；双方权利义务（如供应商需提供技术资料、培训服务，需方需配合验收等）；违约责任（逾期交货、质量不合格、付款延迟等的违约金计算方式及赔偿范围）；争议解决方式（协商、仲裁/诉讼管辖法院）；合同生效条件（双方签字盖章后生效）。合同审核操作主体：需求部门、采购部、财务部、法务部、分管领导审核要点：（1）需求部门：审核技术条款（规格型号、质量标准、交付要求等）是否与采购需求一致；（2）采购部：审核商务条款（价格、交货期、付款方式等）是否与谈判结果一致，供应商信息是否准确；（3）财务部：审核付款条款是否符合公司财务制度，价格是否合理，质保金比例是否合规（一般不低于5%）；（4）法务部：审核合同合法性、完整性，重点排查法律风险（如违约责任是否明确、知识产权归属、不可抗力条款等）；（5）审核通过后，各审核部门在《合同审批表》中签字确认；如需修改，由采购部与供应商沟通调整后重新报审。合同签订与存档操作主体：采购部、行政部操作内容：（1）审核通过的合同，由法定代表人或授权代表签字，并加盖公司公章及合同专用章；供应商需同时加盖公章，法定代表人签字或盖章；（2）合同签订后，采购部将原件至少复印3份（采购部、财务部、需求部门各执1份），原件由行政部统一归档保存，并建立《合同台账》，记录合同编号、签订日期、供应商、金额、履行期限等信息。（四）采购执行与验收阶段订单下达操作主体：采购部操作内容：（1）合同签订后，采购部根据合同约定向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、采购物品/服务信息、交货时间、交付地点、联系人等；（2）订单需加盖采购部公章后传真或发送至供应商，供应商确认接收后回复回执。交付与验收操作主体：需求部门、采购部、质量部（如需）操作内容：（1）供应商按订单约定时间交付货物/服务，需提供送货单、产品合格证、检测报告等文件；（2）需求部门牵头组织验收，采购部、质量部（如需）参与：数量验收：核对实物数量与订单、合同是否一致；质量验收：按合同约定的质量标准进行检验（如外观检查、功能测试、第三方检测等）；服务类项目：需验收服务成果是否符合约定标准（如工程施工质量、运维服务响应速度等）；（3）验收合格后，填写《物品验收单》或《服务验收确认单》，需求部门、采购部负责人签字确认；验收不合格的，需在单据中注明原因，并要求供应商限期整改或退货处理，同时启动违约责任追究程序。付款结算操作主体：财务部、采购部操作内容：（1）供应商凭《采购合同》《验收单》《发票》到财务部申请付款；（2）财务部核对单据齐全性、金额准确性后，按合同约定的付款方式办理付款（如银行转账）；（3）质保期满且无质量问题后，财务部按约定支付剩余质保金。二、核心模板表格表1：采购需求申请表需求部门联系人联系方式申请日期采购物品/服务名称规格型号/技术参数单位数量预估单价（元）预算总额（元）资金来源□年度预算□专项预算□其他采购用途□生产□办公□项目□维修□其他交付时间年月日前特殊要求（可附页）需求部门负责人签字：日期：采购部审核意见：□同意□需补充说明□不同意（理由：）签字：日期：财务部审核意见：□预算合规□预算超支（说明：）签字：日期：分管领导审批意见：□同意□不同意（理由：）签字：日期：表2：供应商资质评估表供应商名称统一社会信用代码成立时间注册资本联系人联系方式经营地址主营业务资质类型证书名称证书编号发证机关财务状况（附财务报表）□良好□一般□较差（说明：）同类项目业绩（附合同复印件）项目名称合作时间采购方金额审核意见□推荐（理由：）□不推荐（理由：）审核人：日期：需求部门确认意见：签字：日期：采购部确认意见：签字：日期：表3：询价对比表询价单号：询日期：采购物品/服务名称：序号供应商名称报价（元）报价有效期123评审标准：价格（40分）、质量（30分）、交期（15分）、服务（15分）评审小组意见：推荐供应商：□序号1□序号2□序号3（理由：）评审人签字：日期：分管领导审批：签字：日期：表4：合同审批表合同名称合同编号供应商信息名称：统一社会信用代码：地址：法定代表人：采购内容物品/服务名称、规格型号、数量、金额：合同金额（元）大写：小写：合同期限□长期□自年月日至年月日审核部门意见需求部门（技术条款）：签字：日期：采购部（商务条款）：签字：日期：财务部（付款条款）：签字：日期：法务部（法律条款）：签字：日期：分管领导审批：签字：日期：总经理审批（如需）：签字：日期：三、关键风险提示（一）供应商选择阶段风险资质造假风险：供应商可能伪造营业执照、资质证书等文件，需通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核实资质真伪，要求提供原件核对。围标串标风险：多家供应商串通抬高报价，需通过扩大寻源范围（如公开招标）、增加供应商数量（至少3家）、评审时重点对比报价合理性等方式规避。业绩造假风险：供应商提供的业绩案例可能不真实，可要求提供合同关键页复印件（如双方盖章页、金额页）或联系采购方核实。（二）合同签订阶段风险条款歧义风险：合同中模糊表述（如“尽快交付”“质量优良”）可能导致后续争议，需明确具体标准（如“交货时间：合同签订后15个工作日内”“质量标准：符合GB/T19001-2016标准”）。付款条件不明确风险：未约定预付款、到货款、质保金比例及支付条件，可能导致资金占用或纠纷，需按公司财务制度明确“预付款≤30%，到货款（验收合格后）≤65%，质保金≥5%（质保期满后支付）”。法律审核缺失风险：合同未经过法务部门审核，可能存在无效条款或法律漏洞（如约定“争议解决方式由供应商所在地法院管辖”，应优先选择“公司所在地法院”），所有合同必须经法务部审核后方可签订。（三）采购执行阶段风险验收不严格风险：需求部门未按标