行政流程标准化文件归档分类指引

行政流程标准化文件归档分类指引一、引言为规范公司行政流程文件的管理，保证文件分类科学、归档及时、检索高效，保障行政信息的完整性与安全性，特制定本指引。本指引旨在统一文件归档标准，提升行政工作效率，为日常管理、审计检查及历史追溯提供可靠依据。二、适用范围与应用情境本指引适用于公司各部门在行政流程中形成的各类纸质及电子文件，涵盖但不限于以下情境：日常行政管理：如会议纪要、请示报告、通知公告、工作计划与总结等；制度流程文件：如公司章程、管理制度、业务流程规范、操作手册等；证照资质文件：如营业执照、组织机构代码证、各类资质证书、许可证等；合同协议文件：如行政类采购合同、服务协议、租赁合同等；审计与检查文件：如内外部审计报告、整改通知书、合规检查材料等；人事与后勤文件：如员工入职登记表、劳动合同、固定资产台账、后勤服务记录等（不含涉密人事薪酬信息）。三、标准化归档分类操作流程（一）文件收集：明确范围与责任收集范围：各部门需在文件正式生效后3个工作日内，将文件正本（含电子版）提交至行政部归档，复印件由部门自行留存。责任分工：文件形成部门：负责文件的初步整理（检查完整性、签字盖章规范性），填写《文件归档移交清单》（见模板1）；行政部*主管：负责对接收文件的完整性、合规性进行审核，确认无误后签收。（二）初步分类：按属性与层级划分根据文件性质与业务关联性，将文件分为一级分类、二级分类，具体一级分类二级分类涵盖文件类型A综合管理A1会议管理各类会议通知、议程、签到表、会议纪要、决议事项跟踪表等A2制度流程公司级管理制度、部门流程规范、修订说明、废止文件等A3公文通知上级单位来文、公司内部通知、通报、公告等B证照资质B1公司证照营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人证件号码明等B2业务资质行业许可证、资质证书、认证证书（如ISO体系认证）、专利证书等C合同协议C1采购合同办公用品采购、设备采购、服务外包等行政类采购合同C2其他协议租赁协议（办公场地、设备）、服务协议（保洁、维修）等D审计检查D1审计报告内部审计报告、外部审计报告（如税务、工商审计）、专项审计总结等D2整改记录审计整改方案、整改完成报告、问题跟踪表等E人事后勤E1人事基础员工入职登记表、劳动合同（副本）、岗位说明书、部门架构图等E2后勤保障固定资产台账（办公设备、车辆）、办公用品领用记录、后勤服务合同及验收单等（三）编码编制：统一规则与标识编码结构：一级分类代码（1位字母）+二级分类代码（1位数字）+年份（4位数字）+流水号（3位数字），示例：A1-2023-001（2023年会议管理类第1号文件）。编制要求：流水号按年度从“001”开始顺序编制，跨年重新编号；电子文件编码需与纸质文件一致，并在文件名中体现（如：A1-2023-001_XX公司2023年度第一次办公会议纪要.pdf）；编码由行政部*专员统一编制，文件形成部门不得擅自修改。（四）归档存放：规范物理与电子管理物理归档：使用统一规格的档案盒（长×宽×高=330mm×240mm×30mm），档案盒正面标注“一级分类-二级分类-年份”（如“综合管理-会议管理-2023”），侧面标注编码范围；文件按编码顺序垂直存放，档案盒内附《文件归档登记表》（见模板2），记录文件编号、名称、页数、归档日期等信息；档案柜按“一级分类”分区存放，标注区域名称（如“A综合管理区”），并张贴存档清单。电子归档：电子文件存储于公司指定服务器（如“行政文件归档”文件夹），按“一级分类”层级建立文件夹；文件格式优先采用PDF（防止篡改），特殊文件可保留原格式（如Excel表格），但需注明转换日期；定期（每月末）对电子文件进行备份，备份介质（如移动硬盘）需标注备份日期并异地存放。（五）检索维护：动态更新与利用建立索引：行政部每季度更新《行政文件分类索引表》（见模板3），包含文件编号、名称、分类、存放位置（物理柜号/电子路径）、保管期限等信息，并通过公司内网发布。借阅管理：纸质文件借阅需填写《文件借阅登记表》（见模板4），经部门负责人审批后，由行政部*专员登记发放，借阅期限不超过5个工作日；电子文件借阅通过OA系统提交申请，审批后可在线查阅或，文件需添加“仅供查阅”水印。定期检查：每年12月，行政部组织对归档文件进行全面检查，包括物理文件的完整性、电子文件的可用性，发觉问题及时整改并更新记录。四、常用归档管理模板示例模板1：文件归档移交清单序号文件编号文件名称形成部门形成日期页数密级移交人移交日期接收人备注1A1-2023-0012023年度第一次办公会议纪要行政部2023-01-153普通张*2023-01-16李*无2C1-2023-002办公设备采购合同（XX公司）采购部2023-01-208普通王*2023-01-21李*含附件模板2：文件归档登记表（档案盒内附）文件编号文件名称形成部门形成日期页数保管期限存放页码备注A1-2023-0012023年度第一次办公会议纪要行政部2023-01-15310年1-3无A1-2023-0022023年春节放假安排通知行政部2023-01-2513年4无模板3：行政文件分类索引表（部分示例）文件编号文件名称一级分类二级分类年份存放位置（物理）存放位置（电子）保管期限A1-2023-0012023年度第一次办公会议纪要A综合管理A1会议管理2023A区-01柜-01盒\2023\10年B1-2023-001营业执照（副本）B证照资质B1公司证照2023B区-01柜-01盒\2023\长期C1-2023-002办公设备采购合同（XX公司）C合同协议C1采购合同2023C区-01柜-01盒\2023\合同到期后5年模板4：文件借阅登记表借阅人部门借阅日期文件编号文件名称借阅用途归还日期审批人备注赵*市场部2023-02-01A1-2023-0012023年度第一次办公会议纪要知晓会议决议2023-02-03周*无钱*财务部2023-02-05C1-2023-002办公设备采购合同（XX公司）财务审计2023-02-08吴*复印后归还五、归档管理关键注意事项保密要求：涉密文件（如未公开的合同、战略规划）需单独存放，标注“密级”字样，借阅需经总经理*审批，严禁擅自复制外传。及时性：文件需在生效后3个工作日内完成归档，避免积压；年度归档工作需在次年1月31日前完成。规范性：文件内容需清晰、无涂改（如有修改需加盖“修改章”并签字确认），纸质文件需使用A4纸打印，电子文件不得加密（特殊情况需报行政部备案）。完整性：合同类文件需附审批单、签订过程记录等支撑材料；会议纪要需附参会人员签到表、会议议程。