销售合同标准化制作与审核模板

销售合同标准化制作与审核工具指南一、适用业务场景与价值本工具适用于企业销售部门、法务部门及相关业务人员，在开展产品销售或服务提供业务时，用于规范合同制作流程、统一合同条款标准、降低合同法律风险。具体场景包括：企业与首次合作客户签订销售合同时保证核心条款无遗漏；与长期合作客户续签合同时快速适配最新业务需求（如价格调整、服务范围变更等）；跨部门协作（销售、财务、法务）时，明确各环节职责，提升合同审批效率；合同归档管理时，保证文本格式统一、信息完整，便于后续查阅与履约跟踪。通过标准化模板与流程，可减少合同谈判争议、缩短制作周期、规避条款漏洞，保障企业合法权益。二、标准化操作流程详解（一）合同发起与信息收集责任主体：销售专员操作步骤：明确合作意向：与客户达成初步销售共识，确认产品/服务名称、数量、价格、交付时间等核心要素。收集客户信息：要求客户提供加盖公章的《主体资格证明材料》（如营业执照复印件），核实客户名称、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址等关键信息，保证签约主体合法有效。内部需求确认：与公司财务部门确认收款账户、开票信息；与仓储/生产部门确认库存情况或产能，保证交付可行性。输出成果：《客户信息确认表》（含客户资质文件复印件）、销售需求清单。（二）合同模板选择与初步填写责任主体：销售专员操作步骤：选择模板：根据销售产品类型（如标准产品、定制化服务）或客户类型（如经销商、终端客户），从公司《销售合同模板库》中匹配对应模板（如《标准产品销售合同模板》《定制服务合同模板》）。填写基础条款：按照模板要求，填写合同编号（规则：年份+部门简称+序号，如“2024-XS-001”）、甲乙双方基本信息（甲方为卖方，即本公司；乙方为买方，即客户）、签订地点、签订日期等基础信息。录入核心交易条款：标的物信息：产品名称、规格型号、数量、技术参数（附技术协议作为附件）；价格条款：单价（含税/不含税）、总价（大写与小写一致）、折扣政策（如适用）；支付条款：支付方式（电汇/承兑汇票）、支付比例（如“预付款30%到发货，尾款70%到货后30天内”）、收款账户信息；交付条款：交付时间（具体日期或“收到预付款后X日内”）、交付地点（如“甲方仓库”“乙方指定地点”）、运输方式及费用承担方。注意事项：模板中“【】”标注内容为待填写项，需保证所有必填项无遗漏；价格、支付等敏感条款需符合公司定价政策，未经审批不得擅自修改。（三）业务部门内部审核责任主体：销售经理、部门负责人操作步骤：销售经理初审：核查合同内容与客户需求一致性，重点关注交付时间是否满足客户要求、价格是否符合销售政策、客户信用状况是否良好（如客户有逾期记录，需评估风险）。跨部门会签（如涉及）：财务部门：审核收款账户信息、开票信息、支付条款是否影响资金安全；仓储/生产部门：确认交付时间与产能/库存匹配，避免无法履约；技术部门（如涉及定制产品）：审核技术参数、验收标准是否可行。部门负责人终审：确认合同整体条款符合公司业务目标，无重大利益冲突或风险点，签字批准后提交法务部门。输出成果：《合同会签表》（含各部门审核意见及签字）。（四）法务部门审核责任主体：法务专员/法务经理操作步骤：合法性审查：核查合同主体是否具备签约资格、条款内容是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规（如产品质量标准、违约责任约定是否合法）。风险点排查：重点关注以下条款：违约责任：是否明确违约情形（如逾期付款、产品质量不合格）及违约金计算方式（避免过高或过低）；争议解决：是否约定争议解决方式（如“向甲方所在地人民法院诉讼”）及管辖法院；知识产权：如涉及定制产品，需明确技术成果归属及保密义务；不可抗力：是否定义不可抗力情形及免责条款。修改反馈：对存在风险的条款，提出修改意见（如“建议将‘违约金按日千分之一计算’调整为‘按日万分之五计算’，以避免显失公平”），并与销售部门沟通确认；审核通过后，在《合同会签表》签字。（五）合同审批与签署责任主体：公司授权审批人、销售专员、客户操作步骤：权限审批：根据合同金额，提交至对应层级审批人（如金额≤10万元，销售总监审批；金额＞10万元，总经理审批）。文本定稿：审批通过后，法务部门出具最终版合同文本，打印一式两份（或三份，根据客户要求），保证甲乙双方信息、条款内容完全一致，无涂改。正式签署：甲方签署：由授权代表人（如法定代表人或其委托代理人）签字，并加盖公司公章（或合同专用章）；乙方签署：要求客户法定代表人或授权代理人签字，并加盖客户公章（如为自然人客户，由其签字并按手印）；签署日期：填写实际签署日期，不得早于审批日期。注意事项：严禁在空白合同上盖章；签署时需核对双方签字盖章的真实性，保证与《客户信息确认表》一致。（六）合同履行与归档责任主体：销售专员、档案管理员操作步骤：履行跟踪：销售专员按合同约定跟踪交付、收款进度，如遇延迟（如客户逾期未付款），及时发函催告并记录沟通情况。资料归档：合同签署后，将《合同会签表》、客户资质文件、最终版合同文本（扫描件+纸质版）整理归档，建立《销售合同台账》，记录合同编号、客户名称、签订日期、金额、履行状态等信息。档案保管：纸质合同存入公司档案室，保管期限不少于合同履行完毕后5年；电子版合同加密存储，保证信息安全。三、核心条款模板参考（一）合同基本信息表条款名称内容说明填写示例合同编号公司统一编制的合同唯一标识2024-XS-005甲方（卖方）公司全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人、联系方式XX科技有限公司，91110108XXXXXXXXXX，北京市海淀区XX路XX号，张三（XXXX）乙方（买方）客户全称、统一社会信用代码/证件号码号、地址、法定代表人/负责人、联系方式XX贸易有限公司，91110109XXXXXXXXXX，上海市浦东新区XX路XX号，李四（139XXXX5678）签订地点合同签署的具体城市北京市签订日期实际签署合同的日期2024年3月15日（二）标的物信息表条款名称内容说明填写示例产品名称产品通用名称（需与品牌、型号一致）智能办公电脑A1型号规格型号产品的具体技术参数（如配置、尺寸等）CPU：i7-12700；内存：16GB；硬盘：512GBSSD数量产品或服务的具体数量100台质量标准产品执行的质量标准（国家标准/行业标准/企业标准，或附技术协议）符合《GB/T29490-2013信息技术设备安全规范》，详见附件1《技术协议》（三）价格与支付条款表条款名称内容说明填写示例单价（含税）每单位产品的含税价格（注明税率）5,000元/台（税率13%）总价（大写）合同总金额大写（与小写一致）伍拾万元整总价（小写）合同总金额小写¥500,000.00支付方式电汇/承兑汇票等电汇支付进度分期支付的具体比例和时间节点1.预付款：合同签订后5个工作日内，支付总金额的30%；2.到货款：产品交付后10个工作日内，支付总金额的65%；3.质保金：验收合格后12个月内，支付剩余5%收款账户信息甲方开户行、户名、账号开户行：中国工商银行北京XX支行；户名：XX科技有限公司；账号：6222XXXXXXXXXXXXXXX（四）交付与验收条款表条款名称内容说明填写示例交付时间具体日期或约定条件2024年4月30日前（乙方预付款到账后30日内）交付地点产品交付的具体地址乙方仓库（上海市浦东新区XX路XX号）运输方式及费用运输承担方（甲方/乙方）及运输方式甲方负责运输并承担费用，采用公路运输方式验收标准产品验收的依据（如数量、质量、功能）1.数量验收：现场清点，与合同数量一致；2.质量验收：按附件1《技术协议》测试，功能正常、外观无破损验收流程验收时间、异议反馈期限乙方应在产品交付后5个工作日内完成验收，逾期未提出异议视为验收合格（五）违约责任条款表条款名称内容说明填写示例甲方违约逾期交付、产品质量不合格等的责任甲方逾期交付，每逾期1日，按逾期交付部分总金额的0.05%向乙方支付违约金，累计不超过总金额的5%乙方违约逾期付款、拒绝接收产品等的责任乙方逾期付款，每逾期1日，按逾期付款金额的0.05%向甲方支付违约金，甲方有权暂停交付不可抗力因自然灾害、行为等无法预见、避免且不能克服的情形，可部分或全部免责因地震、疫情等不可抗力导致无法履约，双方互不承担违约责任，但需及时提供证明四、关键风险控制要点客户主体资格审核：签约前务必核实客户营业执照、法定代表人证件号码明等文件，避免与分公司、分支机构（无法独立承担民事责任）或吊销/注销企业签约，必要时通过“国家企业信用信息公示系统”查询企业信用状况。条款完整性核查：保证合同包含标的物、价格、支付、交付、验收、违约责任、争议解决等核心条款，避免“口头补充”“后续另行约定”等模糊表述，防止条款歧义引发争议。价格与支付合规性：销售价格需符合公司定价体系，特殊折扣需经销售负责人及以上审批；支付条款中“质保金”比例建议不低于5%，质保期不低于1年，以保障售后权益。签署流程规范性：严禁“先盖章后审批”或“空白合同盖章”；授权代表人签字需与《法定代表人证件号码明》或《授权委托书》姓名一致