湖南聚尔康茶油生物科技有限公司采购业务内部控制优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司基本情况.......................................................1

1.1公司简介.....................................................1

1.2公司组织架构.................................................1

2公司采购业务内部控制基本情况.......................................2

2.1公司采购部门与人员分配.......................................2

2.2公司采购业务内部控制流程.....................................2

3公司采购业务内部控制存在的问题及原因...............................4

3.1采购管理制度不完善...........................................4

3.2采购环节信息沟通迟缓且闭塞...................................5

3.3采购人员绩效考核规定不完善...................................5

4公司采购业务内部控制优化设计.......................................6

4.1建立健全采购管理制度.........................................6

4.2加强采购计划沟通，完善内外部信息沟通机制.....................7

4.3完善采购人员绩效考核规定.....................................8

5结论..............................................................10

参考资料...........................................................11

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湖南聚尔康茶油生物科技有限公司采购业务内部控

制优化设计

1公司基本情况

1.1公司简介

湖南聚尔康茶油生物科技有限公司是一家专注于茶油、橄榄油等高端植物

油研发、生产和销售的企业。为实现企业可持续发展，不断提高产品质量和市

场份额，公司致力于优化采购业务、提高内部控制水平。公司成立于2010年，

旨在满足消费者对高端植物油的需求。在我国茶油产业政策的支持下，公司依

托技术创新和优质原料，逐步发展壮大。主要经营茶油、橄榄油等高端植物油

的研发、生产和销售。此外，公司还提供相关产品咨询、技术支持等服务。未

来规划与展望聚尔康公司将继续加大研发投入，丰富产品线，提升品牌影响力，

致力于成为行业领军企业。近年来茶油市场前景广阔，公司规模逐年扩大，采

购业务日趋复杂，对内部控制的要求也不断提高。

1.2公司组织架构

聚尔康公司总部设有总经理办公室、财务部、采购部、研发部、销售部等

职能部门，子公司主要负责生产、销售等业务。部门设置与职责划分各部门职

责划分较为明确，如采购部负责原材料采购及供应商管理，研发部负责产品研

发，销售部负责市场拓展等。决策与沟通机制公司采用总经理负责制，重大事

项由总经理办公会议决策。各部门负责人定期召开例会，讨论部门工作中遇到

的问题及解决方案。内部沟通机制较为顺畅。

图1公司组织结构图

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2公司采购业务内部控制基本情况

2.1公司采购部门与人员分配

湖南聚尔康茶油生物科技有限公司设立了专门的采购部门负责存货采购工

作，公司研发所需的茶叶和橄榄等各种植物向店面总经理汇总后，交于采购部

门，采购人员进行统一采购。采购部门配置采购经理、采购专员、采购成本分

析员、采购结算员。采购经理负责采购部门的全面工作。特别的紧急采购工作

则由店面总经理负责采购，采购后的相关凭证需要报告采购经理签字。

2.2公司采购业务内部控制流程

（1）采购申请：

在物品（物资）的采购流程中，需求部门需根据生产或经营的实际需求，

向企管部或人力资源与后勤部提出采购申请。即企管部负责每月25日前提交采

购物品的《请购单》，人力资源与后勤部则负责在每季度最后一个月的25日前

提交。请购单上要详细注明物品的名称、规格型号、数量、参考价格、用途等

信息。若物品涉及特定的技术指标，还要注明相关参数和指标要求。

采购申请需按照既定流程，经过各相关部门的审批，并最终获得总经理的

批准后，方可交由人力资源与后勤部进行采购。在审核过程中，若某环节对采

购申请有争论，应在2个工作日内将意见反馈给采购申请部门，及时调整和完

善采购计划。

（2）询价比价议价:

①在采购过程中，为确保公平和竞争性，原则上每种物品（物资）都应邀

请两家或以上的供应商进行报价。

②采购员在收到供应商的报价单后，需进行细致的比价和议价工作，并将

比价和议价的结果记录在《询价记录表》中。在采购时，应遵循低价原则，选

择性价比高的供应商。

③如果存在一些特殊情况。即遇到独家代理、独家制造、专卖品或原厂零

配件无替代品时，虽然无需进行比价和议价，但仍需保留供应商的报价记录，

以确保采购流程的透明度和可追溯性。

（3）样品提供和确认：

①在涉及样品提供和确认的情况下，采购人员应首先明确送样周期，并跟

进样品的寄送。一旦收到样品，应迅速将其递交给需求部门进行验证。如果情

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况需要，还应邀请法务部等相关部门的人员共同参与确认过程，以确保样品的

准确性和合规性。

②需要长期保存的样品，应实施封样处理，确保样品的完整性和原始性。

这样的处理不仅有助于日后与到货物品进行比对，还能在出现问题时作为重要

参考。

（4）供应商选择:

①具有合法经营主体者。

②品质、价格和信誉等条件良好者。

③信誉良好者。

④客户认可的供应商。

（5）合同签订:

①供应商经送样审查合格后，由人力资源与后勤部与选定的供应商签订合

同。

②交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。

（6）进度跟催

①为了保障交货的准时性，采购人员需提前采取多种方式，如电话、传真

或直接拜访供应商，进行跟踪催促，以确保物品能够及时送达，满足供应需求。

②采购的物品无法按预定时间交货，采购人员要及时向相关部门通报此情

况，共同商讨解决方案，并与供应商协商确定新的交货日期，之后还要再次通

知相关部门，确保双方对新的交货安排有明确的了解。

（7）验收入库：

当采购的物品（物资）到达公司后，需根据物品类型进行验收。经营性和

非经营性物品，应由相关部门进行验收；而日常使用的办公用品则由库管负责

验收。验收合格，库管将开具《入库单》，并按照流程办理入库手续。如果验

收结果显示物品不合格，验收部门将及时通知人力资源与后勤部，确保在2日

内完成换货或退货的相关手续。

（8）对付款:

采购物品办理入库后，由采购人员凭《入库单》按合同或约定的付款方式

办理付款手续。

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图2公司采购业务内部控制流程图

3公司采购业务内部控制存在的问题及原因

3.1采购管理制度不完善

（1）采购计划未根据实际情况制定

采购计划编制是整个采购环节的开始，科学合理的采购计划有助于采购业

务的正常开展，通过对湖南聚尔康茶油生物科技有限公司采购人员进行了访谈，

了解到公司有很大一部分员工认为公司的采购计划的编制偏离实际需要，对市

场预测不准确。虽然湖南聚尔康茶油生物科技有限公司在制定采购计划时也遵

循了一定的准则，但是在实际应用过程中还存在许多问题。查询了湖南聚尔康

茶油生物科技有限公司相关采购情况，发现茶叶、橄榄等供应都处在一个不正

常状态，出现有些月份供应率较高，而有些月份库存出现积压，影响了公司的

生产，湖南聚尔康茶油生物科技有限公司虽然有相对应的关于采购计划编制的

规章制度，需要根据实际需求和存货的多少来确定。然而实际情况却是，大部

分情况下采购计划的制定都是采购人员根据工作经验，参考以往数据而制定，

并不是根据现实的实际需要情况，甚至可能会忽视存货的情况，这就导致公司

采购计划制定不科学合理。

（2）缺乏对供应商的定期审查和淘汰制度

公司对供应商的选择和评价制度有待完善，虽然有供应商准入机制并且对

供应商进行多方位的评价，但是供应商管理体系却并不完善，缺乏对供应商的

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定期审查和制度，对供应商信息的管理欠缺。通过调查发现，湖南聚尔康茶油

生物公司很多供应商的信息都不完整，没有明确分类，导政供应商信息的流失，

影响采购人员的正确判断。

3.2采购环节信息沟通迟缓且闭塞

企业内采购信息的沟通应该是流畅的，保证各个部门之间都能实现有效沟

通，有效的沟通有助于企业的各个部门接受外部信息，这样才能发挥其应有的

作用。而湖南聚尔康茶油生物科技有限公司其内外部信息的传递都存在着一定

的问题，导致企业不能及时接收。湖南聚尔康茶油生物科技有限公司信息都是

从高管直接发出，进而层层传递，但是通过对其公司内部公司人员的采访得知，

越级管理和沟通的情况经常发生，员工也存在着越过自己的部门主管，直接向

高管反应情况的现象，这样传递信息的方式容易滋生内部矛盾的产生。并且还

可以发现，虽然湖南聚尔康茶油生物科技有限公司实现了各个层级之间的直接

交流，但是不同部门之间没有交流，都是高管来负责反馈和传递，首先这在一

定程度上加大了信息传递的时间成本，并且不利于各部门之间的沟通团结，对

于一个企业而言，采购环节内的各个部都应实现及时在化的交流，这样才有助

于采购环节的顺利进行。而员工了解公司内部控制信息主要信息来源是公司网

站，公司内部网站信息更新不及时，这也导致员工无法第一时间了解信息。

3.3采购人员绩效考核规定不完善

通过调查发现，湖南聚尔康有茶油生物限公司采购人员的薪资基本是由基

本工资、补助、奖金和绩效几个部分组成，由相关考核标准决定员工的绩效，

决定员工的工资。在采购人员的绩效评价表中，对员工个人考勤管理较为严格，

具体包括上下班打卡，退到早退扣分，办公室桌面整洁度的考核以及工作日志

的考核，在个人考勤方面的管理较为严格，能够督促员工按时上下班，并在上

班期间处理好个人卫生问题。而关于日常中的表现，占总分数的百分之二十，

具体包括是否货比三家、采购材料的晶质、采购订单是否准确，采购报表是否

及时等。从中我们可以看出来，虽然湖南聚尔康茶油生物科技有限公司对采购

人员有相应的考核制度，但是在考核指标设置上还存在一定的问题，对采购商

品是否合格、供应商的交货时间是否准时，采购任务完成情况等方面都没有设

置考核标准，而且对于采购工作的具体情况的考核分数只占总分的20%，这就

容易造成采购人员工作的疏忽，不能真实反映采购人员的实际工作情况。

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4公司采购业务内部控制优化设计

4.1建立健全采购管理制度

（1）根据实际情况编制采购计划

编制采购计划是整个采购环节的开始，同时对于整个采购环节来说是最重

要的一个环节，制定良好的计划有助于提高采购效率，减少库存，确保企业生

产经营的正常进行，针对公司采购计划编制当中出现的问题，采购专员在进行

采购计划编制的过程当中，应不断提高自身的判断力。制定的计划要以实际需

要为参考标准结合实际进行制定，同时还应该考虑到各个部门的需求以及企业

资金的支持。在制定采购计划的过程当中，应该和有关部都保持良好的沟通。

采购计划在获得上级领导以及监督部审批通过之后，才能投入到下步的实施过

程当中，目前湖南聚尔康公司的采购计划管理制度当中并没有有关于监督部门

的审批环节，这就容易造成经济风险，为了使采购计划更加完善，湖南聚尔康

有限公司应该增加监督部由总经理办公室进行审批。除此之外，为了减少采购

环节可能产生的风险，湖南聚尔康有限公司在供应商的选择和评价过程当中应

该明确采购风险评估的目标和范围在建立采购风险评估体系之前,公司需要明

确评估的目标和范围。采购风险广泛涉及供应商风险、合同风险、市场风险等

多个方面。公司需要确定自身的采购风险评估重点,并确保重点的准确性和科学

性。并且收集相关信息采购风险评估需要依赖大量的信息和数据,以便对风险进

行准确评估和分析。公司可以通过各种渠道收集相关信息,如供应商的财务报

表、资质证书、产品质量检验报告等。此外,还应考虑市场情况、行业趋势和政

策法规等因素。如果在原材料供应方面产生问题，那么，企业采购的原材料将

不能达到公司的标准。

（2）加强对供应商的定期审查和淘汰制度

采购工作人员要注意采购业务的信息统计，收集供应商信息，以便企业充

分掌握各个供应商的实际情况，将信息数据化，便于对供应商进行合理选择。

当供应商信息发生变动时，工作人员也要及时对信息档案进行更新，清除旧的

信息，实时跟进。湖南聚尔康有限公司现在已经有一定的供应商准入机制，但

是对于这些供应商信息并没有进行录入。与此同时，还应该建立评价淘汰机制，

对供应商提供原材料的质量，价格等各个方面进行评价，从多个供应商当中进

行选择，从而择优录取。加强采购原材料的验收控制，湖南聚尔康有限公司主

要是以采购茶叶等容易受潮植物，其质量受到多方面因素的影响，保证原材料

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供应的质量非常重要，因此应设置专门岗位和人员对原材料进行验收，阻止不

合格的材料进入企业。

表1月度供应商评价考核表

4.2加强采购计划沟通，完善内外部信息沟通机制

采购计划信息的收集非常重要，关系到采购决策者进行采购决策，信息是

否可以流畅的进行沟通，对企业采购环节十分重要，企业采购计划能否正常运

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行，取决于信息沟通的流畅程度。因此湖南聚尔康茶油生物科技有限公司应该

建立完善的内外部信息沟通机制，保证企业内部信息传递的畅通，尤其是采购

部门和销售部门之间的信息畅通。建立完善的信息共享机制，如明确沟通目的

和预期效果，建立多元化的沟通渠道，团队之间要采用线上沟通工具随时随地

保持联系，利用共享文档方便成员实时查看和编辑，以及定期举行沟通会议及

时交流进展和问题来提高内部沟通效率，加强与供应商和客户的沟通，利用信

息技术手段如企业规划(ERP)、供应链管理（SCM）等提高效率，营造开放和透

明的沟通范围，实现企业和供应商之间信息的互通，加强交流，减少采购环节

需求风险导致的各个风险。随着信息化时代的发展，及时有效的信息沟通可以

避免很多采购环节风险的发生。

4.3完善采购人员绩效考核规定

采购人员的选择还直接关系到采购环节的正常进行，很多采购欺诈行为的

发生是由于采购人员不能抵制外来诱惑，所以企业应该充分考虑采购人员的利

益诉求，提升采购人员薪资水平，来减少此类行为的发生，同时要设立奖惩制

度，奖励举报他人的人员，加强员工之间的互相监督。同时监督部门也要认真

履行自己的职责，做好对采购人员的监督。湖南聚尔康茶油生物科技有限公司

还应建立关于采购工作人员的专门的考核制度，绩效考核除了是否正常完成采

购工作之外，在考核项目中还应添加采购物料是否合格交货日期是否准时、费

用是否超出等多项指标进行综合打分，结合监督部门给出的数据，对采购工作

人员的新资综合评比后进行发放根据湖南聚尔康茶油生物科技有限公司实际情

况，拟制定采购人员绩效考核规定如表2所示。

湖南聚尔康茶油生物科技有限公司应该严格遵循上述考核标准，对采购工

作人员日常工作行为进行监督考核，另外要制定相应的工资标准，从制度上约

束员工行为。除此之外，公司还应该定期组织员工进行培训，从专业角度、从

道德角度上综合培养员工职业素养。

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表2采购部人员绩效考核规定表

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5结论

本文通过对湖南聚尔康茶油生物科技有限公司采购业务内部控制的现状分

析，发现了公司采购业务内部控制中存在的问题。对于食品制造业而言，采购

环节在日常生产经营中起到决定性作用，因此采购环节的内部控制是否有效，

对企业而言影响深远。企业应该建立健全采购环节管理制度;完善采购人员绩效

考核规定;加强采购环节沟通,完善内外部信息沟通机制;实施内部控制自我评

价机制，以此来加强湖南聚尔康茶油生物科技有