合同管理及培训制度

PAGE合同管理及培训制度一、总则（一）目的本制度旨在加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益。同时，通过建立完善的培训制度，提高员工合同管理意识和业务能力，确保公司合同管理工作的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保合同合法有效。2.风险防范原则：加强合同风险识别、评估和控制，采取有效措施防范合同风险。3.全面管理原则：涵盖合同从签订到终止的全过程，实现对合同的全面管理。4.协作配合原则：各部门应密切协作，共同做好合同管理工作。二、合同管理职责分工（一）合同管理部门公司设立合同管理部门，负责合同的统一归口管理。其主要职责包括：1.制定和完善合同管理制度、流程和标准文本。2.参与重大合同的谈判、起草、审核和签订工作。3.对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行跟踪和监督。4.建立合同台账，定期对合同进行统计、分析和归档。5.协调处理合同纠纷，维护公司合法权益。（二）业务部门业务部门负责本部门合同的起草、谈判、签订和履行工作。其主要职责包括：1.根据业务需要，及时起草合同文本，并提交合同管理部门审核。2.组织合同谈判，明确双方权利义务，争取有利的合同条款。3.按照合同约定，全面履行合同义务，确保合同目标的实现。4.及时向合同管理部门报告合同履行过程中的重大事项和风险情况。5.负责合同纠纷的前期处理工作。（三）财务部门财务部门负责对合同的资金收付进行审核和监督。其主要职责包括：1.审核合同付款条款，确保付款安排符合公司财务规定和资金状况。2.对合同款项的收付进行核算和管理，及时记录相关财务信息。3.协助合同管理部门和业务部门做好合同款项的催收和清理工作。（四）法务部门法务部门负责对合同的合法性进行审查。其主要职责包括：1.对合同文本进行法律审核，确保合同条款符合法律法规要求。2.参与重大合同的谈判和起草工作，提供法律意见和建议。3.处理合同纠纷的法律事务，维护公司合法权益。三、合同签订管理（一）合同起草1.业务部门应根据业务需求，起草合同文本。合同文本应内容完整、条款清晰、权利义务明确，避免出现模糊不清、歧义或容易引发纠纷的表述。2.合同文本应使用公司统一的合同模板，如无合适模板，可参照相关法律法规和行业惯例进行起草。对于重大合同或特殊业务合同，必要时可聘请专业律师或法律顾问起草。（二）合同审核1.业务部门起草的合同文本应提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应重点对合同的条款完整性、合法性、风险防范措施等进行审核，并提出修改意见。2.合同管理部门审核通过后，将合同文本提交法务部门进行法律审核。法务部门应从法律角度对合同的合法性、有效性、可操作性等进行审查，并出具法律意见。3.财务部门对合同的付款条款进行审核，确保付款安排合理、符合公司财务规定。（三）合同审批1.合同审核通过后，按照公司内部审批流程进行审批。审批流程应明确各级审批权限和责任，确保合同审批的规范和高效。2.合同审批应重点关注合同的风险评估、经济效益、合规性等方面。对于重大合同，应提交公司高层领导进行决策。（四）合同签订1.经审批通过的合同，由业务部门负责与对方当事人签订。签订合同应使用公司统一的合同专用章，并严格按照合同签订流程进行操作。2.签订合同前，应确保对方当事人具备合法的主体资格和履约能力。合同签订人员应认真核对对方当事人的营业执照、资质证书、授权委托书等相关文件，并留存复印件。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交合同管理部门、财务部门和法务部门备案。四、合同履行管理（一）合同执行1.业务部门应按照合同约定，全面履行合同义务。在合同履行过程中，应建立有效的沟通机制，及时与对方当事人进行沟通协调，确保合同顺利履行。2.业务部门应定期对合同履行情况进行检查和评估，及时发现和解决合同履行过程中出现问题。对于合同履行过程中的重大事项和风险情况，应及时向合同管理部门报告。（二）合同变更1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应及时与对方当事人协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.合同变更协议应提交合同管理部门进行审核，并按照合同签订流程进行审批。审批通过后，方可生效。（三）合同终止1.合同履行完毕或提前终止时，业务部门应及时办理合同终止手续。合同终止后，双方应按照合同约定进行结算和清理。2.合同终止后，业务部门应将合同履行情况、结算情况等相关资料提交合同管理部门进行归档。五、合同风险管理（一）风险识别1.合同管理部门应定期组织对合同风险进行识别和评估，重点关注合同的签订、履行、变更、终止等环节可能存在的风险。2.风险识别应采用多种方法，如问卷调查、案例分析、专家咨询等，全面、准确地识别合同风险。（二）风险评估1.根据风险识别结果，对合同风险进行评估。风险评估应考虑风险发生的可能性、影响程度等因素，确定风险等级。2.对于高风险合同，应制定专门的风险应对措施，加强风险监控和管理。（三）风险应对1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。风险应对措施应包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于重大合同风险，应及时向公司高层领导报告，并组织相关部门共同研究制定应对方案。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同正本、副本、补充协议、变更协议、往来函件、履行记录等相关资料收集齐全，并提交合同管理部门。2.合同管理部门应指定专人负责合同档案的收集工作，确保合同档案的完整性和准确性。（二）档案整理1.合同管理部门应对收集到的合同档案进行整理，按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类编号。2.合同档案应包括合同文本、审批文件、法律意见书、财务凭证、履行记录等相关资料，并进行装订成册。（三）档案保管1.合同管理部门应建立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照国家档案管理规定进行保管，定期进行检查和维护，防止档案损坏、丢失或泄密。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案时，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。2.查阅合同档案时，应在合同管理部门指定的地点进行，不得擅自将合同档案带出档案室。查阅人员应爱护合同档案，不得在档案上涂改、标记或损坏。（五）档案借阅1.公司外部单位或个人因工作需要借阅合同档案时，应填写《合同档案借阅申请表》，经公司高层领导批准后，方可借阅。2.借阅合同档案时，应与合同管理部门签订《合同档案借阅协议》，明确借阅期限、借阅范围、保密义务等事项。借阅期限届满后，借阅人员应及时归还合同档案。七、培训制度（一）培训目标通过开展合同管理培训，提高员工合同管理意识和业务能力，确保公司合同管理工作的规范化、专业化。（二）培训对象公司全体员工，重点是合同管理部门、业务部门、财务部门、法务部门等相关岗位人员。（三）培训内容1.合同法律法规知识：包括合同法、相关司法解释、行业法律法规等。2.合同管理流程和制度：公司合同管理的各项流程、制度和标准文本。3.合同风险防范：合同风险识别、评估和应对方法。4.合同谈判技巧：合同谈判的策略、方法和技巧。5.合同文本起草与审核：合同文本的起草原则、方法和审核要点。（四）培训方式1.内部培训：定期组织内部培训课程，邀请公司内部专家或外部专业人士进行授课。2.外部培训：根据需要，选派员工参加外部专业培训机构举办的合同管理培训课程。3.在线学习：提供在线学习平台，员工可自主学习合同管理相关课程和资料。4.案例分析：通过分析实际合同案例，总结经验教训，提高员工合同管理能力。（五）培训计划1.合同管理部门应根据公司业务发展需要和员工实际情况，制定年度培训计划。培训计划应明确培训内容、培训方式、培训时间、培训对象等。2.培训计划应报公司领导审批后实施，并