少儿艺术培训机构退费制度

PAGE少儿艺术培训机构退费制度一、总则1.目的为规范本少儿艺术培训机构的退费行为，保障学员及家长的合法权益，维护本机构正常的教学秩序和经营管理，特制定本退费制度。2.适用范围本制度适用于在本少儿艺术培训机构报名参加各类艺术培训课程的所有学员及家长。3.基本原则遵循公平、公正、公开的原则，确保退费过程透明、合理。以保障学员学习权益为出发点，同时兼顾机构合理成本，妥善处理退费事宜。严格按照法律法规及本制度规定执行，不得擅自变更或违反相关规定。二、退费情形及标准1.因机构原因导致课程无法正常开展若本机构因自身原因（如师资严重短缺、场地变更无法继续授课等）无法按照合同约定为学员提供完整的艺术培训课程，学员及家长有权要求退费。退费标准为：已缴纳课程费用扣除已完成课程对应费用后，剩余部分全额退还。已完成课程对应费用按照实际授课课时占总课时的比例计算。例如，总课程为20课时，已完成5课时，已缴纳费用为2000元，则已完成课程对应费用为2000×(5÷20)=500元，应退费用为2000500=1500元。2.学员自身原因提出退费在课程开始前提出退费申请若学员在课程正式开始前[X]个工作日内提出退费申请，本机构扣除已发生的必要成本费用（如教材费、资料费等）后，退还剩余费用。必要成本费用的扣除需提供相关费用明细及凭证给学员及家长确认。例如，教材费、资料费共计200元，已缴纳费用1500元，则应退费用为1500200=1300元。若学员在课程正式开始前超过[X]个工作日提出退费申请，本机构扣除已缴纳费用的[X]%作为手续费后，退还剩余费用。例如，已缴纳费用2000元，手续费比例为10%，则手续费为2000×10%=200元，应退费用为2000200=1800元。在课程进行中提出退费申请若学员在课程进行中申请退费，已完成课程对应费用按照实际授课课时占总课时的比例计算扣除，剩余部分在扣除已发生的必要成本费用（如教材费、资料费等）及已完成课程对应费用后，退还剩余费用。例如，总课程30课时，已完成10课时，已缴纳费用3000元，教材费、资料费300元，则已完成课程对应费用为3000×(10÷30)=1000元，应退费用为3000(1000+300)=1700元。若学员在课程进行中因特殊原因（如重大疾病、移民等）申请退费，经本机构核实情况属实后，在扣除已发生的必要成本费用（如教材费、资料费等）及已完成课程对应费用后，可酌情考虑适当减免手续费，退还剩余费用。减免手续费的比例由本机构根据实际情况确定，但最高不超过已缴纳费用的[X]%。3.因不可抗力因素导致课程无法继续若因不可抗力因素（如自然灾害、政府政策调整等）导致本机构无法继续为学员提供艺术培训课程，本机构将按照已缴纳课程费用扣除已完成课程对应费用及已发生的必要成本费用（如教材费、资料费等）后，剩余部分退还学员及家长。对于已完成课程对应费用及必要成本费用的计算方式同上述相关情形。三、退费申请流程1.学员及家长提出申请学员或家长应向本机构教学管理部门提交书面退费申请，申请中需注明学员姓名、联系方式、所报课程名称、缴费金额、退费原因及申请退费金额等信息，并签字确认。2.教学管理部门受理教学管理部门收到退费申请后，应在[X]个工作日内对申请进行初步审核，核实学员信息及课程情况，确认是否符合退费条件。如不符合退费条件，应向学员及家长说明原因，并提供相关依据。3.财务部门核算经教学管理部门初步审核通过后，将申请材料转至财务部门。财务部门应在[X]个工作日内根据本制度规定及教学管理部门提供的课程完成情况等信息，核算应退费用金额，并出具退费明细清单。4.机构负责人审批财务部门核算完成后，将退费明细清单提交至机构负责人进行审批。机构负责人应在[X]个工作日内完成审批，并签署审批意见。如审批通过，确定退费金额及退费方式；如审批不通过，应说明理由并将申请材料退回教学管理部门。5.通知学员及家长经机构负责人审批通过后，教学管理部门应在[X]个工作日内通知学员及家长审批结果，并告知退费金额及退费方式。退费方式可选择银行转账、支票等方式，如学员及家长有特殊要求，经协商一致后也可采用其他合理方式。6.办理退费手续学员及家长在收到退费通知后，应按照通知要求在规定时间内办理退费手续。如选择银行转账方式，需提供正确的银行账号信息；如选择支票方式，需在规定时间内到指定地点领取支票。财务部门在收到学员及家长提交的完整退费手续材料后，应在[X]个工作日内完成退费操作。四、退费凭证及存档1.退费凭证本机构在办理退费手续时，应向学员及家长出具正规的退费凭证，退费凭证应包含学员姓名、课程名称、缴费金额、退费金额、退费原因、退费日期等信息，并加盖本机构财务专用章。2.存档管理教学管理部门应负责将每次退费申请的相关材料（包括书面申请、审批意见、退费明细清单、退费凭证副本等）进行整理归档，保存期限不少于[X]年。存档材料应按照退费时间顺序进行编号，便于查询和管理。五、争议解决1.若学员及家长与本机构在退费问题上发生争议，应首先通过友好协商解决。双方应本着互谅互让的原则，依据本制度规定及相关事实，协商确定合理的退费方案。2.如协商不成，任何一方均可向当地教育行政部门或消费者协会等相关部门投诉，寻求协助解决争议。3.若仍无法解决争议，双方均可依法向有管辖权的人民法院提起诉讼，通过司法途径解决争议。在争议解决期间，除涉及争议的部