培训学校物质采购制度

PAGE培训学校物质采购制度一、总则1.目的为了规范培训学校物质采购行为，加强采购管理，确保采购工作的公开、公平、公正，提高资金使用效益，保障学校教学、办公等各项工作的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于培训学校内所有物质采购活动，包括但不限于教学设备、办公用品、教材资料、实验器材、后勤物资等的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。效益性原则：在满足学校教学和管理需求的前提下，充分考虑采购成本，追求资金使用效益最大化。公开透明原则：采购过程应公开透明，接受学校内部监督和相关部门的检查。质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良、符合教学和使用要求的物资。归口管理原则：各类物质采购归口相关部门管理，明确职责分工，确保采购工作有序进行。二、采购组织与职责1.采购决策机构学校设立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。采购领导小组负责审议采购预算、采购计划、重大采购项目等，对采购工作进行决策和指导。2.采购执行部门根据采购物资的类别，明确相应的采购执行部门：教学设备采购：由教学管理部门负责组织实施，根据教学需求制定采购计划，进行市场调研、选型论证等工作。办公用品采购：由行政部门负责，定期统计办公用品需求，集中采购并发放。教材资料采购：由教学管理部门或相关学科教研组负责，根据教学大纲和课程安排，选择合适的教材和资料供应商进行采购。实验器材采购：由实验管理部门负责，依据实验教学要求确定采购清单，组织采购活动。后勤物资采购：由后勤管理部门负责，包括食堂物资、维修材料、清洁用品等的采购。3.各部门职责采购执行部门负责制定本部门采购计划，报采购领导小组审批。组织实施采购活动，包括供应商选择、采购合同签订、物资验收等工作。建立采购档案，记录采购过程和相关资料。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。财务部门负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排。参与采购合同审核，监督采购资金的支付。对采购项目进行财务核算和审计。审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的合法性等。对采购项目的经济效益进行评价，提出审计意见和建议。使用部门提出物资采购需求，协助采购执行部门进行选型论证。参与物资验收工作，对物资的质量和适用性进行评价。三、采购预算管理1.预算编制各采购执行部门应根据学校教学、办公等工作的实际需求，结合上一年度采购情况和本年度工作计划，编制年度采购预算。采购预算应详细列出采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并说明采购的必要性和预期效益。采购预算经部门负责人审核后，报采购领导小组审批。2.预算执行采购执行部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序报采购领导小组审批。3.预算监督财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督，定期检查采购资金的使用情况。审计部门对采购预算的编制和执行情况进行审计，确保预算的合理性和严肃性。四、采购流程1.采购申请使用部门根据实际需求填写《采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格型号、数量、用途、预计采购时间等信息，并经部门负责人签字确认。《采购申请表》提交至采购执行部门。2.采购审批采购执行部门收到《采购申请表》后，对采购申请进行审核。审核内容包括采购需求的合理性、预算的合规性等。对于金额较大或重要的采购项目，采购执行部门应组织相关人员进行选型论证，必要时可邀请专家参与。经审核通过的采购申请报采购领导小组审批。采购领导小组根据学校实际情况和采购原则进行审批决策。3.供应商选择采购执行部门根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道选择供应商。可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式确定供应商。对供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。建立供应商评估机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务等进行评估，评估结果作为供应商选择和合作的依据。4.采购合同签订采购执行部门与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确物资的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。采购合同经部门负责人审核后，报学校法律顾问审核，确保合同的合法性和有效性。采购合同签订后，由采购执行部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。5.物资验收物资到货前，采购执行部门应通知使用部门和相关人员做好验收准备。物资到货时，采购执行部门、使用部门等相关人员共同对物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、外观等。对于重要物资或技术复杂的物资，可邀请专业人员或第三方检测机构进行验收。验收合格的物资，由验收人员签字确认，并办理入库手续；验收不合格的物资，采购执行部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。6.采购付款物资验收合格后，采购执行部门应及时整理相关资料，填写《付款申请表》，附上采购合同、验收报告、发票等凭证，报财务部门审核。财务部门对《付款申请表》及相关凭证进行审核，审核无误后按照合同约定支付采购款项。对于预付款项，应严格按照合同约定的比例和条件支付，并跟踪后续合同履行情况。五、采购风险管理1.风险识别采购过程中可能面临的风险包括：供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险、法律风险等。采购执行部门应定期对采购风险进行识别和评估，分析风险产生的原因和可能造成的影响。2.风险应对措施供应商违约风险：加强对供应商的管理和监督，在合同中明确违约责任和赔偿条款；选择信誉良好、实力较强的供应商；建立供应商备用机制，确保在供应商出现问题时能够及时找到替代供应商。质量风险：严格进行物资验收，加强对供应商产品质量的控制；要求供应商提供质量保证承诺和售后服务承诺；定期对采购物资进行质量抽检。价格风险：加强市场调研和价格分析，掌握市场价格动态；采用多种采购方式进行比较，争取合理的采购价格；与供应商协商签订价格调整条款，应对市场价格波动。合同风险：加强合同管理，确保合同条款明确、合法、有效；严格按照合同约定履行双方义务；定期对合同执行情况进行检查和评估，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。法律风险：加强对采购法律法规的学习和培训，提高采购人员的法律意识；在采购活动中严格遵守法律法规要求；重大采购项目咨询法律顾问意见，确保采购行为合法合规。六、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购申请、采购审批文件、采购合同、供应商资料、验收报告、付款凭证等与采购活动相关的所有文件和资料。2.档案整理与归档采购执行部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作，按照采购项目的类别和时间顺序进行分类整理，确保档案资料的完整性和准确性。3.档案保管与查阅采购档案应妥善保管，保存期限按照国家法律法规和学校相关规定执行。如需查阅采购档案，应填写《档案查阅申请表》，经相关部门负责人批准后，在指定地点查阅，并做好查阅记录。七、监督与检查1.内部监督学校审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等。学校