轮滑培训班档案管理制度

PAGE轮滑培训班档案管理制度一、总则（一）目的为加强轮滑培训班档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在教学、管理、服务等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本轮滑培训班全体教职员工及学员在培训过程中形成的各类档案资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则：轮滑培训班档案由专门的档案管理部门或人员集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映轮滑培训班的教学、管理和培训活动。3.保密性原则：对涉及个人隐私、商业秘密等敏感信息的档案，严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询、借阅和使用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善轮滑培训班档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理轮滑培训班的各类档案，包括纸质档案和电子档案。3.对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案的整齐、有序。4.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。5.负责档案的安全保管，采取必要的防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全。6.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁等处置工作。7.积极开展档案信息资源的开发利用工作，为轮滑培训班的教学、管理、决策等提供服务。（二）档案形成部门职责1.负责本部门在轮滑培训班教学、管理、培训等活动中形成的各类档案资料的收集、整理、立卷和归档工作，并定期移交档案管理部门。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案工作的日常管理和监督，确保档案资料的及时收集和准确整理。3.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。4.对本部门档案资料的真实性、完整性和准确性负责，不得擅自销毁、涂改或丢失档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备一定的档案管理专业知识和技能，熟悉轮滑培训班的业务工作。2.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责，做好档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.负责档案的日常维护和管理，定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平和综合素质。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容，确保档案信息安全。三、档案分类与编号（一）档案分类轮滑培训班档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括培训班的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.教学管理类：包括教学大纲、教学计划、教案、教学课件、学员成绩考核记录、教学评估资料等。3.学员管理类：包括学员报名登记表、学员基本信息档案、学员培训记录、学员考勤记录、学员奖惩记录等。4.培训活动类：包括培训课程安排、培训教材、培训师资资料、培训活动照片及视频等。5.安全管理类：包括安全管理制度、安全检查记录、安全事故处理档案等。6.其他类：包括与轮滑培训班相关的其他重要文件、资料和记录等。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对每类档案进行编号。编号采用数字编码方式，具体规则如下：1.行政管理类：编号为“XZGLXXXX”，其中“XZGL”表示行政管理类，“XXXX”为四位顺序号。2.教学管理类：编号为“JXGLXXXX”，其中“JXGL”表示教学管理类，“XXXX”为四位顺序号。3.学员管理类：编号为“XYGLXXXX”，其中“XYGL”表示学员管理类，“XXXX”为四位顺序号。4.培训活动类：编号为“PHDXXXX”，其中“PHD”表示培训活动类，“XXXX”为四位顺序号。5.安全管理类：编号为“AQGLXXXX”，其中“AQGL”表示安全管理类，“XXXX”为四位顺序号。6.其他类：编号为“QTXXXX”，其中“QT”表示其他类，“XXXX”为四位顺序号。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理制度的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类档案资料，并定期移交档案管理部门。2.档案收集的范围包括纸质文件、电子文件、照片、视频、实物等。3.对于重要的档案资料，应实行双套制管理，即同时保存纸质档案和电子档案。（二）档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的档案资料后，应及时进行整理。整理工作包括分类、编号、编目、装订、上架等。2.分类：按照档案分类标准，将档案资料分为不同的类别。3.编号：为每一份档案资料赋予唯一的编号，以便于管理和查询。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便于快速查找档案。5.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。6.上架：将整理好的档案资料上架存放，按照类别和编号顺序排列，便于管理和查阅。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，用于存放轮滑培训班的各类档案资料。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管的要求。3.档案库房内不得存放易燃、易爆、易腐蚀等物品，严禁在库房内吸烟和使用明火。（二）保管方式1.纸质档案应采用档案盒或档案夹进行装订和存放，档案盒或档案夹应标明档案类别、编号、名称等信息。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.照片、视频等特殊载体档案应进行分类整理，采用专门的存储方式进行保管，并注明相关信息。4.实物档案应进行妥善保管，建立实物档案清单，注明实物名称、来源、日期等信息。（三）保管期限轮滑培训班档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分如下：1.永久保管：涉及轮滑培训班重大历史事件、重要决策、核心业务等具有长期保存价值的档案。2.长期保管：保管期限为10年以上（含10年）的档案，主要包括教学管理、学员管理、培训活动等方面的重要档案。3.短期保管：保管期限为110年的档案，主要包括一般性的行政管理、安全管理等方面的档案。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的完整、准确和安全。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对清查中发现的问题应及时进行处理，并做好记录。3.建立档案清查台账，详细记录清查时间、清查人员、清查范围、清查结果等信息。六、档案利用（一）利用原则1.严格遵守档案利用制度，按照规定的程序和权限进行档案查询、借阅和使用。2.档案利用应遵循保密原则，不得泄露档案内容，确保档案信息安全。3.档案利用应注重实效，为轮滑培训班的教学、管理、决策等提供及时、准确的信息支持。（二）利用方式1.查询：档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案目录、索引等检索工具，协助利用者查询所需档案。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，经档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.使用：利用者在借阅档案期间，应妥善保管档案，不得擅自涂改、损坏、转借或丢失档案。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查询、借阅、使用等情况进行详细记录。2.档案利用登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用档案名称、编号、利用方式、归还时间等信息。3.档案利用登记册应妥善保管，以备查阅。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重处置的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。2.档案鉴定工作应根据档案保管期限和实际利用价值，对档案进行科学合理的鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。档案鉴定小组负责对轮滑培训班的档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法与程序1.档案鉴定小组应根据档案保管期限表和档案实际情况，对档案进行逐卷审查，确定档案的存毁。2.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等信息。3.