培训班档案管理制度

PAGE培训班档案管理制度一、总则（一）目的为加强培训班档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在培训工作中的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织举办的各类培训班所形成的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则培训班档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则档案内容应真实反映培训班的实际情况，不得弄虚作假。3.保密性原则对涉及培训学员个人隐私、商业机密等重要信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。4.便捷利用原则档案管理应便于查询、借阅和使用，提高档案的利用效率，为培训工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善培训班档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理培训班档案，包括收集、整理、归档、保管、统计和利用等工作。3.定期对档案进行检查、鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。4.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。5.对各部门的档案管理工作进行指导和监督，确保档案管理工作规范有序。（二）培训部门职责1.负责培训班相关文件资料的收集、整理和移交工作，确保移交的档案资料齐全、完整、准确。2.在培训过程中，及时记录培训活动的相关信息，如培训课程安排、学员考勤、考核成绩等，并定期向档案管理部门移交。3.协助档案管理部门做好培训班档案的查询、借阅等工作，提供必要的支持和服务。（三）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门在培训班工作中形成的文件资料的收集、整理和保管工作，并按照档案管理部门的要求及时移交。2.在涉及培训班相关工作时，应积极配合档案管理部门的工作，确保档案管理工作的顺利开展。三、档案收集与整理（一）收集范围1.培训班的培训计划、教学大纲、课程表、讲义、教案等教学文件。2.学员报名登记表、学员信息表、考勤记录、考核成绩、结业证书等学员档案资料。3.培训教师的基本信息、授课安排、教学评估等教师档案资料。4.培训过程中的照片、视频、音频等资料。5.培训总结、评估报告、反馈意见等相关文件。6.与培训班有关的其他文件资料，如培训合同、协议、经费预算等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在培训班工作中形成的文件资料，并确保文件资料的真实性、完整性和准确性。2.对于重要的文件资料，应一式两份，一份原件归档，一份复印件留存部门备用。3.收集的文件资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，纸张应符合档案保存要求。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、类别、内容等进行分类整理，确保档案条理清晰、便于查找。2.对于每份文件资料，应编写页码，并在首页加盖档案章，注明文件名称、日期、编号等信息。3.建立档案目录，详细记录档案的类别、名称、编号、日期等信息，便于查阅和管理。四、档案归档与保管（一）归档要求1.整理好的档案应及时归档，归档时间不得超过文件形成后的一个月。2.归档的档案应按照档案管理制度的要求进行分类、编号、装订，并填写档案盒封面和脊背的相关信息。3.档案管理人员应认真核对归档档案的内容和数量，确保归档档案的准确性和完整性。（二）保管期限1.培训班档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括培训合同、协议、重要的培训总结、评估报告等具有重要历史价值和凭证作用的文件。长期保管的档案保管期限为10年至50年，主要包括学员档案、培训教师档案、教学文件等对培训工作有一定参考价值的文件。短期保管的档案保管期限为1年至10年，主要包括一般性的培训文件、资料等。2.档案保管期限的确定应根据档案的重要性、历史价值和实际利用情况等因素综合考虑，并严格按照国家有关规定执行。（三）保管方式1.档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。2.档案应分类存放，排列有序，并建立档案存放位置索引，便于查找。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。五、档案利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案的正常使用和信息安全。2.档案利用应服务于培训工作和公司/组织的发展需要，提高档案的利用效率。（二）利用方式1.档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案查阅、借阅等服务。2.查阅档案时，利用者应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅内容、查阅人等信息，并在档案管理人员的陪同下进行查阅。3.借阅档案时，利用者应填写档案借阅申请表，注明借阅日期、借阅内容、借阅期限等信息，经档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过15个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。4.利用者应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、伪造、损毁、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。（三）利用登记1.档案管理人员应建立档案利用登记制度，详细记录档案的查阅、借阅情况，包括查阅日期、查阅人、查阅内容、借阅日期、借阅人、借阅期限、归还日期等信息。2.定期对档案利用登记情况进行统计和分析，掌握档案的利用动态，为档案管理工作提供参考依据。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、慎重处理的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。2.档案鉴定应根据档案的保管期限、重要性、历史价值和实际利用情况等因素综合考虑，严格按照国家有关规定执行。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、培训部门负责人、相关业务专家等组成。档案鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组应定期对到期档案进行清理和审查，逐份分析档案的内容和价值，确定档案的存毁。2.对于仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对于已无保存价值的档案，应编制档案销毁清单，报经公司/组织领导批准后进行销毁。（四）销毁程序1.档案销毁清单应包括档案的类别、名称、编号、日期、数量等信息，并由档案鉴定小组负责人签字确认。2.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并注明销毁日期。3.档案销毁后，应将档案销毁清单永久保存，作为档案销毁的凭证。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立培训班档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为公司/组织的培训工作和决策提供有力支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描、录入等数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案的电子化存储。2.档案信息系统建设开发或选用适合培训班档案管理的信息化管理系统，实现档案的分类、编号、检索、借阅、统计等功能。3.安全管理建立健全档案信息化安全管理制度，加强对电子档案的安全防护，防止信息泄露、数据丢失或损坏。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.定期对电子档案进行备份，并存储在安全可靠的存储