培训学校材料管理制度

PAGE培训学校材料管理制度一、总则（一）目的为加强培训学校材料管理，规范材料采购、使用、存储等流程，确保教学工作顺利开展，提高材料使用效率，保障学校教学质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校所有教学材料、办公用品、设备耗材等各类材料的管理。（三）基本原则1.合法性原则：材料管理工作必须符合国家法律法规及相关行业标准要求。2.计划性原则：根据教学计划和实际需求，合理安排材料采购与使用，避免浪费。3.归口管理原则：明确各部门在材料管理中的职责，实行归口管理。4.效益原则：注重材料使用效益，提高资源利用率，降低办学成本。二、材料采购管理（一）采购计划制定1.各教学部门应根据教学大纲、课程安排及学生人数等因素，于每学期开学前[X]周制定详细的材料采购计划，明确所需材料的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。2.行政部门根据各部门采购计划，结合学校库存情况，汇总编制全校年度材料采购总计划。（二）采购流程1.采购申请：各部门根据采购计划填写《材料采购申请表》，详细说明采购材料的用途、规格、数量等，经部门负责人审核签字后提交至采购部门。2.采购审批：采购部门收到采购申请后，对采购必要性、预算合理性等进行审核，报学校分管领导审批。金额较大的采购项目需经校长办公会审议通过。3.供应商选择：采购人员通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商档案。根据采购需求，从档案中筛选合适的供应商，采用招标、询价、谈判等方式确定最终供应商。选择供应商时应综合考虑其信誉、产品质量、价格、售后服务等因素。4.合同签订：与选定的供应商签订采购合同，明确材料规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。合同签订后，采购人员应及时将合同副本交至财务部门备案。5.采购执行：采购人员按照合同约定跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交货。材料到货前，通知相关部门做好验收准备工作。（三）采购预算控制1.财务部门根据学校年度预算安排，对材料采购费用进行总额控制。采购部门应严格按照预算执行采购任务，不得超预算采购。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应按照学校预算调整程序办理相关审批手续。三、材料验收管理（一）验收人员职责1.成立由采购部门、使用部门、质量管理人员等组成的验收小组，负责对采购材料进行验收。2.验收人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉材料验收标准和流程，严格按照要求进行验收工作。（二）验收标准1.依据采购合同及相关质量标准，对材料的规格、型号、数量、外观质量等进行检查。2.对于教学材料，应检查其内容准确性、完整性、适用性等；对于办公用品和设备耗材，应检查其质量是否符合要求，是否为合格产品。（三）验收流程1.材料到货后，采购人员及时通知验收小组进行验收。验收小组在规定时间内到达验收现场。2.验收人员对照采购合同和验收标准，对材料进行逐一核对和检查。如发现材料存在质量问题、数量短缺等情况，应及时记录，并要求供应商当场解决或出具相关证明。3.验收合格的材料，验收人员在《材料验收单》上签字确认，并注明验收情况。验收单一式多联，分别交采购部门、使用部门、财务部门等留存。4.验收不合格的材料，验收小组应及时与供应商沟通协商，要求其更换或处理。如因供应商原因造成的损失，学校有权按照合同约定追究其责任。四、材料存储管理（一）存储场所规划1.根据材料的性质、用途、存储要求等，合理规划存储场所，设置专门的仓库或存储区域。2.仓库应具备防火、防潮、防虫、防盗等基本条件，确保材料存储安全。（二）存储方式与要求1.按照材料类别、规格、型号等进行分类存放，设置明显的标识牌，便于查找和管理。2.对于易受潮、易变质、易燃易爆等特殊材料，应采取相应的特殊存储措施，如密封保存、冷藏保存、隔离存放等。3.定期对仓库进行盘点清查，确保账物相符。发现账物不符情况，应及时查明原因并进行处理。（三）库存管理1.建立库存台账，详细记录材料的出入库时间、数量、规格、用途等信息。库存台账应定期与财务账目进行核对。2.设定合理的库存限额，对于积压、过期、损坏等不再使用的材料，应及时清理处置。处置方式包括报废、变卖、捐赠等，处置过程应按照学校相关规定办理审批手续，并做好记录。五、材料使用管理（一）领用制度1.各部门根据实际工作需要，填写《材料领用申请表》，经部门负责人审批后到仓库领取材料。2.仓库管理人员按照审批后的申请表发放材料，并在库存台账上做好记录。领用人员应在《材料领用登记表》上签字确认。3.对于贵重材料、限量使用材料等，应实行限额领用制度，严格控制领用数量。（二）使用监督1.各部门应加强对材料使用情况的管理和监督，确保材料合理使用，避免浪费。2.学校定期对各部门材料使用情况进行检查和评估，对于浪费严重的部门进行通报批评，并要求其采取整改措施。（三）回收与再利用1.对于可回收利用的材料，如教材、办公用品等，鼓励各部门进行回收再利用。回收的材料应统一交至仓库进行管理。2.学校制定相关政策，对积极开展材料回收再利用工作的部门和个人给予适当奖励。六、材料盘点与清查（一）盘点计划1.财务部门会同仓库管理部门制定年度材料盘点计划，明确盘点范围、时间、人员安排等。2.盘点计划应报学校领导审批后实施。（二）盘点实施1.按照盘点计划组织人员进行实地盘点，盘点人员应认真核对材料的数量、规格、状态等信息，并做好记录。2.对于盘点过程中发现的账物不符、损坏丢失等情况，应详细记录并及时查明原因。（三）盘点结果处理1.根据盘点结果编制《材料盘点报告》，说明盘点情况、存在问题及处理建议。2.对于盘盈、盘亏的材料，按照学校财务制度进行相应的账务处理。对于因管理不善等原因造成的损失，追究相关人员责任。七、材料信息化管理（一）建立材料管理信息系统1.利用现代信息技术，建立涵盖材料采购、验收、存储、使用、盘点等全过程的材料管理信息系统。2.信息系统应具备数据录入、查询、统计、分析等功能，实现材料管理的信息化、规范化和科学化。（二）数据维护与更新1.明确专人负责材料管理信息系统的数据维护与更新工作，确保数据的准确性和及时性。2.定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。（三）信息共享与应用1.实现材料管理信息在采购部门、使用部门、仓库管理部门、财务部门等之间的共享，提高工作效率和协同性。2.利用信