培训考核档案管理制度

PAGE培训考核档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司培训考核档案管理，规范培训考核工作流程，确保培训考核档案的完整性、准确性和安全性，为公司人力资源管理提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类培训考核活动所涉及的档案管理，包括但不限于新员工入职培训、岗位技能培训、晋升培训、专项培训等考核档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：培训考核档案应如实记录培训过程和考核结果，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖培训计划、培训教材、学员考勤、考核试卷、成绩评定、培训总结等相关资料，保证档案资料的全面性。3.保密性原则：对涉及员工个人隐私和公司机密的培训考核信息予以严格保密，防止信息泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范，确保档案的整理、归档、存储和查阅等操作有序进行。（四）职责分工1.人力资源部门负责制定和完善培训考核档案管理制度，并监督执行。统筹协调各类培训考核档案的收集、整理、归档和保管工作。负责培训考核档案的查阅、借阅管理，为公司内部提供档案服务。定期对培训考核档案进行统计分析，为公司培训决策提供数据支持。2.培训部门负责组织实施各类培训活动，并及时将培训过程中的相关资料提交给人力资源部门。协助人力资源部门进行培训考核档案的整理和归档工作，确保档案资料的准确性和完整性。参与培训考核档案的查阅和借阅工作，根据工作需要提供相关档案信息。3.考核部门负责制定考核标准和考核方案，组织实施培训考核工作，并将考核结果及时反馈给人力资源部门。协助人力资源部门整理和归档考核试卷、成绩评定等相关考核资料，保证考核档案的规范性。配合人力资源部门进行培训考核档案的查阅和借阅工作，提供必要的考核信息。4.各部门负责本部门员工培训考核档案的日常管理，督促员工按时参加培训和考核，并及时向人力资源部门提交相关资料。协助人力资源部门做好培训考核档案的收集、整理和归档工作，确保本部门档案资料的完整性。根据工作需要，按照规定程序查阅和借阅本部门员工的培训考核档案。二、培训考核档案的内容及分类（一）培训档案1.培训计划包括年度培训计划、月度培训计划、专项培训计划等，明确培训主题、培训对象、培训时间、培训地点、培训内容、培训方式等信息。2.培训教材涵盖培训课程所使用的教材、讲义、课件、参考资料等，应确保教材内容与培训目标相符，具有权威性和实用性。3.学员考勤记录详细记录学员参加培训的出勤情况，包括迟到、早退、旷课等信息，可采用签到表、考勤系统记录等方式进行统计。4.培训过程记录如培训现场照片、视频、培训笔记、学员反馈意见等，反映培训过程中的实际情况，为培训效果评估提供依据。5.培训总结由培训部门撰写，对培训活动的整体情况进行总结，包括培训目标达成情况、培训内容的适用性、培训方式的有效性、学员学习效果等方面的分析和评价，提出改进建议。（二）考核档案1.考核方案明确考核目的、考核对象、考核内容、考核方式、考核时间、评分标准等内容，确保考核工作的科学性和公正性。2.考核试卷根据考核方案编制的试卷，包括理论知识试卷、实践操作试卷、案例分析试卷等，试卷内容应覆盖培训所学知识点，具有代表性和针对性。3.成绩评定记录记录学员考核成绩的评定过程，包括评分细则、评分结果、成绩汇总等信息，确保成绩评定的准确性和客观性。4.考核结果分析通过对考核成绩的统计分析，了解学员对培训知识和技能的掌握程度，找出培训过程中存在的问题和不足，为培训改进提供参考依据。三、培训考核档案的收集与整理（一）收集要求1.培训部门应在培训活动结束后[X]个工作日内，将培训计划、培训教材、学员考勤记录、培训过程记录等资料整理齐全，并提交给人力资源部门。2.考核部门应在考核工作完成后[X]个工作日内，将考核方案、考核试卷、成绩评定记录、考核结果分析等资料整理完毕，报送至人力资源部门。3.各部门应及时收集本部门员工的培训考核相关资料，并在规定时间内移交至人力资源部门，确保档案资料的及时性和完整性。（二）整理规范1.人力资源部门收到培训考核档案资料后，应按照内容分类进行整理。对于培训档案，按照培训计划、培训教材、学员考勤记录、培训过程记录、培训总结的顺序进行排列；对于考核档案，按照考核方案、考核试卷、成绩评定记录、考核结果分析的顺序进行整理。2.每份档案资料应进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号可采用年份+类别+顺序号的方式，如“2023PX001”表示2023年培训档案中的第1份资料。3.对整理好的档案资料应编制目录，目录应清晰反映档案资料的类别、名称、编号、日期等信息，方便查阅。四、培训考核档案的归档与存储（一）归档流程1.人力资源部门整理好的培训考核档案资料，经审核无误后，按照档案类别和时间顺序进行归档。2.归档时，应将每份档案资料装入档案盒或档案袋，并在盒（袋）外标明档案类别、年份、编号等信息。3.将档案盒或档案袋存放在专门的档案柜中，档案柜应按照档案类别和年份进行排列，便于查找和管理。（二）存储方式1.培训考核档案应采用纸质档案与电子档案相结合的存储方式。纸质档案应妥善保管，防止受潮、发霉、损坏等情况发生；电子档案应进行备份存储，存储介质可选用硬盘、光盘、云存储等，确保电子档案的安全性和可恢复性。2.电子档案应按照与纸质档案一致的分类和编号方式进行命名和存储，建立电子档案索引目录，方便快速查找和调用。3.档案存储地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全存储。五、培训考核档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅培训考核档案的，应填写《培训考核档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至人力资源部门。2.人力资源部门对查阅申请进行审核，审核通过后，安排专人负责提供档案查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅内容、查阅目的等信息。3.一般员工查阅本人培训考核档案的，可直接查阅；查阅他人培训考核档案或涉及公司机密的培训考核档案的，需经人力资源部门负责人批准。（二）借阅规定1.公司内部员工因工作需要借阅培训考核档案的，应填写《培训考核档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等信息，经所在部门负责人和人力资源部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向人力资源部门申请并说明理由，经批准后方可延期。3.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自涂改、损坏、转借他人，确保档案资料的完整性和安全性。借阅期满后，应按时归还档案资料，如发现档案资料有损坏或丢失情况，应及时向人力资源部门报告，并承担相应的责任。（三）查阅与借阅记录人力资源部门应建立培训考核档案查阅与借阅登记台账，对每次查阅和借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）内容、查阅（借阅）目的、批准人、归还日期等信息。查阅与借阅登记台账应定期进行整理和归档，保存期限与培训考核档案一致。六、培训考核档案的保密与安全管理（一）保密措施1.涉及员工个人隐私和公司机密的培训考核信息，如员工考核成绩、培训评估结果、培训需求分析报告等，应严格保密，未经授权不得泄露给任何第三方。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得私自查阅、传播或利用培训考核档案中的保密信息。在档案整理、归档、存储、查阅和借阅等过程中，应采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.对接触保密信息的人员进行定期培训和教育，提高其保密意识，签订保密协议，明确保密责任和义务。（二）安全管理1.加强档案存储场所的安全管理，安装必要的安全设施，如监控设备、防盗门窗、防火设备等，确保档案存储环境的安全。2.定期对档案进行检查和维护，发现档案有损坏、变质等情况时，应及时采取措施进行修复或处理，确保档案资料的完整性。3.制定档案应急预案，如火灾、水灾、盗窃等突发事件的应对措施，定期进行演练，提高应对突发事件的能力，最大限度地减少档案损失。七、培训考核档案的销毁（一）销毁条件1.培训考核档案保存期限届满，且已无继续保存价值的，可进行销毁。2.因公司机构调整、业务变更等原因，导致某些培训考核档案不再适用，且已无参考价值的，经相关部门审核批准后，可予以销毁。3.涉及员工个人隐私和公司机密的培训考核档案，在保密期限届满后，经严格审批程序，可进行销毁。（二）销毁程序1.由人力资源部门提出培训考核档案销毁申请，填写《培训考核档案销毁申请表》，详细说明销毁档案的类别、名称、数量、销毁原因等信息，并附上需销毁档案的清单。2.《培训考核档案销毁申请表》经所在部门负责人、人力资源部门负责人、公司分管领导签字同意后，方可进行销毁。3.销毁工作应指定专人负责，采用