培训机构购买行为规范制度

PAGE培训机构购买行为规范制度一、总则（一）目的为规范本培训机构的购买行为，确保采购活动合法、合规、公正、透明，提高资金使用效益，保障培训业务的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本培训机构内部各部门涉及的所有购买活动，包括但不限于教学设备采购、教材资料采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：购买行为必须遵守国家法律法规和相关政策规定，不得从事违法违规的采购活动。2.合规性原则：严格按照本制度规定的流程和要求进行采购操作，确保采购过程合规。3.公正性原则：采购活动应公平对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。4.透明性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受内部监督和社会监督。5.效益性原则：在保证采购质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、采购流程（一）需求提出1.各部门根据培训业务需求，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、预计采购时间等内容。2.《采购申请表》需经部门负责人签字确认后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购项目进行初步审核，包括采购需求的合理性、预算金额的准确性等。2.对于金额较大或重要的采购项目，采购部门应组织相关部门进行论证，必要时可邀请外部专家参与。3.采购申请经审核通过后，按照本培训机构的审批权限，依次提交至各级领导审批。审批通过后，方可进入采购环节。（三）供应商选择1.采购部门根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。2.对供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.从供应商库中选择不少于三家符合要求的供应商，向其发送《采购询价单》，要求其在规定时间内报价。4.采购部门对供应商的报价进行比较和分析，综合考虑价格、质量、服务等因素，选择最优供应商。对于金额较大的采购项目，可采用招标、竞争性谈判等方式确定供应商。（四）合同签订1.采购部门与选定的供应商签订《采购合同》，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。2.《采购合同》需经法律部门审核后，由双方签字盖章生效。合同签订后，采购部门应及时将合同副本提交至财务部门和相关部门备案。（五）采购执行1.采购部门按照《采购合同》的约定，跟踪供应商的交货进度，确保采购项目按时、按质、按量交付。2.在采购执行过程中，如发现供应商存在违约行为，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施予以纠正，并按照合同约定追究其违约责任。3.采购项目交付后，采购部门应组织相关部门进行验收，填写《采购验收单》。验收合格后，方可办理付款手续。（六）付款结算1.财务部门根据《采购合同》和《采购验收单》，审核采购项目的金额、发票等信息，办理付款手续。2.付款方式应按照合同约定执行，原则上应通过银行转账等方式支付，确保资金支付安全。3.对于预付款项，财务部门应严格审核付款条件，确保预付款项的安全回收。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据培训业务发展规划和实际需求，编制年度采购预算，明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。采购预算应细化到具体项目和月份，确保预算的准确性和可执行性。2.采购预算编制完成后，经部门负责人签字确认后，提交至财务部门。财务部门对各部门的采购预算进行汇总审核，结合本培训机构的财务状况和资金安排，编制年度采购总预算。3.年度采购总预算经本培训机构管理层审批后，下达至各部门执行。（二）预算执行1.各部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照本培训机构的预算调整程序办理。2.采购部门应定期对采购预算的执行情况进行统计分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。如发现预算执行偏差较大，应及时向财务部门和管理层报告，并提出相应的改进措施。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，定期对各部门的采购支出进行审核，确保采购资金的合理使用。2.审计部门负责对采购预算的编制、执行和调整情况进行审计监督，对发现的问题及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。四、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、资金风险等。2.针对识别出的风险因素，采购部门应制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。（二）风险评估1.采购部门应定期对采购风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，确定风险等级。2.根据风险评估结果，采购部门应及时调整风险应对措施，确保风险得到有效控制。（三）风险应对1.对于市场风险，采购部门应密切关注市场动态，及时调整采购策略，合理安排采购时间和数量，降低市场波动对采购成本的影响。2.对于供应商风险，采购部门应加强对供应商的管理和评估，建立供应商信用档案，定期对供应商进行考核，及时淘汰不合格供应商。同时，应与供应商签订风险分担条款，明确双方在风险发生时的责任和义务。3.对于质量风险，采购部门应加强对采购项目的质量控制，在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对供应商提供的产品或服务的检验和验收，确保采购项目符合质量要求。4.对于合同风险，采购部门应加强对采购合同的管理，严格按照合同签订流程签订合同，确保合同条款合法、合规、完整。同时，应加强对合同执行情况的跟踪和监督，及时发现和解决合同执行过程中存在的问题。5.对于资金风险，财务部门应加强对采购资金的管理，合理安排资金支付计划，确保资金支付安全。同时，应加强对采购项目的成本核算和控制，降低采购成本，提高资金使用效益。五、采购信息管理（一）信息收集1.采购部门应建立采购信息收集渠道，及时收集与采购活动相关的信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息等。2.采购部门应定期对收集到的采购信息进行整理和分析，为采购决策提供参考依据。（二）信息共享1.采购部门应建立采购信息共享平台，及时将采购项目的需求信息、采购流程、供应商信息、采购合同等信息在内部进行共享，方便各部门之间的沟通和协作。2.采购部门应定期向管理层汇报采购信息，包括采购预算执行情况、采购项目进展情况、供应商管理情况等，为管理层决策提供支持。（三）信息保密1.采购部门应加强对采购信息的保密管理，明确采购信息的保密范围和保密责任，确保采购信息不被泄露。2.对于涉及商业秘密、敏感信息等采购信息，采购部门应采取加密存储、限制访问等措施，防止信息泄露。六、采购监督与审计（一）内部监督1.本培训机构设立专门的采购监督小组，负责对采购活动进行内部监督。采购监督小组由财务部门、审计部门、纪检监察部门等相关人员组成。2.采购监督小组应定期对采购活动进行检查，包括采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等，及时发现和纠正采购活动中存在的问题。3.采购部门应积极配合采购监督小组的工作，如实提供采购活动的相关资料和信息，接受监督检查。（二）审计监督1.审计部门负责对采购活动进行审计监督，定期对采购项目进行审计，包括采购预算的编制、执行和调整情况，采购合同的签订和履行情况，采购资金的使用情况等。