厦门培训退费管理制度

PAGE厦门培训退费管理制度一、总则（一）目的为规范厦门地区培训业务退费管理，保障学员和培训机构双方的合法权益，维护培训市场的正常秩序，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于在厦门地区开展培训业务的各类教育培训机构（以下简称“机构”），包括但不限于职业技能培训、语言培训、艺术培训、考证辅导等各类培训项目，以及参加相应培训课程的学员。（三）基本原则1.合法合规原则：退费管理严格遵守国家法律法规以及教育、市场监管等相关部门的规定，确保各项退费操作合法合规。2.公平公正原则：在处理退费事宜时，遵循公平公正的原则，保障学员和机构双方的合理权益，不偏袒任何一方。3.诚实守信原则：学员和机构应诚实守信，如实提供相关信息，按照约定和本制度规定处理退费事宜。4.及时高效原则：对于符合退费条件的申请，应及时受理并处理，提高退费工作效率，减少不必要的拖延。二、退费情形及标准（一）因机构原因导致的退费1.未按合同约定提供培训服务若机构未按照培训合同约定的课程内容、师资安排、教学时间等提供培训服务，学员有权要求退费。机构应根据学员已参加课程的比例，扣除相应的培训费用后，将剩余款项退还给学员。已参加课程比例的计算方式为：已完成课程课时数÷总课程课时数×100%。例如，某学员报名参加一门总课时为100节的职业技能培训课程，机构实际提供了30节课程后无法继续按照合同约定授课。则该学员已参加课程比例为30÷100×100%=30%，应扣除的培训费用为总费用×30%，剩余费用退还学员。2.机构擅自变更培训地点、时间等关键要素机构未经学员书面同意，擅自变更培训地点、时间等影响培训正常进行的关键要素，学员有权解除合同并要求退费。机构应全额退还学员已缴纳的培训费用。例如，学员报名参加的语言培训课程原约定在某写字楼内每周一、三、五晚上7点至9点上课，后机构未经学员同意，将上课地点变更至距离学员住所较远的另一地点，且上课时间改为每周二、四、六下午2点至4点。这种情况下，学员可要求全额退费。3.机构师资严重不符合合同约定若机构安排的授课教师与培训合同约定的教师资质、教学水平等严重不符，导致学员无法正常接受培训，学员有权要求退费。机构应根据实际情况退还相应费用，退还比例可参照未按合同约定提供培训服务的计算方式确定。例如，合同约定由具有多年行业经验且持有相关专业资格证书的教师授课，但实际授课教师为刚毕业不久、无相关教学经验且未取得相应资格证书的人员，学员可要求退费。（二）因学员原因导致的退费1.学员自身原因无法继续参加培训学员因个人原因（如身体不适、工作调动、家庭变故等）无法继续参加培训，应提前向机构提出书面退费申请。机构应根据学员已参加课程的比例，扣除相应的培训费用后，将剩余款项退还给学员。已参加课程比例的计算方式同因机构原因导致的未按合同约定提供培训服务情况。例如，学员报名参加艺术培训课程，在课程进行到一半时，因身体突发疾病需要长期治疗，无法继续参加后续课程。学员提前向机构提交书面退费申请，机构按照已参加课程比例扣除相应费用后退还剩余款项。2.学员提供虚假报名信息若学员在报名时提供虚假身份信息、学历信息、培训需求等虚假报名信息，机构有权解除培训合同，并扣除已发生的培训费用后，不予退还剩余款项。例如，学员为了获取某职业技能培训证书，虚报学历和工作经历报名参加培训，在培训过程中被机构发现。机构有权解除合同，扣除已授课部分的费用，剩余费用不再退还。（三）其他特殊情形下的退费1.培训课程取消若机构因不可抗力因素（如自然灾害、政府政策调整等）或自身经营问题取消培训课程，应提前通知学员，并全额退还学员已缴纳的培训费用。例如，因政府教育政策调整，某培训机构原计划开展的某项职业资格培训课程无法继续进行，机构及时通知学员，并全额退还学费。2.培训合同无效如果培训合同被依法认定无效，机构应将学员已缴纳的培训费用全额退还给学员。培训合同无效的情形包括但不限于机构以欺诈、胁迫的手段订立合同，损害国家利益；恶意串通，损害国家、集体或者第三人利益等。例如，机构在招生过程中故意隐瞒培训课程的真实情况，夸大培训效果，导致学员在违背真实意愿的情况下签订合同。后经法院认定该合同无效，机构应全额退还学员学费。三、退费申请与受理（一）申请流程1.学员如需申请退费，应填写《厦门培训退费申请表》（以下简称“申请表”），详细说明退费原因、报名信息、缴费情况等内容，并签字确认。2.学员将填写完整的申请表及相关证明材料（如合同原件、缴费凭证、因机构原因导致退费的相关证据等）一并提交给机构的招生部门或指定的退费受理窗口。（二）受理要求1.机构收到学员的退费申请后，应在[X]个工作日内进行审核。审核人员应对申请表及相关证明材料进行仔细核对，确认退费原因是否符合本制度规定，申请信息是否真实准确。2.若申请材料不齐全或不符合要求，审核人员应一次性告知学员需要补充或更正的材料内容，学员应在接到通知后的[X]个工作日内补齐相关材料。逾期未补齐的，视为放弃退费申请。3.对于符合受理条件的退费申请，审核人员应在申请表上签署审核意见，并注明受理日期，同时将申请表及相关材料转交给机构的财务部门进行后续处理。四、退费审批与执行（一）审批流程1.财务部门收到经审核的退费申请后，应在[X]个工作日内完成费用核算。根据本制度规定的退费情形及标准，计算应退还学员的费用金额，并填写《厦门培训退费审批表》（以下简称“审批表”）。2.《审批表》应依次提交给机构的财务负责人、教学负责人、运营负责人进行审批。各级负责人应在[X]个工作日内完成审批，并签署意见。3.若各级负责人对退费金额或退费原因有异议，应及时与相关部门或人员沟通核实，必要时可组织联合会议进行讨论。如最终达成一致意见，应在审批表上明确记录。4.经各级负责人审批通过的《审批表》，由机构负责人进行最终审批。机构负责人应在[X]个工作日内完成审批，并签署审批意见。若机构负责人不同意退费，应详细说明理由，并将审批表退回财务部门。（二）执行方式1.财务部门根据机构负责人的最终审批意见，在[X]个工作日内办理退费手续。退费方式可根据学员的要求选择银行转账、支票支付或现金支付等方式。2.若选择银行转账方式，财务部门应确保准确填写学员的银行账号信息，并在转账成功后及时将转账凭证复印件提供给学员。3.若选择支票支付方式，财务部门应开具支票，并在支票上注明支付金额、收款人姓名等信息。学员应在支票有效期内到指定银行办理兑现手续。4.若选择现金支付方式，财务部门应在约定的时间和地点向学员支付现金，并要求学员在收款凭证上签字确认。五、退费监督与投诉处理（一）内部监督1.机构应建立健全退费管理监督机制，定期对退费业务进行检查和评估。财务部门应每月统计退费情况，形成《厦门培训退费情况统计表》，提交给机构管理层。2.机构管理层应根据统计表对退费管理工作进行分析，检查是否存在退费流程不规范、退费标准执行不一致等问题，并及时采取措施进行整改。3.机构内部审计部门应定期对退费业务进行审计，重点审查退费申请的真实性、审批流程的合规性、退费金额的准确性等方面，确保退费管理工作合法合规。（二）投诉处理1.设立专门的投诉渠道，如投诉电话、邮箱、在线投诉平台等，并向学员公布。学员对退费事宜有任何疑问或不满，均可通过投诉渠道进行反映。2.机构收到投诉后，应在[X]个工作日内进行受理，并安排专人与学员沟通了解情况。对于简单投诉，应在[X]个工作日内给予答复；对于复杂投诉，应在[X]个工作日内形成处理方案，并及时向学员反馈处理进度和结果。3.投诉处理过程中，应详细记录投诉内容及处理情况，形成《厦门培训退费投诉处理记录》。处理结果应及时告知投诉学员，并跟踪学员对处理结果的满意度。如学员对处理结果仍不满意，可引导学员通过合法途径（如向教育主管部门投诉、申请仲裁或提起诉讼等）解决问题。六、附则（