机场安保培训档案管理制度

PAGE机场安保培训档案管理制度一、总则（一）目的为加强机场安保培训档案管理，规范培训档案的收集、整理、保管、查阅和销毁等工作，确保培训档案的完整性、准确性和保密性，为机场安保工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机场安保培训活动中形成的各类档案资料，包括但不限于培训计划、培训教材、学员档案、考核记录、证书颁发等相关文件和记录。（三）基本原则1.真实性原则：培训档案应如实反映培训活动的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集培训过程中产生的各类资料，保证档案资料的完整性，不得遗漏重要信息。3.保密性原则：严格保护培训档案中的敏感信息，防止信息泄露，确保档案资料的安全性。4.规范性原则：按照统一的标准和规范对培训档案进行整理、分类和编号，便于管理和查阅。二、培训档案管理职责（一）安保培训部门1.负责制定培训计划，并将相关资料提交档案管理部门备案。2.组织实施培训活动，收集、整理培训过程中的各类资料，包括培训教材、教案、学员签到表、考核试卷等，并及时移交档案管理部门。3.对培训档案的完整性和准确性进行初步审核，确保档案资料符合要求。（二）档案管理部门1.负责培训档案的集中统一管理，建立健全培训档案管理制度和流程。2.对接收的培训档案进行分类、编号、装订和存储，确保档案资料的有序存放。3.按照规定的查阅流程，为授权人员提供档案查阅服务，并做好查阅记录。4.定期对培训档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。（三）培训教员1.在培训过程中，负责生成和整理与教学相关的资料，如教学课件、授课记录等，并及时提交给安保培训部门。2.配合档案管理部门进行培训档案的整理和审核工作，提供必要的协助和信息。（四）学员1.按照培训要求，如实提供个人信息和学习情况，配合培训部门完成学员档案的建立。2.妥善保管培训期间发放的各类资料，培训结束后及时归还相关物品。三、培训档案的分类与编号（一）分类培训档案分为以下几类：1.培训计划类：包括年度培训计划、专项培训计划等。2.培训教材类：涵盖各类安保培训教材、讲义、参考资料等。3.学员档案类：包含学员个人信息、培训记录、考核成绩、证书领取记录等。4.考核记录类：如考核试卷、评分标准、考核结果汇总等。5.证书管理类：涉及培训证书的颁发、补发、注销等相关记录。6.其他类：与机场安保培训相关的其他重要文件和记录。（二）编号1.培训档案采用分类编号法，按照上述分类顺序依次编号。2.编号格式为：[类别代码][年份][流水号]。例如，培训计划类档案编号为“PJ[2023][001]”，其中“PJ”代表培训计划类，“2023”为年份，“001”为该年度此类档案的流水号。3.编号应确保唯一性，便于档案的识别和管理。四、培训档案的收集与整理（一）收集要求1.安保培训部门应在培训活动开始前，明确各类培训档案的收集范围和责任人，确保档案资料的及时收集。2.培训过程中产生的数据、文件、记录等应随时整理，做到随产生随收集，避免遗漏或丢失。3.对于外部提供的培训资料，如合作培训机构提供的教材、讲义等，应在接收时进行登记，并确保资料的完整性和准确性。（二）整理方法1.培训档案应按照分类和编号顺序进行整理，确保同一类档案资料集中存放。2.每份档案资料应进行编号，并在首页附上目录清单，注明资料名称、日期、来源等信息。同时，对档案资料进行装订或装盒，确保整齐、牢固。3.对于电子档案，应按照相同的分类和编号规则进行命名和存储，并建立相应的索引目录，便于查找和使用。五、培训档案的保管（一）保管期限1.培训计划类档案保管期限为[X]年，自培训计划实施年度的次年起计算。2.培训教材类档案保管期限为[X]年，自培训教材使用完毕或更新后的次年起计算。3.学员档案类档案保管期限为[X]年，自学员完成培训后的次年起计算。4.考核记录类档案保管期限为[X]年，自考核结束后的次年起计算。5.证书管理类档案应长期保管。6.其他类档案根据其重要性和实际需要确定保管期限，一般不少于[X]年。（二）保管方式1.培训档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照分类和编号顺序排列，确保存放整齐、便于查找。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。同时，建立电子档案的访问权限管理机制，确保只有授权人员能够访问和操作电子档案。3.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案资料的安全保存。（三）档案清查与盘点1.档案管理部门应定期对培训档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。2.在清查过程中，如发现档案资料有损坏、丢失或其他异常情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。同时，对清查结果进行记录，形成清查报告，报上级主管部门备案。3.根据清查和盘点结果，对档案保管工作进行总结和评估，针对存在的问题及时调整和完善档案管理制度和保管措施。六、培训档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.机场内部工作人员因工作需要查阅培训档案的，应填写《培训档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容和查阅时间等信息，并经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，对于符合查阅条件的申请，予以批准，并安排专人陪同查阅。查阅人员只能在指定的查阅场所查阅档案，不得擅自将档案带出。3.涉及机场安保核心机密的培训档案，如特定的安保技术资料、学员敏感信息等，查阅权限仅限于机场安保管理部门负责人及以上级别人员，并需经机场安保主管领导批准。（二）借阅程序1.因工作需要借阅培训档案的，应填写《培训档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限和归还时间等，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请并说明原因。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自转借、复印、涂改或损坏档案。借阅期满后，应及时归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏或丢失情况，应追究借阅人员的责任。（三）查阅与借阅记录1.档案管理部门应建立培训档案查阅和借阅登记台账，详细记录查阅和借阅的日期、申请人姓名、部门、查阅或借阅内容、审批情况、归还时间等信息。2.查阅和借阅登记台账应定期进行整理和归档，作为培训档案管理的重要组成部分，以备查询和审计。七、培训档案的销毁（一）销毁条件1.培训档案保管期满，且确无继续保存价值的，可按照本制度规定进行销毁。2.因其他特殊原因需要提前销毁的培训档案，必须经过严格的审批程序，并提供充分的理由和证明材料。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对保管期满的培训档案进行清理，提出销毁意见，并填写《培训档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《培训档案销毁申请表》经档案管理部门负责人审核后，报机场安保主管领导审批。3.经批准后，档案管理部门应指定专人负责销毁工作，并在销毁现场进行监督。销毁方式可采用焚烧、粉碎等物理方法，确保档案资料无法恢复。4.销毁工作完成后，销毁人员应在《培训档案销毁申请