学校培训档案工作制度汇编

PAGE学校培训档案工作制度汇编一、总则（一）目的为加强学校培训档案管理，确保培训档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥培训档案在学校教学、管理及研究等工作中的作用，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于学校开展的各类培训活动所形成的档案管理工作，包括但不限于培训项目申报、培训实施过程、培训效果评估等各个环节产生的文件、资料、记录等。（三）基本原则1.真实性原则：培训档案应如实反映培训活动的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖培训活动从策划到结束的各个方面，保证档案资料的全面性。3.系统性原则：对培训档案进行科学分类、编号和整理，使其具有内在的逻辑性和系统性。4.保密性原则：对于涉及学员个人隐私、学校商业机密等敏感信息的培训档案，严格按照保密规定进行管理。二、培训档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善学校培训档案管理制度，指导和监督各部门的培训档案管理工作。2.集中统一管理学校各类培训档案，对档案进行收集、整理、分类、编目、装订、保管和利用等工作。3.定期对培训档案进行清查和盘点，确保档案的安全与完整。4.开展培训档案信息化建设，提高档案管理的效率和服务水平。（二）培训部门职责1.负责本部门培训项目档案的收集、整理和初步分类工作，并及时移交档案管理部门。2.明确专人负责培训档案管理，确保培训过程中产生文件资料的及时归档，保证档案的准确性和完整性。3.在培训项目结束后，配合档案管理部门完成档案的最终整理和审核工作。（三）教师及工作人员职责1.参与培训的教师及工作人员应按照档案管理要求，及时将培训过程中形成的教案、讲义、学员成绩、考核记录等相关资料提交给培训部门。2.对所提交资料的真实性、准确性负责，并协助培训部门做好档案的整理和归档工作。三、培训档案的收集与整理（一）收集范围1.培训项目申报材料：包括培训项目申请书、可行性研究报告、培训计划、预算等。2.培训实施过程材料：教学资料：教案、讲义、课件、教材、参考资料等。学员资料：学员报名登记表、学员基本信息表、考勤记录、签到表等。教学活动记录：课堂记录、实验实习记录、小组讨论记录、作业批改记录等。考核与评估材料：试卷、考核标准、成绩登记表、评估报告、学员反馈意见等。师资资料：教师资质证明、授课安排、教学质量评价等。3.培训项目总结材料：培训总结报告、培训成果展示材料、获奖证书等。4.其他相关材料：培训过程中的照片、视频、音频资料，以及与培训项目有关的来往文件、会议纪要等。（二）收集要求1.各部门应明确培训档案收集责任人，按照规定的时间和范围及时收集各类培训档案资料。2.收集的档案资料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。对于电子文件，应确保其格式正确、内容完整，并进行有效的备份。3.对收集到的档案资料进行初步筛选和整理，剔除无关或重复的材料。（三）整理方法1.分类：按照培训项目类别、时间顺序、档案内容等进行分类。例如，可分为学历培训档案、职业技能培训档案、企业内训档案等；每类再根据培训阶段分为申报阶段档案、实施阶段档案、总结阶段档案等。2.编号：为便于管理和查找，对每一份培训档案进行编号。编号应具有唯一性和系统性，可采用“培训项目代码+年份+流水号”的方式进行编制。3.编目：编制培训档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。目录应打印成册，并与档案实体相对应。4.装订：对纸张较多的档案资料进行装订，确保整齐牢固。装订时应去除金属物，采用左侧装订方式，页号编写准确。四、培训档案的分类与编号（一）分类标准1.培训项目类别：根据学校开展培训的类型，分为学历提升培训、职业资格培训、岗位技能培训、专项能力培训等。2.培训层次：分为初级培训、中级培训、高级培训等。3.培训对象：可分为校内学员培训、校外学员培训、企业定制培训等。4.培训时间：按照培训开始时间和结束时间进行分类，如年度培训档案、季度培训档案等。（二）编号规则1.培训项目代码：由学校统一制定，采用简洁明了的字母或数字组合表示不同类型的培训项目。例如，学历提升培训用“XL”表示，职业资格培训用“ZG”表示等。2.年份：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。3.流水号：按照培训项目归档的先后顺序，从“001”开始依次编号。例如，一份2023年开展的职业资格培训项目档案编号为“ZG2023005”，表示该培训项目是学校职业资格培训类别下2023年归档的第5份档案。五、培训档案的保管（一）保管期限1.短期保管：保管期限为15年的培训档案，主要包括一般性的培训资料、学员临时档案等。2.中期保管：保管期限为510年的培训档案，如部分培训项目的教学资料、考核记录等。3.长期保管：保管期限为10年以上的培训档案，包括重要培训项目的申报材料、培训成果、学员长期跟踪资料等。（二）保管方式1.纸质档案保管：设立专门的档案库房，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等。档案库房应保持清洁、干燥通风，温度和湿度适宜，并有防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.电子档案保管：采用磁盘、光盘、磁带等存储介质对电子培训档案进行备份，并建立电子档案数据库。电子档案应进行加密存储，定期进行数据维护和备份，防止数据丢失或损坏。同时，应制定电子档案的访问权限管理制度，确保电子档案的安全。（三）档案清查与盘点1.档案管理部门应定期对培训档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行修复、补充或追查处理。同时，对清查结果进行详细记录，形成清查报告。3.根据清查结果，对档案保管工作进行总结和评估，针对存在的问题及时调整保管策略和措施，确保培训档案的安全与完整。六、培训档案的利用（一）利用范围1.学校内部教学研究与改进：为教师教学方法的优化、课程体系的完善等提供参考依据。2.培训项目管理：用于培训项目的总结评估、经验推广，以及后续培训项目的策划与实施。3.学员管理：为学员的学籍管理、成绩查询、证书发放等提供支持。4.对外交流与合作：作为学校培训工作成果展示的重要资料，用于与其他院校、企业等的交流合作。（二）利用方式1.查阅：校内各部门因工作需要查阅培训档案时，应填写《培训档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应根据申请内容，提供相应的档案资料，并做好查阅记录。2.借阅：因特殊情况需要借阅培训档案的，须经档案管理部门负责人批准，并办理借阅登记手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。借阅期满后，应及时归还档案。3.复制：对于确需复制的培训档案资料，经档案管理部门负责人同意后，由档案管理人员按照规定的程序进行复制。复制件应加盖档案管理部门印章，并注明与原件核对无误。（三）利用审批1.查阅、借阅培训档案的申请，由所在部门负责人进行初审，重点审核申请理由是否合理、查阅或借阅内容是否必要等。2.初审通过后，申请提交至档案管理部门负责人进行终审。档案管理部门负责人应根据档案的保管期限、保密要求等因素，综合判断是否批准申请。3.对于涉及重要培训项目、敏感信息或可能影响档案安全的利用申请，应报学校分管领导审批。七、培训档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及学员个人隐私、学校商业机密、培训项目核心技术等敏感信息的培训档案，严格实行保密制度。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。在档案管理工作中，严格遵守保密规定，不得擅自泄露档案内容。3.限制档案查阅和使用范围，对涉及保密内容的档案，只允许经授权的人员查阅和使用，并做好查阅登记和跟踪管理。（二）安全防范1.加强档案库房安全管理，安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案实体安全。2.定期对档案保管设施进行检查和维护，确保其正常运行。对档案存储介质进行定期检测和更新，防止数据丢失或损坏。3.建立档案安全应急预案，针对火灾、水灾、盗窃等突发事件制定应对措施，定期组织演练，提高应急处置能力。八、培训档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的培训档案信息化管理系统，实现培训档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务质量。2.通过信息化手段，加强对培训档案的动态管理，及时更新档案信息，确保档案数据的准确性和时效性。3.利用信息化系统，实现培训档案资源的共享与交流，为学校教学、管理和科研工作提供更加便捷的支持。（二）信息化系统功能1.档案录入与存储：支持多种格式的电子文件录入，实现培训档案的电子化存储，并自动进行分类、编号和编目。2.检索查询：提供灵活多样的检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，快速准确地查找所需档案信息。3.借阅管理：实现网上借阅申请、审批、登记和归还等功能，对借阅过程进行全程跟踪管理。4.统计分析：对培训档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，生成各类报表和图表，为学校培训工作决策提供数据支持。5.安全管理：设置用户权限管理功能，对不同人员的档案访问权限进行严格控制，确保档案信息安全。（三）数据维护与更新1.定期对培训档案信息化系统的数据进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在不同的介质上，并分