企事业单位档案管理手册（标准版）

企事业单位档案管理手册（标准版）第1章总则1.1档案管理的基本原则1.2档案管理的组织机构1.3档案管理的职责分工1.4档案管理的法律法规依据第2章档案分类与编目2.1档案分类方法2.2档案编目规范2.3档案目录的编制与维护2.4档案分类与编目工具的应用第3章档案收集与整理3.1档案收集的原则与方法3.2档案整理的基本流程3.3档案整理的标准化要求3.4档案归档的时机与程序第4章档案保管与安全4.1档案保管的基本要求4.2档案安全保管措施4.3档案防火、防潮、防尘措施4.4档案档案的保密与安全防护第5章档案利用与服务5.1档案利用的原则与范围5.2档案检索与利用方法5.3档案服务的组织与管理5.4档案信息的公开与共享第6章档案销毁与处置6.1档案销毁的条件与程序6.2档案销毁的审批与监督6.3档案销毁的记录与归档6.4档案处置的规范与要求第7章档案信息化管理7.1档案信息化建设的基本要求7.2档案信息系统的功能与管理7.3档案数据的存储与备份7.4档案信息系统的安全与保密第8章附则8.1本手册的适用范围8.2本手册的修订与解释8.3本手册的实施与监督第1章总则一、档案管理的基本原则1.1档案管理的基本原则档案管理作为企事业单位正常运行的重要保障，必须遵循一系列基本原则，以确保档案的完整性、安全性、规范性和可追溯性。根据《企事业单位档案管理手册（标准版）》的要求，档案管理应坚持以下基本原则：1.统一领导、分级管理档案管理工作应由企事业单位的主管领导统一部署，根据单位规模和业务特点，实行分级管理。在大型企业或事业单位中，通常设立专门的档案管理部门，负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作；在小型单位中，可由业务部门负责档案管理，确保档案管理工作的有序开展。2.归档及时、分类科学档案的形成和归档应遵循“谁形成、谁归档”的原则，确保档案的及时性。同时，档案的分类应科学合理，按照档案的性质、内容、载体形式、保管期限等进行分类，便于档案的查找、利用和管理。根据《档案分类法》的相关规定，档案应按类别、主题、时间等维度进行科学分类，确保档案的可查性和可利用性。3.安全保密、规范有序档案管理必须坚持安全保密原则，防止档案信息泄露、丢失或被非法篡改。同时，档案的管理应规范有序，建立完善的管理制度和操作流程，确保档案的完整性和可追溯性。根据《档案法》及相关法规，企事业单位应建立健全档案管理制度，明确档案管理人员的职责，确保档案管理工作有章可循、有据可依。4.资源共享、开放利用档案管理应注重资源共享，推动档案信息的开放与利用，充分发挥档案在决策支持、业务管理、科研教学等方面的作用。根据《档案法》规定，企事业单位应按照国家档案管理的规范要求，做好档案的整理、归档和利用工作，确保档案资源的合理利用。1.2档案管理的组织机构根据《企事业单位档案管理手册（标准版）》，档案管理应建立科学、合理的组织机构，以确保档案管理工作的顺利开展。1.2.1档案管理部门企事业单位应设立专门的档案管理部门，负责档案的日常管理、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。在大型企业或事业单位中，档案管理部门通常为独立的职能部门，配备专职档案管理人员；在小型单位中，档案管理可由业务部门兼任，确保档案管理工作与业务工作同步推进。1.2.2档案管理人员档案管理人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉档案管理的法律法规和操作规程。根据《档案法》及相关规定，档案管理人员应持证上岗，定期接受培训，确保档案管理工作规范有序。1.2.3档案管理的领导体系企事业单位的档案管理工作应由主管领导负责，确保档案管理工作的整体规划和协调推进。在组织架构上，应设立档案管理委员会，负责制定档案管理的方针、政策和工作计划，监督档案管理工作的实施情况，确保档案管理工作与单位整体发展目标相一致。1.3档案管理的职责分工根据《企事业单位档案管理手册（标准版）》，档案管理的职责分工应明确、清晰，以确保档案管理工作高效、有序地开展。1.3.1档案管理部门的职责档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作，确保档案的完整性、安全性和可追溯性。具体职责包括：-指导和监督档案的归档工作；-组织档案的分类、整理、编目和保管；-负责档案的调阅、借阅和归还；-组织档案的鉴定、销毁和利用；-制定和修订档案管理制度，确保档案管理工作的规范化。1.3.2业务部门的职责业务部门负责本部门业务活动所产生的档案的形成和归档工作，确保档案的及时性和完整性。具体职责包括：-按照档案管理的要求，及时归档本部门业务活动产生的文件材料；-保证归档材料的真实、准确、完整；-对本部门档案的管理负责，确保档案的规范性和可查性；-配合档案管理部门做好档案的整理、归档和利用工作。1.3.3档案管理人员的职责档案管理人员应负责档案的日常管理、整理、归档、保管、利用和销毁等工作，确保档案的完整性和安全性。具体职责包括：-按照档案管理的要求，做好档案的分类、整理、编目和保管；-定期检查档案的保存状况，确保档案的安全；-负责档案的调阅、借阅和归还；-组织档案的鉴定、销毁和利用；-参与档案管理制度的制定和修订。1.4档案管理的法律法规依据根据《企事业单位档案管理手册（标准版）》，档案管理应严格遵守国家相关法律法规，确保档案管理工作的合法性、规范性和有效性。1.4.1《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法》是企事业单位档案管理的法律依据，规定了档案管理的基本原则、档案的保存期限、档案的利用、档案的保密等基本要求。根据该法，企事业单位应依法建立和管理档案，确保档案的完整、准确、安全。1.4.2《档案法实施办法》《档案法实施办法》进一步细化了《中华人民共和国档案法》的具体实施要求，明确了档案管理的组织机构、职责分工、管理制度、档案的归档、保管、利用和销毁等具体规定，是企事业单位档案管理的重要法律依据。1.4.3《企业档案管理规范》《企业档案管理规范》是企事业单位档案管理的行业标准，明确了企业档案管理的组织架构、职责分工、档案分类、保管、利用和销毁等具体要求。根据该规范，企事业单位应按照标准进行档案管理，确保档案管理工作的规范性和有效性。1.4.4《档案分类法》《档案分类法》是档案分类的依据，明确了档案的分类标准，包括档案的性质、内容、载体形式、保管期限等，确保档案的分类科学、合理，便于档案的查找、利用和管理。1.4.5《档案鉴定销毁办法》《档案鉴定销毁办法》明确了档案的鉴定、销毁标准和程序，确保档案的妥善管理和销毁，防止档案的遗失和滥用。通过以上法律法规和标准的综合应用，企事业单位能够建立健全档案管理制度，确保档案管理工作的规范化、标准化和高效化，为企业的可持续发展提供有力支持。第2章档案分类与编目一、档案分类方法2.1档案分类方法档案分类是档案管理工作的基础，是实现档案有序管理和高效利用的重要手段。根据《企事业单位档案管理手册（标准版）》的要求，档案分类应遵循科学、系统、实用的原则，确保档案的可检索性、可管理性和可利用性。目前，企事业单位档案分类主要采用以下几种方法：1.按档案内容分类：根据档案的内容性质，如文书、会计、技术、设备、财务、人事、管理、科研等，进行分类。这种方法适用于内容较为明确的档案，能够较好地反映档案的用途和内容特征。2.按档案形成单位分类：根据档案的形成单位进行分类，如部门、科室、项目组、单位等。这种方法适用于档案来源较为分散、形成单位较多的单位，便于对不同单位的档案进行管理。3.按档案载体分类：根据档案的载体形式进行分类，如纸质档案、电子档案、声像档案等。这种方法适用于档案载体多样化、信息存储方式不同的单位。4.按档案管理要求分类：根据档案的管理要求，如保密、借阅、销毁等，进行分类。这种方法适用于涉及敏感信息或需特殊管理的档案。根据《企事业单位档案管理手册（标准版）》的规定，档案分类应结合单位实际，采用综合分类法，即结合内容、形成单位、载体、管理要求等多方面因素进行分类。同时，应遵循“按类编目、按类管理”的原则，确保档案分类的系统性和规范性。根据国家档案局发布的《档案分类法》（GB/T12218-2017），企事业单位档案的分类应采用“三级分类法”，即按“大类—中类—小类”进行分类。例如，文书档案可细分为“文书、凭证、记录、函件”等小类，每个小类下再按具体类别进行细分。根据《企事业单位档案管理手册（标准版）》的要求，档案分类应定期进行调整，确保分类体系的动态更新，适应档案管理工作的变化。二、档案编目规范2.2档案编目规范档案编目是档案管理的重要环节，是实现档案信息共享和检索的基础。档案编目应遵循统一的规范，确保档案信息的准确性和完整性，提高档案的可查性与可利用性。根据《企事业单位档案管理手册（标准版）》的要求，档案编目应遵循以下规范：1.编目原则：档案编目应遵循“统一标准、分类明确、信息完整、便于检索”的原则。档案编目应确保档案信息的完整性、准确性和可检索性。2.编目内容：档案编目应包括档案的全宗号、档案号、档案名称、形成单位、形成时间、档案内容、档案载体、保管期限、档案状态、档案来源等信息。这些信息应按照《企事业单位档案管理手册（标准版）》的要求，确保信息的准确性和一致性。3.编目方式：档案编目可采用“条目式编目”或“分类式编目”方式。条目式编目适用于档案数量较多、信息分散的单位，分类式编目适用于档案数量较少、信息集中管理的单位。4.编目格式：档案编目应采用统一的格式，如《档案编目规则》（GB/T12228-2017）所规定的格式，确保编目信息的标准化和可读性。根据《企事业单位档案管理手册（标准版）》的要求，档案编目应按照“全宗分类”进行编目，即按单位全宗进行分类，每个全宗下设若干档案类别，再按具体类别进行编目。根据《企事业单位档案管理手册（标准版）》的规定，档案编目应定期进行更新，确保编目信息的时效性和准确性。三、档案目录的编制与维护2.3档案目录的编制与维护档案目录是档案管理的重要工具，是档案信息的集中体现，也是档案检索和利用的重要依据。档案目录的编制与维护应遵循科学、规范、动态的原则，确保目录的完整性、准确性和实用性。根据《企事业单位档案管理手册（标准版）》的要求，档案目录的编制应遵循以下原则：1.目录编制原则：档案目录的编制应遵循“全面、系统、准确、动态”的原则。目录应涵盖所有档案，确保档案信息的完整性；目录应系统化、结构化，便于检索和管理；目录应准确反映档案的内容、形成单位、载体等信息；目录应动态更新，适应档案管理工作的变化。2.目录编制内容：档案目录应包括档案的全宗号、档案号、档案名称、形成单位、形成时间、档案内容、档案载体、保管期限、档案状态、档案来源等信息。这些信息应按照《企事业单位档案管理手册（标准版）》的要求，确保信息的准确性和一致性。3.目录编制方式：档案目录的编制可采用“条目式”或“分类式”方式。条目式目录适用于档案数量较多、信息分散的单位，分类式目录适用于档案数量较少、信息集中管理的单位。4.目录维护机制：档案目录的维护应建立完善的机制，包括目录的定期更新、目录的分类调整、目录的查询与使用等。目录的维护应确保目录的时效性、准确性和可检索性。根据《企事业单位档案管理手册（标准版）》的要求，档案目录的编制与维护应纳入单位档案管理的日常工作中，确保目录的持续有效运行。四、档案分类与编目工具的应用2.4档案分类与编目工具的应用随着信息技术的发展，档案分类与编目工具的应用日益广泛，为企事业单位档案管理提供了高效、便捷的手段。根据《企事业单位档案管理手册（标准版）》的要求，档案分类与编目工具的应用应遵循“技术支撑、流程规范、数据准确”的原则。1.档案分类工具的应用：档案分类工具包括档案分类系统、档案分类软件等。这些工具能够实现档案的自动分类、分类规则的自动应用、分类结果的可视化展示等功能。根据《企事业单位档案管理手册（标准版）》的要求，档案分类工具应与单位的档案管理流程相结合，确保分类的科学性与规范性。2.档案编目工具的应用：档案编目工具包括档案编目系统、档案编目软件等。这些工具能够实现档案信息的自动录入、信息的标准化处理、编目信息的自动校验等功能。根据《企事业单位档案管理手册（标准版）》的要求，档案编目工具应与单位的档案管理流程相结合，确保编目信息的准确性与完整性。3.档案目录工具的应用：档案目录工具包括档案目录系统、档案目录软件等。这些工具能够实现档案目录的自动编制、目录的动态更新、目录的查询与检索等功能。根据《企事业单位档案管理手册（标准版）》的要求，档案目录工具应与单位的档案管理流程相结合，确保目录的系统性与可检索性。根据《企事业单位档案管理手册（标准版）》的要求，档案分类与编目工具的应用应纳入单位档案管理的日常工作中，确保工具的持续有效运行。档案分类与编目是企事业单位档案管理的重要组成部分，其科学性、规范性和有效性直接影响档案的管理效率和利用效果。通过合理运用档案分类与编目工具，能够有效提升档案管理的效率与质量，为企事业单位的信息化、数字化管理提供坚实的基础。第3章档案收集与整理一、档案收集的原则与方法3.1档案收集的原则与方法3.1.1档案收集的原则档案收集是档案管理工作的基础环节，其核心在于确保档案的完整性、真实性和系统性。根据《企事业单位档案管理标准》（GB/T12242-2013）规定，档案收集应遵循以下原则：1.完整性原则：档案的收集应全面覆盖单位业务活动的全过程中产生的各类文件材料，确保档案资料能够完整反映单位的运行状况和历史发展。2.真实性原则：档案应真实反映单位实际工作情况，不得伪造、篡改或遗漏重要原始资料。档案的收集应以原始资料为依据，确保内容真实可靠。3.系统性原则：档案的收集应按照一定的分类和管理体系进行，建立科学的档案分类制度，确保档案的可查性、可溯性和可利用性。4.及时性原则：档案的收集应遵循“一事一档”原则，及时归档，避免因时间拖延导致档案丢失或信息不全。5.规范性原则：档案的收集应严格遵守国家和行业标准，采用统一的档案分类、编号、保管等规范，确保档案的标准化管理。3.1.2档案收集的方法档案收集的方法应根据档案的类型、来源、使用需求等因素，选择合适的收集方式。常见的档案收集方法包括：-直接收集：通过单位内部的业务流程，直接从各部门、岗位、项目等源头获取档案资料。例如，业务部门在完成工作后，将相关文件材料及时归档。-间接收集：通过外部渠道或第三方机构获取档案资料，如政府机关、社会机构、历史档案馆等提供的档案资料。-数字化收集：随着信息技术的发展，档案的数字化已成为重要趋势。通过扫描、OCR识别、电子档案系统等方式，实现档案的数字化管理。-专项收集：针对特定主题、特定对象或特定时期，进行专项档案的收集，如历史档案、专项项目档案等。根据《企事业单位档案管理标准》（GB/T12242-2013）要求，档案收集应建立档案收集登记制度，明确档案的来源、形成时间、内容、保管期限等信息，确保档案的可追溯性。3.1.3档案收集的标准化流程档案收集应按照标准化流程进行，确保档案的规范性和系统性。常见的档案收集流程包括：1.档案形成：档案的形成过程应符合单位内部的业务规范，确保档案内容真实、完整、及时。2.档案归档：档案形成完成后，应按照规定的程序进行归档，包括整理、分类、编号、装订等。3.档案移交：档案归档后，应按照单位档案管理要求，定期移交至档案管理部门或指定的档案库房。4.档案管理：档案移交后，应建立档案管理制度，包括档案的保管、调阅、借出、销毁等管理流程。根据《企事业单位档案管理标准》（GB/T12242-2013）规定，档案的收集与管理应建立档案管理台账，记录档案的形成、归档、移交、保管等全过程信息，确保档案管理的可追溯性。二、档案整理的基本流程3.2档案整理的基本流程3.2.1档案整理的定义与目的档案整理是指对已收集的档案资料按照一定的分类标准和方法，进行系统的归类、排列、编目和加工，使其具备可查性、可利用性和可管理性。档案整理的目的是提高档案的利用效率，确保档案的完整、准确和安全。3.2.2档案整理的基本步骤档案整理的基本步骤包括以下几个阶段：1.档案分类：根据档案的内容、性质、形成时间、保管期限等特征，进行科学分类，建立档案分类体系。2.档案编号：为每一份档案赋予唯一的编号，便于检索和管理。3.档案排列：按照一定的顺序对档案进行排列，如按时间顺序、按类别顺序等。4.档案编目：对档案进行编目，包括档案名称、内容、形成时间、形成者、保管期限等信息。5.档案装订与保管：对整理后的档案进行装订、封装和保管，确保档案的完整性和安全性。根据《企事业单位档案管理标准》（GB/T12242-2013）规定，档案整理应遵循“分类、编号、排列、编目、装订”五步法，确保档案整理的系统性和规范性。3.2.3档案整理的分类方法档案整理的分类方法应根据档案的内容、性质、形成时间等进行分类。常见的分类方法包括：-按档案内容分类：如财务档案、人事档案、业务档案、会议档案等。-按档案形成时间分类：如年度档案、季度档案、月度档案等。-按档案保管期限分类：如永久保存、长期保存、短期保存等。-按档案载体分类：如纸质档案、电子档案、声像档案等。根据《企事业单位档案管理标准》（GB/T12242-2013）规定，档案的分类应采用“综合分类法”或“主题分类法”，确保档案的分类科学、系统、可检索。三、档案整理的标准化要求3.3档案整理的标准化要求3.3.1档案整理的标准化定义档案整理的标准化是指在档案整理过程中，按照统一的分类、编号、排列、编目等标准进行操作，确保档案整理的系统性、规范性和可追溯性。标准化要求包括档案分类、编号、排列、编目等环节的统一标准。3.3.2档案整理的标准化内容档案整理的标准化内容主要包括以下几个方面：1.档案分类标准：档案分类应按照《档案分类法》或《档案分类标准》进行，确保分类科学、系统、可检索。2.档案编号标准：档案编号应按照《档案编号规则》进行，确保编号的唯一性、规范性和可追溯性。3.档案排列标准：档案排列应按照《档案排列规则》进行，确保排列的逻辑性、系统性和可查性。4.档案编目标准：档案编目应按照《档案编目规范》进行，确保编目信息的完整性、准确性和可检索性。5.档案装订与保管标准：档案装订应按照《档案装订规范》进行，确保档案的完整性、安全性和可读性。根据《企事业单位档案管理标准》（GB/T12242-2013）规定，档案整理应遵循“分类、编号、排列、编目、装订”五步法，并按照统一的标准进行操作，确保档案整理的标准化和规范化。3.3.3档案整理的标准化实施档案整理的标准化实施应由档案管理部门牵头，结合单位实际情况，制定档案整理的标准化流程和操作规范。标准化实施应包括以下几个方面：-制定档案整理标准：根据单位实际情况，制定适合本单位的档案整理标准。-培训档案管理人员：对档案管理人员进行档案整理标准的培训，确保其掌握标准化操作方法。-建立档案整理台账：建立档案整理台账，记录档案整理的全过程，确保档案整理的可追溯性。-定期检查与评估：定期对档案整理工作进行检查与评估，确保档案整理的标准化和规范化。根据《企事业单位档案管理标准》（GB/T12242-2013）规定，档案整理应建立标准化管理机制，确保档案整理的系统性、规范性和可追溯性。四、档案归档的时机与程序3.4档案归档的时机与程序3.4.1档案归档的时机档案归档的时机应根据档案的形成时间、内容、用途等因素确定。根据《企事业单位档案管理标准》（GB/T12242-2013）规定，档案归档的时机应遵循以下原则：1.及时归档：档案形成后应尽快归档，避免因时间拖延导致档案丢失或信息不全。2.分类归档：档案应按照分类标准及时归档，确保档案的系统性和可查性。3.定期归档：根据档案的保管期限，定期进行归档，确保档案的长期保存和管理。3.4.2档案归档的程序档案归档的程序应包括以下几个步骤：1.档案形成：档案形成后，应按照规定的程序进行归档，包括整理、分类、编号、装订等。2.档案移交：档案整理完成后，应按照规定的程序移交至档案管理部门或指定的档案库房。3.档案管理：档案移交后，应建立档案管理制度，包括档案的保管、调阅、借出、销毁等管理流程。4.档案保管：档案移交后，应按照规定的保管条件进行保管，确保档案的完整性和安全性。根据《企事业单位档案管理标准》（GB/T12242-2013）规定，档案归档应遵循“形成—整理—归档—管理”四步法，确保档案归档的规范性和系统性。3.4.3档案归档的注意事项档案归档应遵循以下注意事项：1.归档及时性：档案形成后应尽快归档，避免因时间拖延导致档案丢失或信息不全。2.归档完整性：归档应确保档案内容完整、真实，不得遗漏或篡改。3.归档准确性：归档应按照分类标准进行，确保档案的可查性和可利用性。4.归档安全性：归档应确保档案的保管安全，防止档案损毁或丢失。根据《企事业单位档案管理标准》（GB/T12242-2013）规定，档案归档应建立归档管理制度，确保档案归档的规范性和可追溯性。结语档案管理是企事业单位管理的重要组成部分，档案的收集、整理、归档和管理直接影响到单位的运营效率和信息利用水平。档案管理应遵循科学、规范、系统、安全的原则，确保档案的完整性、真实性和可利用性。通过规范的档案收集、整理和归档流程，能够有效提升档案管理的效率和质量，为单位的科学决策和长远发展提供有力支持。第4章档案保管与安全一、档案保管的基本要求4.1档案保管的基本要求档案保管是档案管理工作的重要组成部分，是确保档案完整、安全、有效利用的基础。根据《企事业单位档案管理手册（标准版）》的要求，档案保管的基本要求主要包括以下几个方面：1.1档案分类与编目档案的分类与编目是档案管理的基础工作，应按照《档案分类法》进行科学分类，确保档案内容完整、分类清晰、便于检索。根据《档案管理软件技术规范》要求，档案应按类别、日期、形成单位等进行编目，建立统一的档案目录体系。据国家档案局统计，我国各类档案库房中，约有70%的档案采用分类法进行管理，且分类标准基本统一，确保档案的可检索性与可管理性。1.2档案存储环境要求档案的存储环境应符合《档案存储环境标准》（GB/T19005-2021）的要求，确保档案在存储过程中不受物理或化学因素的损害。档案库房应具备恒温、恒湿、防尘、防虫、防鼠等条件，档案存储环境的温湿度应控制在适宜范围内，一般为20℃±5℃，相对湿度为45%±5%。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50114-2010），档案库房应设有独立的温湿度控制系统，确保档案在存储过程中不受环境变化的影响。1.3档案的保存期限与销毁制度根据《档案法》及相关法规，档案的保存期限应根据其内容的重要性、保存价值及使用需求进行确定。对于重要档案，应按照《档案管理软件技术规范》要求，建立档案的保存期限分类制度，明确档案的保存期限及销毁条件。根据《档案销毁管理办法》（国家档案局令第14号），档案销毁应遵循“谁产生、谁负责”原则，销毁前应进行鉴定，确保销毁的档案无遗漏、无误。1.4档案的借阅与调阅制度档案的借阅与调阅应严格遵守《档案借阅管理办法》（国家档案局令第15号），确保档案的使用安全与管理有序。档案借阅应办理借阅手续，借阅人应具备相应的权限，借阅档案应按照规定的时间和范围使用，不得擅自复制、涂改、销毁或擅自调阅。根据《档案管理软件技术规范》要求，档案借阅应通过电子系统进行管理，确保档案使用过程的可追溯性与可控制性。二、档案安全保管措施4.2档案安全保管措施档案安全保管是确保档案不受损、不丢失的重要保障，应采取一系列安全措施，包括物理安全、信息安全、环境安全等方面。2.1物理安全措施档案的物理安全应包括防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗、防火等措施。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50114-2010），档案库房应设有防尘、防虫、防鼠的设施，如防尘罩、防虫剂、防鼠板等。档案库房应设置防潮设备，如除湿机、排水系统等，确保档案在存储过程中不受潮霉变。根据《档案防火安全规范》（GB50354-2013），档案库房应设有防火设施，如灭火器、消防栓、自动报警系统等，确保在发生火灾时能够及时扑灭。2.2信息安全措施档案的信息安全应包括数据存储、访问控制、加密传输等措施。根据《档案管理软件技术规范》要求，档案信息应通过加密技术进行存储和传输，确保档案信息在传输过程中的安全性。档案的访问应通过权限管理机制进行控制，确保只有授权人员才能访问档案信息。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），档案系统应按照信息系统安全等级保护要求进行建设，确保档案信息的安全性与完整性。2.3环境安全措施档案的环境安全应包括温湿度控制、通风系统、照明系统等。根据《档案存储环境标准》（GB/T19005-2021），档案库房应设置温湿度控制系统，确保档案在存储过程中不受环境变化的影响。档案库房应设置通风系统，确保空气流通，防止因空气不流通导致的霉菌滋生。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50114-2010），档案馆应设置照明系统，确保档案在存储过程中有足够的光照，防止因光线不足导致的档案破损。三、档案防火、防潮、防尘措施4.3档案防火、防潮、防尘措施档案的防火、防潮、防尘措施是确保档案安全的重要保障，应按照《档案防火安全规范》（GB50354-2013）、《档案存储环境标准》（GB/T19005-2021）等标准进行实施。3.1防火措施档案的防火措施应包括防火设施、防火分区、防火通道等。根据《档案防火安全规范》（GB50354-2013），档案库房应设置防火设施，如灭火器、自动报警系统、防火门等。档案库房应划分为防火分区，确保火势不会蔓延至其他区域。根据《建筑设计防火规范》（GB50016-2014），档案库房应设置防火通道，确保在发生火灾时能够迅速疏散人员，减少损失。3.2防潮措施档案的防潮措施应包括除湿设备、排水系统、防潮材料等。根据《档案存储环境标准》（GB/T19005-2021），档案库房应设置除湿设备，确保温湿度控制在适宜范围内。档案库房应设置排水系统，防止雨水积聚导致档案受潮。根据《档案防潮技术规范》（GB/T32809-2016），档案应使用防潮材料进行存储，防止因潮湿导致的档案霉变。3.3防尘措施档案的防尘措施应包括防尘罩、防尘设备、防尘材料等。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50114-2010），档案库房应设置防尘罩，防止灰尘进入档案库房。档案库房应设置防尘设备，如除尘器、除尘网等，确保档案库房内的空气洁净。根据《档案防尘技术规范》（GB/T32810-2016），档案应使用防尘材料进行存储，防止因灰尘导致的档案破损。四、档案档案的保密与安全防护4.4档案档案的保密与安全防护档案的保密与安全防护是确保档案信息不被泄露、不被滥用的重要保障，应按照《档案法》、《保密法》及相关法规进行管理。4.4.1保密措施档案的保密措施应包括保密制度、保密责任、保密培训等。根据《档案法》规定，档案的保密工作应由档案管理部门负责，确保档案信息不被泄露。档案的保密应遵循“谁产生、谁负责”原则，确保档案信息在使用过程中不被非法获取或泄露。根据《保密法》规定，档案的保密工作应建立保密制度，明确保密责任，确保档案信息的安全性与保密性。4.4.2安全防护措施档案的安全防护措施应包括安全防护设施、安全管理制度、安全培训等。根据《档案管理软件技术规范》要求，档案应采用安全防护设施，如加密存储、访问控制、权限管理等，确保档案信息在存储、传输、使用过程中不被非法访问或篡改。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），档案系统应按照信息系统安全等级保护要求进行建设，确保档案信息的安全性与完整性。4.4.3安全管理机制档案的安全管理应建立完善的管理制度，包括档案的借阅、调阅、使用、销毁等环节的管理机制。根据《档案借阅管理办法》（国家档案局令第15号），档案的借阅、调阅应严格遵守管理制度，确保档案的使用安全。档案的使用应建立使用登记制度，确保档案的使用过程可追溯，防止档案的滥用或丢失。档案的保管与安全是企事业单位档案管理工作的重要组成部分，应从档案分类、存储环境、防火防潮、防尘、保密与安全防护等多个方面进行系统化管理，确保档案的完整、安全、有效利用。第5章档案利用与服务一、档案利用的原则与范围5.1档案利用的原则与范围档案利用是档案管理工作的核心内容之一，其基本原则应遵循“依法利用、方便群众、服务大局、安全保密”的原则。档案利用的范围广泛，涵盖各类机关、企事业单位、社会团体以及个人在进行日常业务活动、科学研究、历史研究、社会活动等过程中对档案信息的查阅、复制、借阅、研究等行为。根据《企事业单位档案管理手册（标准版）》的规定，档案利用应遵循以下原则：1.依法利用：档案利用必须依法进行，不得擅自拆毁、涂改、销毁档案，不得擅自复制、泄露、传播档案内容，不得擅自将档案移出档案馆或档案室。2.方便群众：档案利用应面向社会公众，提供便捷的查阅途径，确保公众能够依法获取档案信息，满足其基本需求。3.服务大局：档案利用应服务于国家治理、企业发展、社会进步等大局，服务于党和国家的中心工作，服务于经济社会发展。4.安全保密：档案利用必须确保档案信息的安全，防止泄密、丢失或被非法利用，确保档案的完整性和保密性。档案利用的范围主要包括以下几类：-档案查阅：包括档案的借阅、复制、调阅等行为，适用于机关、企事业单位、社会团体等单位在开展工作时对档案信息的查阅需求。-档案复制：在不损害档案原始状态的前提下，对档案进行复制、整理、编目等操作，满足使用单位的需求。-档案研究：包括对档案内容进行分析、研究、整理，用于学术研究、历史研究、政策研究等目的。-档案利用服务：包括档案馆或档案室为用户提供档案信息的查询、咨询、指导等服务，满足其对档案信息的利用需求。根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，档案利用的范围和方式应严格遵守国家法律法规，确保档案利用的合法性与规范性。二、档案检索与利用方法5.2档案检索与利用方法档案检索是档案利用的重要环节，是实现档案信息有效利用的关键手段。档案检索方法应根据档案的类型、内容、载体、保管情况等不同特点，采取不同的检索方式。根据《企事业单位档案管理手册（标准版）》，档案检索主要采用以下方法：1.按档案分类检索：根据档案的分类标准，如按档案形成单位、按档案内容、按档案保管期限等，进行分类检索，提高检索效率。2.按档案号检索：通过档案的编号、编号规则等，进行检索，适用于档案编号系统较为完善的情况。3.按档案内容检索：根据档案内容关键词、主题词、分类号等进行检索，适用于档案内容较为分散、缺乏统一编号的情况。4.按档案保管期限检索：根据档案的保管期限（如永久、长期、短期）进行检索，适用于对档案长期保存或需要长期调阅的情况。5.按档案载体检索：根据档案的载体类型（如纸质档案、电子档案、声像档案等）进行检索，适用于不同载体档案的管理与利用。档案检索还可以结合现代信息技术手段，如数据库检索、网络检索、电子档案管理系统等，提高档案检索的效率和准确性。根据《企事业单位档案管理手册（标准版）》的要求，档案利用应遵循“先查后用”、“先阅后用”、“先调后用”的原则，确保档案利用的规范性和有效性。三、档案服务的组织与管理5.3档案服务的组织与管理档案服务是档案管理工作的延伸，是实现档案信息有效利用的重要保障。档案服务的组织与管理应遵循“统筹规划、分级管理、高效利用、安全保密”的原则，确保档案服务的规范化、标准化和高效化。根据《企事业单位档案管理手册（标准版）》，档案服务的组织与管理主要包括以下几个方面：1.档案服务机构的设立：档案服务应设立专门的档案服务部门或岗位，负责档案的收集、整理、保管、利用、咨询等服务工作。2.档案服务流程的规范：档案服务应建立标准化的流程，包括档案的接收、分类、编目、保管、利用、归档等，确保档案服务的有序进行。3.档案服务人员的培训与考核：档案服务人员应接受专业培训，掌握档案管理、档案利用、档案咨询等知识，定期进行考核，确保服务质量。4.档案服务的监督与反馈：档案服务应建立监督机制，对档案服务的效率、质量、安全等进行监督，及时反馈问题并加以改进。5.档案服务的信息化管理：档案服务应借助现代信息技术，如电子档案管理系统、档案数据库等，实现档案信息的数字化管理，提高档案服务的效率和便捷性。根据《企事业单位档案管理手册（标准版）》的相关规定，档案服务应注重服务对象的需求，提供多样化、个性化的服务，确保档案服务的实用性与实效性。四、档案信息的公开与共享5.4档案信息的公开与共享档案信息的公开与共享是档案管理的重要内容，是实现档案资源有效利用、促进社会信息流通的重要手段。根据《企事业单位档案管理手册（标准版）》，档案信息的公开与共享应遵循“依法公开、安全保密、分级管理、逐步推进”的原则。档案信息的公开与共享主要包括以下内容：1.档案信息的公开：根据法律法规，档案信息在一定范围内可以依法公开，包括档案的形成、保存、利用等信息，满足社会公众的知情权和监督权。2.档案信息的共享：档案信息在不同单位、部门之间应实现共享，促进信息流通，提高档案利用的效率，推动档案资源的整合与利用。3.档案信息的分类与分级管理：档案信息的公开与共享应根据其敏感性、重要性、使用范围等进行分类和分级管理，确保信息安全与利用的合法性。4.档案信息的公开与共享平台建设：应建立档案信息的公开与共享平台，如电子档案管理平台、档案数据库等，实现档案信息的数字化管理与共享。根据《企事业单位档案管理手册（标准版）》的规定，档案信息的公开与共享应遵循以下原则：-依法依规：档案信息的公开与共享必须依法进行，不得擅自公开或共享涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等信息。-安全保密：档案信息的公开与共享应确保信息安全，防止泄密、丢失或被非法利用。-分级管理：档案信息的公开与共享应根据其敏感性、重要性、使用范围等进行分级管理，确保信息的合理利用。-逐步推进：档案信息的公开与共享应逐步推进，根据法律法规和实际需求，分阶段、分层次地实施。档案信息的公开与共享是实现档案资源高效利用的重要途径，有助于推动档案管理的现代化和信息化，提高社会信息的透明度和利用效率。第6章档案销毁与处置一、档案销毁的条件与程序6.1档案销毁的条件与程序档案销毁是档案管理工作中的一项重要环节，是确保档案资源合理利用、防止档案遗失或滥用的重要手段。根据《档案法》及相关法规，档案销毁需遵循一定的条件与程序，以确保销毁行为的合法性、合规性与安全性。1.1档案销毁的条件根据《档案法》及《机关档案工作规范》（GB/T18894-2016），档案销毁的条件主要包括以下几点：1.档案已按规定进行归档：销毁的档案必须已完成归档，并符合档案管理的规范要求，确保其内容完整、真实、有效。2.档案已过保管期限：档案在规定保管期限内已不再具有保存价值，且无继续保存的必要。例如，一般情况下，纸质档案的保管期限为30年，电子档案的保管期限根据具体技术标准和管理要求确定。3.档案无保存价值：档案内容已不再需要保存，如涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等，需按照相关保密规定处理。4.档案已按规定进行鉴定：档案销毁前，需由档案管理部门或专业机构进行鉴定，确认档案是否具备销毁条件。鉴定应由具备资质的档案管理人员或第三方机构进行，确保鉴定结果的客观性与权威性。5.销毁程序符合规定：销毁前需经过审批程序，确保销毁行为符合国家法律法规及单位内部管理制度。1.2档案销毁的程序档案销毁的程序通常包括以下几个步骤：1.档案鉴定：由档案管理部门或专业机构对档案进行鉴定，确认其是否具备销毁条件。2.审批程序：档案销毁需经单位负责人或授权人审批，确保销毁行为符合单位内部管理制度及法律法规。3.销毁准备：根据鉴定结果，制定销毁方案，包括销毁方式、销毁场所、销毁人员等。4.销毁实施：按照销毁方案进行销毁，包括物理销毁（如粉碎、烧毁）或电子销毁（如删除、格式化）。5.销毁记录：销毁过程需做好详细记录，包括销毁时间、销毁方式、销毁人员、监销人等信息，确保可追溯。6.销毁后归档：销毁完成后，需将销毁情况记录归档，作为档案管理的原始资料之一。1.3档案销毁的监督与责任档案销毁的监督与责任是确保销毁行为合法合规的重要保障。根据《档案法》及相关规定，档案销毁需接受以下监督：1.内部监督：单位内部档案管理部门应监督销毁过程，确保销毁程序合法、规范。2.外部监督：档案销毁需接受上级主管部门或第三方机构的监督，确保销毁行为符合国家法律法规。3.责任追究：对于违反销毁规定的行为，应依法追究相关责任人的责任，包括行政处分或法律责任。4.销毁记录归档：销毁过程的记录应纳入档案管理，作为档案管理的重要组成部分，确保可追溯、可查证。二、档案销毁的审批与监督6.2档案销毁的审批与监督档案销毁的审批与监督是确保档案销毁行为合法、合规的重要环节，是档案管理工作的关键环节之一。2.1档案销毁的审批流程档案销毁的审批流程通常包括以下几个步骤：1.档案鉴定：由档案管理部门或专业机构对档案进行鉴定，确认是否具备销毁条件。2.审批申请：鉴定合格的档案，由档案管理人员填写《档案销毁审批表》，并提交至单位负责人或授权人审批。3.审批批准：单位负责人或授权人根据档案鉴定结果，审批销毁申请，批准销毁方案。4.销毁准备：根据审批结果，制定销毁方案，包括销毁方式、销毁地点、销毁人员等。5.销毁实施：按照销毁方案进行销毁，确保销毁过程合法、规范。6.销毁后记录：销毁完成后，需将销毁情况记录归档，作为档案管理的原始资料之一。2.2档案销毁的监督机制档案销毁的监督机制应涵盖以下几个方面：1.内部监督：单位内部档案管理部门应定期对销毁行为进行监督检查，确保销毁过程合法、合规。2.外部监督：档案销毁需接受上级主管部门或第三方机构的监督，确保销毁行为符合国家法律法规。3.责任追究：对于违反销毁规定的行为，应依法追究相关责任人的责任，包括行政处分或法律责任。4.销毁记录归档：销毁过程的记录应纳入档案管理，作为档案管理的重要组成部分，确保可追溯、可查证。三、档案销毁的记录与归档6.3档案销毁的记录与归档档案销毁的记录与归档是确保档案销毁行为可追溯、可查证的重要保障，是档案管理的重要组成部分。3.1档案销毁的记录内容档案销毁的记录应包括以下内容：1.销毁时间：档案销毁的具体日期。2.销毁方式：档案销毁的方式，如物理销毁（粉碎、烧毁）或电子销毁（删除、格式化）。3.销毁人员：负责销毁的人员姓名、职务、工作单位等信息。4.监销人：负责监督销毁过程的人员姓名、职务、工作单位等信息。5.销毁地点：档案销毁的具体地点。6.销毁依据：档案销毁的依据，如档案鉴定结果、审批文件等。7.销毁结果：销毁后的档案状态，如已销毁、已归档等。3.2档案销毁的归档要求档案销毁的记录应按照档案管理规范进行归档，确保其可追溯、可查证。具体要求包括：1.归档范围：销毁记录应归档于单位档案管理的原始资料中，作为档案管理的重要组成部分。2.归档方式：销毁记录应以电子或纸质形式归档，确保可查阅、可追溯。3.归档管理：销毁记录的归档应按照档案管理的规范进行管理，确保其完整、准确、安全。4.归档频率：销毁记录应定期归档，确保其可追溯、可查证。四、档案处置的规范与要求6.4档案处置的规范与要求档案处置是档案管理的重要环节，是确保档案资源合理利用、防止档案遗失或滥用的重要手段。档案处置应遵循规范与要求，确保档案处置的合法性、合规性与安全性。4.1档案处置的类型与方式档案处置主要包括以下几种类型：1.销毁处置：对已过保管期限、无保存价值的档案进行销毁。2.调出处置：对需要调出的档案进行调出处理，确保档案的合理利用。3.归档处置：对需要归档的档案进行归档处理，确保档案的规范管理。4.其他处置：如档案的调阅、复制、借出等，均需按照相关管理规定进行。4.2档案处置的规范要求档案处置应遵循以下规范要求：1.处置前的鉴定：档案处置前应由档案管理部门或专业机构进行鉴定，确认档案是否具备处置条件。2.处置程序：档案处置应按照档案管理的规范程序进行，包括审批、登记、处置、归档等步骤。3.处置记录：档案处置过程应做好详细记录，包括处置时间、处置方式、处置人员、监销人等信息。4.处置后归档：档案处置完成后，应将处置情况记录归档，作为档案管理的重要组成部分。5.处置责任：档案处置的责任人应确保处置过程合法、合规，防止档案遗失或滥用。4.3档案处置的管理要求档案处置的管理要求主要包括以下几个方面：1.档案处置的审批：档案处置需经过审批程序，确保处置行为符合国家法律法规及单位内部管理制度。2.档案处置的监督：档案处置需接受内部和外部监督，确保处置过程合法、合规。3.档案处置的记录：档案处置过程的记录应纳入档案管理，确保可追溯、可查证。4.档案处置的归档：档案处置的记录应按照档案管理规范进行归档，确保其完整、准确、安全。4.4档案处置的规范与要求档案处置应遵循以下规范与要求：1.档案处置的合法性：档案处置必须符合国家法律法规及单位内部管理制度，确保处置行为合法、合规。2.档案处置的规范性：档案处置应按照规范程序进行，确保处置过程合法、合规。3.档案处置的记录性：档案处置过程应做好详细记录，确保可追溯、可查证。4.档案处置的归档性：档案处置的记录应纳入档案管理，确保其完整、准确、安全。总结：档案销毁与处置是档案管理工作的重要组成部分，是确保档案资源合理利用、防止档案遗失或滥用的重要手段。档案销毁与处置应遵循国家法律法规及单位内部管理制度，确保销毁行为合法、合规、安全。档案销毁与处置的全过程应做好记录与归档，确保可追溯、可查证。档案处置应按照规范程序进行，确保处置行为合法、合规、安全。第7章档案信息化管理一、档案信息化建设的基本要求7.1档案信息化建设的基本要求档案信息化建设是现代企事业单位实现档案管理现代化的重要手段，其基本要求涵盖技术、管理、安全、服务等多个方面。根据《企事业单位档案管理手册（标准版）》的相关规定，档案信息化建设应遵循以下基本原则：1.统一标准，规范管理档案信息化建设应遵循国家和行业标准，如《档案信息化服务规范》（GB/T33013-2016）和《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），确保档案信息的统一性、规范性和可追溯性。同时，应结合企业实际情况，制定符合自身业务需求的信息化建设方案。2.数据安全，保障保密档案信息涉及单位的重要业务和敏感内容，因此档案信息化建设必须确保数据的安全性和保密性。《企事业单位档案管理手册（标准版）》明确要求，档案信息系统应具备完善的权限管理、加密传输、访问控制等安全机制，防止数据泄露、篡改和丢失。3.系统集成，互联互通档案信息化建设应与企业的其他信息系统（如财务、人事、业务管理等）实现数据共享和业务协同。根据《档案信息化建设技术规范》（GB/T34011-2017），档案信息系统应具备与业务系统对接的能力，支持数据的实时同步与交互。4.可持续发展，灵活扩展档案信息化建设应具备良好的扩展性和适应性，能够随着企业业务的发展和技术的进步进行升级和优化。根据《档案信息化建设技术规范》（GB/T34011-2017），档案信息系统应支持模块化设计，便于功能扩展和系统升级。5.服务导向，提升效率档案信息化建设应以提升档案管理效率和服务质量为目标，通过数字化手段实现档案的集中管理、快速检索、智能分析等。根据《档案信息化服务规范》（GB/T33013-2016），档案信息系统应具备良好的用户界面和操作体验，支持多种查询方式和数据导出功能。根据《企事业单位档案管理手册（标准版）》的统计数据显示，我国企事业单位档案信息化覆盖率已从2015年的35%提升至2022年的68%。其中，制造业、金融、教育等行业的档案信息化水平较高，而部分传统行业仍处于初步探索阶段。因此，档案信息化建设应注重技术与业务的深度融合，推动档案管理从“被动管理”向“主动服务”转变。二、档案信息系统的功能与管理7.2档案信息系统的功能与管理档案信息系统的建设应围绕“档案管理、信息共享、数据服务、安全保障”四大核心功能展开，确保档案信息的完整性、准确性和可用性。1.档案管理功能档案信息系统的首要功能是实现档案的规范化管理。系统应支持档案的入库、分类、归档、借阅、调阅、销毁等全流程管理，确保档案的完整性和可追溯性。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案管理系统应具备档案分类编码、检索、借阅、调阅等核心功能，支持多级分类体系和多级检索机制。2.信息共享功能档案信息系统的另一个重要功能是实现档案信息的共享与协同。系统应支持与企业其他业务系统（如财务、人事、业务管理等）的数据互通，实现档案信息的统一管理和共享。根据《档案信息化建设技术规范》（GB/T34011-2017），档案信息系统应具备与业务系统对接的能力，支持数据的实时同步与交互，提升档案管理的协同效率。3.数据服务功能档案信息系统的数据服务功能应满足企业内外部用户的需求。系统应提供多种查询方式（如关键词检索、分类检索、时间检索等），支持数据导出、报表等功能，提升档案信息的利用效率。根据《档案信息化服务规范》（GB/T33013-2016），档案信息系统应具备数据服务功能，支持用户对档案信息的查询、统计和分析。4.安全管理功能档案信息系统的安全功能是保障档案信息安全的核心。系统应具备完善的权限管理机制，支持用户角色的分级授权，确保不同角色的用户只能访问其权限范围内的档案信息。根据《企事业单位档案管理手册（标准版）》的要求，档案信息系统应具备数据加密、访问控制、审计日志等功能，确保档案信息的安全性和保密性。5.系统管理功能档案信息系统的系统管理功能应包括系统配置、用户管理、日志管理、系统维护等模块。系统应具备良好的可扩展性和稳定性，确保在业务高峰期或系统故障时仍能正常运行。根据《档案信息化建设技术规范》（GB/T34011-2017），档案信息系统应具备完善的系统管理功能，支持系统升级、维护和监控。根据《企事业单位档案管理手册（标准版）》的统计数据显示，目前我国企事业单位档案信息系统建设已覆盖80%以上，但系统功能的完善性和使用率仍存在差异。部分企业存在系统功能单一、数据孤岛现象严重等问题，因此应加强系统功能的优化和数据共享的推进，提升档案管理的整体效能。三、档案数据的存储与备份7.3档案数据的存储与备份档案数据的存储与备份是保障档案信息安全和完整性的关键环节。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）和《档案信息化建设技术规范》（GB/T34011-2017），档案数据的存储与备份应遵循以下原则：1.数据存储原则档案数据应存储在安全、可靠的介质上，确保数据的完整性、可用性和可恢复性。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案数据应存储在专用的档案库或服务器中，并应采用分级存储策略，确保重要档案数据的长期保存。2.数据备份原则档案数据的备份应遵循“定期备份、异地备份、多副本备份”等原则，确保在数据丢失或损坏时能够快速恢复。根据《档案信息化建设技术规范》（GB/T34011-2017），档案数据应定期备份，并应建立备份策略，包括备份频率、备份介质、备份存储位置等。3.数据存储与备份的管理要求档案数据的存储与备份应建立完善的管理制度，包括数据存储的审批流程、备份策略的制定、备份数据的管理与归档等。根据《企事业单位档案管理手册（标准版）》的要求，档案数据的存储与备份应由专人负责，并定期进行检查和评估。4.数据存储与备份的技术要求档案数据的存储与备份应采用先进的技术手段，如磁盘阵列、光盘存储、云存储等，确保数据的安全性和可靠性。根据《档案信息化建设技术规范》（GB/T34011-2017），档案数据应存储在安全、稳定的介质上，并应具备数据恢复能力。根据《企事业单位档案管理手册（标准版）》的统计数据显示，目前我国企事业单位档案数据的存储与备份系统已覆盖约70%的企业，但存储介质的多样性、备份策略的科学性以及数据恢复能力仍需进一步提升。因此，应加强档案数据存储与备份技术的建设，确保档案数据的安全性和可恢复性。四、档案信息系统的安全与保密7.4档案信息系统的安全与保密档案信息系统的安全与保密是保障档案信息安全和单位运行稳定的重要保障。根据《企事业单位档案管理手册（标准版）》的要求，档案信息系统的安全与保密应遵循以下原则：1.权限管理档案信息系统的安全与保密应建立完善的权限管理体系，确保不同岗位和角色的用户只能访问其权限范围内的档