2026年生物科技服务公司办公用房管理制度

2026年生物科技服务公司办公用房管理制度第一章总则第一条为规范公司办公用房的规划、分配、使用、维护及安全管理工作，优化办公空间资源配置，提高办公用房使用效率，营造整洁、有序、安全、高效的办公环境，保障公司经营管理和研发工作顺利开展，根据国家相关法律法规及公司资产管理、安全管理等相关规定，结合生物科技服务行业特性及公司实际经营情况，制定本制度。第二条本制度所称办公用房，是指公司拥有或租赁的，用于开展经营管理、研发辅助、行政办公、会议接待、档案存储等工作的各类场地及附属设施，包括但不限于独立办公室、开放式办公区、会议室、接待室、档案室、研发辅助办公室、储物间、茶水间、卫生间等。第三条本制度适用于公司全体员工及各部门、各业务单元的办公用房使用与管理活动。公司全资、控股子公司的办公用房管理可参照本制度执行，或结合自身实际制定专项实施细则。第四条办公用房管理遵循以下基本原则：（一）统筹规划原则：结合公司发展战略、部门职能及人员规模，对办公用房进行统筹规划、合理布局，确保空间资源配置科学高效；（二）按需分配原则：根据各部门职责、人员编制、工作需求等因素，合理分配办公用房，优先保障核心业务、研发工作及关键岗位的办公需求，避免资源浪费；（三）规范使用原则：明确办公用房使用标准和行为规范，引导员工规范使用办公空间及附属设施，保持办公环境整洁有序；（四）安全优先原则：强化办公用房安全管理，落实消防安全、用电安全、保密安全等管理要求，防范各类安全隐患，保障员工人身安全和公司财产安全；（五）责任明晰原则：建立“归口管理、部门负责、全员参与”的管理机制，明确各部门及员工在办公用房管理中的职责，确保各项管理工作落到实处；（六）节约高效原则：合理控制办公用房租赁、装修、维护等成本，优先利用现有空间资源，避免重复建设和不必要的投入；（七）适配行业原则：结合生物科技服务行业研发辅助办公需求，强化研发相关办公区域的环境管控、保密管理及设施维护要求，保障研发工作顺利开展。第五条各部门办公用房管理职责分工：（一）行政部：作为办公用房管理的归口管理部门，负责牵头制定、修订本制度及办公用房管理相关标准；统筹办公用房的规划、分配、调整及登记管理工作，建立办公用房管理台账；负责办公用房的租赁、装修、维修维护等工作的统筹协调；负责办公用房附属设施（如空调、照明、消防设备、门窗等）的日常管理与维护；负责办公区域公共环境的整洁管理；监督各部门办公用房使用情况，查处违规使用行为；负责办公用房安全管理的统筹协调，组织开展安全检查及隐患整改；（二）各业务部门：作为本部门办公用房使用的责任部门，负责本部门办公区域的日常管理，引导员工遵守办公用房使用规范；根据本部门人员变动、工作需求等情况，及时向行政部提出办公用房分配或调整申请；负责本部门办公区域的环境卫生维护，确保办公环境整洁有序；负责本部门使用的办公设备、设施的日常维护与保管，发现故障或损坏及时向行政部报修；配合行政部开展办公用房安全检查、装修改造、维修维护等工作；（三）研发部/核心业务部门：负责本部门研发辅助办公区域的日常管理，严格遵守研发相关办公用房的环境管控、保密管理要求；配合行政部做好研发辅助办公区域的设施维护、安全检查等工作；对研发辅助办公区域的特殊需求（如温湿度控制、防尘防静电等）及时向行政部反馈；（四）财务部：负责办公用房租赁、装修、维修维护、设施采购等相关费用的预算编制、审核、拨付及管控；对办公用房相关费用的使用情况进行监督检查，确保资金使用合规高效；（五）安全管理部门（若有）：负责协助行政部开展办公用房安全管理工作，重点排查消防安全、用电安全等隐患；参与办公用房安全事故的应急处置；指导各部门落实安全管理要求；（六）员工：严格遵守本制度及办公用房使用规范，爱护办公用房及附属设施；保持个人办公区域的整洁有序；发现办公用房或设施故障、安全隐患时，及时向本部门负责人或行政部报告；积极配合行政部及本部门开展办公用房管理相关工作。第二章办公用房分类与分配标准第六条根据办公用房的功能用途，将其分为以下类别：（一）行政办公区：包括各部门独立办公室、开放式办公区、领导办公室等，用于开展日常行政办公、业务对接等工作；（二）研发辅助办公区：专为研发部门设置的辅助办公场地，用于研发资料整理、实验数据录入、研发项目讨论等工作；（三）会议接待区：包括各类会议室、接待室等，用于召开会议、接待访客等工作；（四）功能服务区：包括档案室、储物间、茶水间、卫生间、打印室等，用于开展档案管理、物资存储、员工休息、文件处理等辅助工作；（五）其他特殊办公区：根据公司业务需求设置的其他专用办公场地，如实验室配套办公区、涉密办公区等。第七条办公用房分配标准根据部门职能、人员编制、岗位级别及工作需求等因素确定，具体标准如下：（一）行政办公区分配标准：领导办公室：公司主要领导（董事长、总经理）办公室面积不超过30平方米；分管领导办公室面积不超过25平方米；其他中层领导办公室面积不超过20平方米；独立办公室：适用于部门负责人、核心业务骨干或有特殊工作需求的岗位，每个独立办公室可安排1-2人，人均面积不超过15平方米；开放式办公区：适用于普通员工，人均办公面积不低于8平方米，合理设置工位间距，保障员工办公舒适度；部门办公区域分配：根据各部门人员编制确定办公区域面积，部门人员编制5人及以下的，可分配独立办公室或开放式办公区专属区域；人员编制5人以上的，按人均标准分配开放式办公区面积。（二）研发辅助办公区分配标准：根据研发项目数量、研发人员规模确定，人均办公面积不低于10平方米，确保研发人员有充足的工作空间；研发辅助办公区需单独划分，与普通行政办公区保持合理隔离，保障研发工作的独立性和保密性。（三）会议接待区分配标准：大型会议室：面积不低于50平方米，可容纳30人以上，配备专业会议设备（如投影、音响、视频会议系统等），满足大型会议、培训、行业交流等需求；中型会议室：面积20-50平方米，可容纳10-30人，配备基础会议设备，满足部门会议、项目讨论、小型培训等需求；小型会议室/接待室：面积10-20平方米，可容纳3-10人，配备简单会议或接待设施，满足小型会谈、访客接待等需求；会议接待区数量根据公司人员规模和会议需求配置，确保各部门会议需求得到合理保障。（四）功能服务区分配标准：档案室：根据公司档案数量确定面积，确保档案存储安全、有序，配备档案柜、防潮、防火、防虫等设施；储物间：面积根据物资存储需求确定，分类划分存储区域，保持整洁有序；茶水间：面积不低于10平方米，配备饮水机、微波炉、储物柜等设施，满足员工饮水、加热餐食等需求；卫生间：按员工人数合理配置，确保清洁卫生、设施完好；打印室：面积不低于8平方米，配备打印机、复印机、扫描仪等设备，设置文件存储区域。（五）其他特殊办公区分配标准：根据其功能需求和使用人数确定，如实验室配套办公区需结合实验室规模和研发人员数量配置，确保与实验室工作衔接顺畅；涉密办公区需单独划分，面积根据涉密岗位数量确定，配备保密设施。第八条办公用房分配标准可根据公司发展阶段、人员规模变化、业务需求调整等情况进行优化，调整流程需经行政部牵头调研、各相关部门会商，报管理层审批通过后执行。第三章办公用房分配与调整流程第九条办公用房分配流程：（一）申请：新设立部门、部门新增人员或因业务需求需要分配办公用房的，由所在部门填写《办公用房分配申请表》，明确部门名称、人员数量、岗位构成、办公需求（如独立办公室、开放式工位、特殊功能需求等）及使用期限等信息，经部门负责人审核后，提交至行政部；（二）审核：行政部收到申请后，对申请部门的人员编制、办公需求进行核实，结合现有办公用房资源情况，制定初步分配方案；涉及研发辅助办公区、涉密办公区等特殊区域分配的，需征求研发部、安全管理部门等相关部门意见；（三）审批：初步分配方案经行政部负责人审核后，报管理层审批；其中，大型办公区域分配、特殊办公区分配需经公司主要领导审批；普通办公区域及工位分配需经分管领导审批；（四）落实：分配方案审批通过后，行政部在3个工作日内通知申请部门，并协助完成办公用房交接工作，明确办公区域范围、附属设施情况及使用注意事项；行政部更新办公用房管理台账，记录分配信息。第十条办公用房调整流程：（一）调整情形：出现以下情况之一的，可申请办公用房调整：部门人员数量发生较大变化（如新增、裁减人员超过5人），现有办公用房无法满足需求或出现闲置的；部门职能调整，现有办公用房功能无法匹配新的工作需求的；公司整体规划调整，需要对办公用房进行重新布局的；其他特殊情况（如员工岗位调整、办公区域设施故障无法修复等）需要调整办公用房的。（二）申请：需要调整办公用房的部门填写《办公用房调整申请表》，明确现有办公用房情况、调整原因、新的办公需求、调整时间等信息，经部门负责人审核后，提交至行政部；（三）审核：行政部对申请部门的调整理由、新的办公需求进行核实，结合现有办公用房资源及公司整体规划，制定初步调整方案；涉及多个部门调整的，需与相关部门沟通协调；（四）审批：初步调整方案经行政部负责人审核后，报管理层审批；重大调整方案（如涉及多个部门、大面积办公区域调整）需经公司主要领导审批；一般调整方案需经分管领导审批；（五）落实：调整方案审批通过后，行政部提前5个工作日通知相关部门调整时间及具体要求；相关部门在规定时间内完成办公物品的整理与搬迁；行政部协助做好搬迁过程中的协调工作，确保搬迁工作有序开展；搬迁完成后，行政部组织相关部门进行办公用房交接验收，更新办公用房管理台账。第十一条办公用房交还流程：（一）交还情形：部门撤销、人员离职、办公用房租赁到期或不再需要使用某部分办公用房的，需及时交还办公用房；（二）申请：相关部门或个人填写《办公用房交还申请表》，明确交还办公用房的位置、面积、附属设施情况、交还原因及时间等信息，经部门负责人（个人离职需经部门负责人及人力资源部审核）审核后，提交至行政部；（三）验收：行政部在收到申请后3个工作日内，组织相关人员对交还的办公用房进行现场验收，核查办公用房及附属设施是否完好、环境是否整洁、有无物品遗留等；（四）交接：验收合格后，双方签署《办公用房交还验收单》，明确交还时间及相关责任；若发现办公用房或附属设施损坏、环境脏乱的，由相关责任部门或个人负责修复、清理，或承担相应的维修、清洁费用；（五）归档：行政部更新办公用房管理台账，将交还的办公用房纳入闲置办公用房管理，统筹安排后续使用。第四章办公用房使用与维护管理第十二条办公用房使用规范：（一）各部门及员工需在分配的办公区域内开展工作，严禁擅自占用、挪用其他部门或闲置的办公用房；严禁擅自改变办公用房的功能用途（如将办公区改为储物间、休息间等）；（二）办公区域内需保持整洁有序，个人办公工位物品摆放整齐，不得堆放与工作无关的杂物；公共区域（如走廊、会议室、茶水间等）禁止堆放私人物品或办公垃圾；（三）严禁在办公用房内从事与工作无关的活动，如违规聚餐、娱乐、住宿等；严禁在办公区域内吸烟、使用明火（特殊工作需求除外，需经行政部及安全管理部门审批）；（四）研发辅助办公区、涉密办公区等特殊区域，需严格遵守相关管理规定，严禁非相关人员进入；严禁在特殊办公区内处理与工作无关的事务，确保区域内信息安全和环境达标；（五）办公用房内的门窗、墙面、地面等设施需保持完好，严禁擅自损坏、涂改、张贴无关物品；确需张贴通知、公告等的，需在指定区域张贴，并及时更新或清理；（六）合理使用办公用房附属设施（如空调、照明、水电设施等），离开办公区域时，需关闭空调、照明、电脑等设备电源，节约用水用电，降低能耗；（七）会议接待区使用规范：各部门使用会议室需提前通过公司内部系统或向行政部预约，明确使用时间、会议主题、参与人数等信息，行政部根据预约情况统筹安排；会议期间，使用部门需爱护会议室设施，保持会议室整洁；会议结束后，及时清理会议垃圾，关闭设备电源、门窗，将桌椅摆放整齐；接待室使用需提前向行政部申请，行政部协助做好接待准备工作；接待结束后，使用部门需及时清理接待室，恢复整洁状态。第十三条办公用房维护管理：（一）日常维护：行政部建立办公用房及附属设施维护台账，定期对办公用房进行巡检（每周至少1次），及时发现并处理设施故障；各部门及员工发现办公用房或设施损坏、故障时，需及时向行政部报修，说明故障情况、位置等信息；（二）报修流程：报修申请：各部门或员工通过内部报修系统、电话或书面形式向行政部提交报修申请；故障核实：行政部收到报修申请后，在2个工作日内安排人员现场核实故障情况；维修处理：根据故障类型和严重程度，行政部安排内部维修人员或联系外部专业维修单位进行维修；一般故障（如灯具损坏、水龙头漏水等）需在3个工作日内修复；重大故障（如空调故障、水电管线损坏等）需及时组织维修，并向相关部门说明情况；验收确认：维修完成后，行政部组织报修部门或个人进行验收，验收合格后，更新维护台账；（三）专项维护：空调系统：每年夏季、冬季使用前，行政部组织对空调系统进行全面检修和清洗，确保空调正常运行；定期检查空调滤网、管道等，及时清理维护；水电设施：每月对办公区域水电管线、阀门、开关等进行检查，及时发现并处理漏水、漏电等隐患；消防设施：配合安全管理部门，定期对办公区域消防器材、应急通道、消防标识等进行检查维护，确保消防设施完好有效；研发辅助办公区设施：根据研发工作需求，定期对研发辅助办公区的温湿度控制设备、防尘防静电设施等进行检查维护，确保符合研发工作环境要求；（四）装修改造：办公用房需要进行装修改造的，由行政部牵头制定装修改造方案，明确改造范围、预算、时间节点等，报财务部审核、管理层审批后实施；装修改造过程中，行政部负责监督施工质量和进度，协调解决施工过程中的问题；装修改造完成后，组织相关部门进行验收，验收合格后方可投入使用。第十四条办公区域环境卫生管理：（一）公共区域卫生：行政部安排保洁人员负责办公区域公共部分（如走廊、会议室、接待室、茶水间、卫生间等）的日常清洁，包括扫地、拖地、擦拭门窗、清理垃圾等，确保公共区域整洁卫生；（二）部门办公区域卫生：各部门负责本部门办公区域的日常清洁，引导员工保持个人工位整洁；定期组织部门员工进行大扫除，清理卫生死角；（三）卫生标准：办公区域地面干净无杂物、无污渍；桌面整洁无灰尘、物品摆放有序；门窗玻璃干净透明；卫生间无异味、地面干爽、洁具清洁；茶水间设施干净、物品摆放整齐，垃圾及时清理；（四）废弃物管理：办公区域设置分类垃圾桶，员工需按规定对办公垃圾进行分类投放；行政部负责垃圾的日常清运，确保垃圾不堆积、不异味。第五章办公用房安全与保密管理第十五条办公用房安全管理：（一）消防安全管理：办公区域内严禁违规使用大功率电器（如电炉、电暖器、电饭煲等），确因工作需要使用的，需经行政部及安全管理部门审批，配备必要的安全防护设施；严禁堵塞、占用应急通道，严禁在消防设施附近堆放物品，确保消防设施完好有效、应急通道畅通；行政部定期组织消防安全培训和应急演练，提升员工消防安全意识和应急处置能力；员工需熟悉办公区域消防设施位置、使用方法及应急疏散路线；定期开展消防安全检查（每月至少1次），及时发现并整改消防安全隐患；对发现的重大消防安全隐患，需立即采取防范措施，并上报管理层协调解决；（二）用电安全管理：严禁擅自改动办公区域electrical线路、插座等设施，严禁私拉乱接电线；确需改动的，需经行政部及专业电工审核批准；员工使用办公设备时，需遵守设备使用规范，避免因操作不当引发用电故障或安全事故；下班或离开办公区域前，需关闭所有设备电源；行政部定期对办公区域electrical设施进行检查，及时更换老化、破损的线路和设备，防范漏电、短路等安全隐患；（三）治安安全管理：办公区域入口设置门禁系统，员工需凭工牌进出；访客进入办公区域需在前台登记身份信息、说明来访事由，由被访部门人员陪同进入；员工需妥善保管个人贵重物品，严禁将现金、贵重物品随意放置在办公区域；离开办公区域时，需锁好个人储物柜、抽屉及办公室门窗；安全管理部门（或行政部）加强办公区域治安巡查，尤其是在上下班高峰期及节假日期间，防范盗窃、破坏等治安事件发生；（四）应急处置：办公用房内发生火灾、漏电、漏水、治安事件等突发事件时，相关人员需立即采取应急措施（如拨打急救电话、疏散人员、切断电源等），并及时向行政部、安全管理部门及管理层报告；行政部牵头组织应急处置工作，协调相关部门开展救援和隐患排查。第十六条办公用房保密管理：（一）涉密办公区管理：涉密办公区需单独划分，设置明显的涉密标识，配备门禁、监控等保密设施；非涉密人员严禁进入涉密办公区；涉密办公区内严禁使用非涉密设备（如私人电脑、手机等），严禁存储、处理非涉密信息；（二）研发辅助办公区保密管理：研发辅助办公区内存储的研发资料、实验数据等涉密信息需妥善保管，严禁随意摆放或泄露；非研发人员进入研发辅助办公区需经研发部负责人审批，由相关人员陪同；（三）文件资料保密：办公区域内的涉密文件、资料需存放在保密柜或安全的存储区域，标注保密等级；严禁将涉密文件、资料带出办公区域，确需带出的，需经相关领导审批，采取必要的保密措施；（四）设备保密：办公设备（如电脑、打印机、复印机等）需设置密码保护，定期更新密码；涉密设备需与非涉密设备严格区分，严禁混用；废弃的涉密文件、资料需通过碎纸机等方式进行销毁，严禁随意丢弃；（五）人员保密：加强员工保密意识培训，引导员工遵守公司保密管理制度，严禁在办公区域内谈论涉密信息，严禁向外部人员泄露公司商业秘密、研发技术、客户资料等涉密信息。第六章办公用房租赁与资产管理第十七条办公用房租赁管理：（一）租赁规划：行政部根据公司发展战略、人员规模及办公需求，制定办公用房租赁规划，明确租赁面积、位置、预算、租赁期限等要求，报管理层审批；（二）选址调研：行政部负责租赁办公用房的选址调研，考察房源位置、周边环境、交通便利性、房屋质量、配套设施等情况，形成选址调研报告，报管理层审核；（三）租赁谈判与合同签订：行政部根据选址结果，与出租方进行租赁谈判，明确租金、付款方式、租赁期限、维修责任、违约责任等条款；租赁合同需经法务部审核、管理层审批后签订；（四）租赁履约：行政部负责跟踪租赁合同的履行情况，按时支付租金，督促出租方履行维修、维护等义务；定期对租赁办公用房进行检查，及时发现并处理租赁过程中的问题；（五）租赁到期与续租：租赁期限届满前3个月，行政部评估公司办公需求，确定是否续租；如需续租，提前与出租方协商续租事宜，签订续租合同；如不续租，按合同约定办理交还手续，做好办公物品搬迁及善后工作。第十八条办公用房资产管理：（一）资产登记：行政部建立办公用房资产管理台账，详细记录办公用房的位置、面积、产权归属（自有/租赁）、租赁期限、装修情况、附属设施等信息，定期更新台账；（二）资产清查：每年年底，行政部牵头组织对办公用房资产进行全面清查，核查资产实际情况与台账记录是否一致，及时处理资产盘盈、盘亏等情况，形成清查报告，报管理层审批；（三）资产处置：自有办公用房需要出售、转让、报废等处置的，由行政部制定处置方案，明确处置原因、方式、价格等，经财务部审核、管理层审批后实施；处置过程中，需严格遵守国家相关法律法规，确保资产处置合规、公平、公正；（四）档案管理：行政部负责收集、整理办公用房相关档案资料，包括租赁合同、产权证明、装修改造合同、维修记录、资产清查报告等，建立档案管理制度，确保档案资料完整、规范，便于后续查阅。第七章监督与责任追究第十九条监督机制：建立常态化的办公用房管理监督机制，监督主体包括管理层、行政部、内部审计部门等，监督内容如下：（一）制度执行情况：核查各部门及员工是否严格遵守本制度规定，办公用房使用、分配、调整等流程是否规范；（二）办公用房使用情况：核查各部门是否存在擅自占用、挪用、闲置办公用房，擅自改变办公用房功能用途等违规行为；（三）维护管理情况：核查办公用房及附属设施维护台账是否完整，维修报修流程是否规范，故障处理是否及时；（四）安全与保密管理情况：核查办公用房安全设施是否完好，安全隐患是否及时整改；保密管理措施是否落实到位，是否存在涉密信息泄露风险；（五）资产与租赁管理情况：核查办公用房资产管理台账是否准确，资产清查是否规范；租赁流程是否合规，租金支付是否及时，合同履行是否到位。第二十条监督方式：（一）日常监督：行政部对办公用房管理工作开展