2026年生物科技服务公司财务档案管理制度

2026年生物科技服务公司财务档案管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司财务档案管理工作，建立系统化、标准化的财务档案管理机制，保障财务档案的真实、完整、安全与可追溯性，充分发挥财务档案在公司经营管理、科研项目推进、合规审计等工作中的作用，结合本公司生物科技服务业务特性（涉及科研经费核算、项目成本管控、技术服务收费等特殊财务档案），依据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》《中华人民共和国档案法》等相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司财务档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用、鉴定、销毁及电子财务档案管理等全流程工作。公司各部门、全体员工（尤其是财务人员、档案管理人员）在涉及财务档案相关工作时，均需严格遵守本制度规定。财务部门为财务档案管理的核心责任部门，档案管理部门协助开展财务档案的专业保管与规范管理工作。第三条核心原则真实完整原则：财务档案的收集、归档需确保内容真实、数据准确、资料完整，不得伪造、篡改或遗漏财务档案相关信息，保障财务档案的原始性与可靠性。规范有序原则：建立标准化的财务档案管理流程，明确各环节操作要求，确保财务档案的整理、归档、保管、查阅等工作规范有序开展，提升档案管理效率。安全保密原则：强化财务档案安全管理，落实保密责任，采取必要的安全防护措施，防范财务档案丢失、损毁、泄露等风险，保护公司商业秘密及财务敏感信息。便于利用原则：在保障安全保密的前提下，优化财务档案查阅、利用流程，确保财务档案能够及时、准确地为公司经营决策、科研项目管理、审计监督等工作提供支撑。权责明晰原则：明确各部门、各岗位在财务档案管理中的职责与权利，做到事事有人管、责任有人担，确保财务档案管理工作闭环落实。第四条职责分工财务部门：作为财务档案管理的核心责任部门，负责财务档案的日常收集、整理、初步审核与归档工作；建立财务档案管理台账，详细记录档案流转情况；负责财务档案的日常保管与维护（电子档案除外）；审核财务档案查阅、利用、复制申请；牵头组织财务档案的鉴定与销毁工作；配合档案管理部门开展财务档案专业管理相关工作。档案管理部门：协助财务部门开展财务档案的规范化管理工作；提供财务档案保管的专业指导，包括档案库房环境维护、档案防护设施配置等；协助建立财务档案分类归档体系；负责财务档案的长期专业保管（如需移交）；参与财务档案的鉴定与销毁工作；监督财务档案管理流程的合规性。各业务部门：配合财务部门完成本部门相关财务档案的收集与提交工作，如科研项目经费支出凭证、技术服务合同相关财务资料等；对提交的财务档案资料的真实性、完整性负责；遵守财务档案查阅、利用规定，配合财务部门办理相关手续。信息技术部门：负责电子财务档案管理系统的建设、维护与升级工作；保障电子财务档案的存储安全、数据完整与系统稳定；落实电子财务档案的备份、加密等安全防护措施；协助解决电子财务档案管理过程中的技术问题。法务部门：负责审核本制度及财务档案相关管理规范的合规性；提供财务档案管理相关的法律法规咨询支持；参与处理因财务档案管理引发的法律纠纷；对财务档案的合规性鉴定提供专业意见。审计部门：负责对财务档案管理工作进行内部审计监督，检查财务档案的真实性、完整性、安全性及管理流程的合规性；对审计过程中发现的财务档案管理问题提出整改建议，跟踪整改落实情况。财务档案管理人员：严格遵守本制度规定，具体负责财务档案的收集、整理、归档、保管、查阅登记等日常工作；及时发现财务档案管理过程中的问题并上报；妥善保管财务档案管理相关印章、台账等资料。第二章财务档案的收集与归档第五条财务档案收集范围公司财务档案收集范围涵盖公司经营管理及科研活动中形成的所有具有保存价值的财务资料，主要包括以下类别：会计凭证类：原始凭证（如发票、收据、支票存根、银行回单、科研经费支出凭证、采购合同付款凭证等）、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证。会计账簿类：总账、明细账、日记账（现金日记账、银行存款日记账）、固定资产卡片、辅助账簿及其他会计账簿。财务报告类：月度、季度、年度财务会计报告（含资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注）、科研项目专项财务报告、审计报告、税务申报报告及其他专项财务分析报告。税务管理类：税务登记证、纳税申报表、完税凭证、发票领用存登记薄、税收优惠备案资料、税务稽查相关资料及其他税务管理资料。资金管理类：银行开户许可证、银行账户管理制度、银行对账单、银行余额调节表、资金预算方案、资金拨付审批资料、融资相关资料（借款合同、担保合同等）及其他资金管理资料。科研项目财务类：科研项目经费预算表、经费拨付凭证、经费支出明细、项目结题财务验收资料、科研设备采购财务凭证、技术服务收入相关财务资料及其他科研项目专属财务档案。资产管理类：固定资产购置合同、付款凭证、验收单、折旧计提资料、资产盘点表、资产处置审批资料、无形资产购置及摊销相关资料、存货收发存财务凭证及其他资产管理财务资料。财务制度类：公司财务管理制度、会计核算办法、费用报销规范、科研经费管理办法、内部审计制度及其他相关财务管理文件。电子财务档案类：电子会计凭证、电子会计账簿、电子财务报告、电子税务资料、财务系统备份数据、财务软件操作日志及其他具有保存价值的电子财务资料。其他类：财务人员交接清单、财务档案鉴定销毁报告、财务档案查阅利用登记薄、对外财务合作相关协议（如财务咨询协议、审计协议等）及其他具有保存价值的财务相关资料。第六条财务档案收集要求财务部门需建立常态化的财务档案收集机制，明确各岗位财务资料收集责任，确保所有具有保存价值的财务资料均能及时、完整收集。财务资料收集需遵循“及时收集、逐笔核对”的原则，原始凭证需在业务发生后3个工作日内收集完毕，记账凭证需在月度终了后10个工作日内整理完毕并收集归档相关附件。收集的财务资料需符合以下质量要求：（1）内容真实、数据准确，不得有伪造、篡改痕迹；（2）格式规范、要素齐全，原始凭证需有经办人、审批人签字，附件完整；（3）纸质资料字迹清晰、无涂改，破损资料需及时修复；（4）电子资料需确保格式兼容、数据完整，无病毒感染。各业务部门需配合财务部门做好财务资料收集工作，及时提交本部门相关的财务凭证、合同等资料，对提交资料的真实性、完整性负责；科研项目相关财务资料需由项目负责人审核确认后提交财务部门。第七条财务档案归档流程整理分类：财务档案管理人员对收集的财务资料进行分类整理，按照会计凭证、会计账簿、财务报告、税务管理等类别划分，同一类别内按时间顺序或项目归属进行排序；对纸质资料进行装订，装订需牢固、整齐，注明档案名称、年度、月份、册数等信息。审核验收：财务部门负责人对整理完毕的财务档案进行审核，审核内容包括档案分类的准确性、资料的完整性、装订的规范性等；审核合格后，由财务档案管理人员与档案管理部门（如需移交）办理验收手续。编号登记：对审核验收合格的财务档案进行统一编号，编号规则需规范统一，包含档案类别、年度、序号等要素；同时将档案信息录入财务档案管理台账，详细记录档案名称、编号、数量、形成日期、保管期限、归档日期、经办人等信息。归档保管：纸质财务档案归档后，需存放在指定的档案柜中，做好防潮、防火、防盗等防护措施；电子财务档案需上传至公司指定的电子档案管理系统，进行加密存储并做好备份。归档时限：月度会计凭证需在月度终了后15个工作日内完成归档；季度财务报告需在季度终了后20个工作日内完成归档；年度财务档案（含年度财务报告、会计账簿等）需在年度终了后3个月内完成归档；科研项目财务档案需在项目结题后1个月内完成专项归档。第三章财务档案的保管第八条保管环境要求纸质财务档案保管需设置专用档案库房或档案柜，库房需具备防潮、防火、防盗、防虫、防鼠、防光、防尘等设施设备，如安装灭火器、除湿机、防盗门窗、防虫药剂等；库房温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%。档案库房需保持整洁有序，严禁堆放易燃易爆物品、腐蚀性物品及其他与档案保管无关的物品；严禁在档案库房内吸烟、饮食、从事无关活动。电子财务档案存储需使用公司指定的安全服务器，服务器需放置在专用机房，配备ups电源、防火墙、防病毒软件等安全防护设备；定期对服务器进行维护，确保系统稳定运行，数据安全可靠。第九条保管期限规定公司财务档案保管期限严格按照《会计档案管理办法》及相关法律法规要求执行，分为永久保管和定期保管两类，定期保管期限分为10年、30年。具体保管期限规定如下：永久保管的财务档案：（1）年度财务会计报告（含附注）；（2）会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书；（3）公司设立、合并、分立、清算、注销等重大事项相关的财务档案；（4）科研项目成果转化相关的核心财务档案；（5）其他需永久保管的财务档案。保管期限30年的财务档案：（1）会计凭证（原始凭证、记账凭证、汇总凭证等）；（2）会计账簿（总账、明细账、日记账、辅助账簿等）；（3）会计档案移交清册；（4）科研项目经费支出明细及相关凭证；（5）其他需保管30年的财务档案。保管期限10年的财务档案：（1）月度、季度财务会计报告；（2）银行存款余额调节表、银行对账单；（3）纳税申报表、完税凭证（已纳入永久保管的除外）；（4）发票领用存登记薄；（5）其他需保管10年的财务档案。财务档案保管期限从会计年度终了后的第一天算起；科研项目财务档案保管期限自项目结题验收合格后第一天算起，若项目涉及知识产权、法律纠纷等，保管期限需延长至相关事项处理完毕。第十条保管日常维护财务档案管理人员需每日检查档案库房环境，查看温湿度、防护设施运行情况，及时处理异常情况；每周对档案库房进行一次清洁整理，保持库房整洁。定期对纸质财务档案进行检查，查看是否存在霉变、虫蛀、破损等情况，对出现问题的档案及时进行修复、复制；每年对纸质财务档案进行一次全面盘点，核对档案数量与台账记录，确保账实相符。电子财务档案需定期进行备份，备份频率至少为每月一次，备份数据需存储在异地安全位置；定期对电子财务档案进行检测，检查数据完整性、可读性，及时更新存储格式，确保电子档案长期可用。财务档案管理人员变动时，需办理财务档案交接手续，编制交接清单，详细列明交接档案的名称、编号、数量、保管状态等信息，由交接双方、监交人签字确认后，方可完成交接；交接清单需归档保管。第四章财务档案的查阅与利用第十一条查阅利用条件公司内部员工因工作需要查阅财务档案的，需符合以下条件：（1）有明确的查阅目的，且查阅内容与工作相关；（2）经过规定的审批流程；（3）遵守财务档案查阅利用相关规定，不得泄露档案内容。外部单位（如审计机构、税务机关、司法机关等）因工作需要查阅财务档案的，需提供以下资料：（1）单位介绍信；（2）查阅人员有效身份证明；（3）相关法律法规或行政文书规定的查阅依据；经公司财务部门负责人及管理层审批同意后，方可查阅。严禁任何单位或个人因私人目的查阅公司财务档案；严禁查阅与自身工作无关的财务档案。第十二条查阅利用流程内部员工查阅财务档案的，需填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅人姓名、部门、岗位、查阅目的、查阅档案名称及编号、查阅方式（现场查阅、复制等），经部门负责人审核、财务部门负责人审批同意后，由财务档案管理人员协助查阅。外部单位查阅财务档案的，需由对接部门协助填写《财务档案查阅申请表》，附上相关证明资料，经财务部门负责人、法务部门审核、公司管理层审批同意后，由财务档案管理人员全程陪同查阅。财务档案管理人员需对查阅人身份及审批手续进行核实，确认无误后，方可提供档案查阅服务；同时建立《财务档案查阅利用登记薄》，详细记录查阅人信息、查阅时间、查阅档案信息、查阅目的、利用结果等内容，由查阅人签字确认。查阅财务档案需在指定的查阅区域进行，严禁将财务档案带出指定区域；确因工作需要带出的，需经财务部门负责人及公司管理层审批同意，签订《财务档案借出承诺书》，明确借出期限及责任，按期归还。第十三条查阅利用要求查阅人需爱护财务档案，严禁涂改、勾画、抽取、损毁档案资料；严禁复制、摘抄与查阅目的无关的档案内容；如需复制档案资料，需在《财务档案查阅申请表》中注明，经审批同意后，由财务档案管理人员负责复制，复制件需加盖财务档案专用章。电子财务档案的查阅需在公司内部安全网络环境下进行，查阅人需使用个人账号登录电子档案管理系统，系统自动记录查阅痕迹；严禁将电子财务档案下载、拷贝至外部设备，确需拷贝的，需经财务部门负责人审批同意，使用公司指定的加密设备，并在使用后及时删除设备中的档案数据。查阅人获取的财务档案复制件仅可用于公司指定的工作用途，严禁外传、泄露；因违规使用或泄露财务档案内容给公司造成损失的，需承担相应责任。财务档案查阅完毕后，财务档案管理人员需及时将档案归位，核对档案数量与状态，确保档案完整无损；对借出的财务档案，需在借出期限届满前提醒借阅人归还，逾期未归还的，需及时上报财务部门负责人处理。第五章财务档案的鉴定与销毁第十四条鉴定机制与流程公司建立财务档案鉴定机制，由财务部门牵头，联合档案管理部门、法务部门、审计部门组成财务档案鉴定小组，负责财务档案的鉴定工作。财务档案鉴定工作定期开展，每年至少开展一次；对保管期限届满的财务档案，需重点进行鉴定；对保管期限未届满但已失去保存价值的财务档案，可随时组织鉴定。鉴定流程如下：（1）财务档案管理人员梳理保管期限届满或需鉴定的财务档案，编制《财务档案鉴定清单》，提交鉴定小组；（2）鉴定小组对档案进行逐一审核，评估档案的保存价值，确定档案是否需要继续保管、延长保管期限或予以销毁；（3）鉴定小组形成《财务档案鉴定意见书》，详细记录鉴定结论、理由、鉴定人员签字等信息；（4）《财务档案鉴定意见书》经公司管理层审批同意后生效。经鉴定需要继续保管的财务档案，需更新财务档案管理台账，明确延长后的保管期限；需要销毁的财务档案，需纳入销毁清单，按规定流程处理。第十五条销毁流程与要求财务档案销毁需严格按照以下流程进行：（1）财务档案管理人员根据审批通过的《财务档案鉴定意见书》，编制《财务档案销毁清册》，详细列明销毁档案的名称、编号、数量、形成日期、保管期限、鉴定结论等信息；（2）《财务档案销毁清册》经财务部门负责人、档案管理部门负责人、法务部门负责人审核，公司管理层审批同意后，方可组织销毁；（3）销毁财务档案需由财务部门、档案管理部门共同派员监销，监销人员需全程监督销毁过程，确保档案全部销毁完毕；（4）销毁完毕后，监销人员需在《财务档案销毁清册》上签字确认，注明销毁日期、销毁方式等信息；（5）《财务档案销毁清册》及相关鉴定资料需归档永久保管。财务档案销毁方式需符合相关规定，纸质财务档案可采用粉碎、焚烧等方式销毁，确保无法复原；电子财务档案需采用彻底删除、数据覆盖等方式销毁，同时销毁相关备份数据，确保数据无法恢复。严禁擅自销毁财务档案，严禁将需销毁的财务档案出售、赠与或挪作他用；对未达保管期限但因特殊情况确需销毁的财务档案，需经上级主管部门批准后，方可按规定流程销毁。销毁过程中如发现有仍需保存的财务档案，需立即停止销毁工作，将相关档案移出销毁清单，重新进行鉴定，确定保管方式。第六章财务档案的安全保密第十六条安全防护措施纸质财务档案库房需安装防盗门窗、监控设备、火灾报警系统等安全设施，监控设备需24小时运行，监控记录保存期限不少于3个月；档案柜需加锁管理，钥匙由财务档案管理人员专人保管，严禁转借他人。电子财务档案管理系统需设置严格的访问权限，采用账号密码、身份认证等多重防护措施；对敏感财务档案数据进行加密处理，确保数据传输与存储安全；定期对系统进行安全检测与漏洞修复，防范黑客攻击、病毒入侵等风险。财务档案管理人员需严格遵守保密规定，妥善保管财务档案管理相关的账号、密码、钥匙等，不得泄露给无关人员；离职时需及时移交相关资料，注销系统账号。第十七条保密管理要求所有接触财务档案的人员均需承担保密责任，严禁以任何形式泄露财务档案内容，包括但不限于向外部单位或个人泄露、在非工作场合谈论财务档案信息、私自复制传播财务档案等。涉及公司商业秘密、科研项目核心财务数据、重大决策财务信息等敏感财务档案，需采取额外的保密措施，如单独存放、加密存储、限制查阅权限等；查阅此类档案需经公司高层管理人员审批同意。外部单位查阅财务档案时，需签订《保密承诺书》，明确保密责任；财务档案管理人员需向其告知保密要求，监督其遵守保密规定。发生财务档案泄露、丢失等安全事件时，相关人员需立即向财务部门负责人及公司管理层报告，同时采取必要的补救措施，控制事态发展；公司需组织调查事件原因，追究相关人员责任；涉及违法犯罪的，需及时报警处理。第七章监督检查与责任追究第十八条监督检查机制财务部门需定期对财务档案管理工作进行自查，每月开展一次日常检查，每季度开展一次专项检查，每年开展一次全面检查，重点检查财务档案的收集归档、保管维护、查阅利用、鉴定销毁等环节的合规性，及时发现并整改问题。审计部门需将财务档案管理工作纳入内部审计范围，每年至少开展一次专项审计，检查财务档案的真实性、完整性、安全性，评估管理流程的有效性，对发现的问题提出整改建议，跟踪整改落实情况。档案管理部门需定期对财务档案保管情况进行监督检查，重点检查档案库房环境、保管设施运行、档案完好程度等，对不符合保管要求的情况提出改进意见，督促财务部门落实。建立财务档案管理投诉举报机制，员工发现违反本制度的行为，可向财务部门、审计部门或公司管理层投诉举报