2026年生物科技服务公司财务信息化管理制度

2026年生物科技服务公司财务信息化管理制度第一章总则第一条为规范公司财务信息化管理工作，建立“系统规范、数据准确、安全可控、高效协同”的财务信息化管理体系，提升财务核算效率、强化财务管控能力、支撑公司战略决策，助力生物科技服务业务（含技术研发、实验检测、技术咨询、项目合作等）高质量发展，依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国网络安全法》《会计信息化工作规范》等相关法律法规及公司章程，结合公司经营实际，制定本制度。第二条本制度所称财务信息化，是指以信息技术为支撑，将财务核算、资金管理、成本管控、预算管理、财务分析、风险防控等财务工作与信息系统深度融合，实现财务数据的自动化采集、规范化处理、精准化分析及安全化存储的管理活动。本制度所称财务信息系统，是指公司用于开展财务工作的各类信息系统，包括但不限于财务核算系统、资金管理系统、预算管理系统、成本核算系统、税务管理系统、财务分析系统及与财务工作相关的业务一体化信息系统（如研发项目管理系统、采购管理系统、库存管理系统等的财务模块）。第三条本制度适用于公司财务信息化工作的规划、建设、实施、运维、安全管理、数据管理及监督考核等全流程，覆盖公司各部门、各下属单位及所有参与财务信息系统操作、管理的员工。第四条财务信息化管理工作遵循以下基本原则：（一）合法合规原则：严格遵守相关法律法规及监管要求，确保财务信息化工作流程合规、数据真实有效、系统运行合法；（二）战略适配原则：财务信息化建设需紧密围绕公司发展战略，贴合生物科技服务业务特性，满足研发项目核算、实验耗材管控、科研经费管理等特殊财务需求；（三）安全可控原则：建立健全财务信息安全防控体系，强化系统安全、数据安全及访问控制，防范信息泄露、丢失、篡改等风险；（四）高效协同原则：推动财务信息系统与业务系统深度融合，实现数据互联互通、业务协同联动，提升财务工作效率及跨部门协作水平；（五）数据驱动原则：规范财务数据的采集、处理、存储、应用全流程，保障数据质量，充分发挥财务数据在决策支撑、风险预警、效益提升中的作用；（六）权责统一原则：明确各部门、各岗位在财务信息化管理各环节的职责，做到“谁操作、谁负责，谁管理、谁把关，谁监督、谁尽责”。第五条公司建立“管理层统筹规划、财务部门牵头实施、IT部门技术支撑、各业务部门协同配合、审计部门监督保障”的财务信息化管理体系，明确各层级管理权限，保障财务信息化工作规范有序开展。第二章职责分工第六条管理层（总经理办公会）职责：（一）审定公司财务信息化发展规划、年度建设计划及重大财务信息化管理制度；（二）审批财务信息化重大建设项目、系统升级改造项目及重大资金投入；（三）协调解决财务信息化建设与管理过程中的重大问题，保障财务信息化工作所需资源（人员、资金、技术等）的落实；（四）监督检查财务信息化发展规划及年度计划的实施进度，评估财务信息化工作成效。第七条财务部门职责：（一）牵头制定公司财务信息化发展规划、年度建设计划及相关管理制度，报管理层审定后组织实施；（二）提出财务信息系统的功能需求，参与系统选型、方案设计、实施部署等工作，确保系统功能贴合财务工作实际需求；（三）负责财务信息系统的日常业务管理，包括系统参数设置、账务处理规则制定、财务数据的采集、审核、核算、分析等；（四）牵头推动财务信息系统与业务系统的对接融合，协调解决数据互联互通过程中的业务层面问题；（五）负责财务数据的质量管理，建立数据审核机制，确保财务数据真实、准确、完整、规范；（六）组织开展财务信息系统操作培训，指导各部门相关人员规范使用系统；（七）负责财务信息化相关资料的整理、归档工作，配合审计部门开展监督检查；（八）定期向管理层汇报财务信息化工作进展、系统运行情况及数据应用成效。第八条IT部门职责：（一）提供财务信息化建设与管理的技术支撑，参与财务信息系统选型、方案设计、技术架构搭建等工作；（二）负责财务信息系统的安装部署、调试优化、升级改造及日常技术运维，保障系统稳定运行；（三）建立财务信息系统安全防护体系，落实网络安全、数据安全防护措施，定期开展安全检测与漏洞修复；（四）负责财务数据的备份与恢复管理，制定数据备份策略并严格执行，确保数据安全存储；（五）协助财务部门推动财务信息系统与业务系统的技术对接，解决数据互联互通过程中的技术层面问题；（六）负责财务信息系统技术故障的应急处置，及时排查并解决系统运行过程中的技术问题；（七）建立财务信息系统技术档案，记录系统建设、运维、升级等相关技术资料。第九条各业务部门（含研发部门、实验检测部门、采购部门、销售部门等）职责：（一）配合财务部门、IT部门梳理业务流程，提出与本部门业务相关的财务信息化需求，确保系统功能覆盖业务全流程财务管控要点；（二）规范本部门业务数据的录入、审核工作，确保业务数据真实、准确、完整，为财务数据的自动化采集提供基础保障；（三）严格按照制度规定及操作规范使用财务信息系统相关功能，配合财务部门开展数据核对、业务协同等工作；（四）参与财务信息系统的测试验收工作，反馈系统运行过程中与本部门业务相关的问题；（五）配合财务部门、IT部门开展财务信息化培训及系统推广应用工作。第十条审计部门职责：（一）负责对财务信息化管理制度的完整性、合规性进行审计监督，核查制度执行情况；（二）对财务信息系统的建设流程、功能合规性、数据安全性及系统运行有效性进行审计评估；（三）对财务数据的真实性、准确性、完整性及财务信息系统操作的规范性进行审计检查；（四）发现财务信息化管理过程中存在的问题，提出整改建议，跟踪整改措施的落实情况；（五）向管理层及董事会提交财务信息化审计报告。第十一条财务信息系统操作人员职责：（一）严格遵守财务信息化管理制度及系统操作规范，妥善保管个人操作账号及密码，严禁转借他人使用；（二）按照业务流程及权限范围开展系统操作，确保操作行为合规、数据录入准确；（三）及时发现并反馈系统运行过程中出现的问题，配合IT部门、财务部门排查解决；（四）承担个人操作行为产生的相关责任，对操作过程中涉及的财务数据及商业秘密承担保密义务。第三章财务信息系统建设与运维管理第一节系统建设管理第十二条财务信息系统建设包括新系统建设、现有系统升级改造、系统集成对接等工作，需遵循“规划先行、需求导向、分步实施、安全可控”的原则。第十三条财务部门牵头组织开展财务信息系统建设需求调研，结合公司发展战略、财务工作实际及业务部门需求，编制需求说明书，明确系统功能、性能、安全等方面的要求。第十四条财务信息系统选型或开发需经过充分论证，财务部门会同IT部门、相关业务部门组建选型/开发评估小组，对系统方案的技术可行性、功能适配性、成本合理性、安全可靠性等进行全面评估，形成评估报告，报管理层审批。第十五条系统建设过程中，财务部门、IT部门需加强项目管理，明确项目负责人、实施进度、质量标准及各阶段验收要求，定期召开项目推进会，跟踪项目实施进度，协调解决项目实施过程中的问题。第十六条系统建设完成后，需组织开展全面测试，包括功能测试、性能测试、安全测试、兼容性测试等，测试合格后进入试运行阶段。试运行期间，收集各部门使用反馈，对系统进行优化完善。第十七条试运行结束后，由财务部门牵头，IT部门、相关业务部门配合，组织系统验收工作，验收合格后正式上线运行；验收不合格的，需责令实施单位限期整改，重新组织验收。第十八条财务信息系统建设相关资料（需求说明书、选型评估报告、项目实施方案、测试报告、验收报告、合同协议等）需由财务部门、IT部门分别整理归档，建立完整的项目档案。第二节系统运维管理第十九条IT部门建立健全财务信息系统日常运维管理制度，明确运维流程、责任分工及响应时限，保障系统稳定、高效运行。第二十条日常运维工作包括系统运行状态监控、故障排查与修复、系统参数维护、补丁更新、性能优化等。IT部门需建立运维台账，详细记录运维工作内容、处理过程及结果。第二十一条财务信息系统的参数设置、权限调整等重大运维操作，需由财务部门提出申请，经相关负责人审批后，由IT部门配合实施；操作完成后，需进行测试验证，并做好记录归档。第二十二条财务部门、IT部门定期对财务信息系统运行情况进行检查评估，每季度至少开展一次全面检查，分析系统运行效率、功能适配性等情况，提出优化改进建议，报管理层审批后实施。第二十三条财务信息系统升级改造需由财务部门结合业务发展及系统运行情况，提出升级改造需求，会同IT部门编制升级改造方案，报管理层审批后组织实施；升级改造完成后，需开展测试验收及人员培训工作。第四章财务数据管理第一节数据采集与录入第二十四条财务数据采集实行“源头管控、分类采集、规范录入”的原则，确保数据采集的及时性、准确性、完整性。第二十五条财务数据分为财务核算数据、业务关联数据、外部数据三类：（一）财务核算数据：由财务部门操作人员根据原始凭证、业务单据等，按规范录入财务信息系统；（二）业务关联数据：由各业务部门操作人员根据业务实际发生情况，及时、准确录入业务系统，通过系统对接自动同步至财务信息系统；无法自动同步的，需按规定格式报送财务部门，由财务部门审核后录入；（三）外部数据：由财务部门指定专人负责收集、整理，包括税务数据、金融机构数据、行业基准数据等，审核无误后录入财务信息系统或纳入财务分析体系。第二十六条数据录入需严格遵循相关操作规范，录入人员对数据的真实性、准确性负责；录入完成后，需进行自我校验；涉及资金支付、重大财务事项的，需经相关负责人审核确认后，方可提交系统处理。第二节数据审核与校验第二十七条建立多层级财务数据审核机制，确保数据质量：（一）一级审核：由数据录入人员进行自我审核，核对数据录入的准确性、完整性；（二）二级审核：由部门负责人或指定审核人员对本部门录入的财务数据、业务数据进行审核，重点核查数据的合规性、逻辑性；（三）三级审核：财务部门对全公司财务数据进行汇总审核，重点核查数据的一致性、关联性，确保财务数据与业务数据匹配、账证表相符。第二十八条IT部门配合财务部门建立数据校验规则，在财务信息系统中设置数据校验模块，对录入数据的格式、范围、逻辑关系等进行自动校验；发现数据异常的，系统自动预警，由相关人员核实修正。第二十九条对审核过程中发现的数据错误、缺失等问题，审核人员需及时反馈给录入人员，录入人员限期修正后重新提交审核；涉及重大数据问题的，需及时向财务部门、相关业务部门负责人汇报，协调解决。第三节数据存储与备份第三十条IT部门建立健全财务数据存储管理制度，明确存储方式、存储期限及安全保障措施，确保数据存储安全、完整、可追溯。第三十一条财务数据采用本地存储与异地备份相结合的方式，IT部门需制定数据备份策略，明确备份频率（至少每日进行一次增量备份，每周进行一次全量备份）、备份介质、备份流程及验证方式，确保备份数据的有效性。第三十二条备份数据需妥善保管，建立备份台账，详细记录备份时间、备份内容、备份介质、存储位置等信息；异地备份数据需存储在安全可靠的场所，落实保密防护措施。第三十三条财务数据存储期限遵循相关法律法规及公司档案管理规定，其中会计凭证、会计账簿、财务会计报告等核心财务数据需永久存储；其他财务数据存储期限不少于10年；超过存储期限的，按规定程序报批后进行销毁。第四节数据应用与共享第三十四条财务部门充分挖掘财务数据价值，利用财务信息系统开展财务分析、预算执行监控、成本管控、风险预警等工作，为公司决策提供数据支撑。第三十五条建立财务数据共享机制，在保障数据安全、保密的前提下，实现财务数据在公司内部的合理共享；数据共享需明确共享范围、共享方式及使用权限，由财务部门牵头审批。第三十六条财务数据对外提供需严格遵守相关法律法规及公司保密规定，由相关部门提出申请，经财务部门审核、管理层审批后，按规定格式提供；对外提供数据时，需采取脱敏处理等安全措施，防范数据泄露风险。第三十七条严禁任何部门或个人擅自篡改、删除财务数据；确需调整数据的，需由相关部门提出申请，说明调整原因及依据，经财务部门、审计部门审核、管理层审批后，由指定人员按规定流程操作，并做好记录归档。第五章财务信息安全管理第一节系统安全管理第三十八条IT部门建立财务信息系统安全防护体系，落实网络安全、主机安全、应用安全等防护措施，防范黑客攻击、病毒入侵、系统漏洞等安全风险。第三十九条财务信息系统需部署防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等安全防护设备，定期更新病毒库及安全补丁，每月至少开展一次安全扫描，及时排查并修复安全漏洞。第四十条财务信息系统采用专用服务器部署，与互联网进行物理隔离或逻辑隔离；服务器登录需采用身份认证、密码验证等多重防护措施，严格控制服务器访问权限。第四十一条财务信息系统开发、测试环境与生产环境严格分离，开发、测试过程中不得使用真实财务数据；确需使用的，需对数据进行脱敏处理，并采取严格的安全管控措施。第二节访问控制管理第四十二条财务信息系统实行“权限最小化、按需分配、动态调整”的访问控制原则，严格控制系统访问权限。第四十三条系统账号实行实名制管理，由财务部门提出账号申请，经相关负责人审批后，由IT部门创建并分配初始密码；初始密码需由用户首次登录时修改，密码设置需符合安全规范（长度不少于8位，包含字母、数字及特殊符号），并定期更换（每季度至少更换一次）。第四十四条系统权限分为操作权限、审核权限、查询权限、管理权限等，根据岗位职责合理分配；涉及资金支付、财务核算、数据修改等关键权限，需实行双人复核或分级审批制度。第四十五条员工岗位调整或离职时，所在部门需及时通知财务部门、IT部门，办理系统权限调整或账号注销手续；员工离职时，需交回所有与财务信息相关的资料，签署保密承诺书。第四十六条严禁任何部门或个人转借系统账号、泄露密码，严禁使用他人账号登录系统；发现账号被盗用或密码泄露时，需立即通知IT部门采取冻结账号、修改密码等措施，并及时上报相关负责人。第三节保密管理第四十七条财务信息属于公司核心商业秘密，所有接触、处理财务信息的员工均需承担保密义务，严格遵守公司保密管理制度。第四十八条严禁在非工作场合、非工作设备上处理财务信息，严禁将财务信息泄露给外部单位或无关人员；确需对外提供的，需按本制度第三十六条规定履行审批手续。第四十九条财务部门、IT部门定期开展财务信息保密培训，提升员工保密意识；审计部门定期对财务信息保密制度执行情况进行检查，发现问题及时整改。第五十条发生财务信息泄露事件时，相关部门需立即启动应急处置预案，采取封堵泄露渠道、收集证据、排查原因等措施，控制泄露范围；同时及时向管理层汇报，必要时采取法律手段维护公司权益。第六章财务信息系统操作规范第五十一条财务部门牵头制定财务信息系统详细操作手册，明确各模块操作流程、操作标准及注意事项，指导操作人员规范操作。第五十二条操作人员需经过系统培训并考核合格后，方可上岗操作；未经过培训或考核不合格的，不得从事财务信息系统操作工作。第五十三条操作人员登录系统后，需及时检查系统运行状态及个人权限；操作过程中需严格遵循操作流程，准确录入数据，妥善保管业务单据及原始凭证，确保账证相符、账实相符。第五十四条财务核算相关操作（如凭证录入、审核、记账、结账等）需严格遵循会计制度及操作规范，月末、年末结账前需进行全面数据核对，确保财务数据准确无误；结账后如需调整，需按规定程序报批后操作。第五十五条资金管理相关操作（如资金支付申请、审批、转账等）需严格履行审批流程，操作人员需核对支付信息（收款单位、金额、开户行等）的准确性，确保资金安全；资金支付完成后，及时记录相关信息，反馈给相关部门。第五十六条研发项目财务相关操作（如研发经费录入、成本归集、费用分摊等）需严格遵循研发项目财务管理规定，准确区分研发费用与生产经营费用，确保研发经费核算规范、数据真实，符合科研经费管理及税务相关要求。第五十七条操作人员离开工作岗位时，需及时退出财务信息系统，关闭相关设备，防止账号被盗用或信息泄露。第五十八条严禁任何部门或个人在财务信息系统中从事无关操作，严禁擅自修改系统参数、篡改数据、删除操作记录等违规行为。第七章应急管理第五十九条财务部门会同IT部门制定财务信息系统应急处置预案，明确应急组织机构、应急响应流程、应急处置措施及责任分工，确保系统出现故障或发生安全事件时能够快速响应、有效处置。第六十条应急处置预案需涵盖系统瘫痪、数据丢失、病毒入侵、信息泄露等各类突发事件，定期组织应急演练（每年至少开展一次），检验预案的可行性及应急处置能力，及时优化完善预案。第六十一条发生财务信息系统故障时，操作人员需立即停止操作，及时向IT部门、财务部门负责人汇报；IT部门需快速排查故障原因，采取应急修复措施，尽快恢复系统运行；故障无法短时间修复的，需启动应急替代方案（如手工核算等），保障财务工作正常开展。第六十二条发生数据丢失事件时，IT部门需立即启动数据恢复流程，利用备份数据进行恢复；恢复完成后，需由财务部门对数据完整性、准确性进行验证；同时查明数据丢失原因，采取防范措施，避免类似事件再次发生。第六十三条突发事件处置完成后，相关部门需及时整理处置情况，分析事件原因，总结经验教训，提出改进措施，报管理层备案。第八章考核与奖惩第六十四条考核机制：（一）公司将财务信息化管理工作纳入各相关部门及员工的绩效考核体系，考核周期分为季度、年度；（二）考核指标主要包括：系统运行稳定性、数据质量准确性、操作规范性、安全保密合规性、业务协同效率、应急处置能力等；（三）考核实施由人力资源部门牵头，财务部门、IT部门、审计部门配合，根据系统运维台账、数据审核记录、安全检查报告、应急演练情况等进行客观评分；（四）考核结果及时反馈给相关部门及员工，针对考核中发现的问题，帮助制定改进计划，提升财务信息化管理水平。第六十五条奖励措施：对在财务信息化管理工作中表现突出的部门及个人，公司