2026年生物科技服务公司财务印章管理制度

2026年生物科技服务公司财务印章管理制度第一章总则第一条为规范公司财务印章的管理，保障财务印章使用的安全、合规、高效，防范财务风险与法律风险，维护公司资金安全和合法权益，依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国票据法》《人民币银行结算账户管理办法》等相关法律法规及公司财务管理制度、印章管理总则，结合生物科技服务公司研发资金管控、项目经费结算、危化品采购付款等实际业务特点，制定本制度。第二条本制度所称财务印章，是指公司在财务活动中使用的各类专用印章，主要包括但不限于：财务专用章（含各分支机构财务专用章）、法定代表人印章（财务用途）、发票专用章、结算专用章、现金收讫章、现金付讫章、银行收讫章、银行付讫章等。第三条本制度适用于公司及各分支机构所有财务印章的刻制、启用、备案、保管、使用、交接、停用、销毁等全流程管理工作，涉及财务、行政、业务等所有需使用财务印章的部门及相关人员。第四条公司财务印章管理遵循“统一管理、分级负责、规范使用、安全保密、全程追溯”的核心原则，建立“谁保管、谁负责，谁使用、谁担责”的责任机制，确保财务印章管理各环节权责明晰、管控到位。第五条公司财务部门为财务印章管理的牵头部门，负责统筹财务印章的全流程管理工作；行政部门协助做好财务印章的刻制、备案等相关行政手续办理；法务部门负责对财务印章使用的合规性、合法性进行审核把关。第二章职责分工第六条公司主要负责人职责：（一）贯彻执行国家相关法律法规及公司印章管理规定，审定财务印章管理制度及重大财务印章使用事项；（二）审批财务印章的刻制、启用、停用、销毁等重大事项；（三）监督财务印章管理责任的落实，对财务印章管理中的重大违规行为进行追责。第七条分管财务领导职责：（一）协助主要负责人落实财务印章管理工作，具体组织实施财务印章管理制度；（二）审核财务印章刻制、启用、停用、销毁等申请事项，报主要负责人审批；（三）监督财务印章的保管、使用、交接等环节的管理工作，协调解决财务印章管理中的突出问题；（四）审批重大财务业务的印章使用申请，如大额资金支付、重大融资业务、重大合同财务签章等。第八条财务部门职责：（一）牵头制定、修订公司财务印章管理制度及相关实施细则，明确财务印章的管理流程、使用规范、责任划分等；（二）负责财务印章刻制、启用、备案、保管、使用、交接、停用、销毁的组织实施和日常管理工作；（三）建立健全财务印章管理台账，详细记录财务印章的名称、规格、刻制时间、启用日期、保管人、使用记录、交接记录、停用原因、销毁时间等信息，确保全程可追溯；（四）负责对财务印章使用人员进行培训，提升其规范使用和风险防控意识；（五）定期开展财务印章管理专项检查，排查管理风险，及时整改存在的问题；（六）负责财务印章使用的审核把关，确保印章使用符合制度规定和业务实际需求。第九条财务印章保管人职责：（一）严格遵守财务印章保管规定，实行专人专管、专柜保管，严禁委托他人代管（经批准的特殊情况除外）；（二）妥善保管财务印章及保管设备（如保险柜）的钥匙、密码，严禁泄露密码或转借钥匙；（三）严格按照审批权限和使用规范，审核用印申请资料的完整性、合规性，对符合要求的方可办理用印手续，并及时登记使用台账；（四）每日下班前检查财务印章的保管状态，确保印章安全存放；定期对所保管的印章进行清点核对，发现异常情况立即向财务部门负责人及分管财务领导报告；（五）配合财务印章的交接、检查、销毁等工作，办理相关手续。第十条财务印章使用人职责：（一）严格按照制度规定和业务需求，如实提交用印申请，提供完整、真实、合规的用印资料；（二）在用印过程中遵守操作规范，确保印章使用清晰、准确，不得擅自涂改、伪造用印凭证；（三）对用印后的资料妥善保管，及时归档，防止资料遗失或泄露；（四）发现财务印章使用过程中存在异常情况或违规行为，立即向财务部门负责人报告。第十一条行政部门职责：（一）协助财务部门办理财务印章的刻制、备案、注销等行政手续，选择具备合法资质的刻制机构；（二）配合财务部门做好财务印章管理的监督检查工作，提供必要的行政支持。第十二条法务部门职责：（一）负责对财务印章管理制度及相关实施细则进行法律审核，确保符合国家法律法规要求；（二）对涉及重大合同、融资业务等重大财务印章使用事项的法律文件进行审核，防范法律风险；（三）协助处理因财务印章使用不当引发的法律纠纷。第十三条各业务部门职责：（一）配合财务部门做好财务印章使用的审核工作，提供业务相关的证明资料；（二）加强本部门员工对财务印章使用规范的学习，确保在业务开展过程中遵守公司财务印章管理规定；（三）对本部门业务涉及的财务用印资料妥善保管，及时归档。第三章财务印章的刻制、启用与备案第十四条财务印章刻制实行审批制，严禁任何部门或个人擅自刻制财务印章。确需刻制财务印章的，按以下流程办理：（一）申请：财务部门根据业务发展需要，填写《财务印章刻制申请表》，注明印章名称、规格、用途、使用范围等信息，附相关业务需求说明，经财务部门负责人审核签字后，报分管财务领导审核；（二）审批：分管财务领导审核通过后，报公司主要负责人审批；涉及分支机构财务印章刻制的，还需经分支机构负责人审核后再上报；（三）刻制：审批通过后，由行政部门会同财务部门选择具备合法资质的刻制机构进行刻制，刻制过程需全程跟踪监督，确保印章规格、样式符合规定；（四）验收：印章刻制完成后，财务部门组织相关人员对印章进行验收，检查印章的清晰度、完整性、合规性，验收合格后方可办理后续手续。第十五条财务印章启用前必须办理备案手续，具体要求如下：（一）财务部门负责建立财务印章备案台账，详细记录印章名称、规格、刻制机构、刻制时间、启用日期、保管人、使用范围、备案材料等信息；（二）行政部门协助财务部门向相关主管部门（如公安机关、税务机关等）办理财务印章备案手续，获取备案证明文件，备案证明文件由财务部门归档保管；（三）财务部门组织召开财务印章启用通知会议，向相关部门及人员明确印章启用时间、使用规范、保管责任等事项，确保各环节知晓并遵守。第十六条严禁在财务印章启用前使用印章，未经备案的财务印章不得用于任何财务业务。第四章财务印章的保管第十七条财务印章实行专人专管、专柜保管制度，确保印章安全可控：（一）财务专用章、法定代表人印章（财务用途）实行分开保管制度，由两名不同的财务人员分别保管，严禁一人同时保管这两类印章；（二）发票专用章由负责发票管理的财务人员专人保管；结算专用章、收讫付讫章等其他财务印章根据业务分工由指定财务人员专人保管；（三）所有财务印章均需存放于专用保险柜内，保险柜需设置复杂密码，钥匙和密码由保管人专人保管，密码定期更换（每季度至少更换一次），更换记录留存归档；（四）财务印章保管场所需具备防火、防盗、防潮、防磁等安全条件，严禁将印章存放于无安全防护措施的桌面、抽屉等位置，严禁携带印章离开公司办公区域（经批准的特殊情况除外）。第十八条财务印章保管人因出差、休假等原因无法履行保管职责的，需提前办理印章交接手续：（一）保管人填写《财务印章交接申请表》，注明交接原因、交接期限、交接印章名称等信息，经财务部门负责人审核批准；（二）在财务部门负责人的监交下，交接双方核对印章信息，确认无误后填写《财务印章交接清单》，详细记录印章名称、规格、数量、保管状态、交接时间、交接双方及监交人签字等信息；（三）交接完成后，《财务印章交接清单》由财务部门归档保管，期间由接任人履行保管职责；保管人返回岗位后，按相同流程办理交接归还手续。第十九条财务印章保管人岗位变动时，必须办理完整的印章交接手续，未办理交接手续的，不得离岗。第二十条财务部门每月组织一次财务印章保管情况检查，核对印章数量、保管状态与备案台账是否一致，检查保管场所的安全条件，发现问题及时整改并上报；每季度开展一次全面的财务印章保管专项检查，形成检查报告，报分管财务领导审核。第五章财务印章的使用第二十一条财务印章使用实行申请审批制，严格按照“申请-审核-审批-用印-登记”的流程办理，确保用印合规、可追溯：（一）申请：用印人填写《财务印章使用申请表》，注明用印事由、印章名称、用印份数、使用范围、相关业务凭证编号等信息，附相关业务资料（如合同、发票、付款申请单、银行结算凭证等），经所在部门负责人审核签字后，提交财务部门；（二）审核：财务部门经办人对用印申请资料的完整性、真实性、合规性进行审核，重点核查业务的真实性、相关审批手续的完整性、用印资料的规范性等，审核通过后签字确认，报财务部门负责人审核；（三）审批：财务部门负责人对用印申请进行进一步审核，根据用印业务的重要程度和金额大小履行相应的审批权限；重大用印事项（如单笔支付金额超过公司最近一期经审计净资产5%的付款、重大融资合同签章、对外担保业务签章等）需经分管财务领导及公司主要负责人审批；（四）用印：审批通过后，用印人将《财务印章使用申请表》及相关资料提交印章保管人，保管人再次核对审批手续的完整性和资料的合规性，确认无误后，在指定位置规范用印，确保印章清晰、端正、完整，不得压盖关键信息；（五）登记：印章保管人在用印完成后，及时在《财务印章使用台账》中登记，详细记录用印日期、用印事由、印章名称、用印份数、用印人、审批人、保管人等信息，用印人签字确认。第二十二条财务印章使用需严格遵守以下规范：（一）严禁在空白凭证、空白合同、空白介绍信等空白文件上加盖财务印章；确因特殊业务需要（如银行结算业务）在空白凭证上加盖印章的，需经分管财务领导及公司主要负责人审批，明确使用范围和限额，并由专人跟踪管理，使用完毕后及时核销剩余空白凭证；（二）财务印章使用必须与业务实际相符，严禁为无关业务或虚假业务加盖印章；（三）同一业务涉及多枚财务印章的，需分别履行审批和用印流程，逐一登记；（四）用印过程中如发现印章模糊、损坏等情况，应立即停止使用，及时向财务部门负责人报告，申请重新刻制或修复，不得擅自使用损坏的印章；（五）严禁转借、挪用财务印章，严禁擅自将财务印章带出公司办公区域使用；确需带出使用的，需填写《财务印章外带使用申请表》，经分管财务领导及公司主要负责人审批，由两名以上财务人员陪同，确保印章安全可控，使用完毕后立即归还并登记。第二十三条不同类型财务印章的使用范围明确如下：（一）财务专用章：主要用于银行结算业务（如银行汇票、支票、电汇凭证等）、财务报表签章、纳税申报资料签章、财务凭证审核签章等；（二）法定代表人印章（财务用途）：主要配合财务专用章使用于银行结算业务、重大财务合同签章、融资业务签章等；（三）发票专用章：仅用于公司开具发票、增值税专用发票抵扣联等发票相关业务的签章；（四）结算专用章：主要用于内部资金结算、往来款项核对等内部财务业务的签章；（五）现金收讫章、现金付讫章：分别用于现金收款业务和现金付款业务的签章，确认款项已收讫或付讫；（六）银行收讫章、银行付讫章：分别用于银行收款业务和银行付款业务的签章，确认款项已通过银行收讫或付讫。第二十四条用印后的相关资料由用印部门及时整理归档，财务部门对用印资料的归档情况进行监督检查，确保资料完整留存。第六章财务印章的交接第二十五条财务印章交接包括保管人岗位变动交接、临时交接、分支机构间交接等情形，所有交接均需遵循“监交、核对、登记”的原则，确保责任明确、信息准确。第二十六条财务印章交接流程如下：（一）交接申请：交接人提前3个工作日填写《财务印章交接申请表》，注明交接原因、交接印章名称、交接时间、交接双方信息等，经所在部门负责人审核批准；（二）监交安排：财务部门负责人指定监交人（一般为财务部门分管领导或主管人员），监交人负责全程监督交接过程；（三）核对盘点：交接双方在监交人的监督下，对交接的财务印章进行逐一核对，检查印章的完整性、保管状态，核对印章备案台账与实际印章是否一致，确认无误后形成《财务印章交接清单》；（四）签字确认：交接双方及监交人在《财务印章交接清单》上签字确认，明确交接责任；（五）资料归档：《财务印章交接申请表》《财务印章交接清单》及相关印章备案资料由财务部门归档保管，同时更新财务印章管理台账中的保管人信息。第二十七条交接过程中如发现印章缺失、损坏、与台账不符等异常情况，交接双方及监交人需立即查明原因，形成书面报告，报财务部门负责人及分管财务领导处理，未处理完毕前不得完成交接。第二十八条分支机构财务印章交接除遵循上述流程外，还需报公司财务部门备案，交接完成后将《财务印章交接清单》复印件报送公司财务部门归档。第七章财务印章的停用与销毁第二十九条出现以下情形之一的，财务印章需停止使用：（一）公司名称变更、法定代表人变更的；（二）财务印章损坏、磨损严重无法正常使用的；（三）业务调整导致印章使用范围消失的；（四）分支机构撤销、合并的；（五）其他需要停用的情形。第三十条财务印章停用流程如下：（一）申请：财务部门填写《财务印章停用申请表》，注明印章名称、停用原因、停用时间、保管人等信息，附相关证明材料（如名称变更证明、印章损坏照片等），经财务部门负责人审核签字后，报分管财务领导审核；（二）审批：分管财务领导审核通过后，报公司主要负责人审批；（三）公示：审批通过后，财务部门在公司内部发布财务印章停用通知，明确停用印章的名称、停用时间及后续业务用印要求，确保相关部门知晓；（四）封存保管：停用后的财务印章由财务部门指定专人封存保管，存放于专用保险柜内，贴上封存标签，注明封存日期、封存人等信息，严禁再次使用；（五）台账更新：财务部门及时更新财务印章管理台账，记录印章停用状态、封存时间、封存人等信息。第三十一条停用后的财务印章需按规定及时销毁，销毁流程如下：（一）申请：财务部门填写《财务印章销毁申请表》，注明印章名称、数量、停用时间、销毁原因等信息，附《财务印章停用申请表》及相关证明材料，经财务部门负责人审核签字后，报分管财务领导及公司主要负责人审批；（二）组织销毁：审批通过后，由财务部门牵头，行政部门协助，组织两名以上专人负责销毁工作，选择合法合规的销毁方式（如粉碎、熔铸等），确保印章彻底销毁无法恢复使用；（三）监销记录：销毁过程需有监交人（一般为财务部门负责人或法务部门人员）全程监督，销毁完成后，销毁人、监交人在《财务印章销毁记录表》上签字确认，详细记录销毁时间、地点、方式、印章名称、数量等信息；（四）资料归档：《财务印章销毁申请表》《财务印章销毁记录表》及相关印章停用、备案资料由财务部门归档保管，同时更新财务印章管理台账，注明印章已销毁。第三十二条涉及公安机关、税务机关等主管部门备案的财务印章，销毁前需向相关部门办理注销备案手续，获取注销备案证明文件，注销备案证明文件由财务部门归档保管。第三十三条严禁任何部门或个人擅自销毁财务印章，未按规定流程销毁的，将追究相关人员责任。第八章财务印章的监督检查第三十四条公司建立健全财务印章监督检查机制，确保管理制度的有效执行，监督检查包括日常监督、专项检查和外部监督：（一）日常监督：财务部门负责人对财务印章的保管、使用、交接等环节进行日常监督，定期抽查财务印章使用台账和相关资料，及时发现并纠正存在的问题；（二）专项检查：公司每季度组织一次财务印章管理专项检查，由财务部门牵头，行政、法务等部门配合，重点检查财务印章管理制度执行情况、印章保管安全情况、用印审批合规情况、台账记录完整情况等，形成专项检查报告，报公司主要负责人和分管财务领导，对检查发现的问题制定整改方案，明确整改责任人及整改期限，跟踪整改落实情况；（三）外部监督：接受税务机关、审计机构、金融机构等外部单位的监督检查，积极配合提供相关资料，及时落实整改要求。第三十五条财务部门建立财务印章管理问题整改台账，对监督检查中发现的问题逐一登记，跟踪整改进度，确保问题整改到位，整改完成后及时销号。第三十六条鼓励员工对财务印章管理中的违规行为进行举报，公司对举报人员信息严格保密，对举报属实的给予适当奖励。第九章责任追究第三十七条对在财务印章管理和使用过程中，违反本制度规定的部门及人员，公司将根据情节轻重、造成损失或影响的大小，采取相应的责任追究措施。第三十八条有下列情形之一的，给予相关责任人批评教育、通报批评，并处以相应的经济处罚，扣减相应绩效分值：（一）未按规定办理财务印章刻制、启用、备案手续的；（二）未按规定保管财务印章，如未存放于专用保险柜、泄露保管密码、转借钥匙的；（三）用印前未严格审核资料，导致用印资料不完整、不合规的；（四）未按规定登记财务印章使用台账、交接台账的；（五）未按规定办理财务印章交接手续的；（六）停用印章未按规定封存保管的；（七）拒绝配合财务印章监督检查工作的。第三十九条有下列情形之一的，给予相关责任人岗位调整、降职处理，并处以较重的经济处罚；造成公司经济损失的，依法追究赔偿责任：（一）擅自刻制、启用、