2026年生物科技服务公司采购价格管理制度

2026年生物科技服务公司采购价格管理制度第一章总则第一条为规范公司采购价格管理工作，建立科学、合理的采购价格管控机制，有效控制采购成本，保障采购物资质量与价格的平衡，提升公司生物科技服务业务（含技术研发服务、实验检测服务、技术咨询服务等）的经营效益，依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《企业内部控制基本规范》等相关法律法规及公司采购管理制度、财务管理制度，结合公司经营实际，制定本制度。第二条本制度所称采购价格管理，是指公司对各类采购物资（含实验试剂、检测仪器、耗材、核心零部件、设备配件等，涵盖国产及进口物资）的价格调研、询价比价、定价审批、合同价格约定、付款价格管控、价格监控审计等全流程管理活动。第三条本制度适用于公司所有涉及采购业务的部门及人员，包括采购部门、使用部门（研发部门、实验检测部门等）、财务部门、法务部门、审计部门、仓储部门等，覆盖公司经营所需各类物资的采购价格管理工作。第四条采购价格管理遵循以下基本原则：（一）合法合规原则：严格遵守国家相关法律法规，遵循公平、公正、公开的市场交易规则，杜绝不正当价格竞争、商业贿赂等违规行为；（二）质价匹配原则：以保障物资质量为前提，追求合理价格，实现质量与价格的最优平衡，杜绝以牺牲质量为代价的低价采购；（三）成本最优原则：通过充分市场调研、多方询价比价、优化采购策略等方式，合理控制采购成本，提升采购资金使用效益；（四）流程规范原则：明确采购价格管理各环节的操作标准、审批权限及责任主体，确保价格管理全流程规范有序、可追溯；（五）动态管控原则：密切跟踪市场价格波动情况，及时调整采购价格策略，建立灵活的价格动态调整机制；（六）保密可控原则：对采购价格相关的商业秘密（如供应商报价、定价策略、成本构成等）严格保密，防范信息泄露导致的价格风险。第五条公司建立“采购牵头实施、财务审核监督、审计专项稽查、相关部门协同配合”的采购价格管理体系，确保采购价格管控工作落地见效。第二章职责分工第六条采购部门职责：（一）负责牵头开展采购价格管理全流程工作，包括市场价格调研、供应商询价、比价分析、价格谈判、定价建议等；（二）负责建立并维护供应商价格信息档案，收集、整理各类物资的市场价格数据，动态更新价格信息库；（三）负责根据市场价格情况及采购需求，制定合理的采购价格策略，提出定价申请，按审批权限上报审批；（四）负责在采购合同中明确价格条款，确保价格约定清晰、合规，防范价格争议；（五）负责跟踪采购价格执行情况，及时发现价格异常并协调处理；（六）负责配合财务部门、审计部门开展采购价格审核、稽查工作，提供相关价格资料。第七条财务部门职责：（一）负责审核采购价格的合理性、合规性，结合历史采购价格数据、市场行情、成本核算标准等，提出价格审核意见；（二）负责建立采购价格财务审核标准，对采购价格与预算的匹配性进行审核，控制采购资金支出；（三）负责跟踪采购付款价格与合同约定价格的一致性，确保付款金额准确无误；（四）负责定期开展采购价格成本分析，汇总采购价格数据，为公司经营决策提供财务支撑；（五）负责配合审计部门开展采购价格专项审计，提供相关财务数据及账务资料。第八条使用部门职责：（一）负责准确提报采购需求，明确物资的技术参数、质量标准、使用时限等要求，为价格调研和定价提供清晰依据；（二）负责参与采购价格调研工作，提供所采购物资的技术特性、行业价格水平等相关信息；（三）负责对采购价格的合理性提出意见，协助采购部门评估价格与质量的匹配度；（四）负责反馈所采购物资在使用过程中的质量情况，为价格调整及供应商评价提供依据。第九条法务部门职责：（一）负责审核采购合同中价格条款的合法性、合规性，防范价格相关的法律风险；（二）负责为采购价格管理工作提供法律咨询支持，协助处理价格争议、商业贿赂等法律纠纷；（三）负责监督采购价格管理过程中的合规性，杜绝不正当竞争行为。第十条审计部门职责：（一）负责对采购价格管理全流程开展专项审计监督，核查价格调研、询价比价、定价审批、合同执行等环节的合规性、真实性；（二）负责定期或不定期开展采购价格抽查工作，发现价格管理中的违规问题、漏洞并提出整改建议；（三）负责对采购价格异常情况进行专项稽查，追究相关责任人责任；（四）负责向管理层提交采购价格审计报告，反馈审计结果及改进建议。第十一条仓储部门职责：（一）负责配合采购部门、财务部门核实到货物资的数量、规格型号与价格对应的一致性；（二）负责及时反馈库存物资的存储损耗情况，为采购价格成本核算提供依据；（三）负责配合开展采购价格相关的库存盘点工作，确保账实相符、价实相符。第十二条管理层职责：（一）负责审定公司采购价格管理策略、定价原则及重大采购项目的价格；（二）负责审批采购价格管理相关的重大事项，如大额采购价格、特殊物资定价、价格调整方案等；（三）负责监督采购价格管理制度的执行情况，协调解决价格管理过程中的重大问题；（四）负责审定采购价格审计报告及整改方案，推动问题整改落实。第三章采购价格调研与信息管理第十三条价格调研范围与内容：（一）采购部门需对所有采购物资开展市场价格调研，重点覆盖高频采购物资、大额采购物资、特殊技术要求物资及进口物资；（二）调研内容包括但不限于：物资的市场供需情况、主流供应商报价、历史采购价格、成本构成（如原材料成本、加工成本、运输成本、关税等，进口物资需包含汇率影响因素）、行业价格趋势、政策调控对价格的影响等。第十四条价格调研方式与频率：（一）调研方式：采用线上查询、行业展会咨询、供应商实地走访、同行交流、委托第三方调研等多种方式开展，确保调研数据全面、真实；（二）调研频率：高频采购物资（如常用实验耗材）每月至少开展1次价格调研；大额采购物资、特殊技术物资每季度至少开展1次价格调研；进口物资需结合汇率波动、国际市场变化动态开展调研，至少每季度1次；年度末开展全面的采购价格市场调研，形成年度价格分析报告。第十五条价格信息库建设与维护：（一）采购部门负责建立采购价格信息库，录入各类物资的基础信息（名称、规格型号、技术参数）、供应商信息、市场调研价格、历史采购价格、当前定价标准、价格有效期等内容；（二）价格信息库实行动态更新机制，采购部门需在每次价格调研完成后3个工作日内更新相关数据；对于价格波动较大的物资，需实时更新价格信息；（三）价格信息库需设置访问权限，仅限相关授权人员查询、使用，严禁向外部人员或无关人员泄露库内信息；（四）采购部门需定期对价格信息库进行整理、归档，确保信息的完整性、准确性和可追溯性。第十六条价格信息共享与使用：（一）采购价格信息库对采购部门、财务部门、审计部门、使用部门等相关授权部门开放共享，为采购决策、价格审核、审计监督提供数据支撑；（二）采购部门在制定采购计划、开展询价比价时，需优先参考价格信息库数据；财务部门在审核采购价格时，需结合信息库历史价格进行对比分析；审计部门在开展价格审计时，需以信息库数据为重要参考依据。第四章采购定价管理核心流程第一节询价与比价管理第十七条询价管理：（一）采购部门在启动采购工作后，需向符合资质要求的供应商发出询价通知，询价通知需明确物资名称、规格型号、技术参数、质量标准、数量、交货期、付款方式、报价有效期等核心要求；（二）询价对象选择标准：常规采购物资需至少向3家合格供应商询价；大额采购物资（X元及以上）、特殊技术要求物资需至少向5家合格供应商询价；进口物资需结合国际市场供应商资源，至少向3家具备进口资质的合格供应商询价；（三）严禁采购人员向供应商泄露其他供应商的报价信息，严禁与供应商串通操纵价格，确保询价过程公平、公正。第十八条比价分析：（一）采购部门在收集齐供应商报价后，需在3个工作日内开展比价分析，形成《采购比价分析报告》；（二）比价分析内容包括：各供应商报价金额、价格构成（含运输费、税费、安装调试费等）、付款条件、交货期、质量标准、售后服务、供应商资质及信誉等；对于进口物资，还需对比汇率、关税、报关费用等相关成本；（三）比价分析需遵循质价匹配原则，不仅关注报价高低，还需综合评估供应商的供应能力、质量保障水平、售后服务质量等，避免单纯以价格为唯一选择标准；（四）对于报价差异较大的情况，采购部门需向供应商核实差异原因，必要时开展二次询价或现场考察，确保比价分析的准确性。第二节定价原则与审批第十九条定价基本原则：（一）市场导向原则：以市场公允价格为基础，结合物资质量、采购数量、付款条件等因素确定采购价格；（二）批量优惠原则：对于采购数量较大的物资，可与供应商协商享受批量采购优惠，降低单位采购价格；（三）长期合作优惠原则：对于长期稳定合作、履约能力强、质量保障好的供应商，可协商确定长期合作优惠价格；（四）成本加成原则：对于特殊定制物资、市场竞争不充分的物资，可在核实供应商成本构成的基础上，协商确定合理的利润率，形成采购价格；（五）进口物资定价原则：综合考虑国际市场报价、汇率、关税、报关费用、运输费用、保险费用等因素，合理确定进口采购价格，同时预留一定的汇率波动风险准备金。第二十条价格审批权限：（一）小额采购价格（单次采购金额X元以下）：由采购部门负责人根据比价分析结果审批确定，报财务部门备案；（二）中额采购价格（单次采购金额X元-X元）：由采购部门提出定价建议，附《采购比价分析报告》，经财务部门审核后，报管理层审批确定；（三）大额采购价格（单次采购金额X元以上）：由采购部门组织专项比价分析，邀请财务部门、使用部门、法务部门共同参与评估，形成定价方案，附详细的比价分析报告、市场调研数据等资料，经管理层集体决策审批确定；（四）特殊物资采购价格（如独家代理、特殊定制、进口稀缺物资）：由采购部门牵头组织专项论证，邀请技术专家、财务专家参与，形成定价论证报告，经管理层审批后确定；（五）紧急采购价格：因业务紧急需求开展的紧急采购，可简化询价比价流程，但需至少向2家合格供应商询价，由采购部门负责人审核后报管理层特批，采购后3个工作日内补齐相关比价分析及审批资料。第二十一条价格审批流程：（一）采购部门完成询价比价后，填写《采购价格审批表》，附《采购比价分析报告》、供应商报价单、市场调研数据等相关资料；（二）将《采购价格审批表》及相关资料按审批权限提交至相关部门或管理层审核审批；（三）审核审批人员需在3个工作日内完成审核审批，对不符合要求的，退回采购部门补充完善；（四）价格审批通过后，采购部门方可与供应商签订采购合同，明确约定审批确定的采购价格。第三节合同价格管理第二十二条价格条款约定：（一）采购合同中需明确约定采购价格，包括单价、总价、价格包含的费用范围（如运输费、税费、安装调试费等）；对于进口物资，还需明确结算货币、汇率约定、关税承担方等；（二）价格条款需明确价格有效期，对于长期采购合同，可约定价格调整机制，明确价格调整的触发条件（如市场价格波动超过X%、原材料价格大幅变动等）、调整流程及幅度限制；（三）合同中需明确付款方式、付款时间与价格的关联，如预付款比例、进度款支付条件、尾款支付要求等，避免因付款问题产生价格争议；（四）对于存在质量保证金的采购项目，需明确质量保证金金额、扣除条件及返还时间，确保价格与质量保障挂钩。第二十三条合同价格审核：（一）采购合同签订前，法务部门需审核价格条款的合法性、合规性，确保无法律风险；（二）财务部门需审核合同价格与审批确定的价格是否一致，付款条款是否符合公司财务管理制度，确保资金支出合规；（三）审核通过后，合同方可签订；未经价格审批或价格条款审核不合格的，严禁签订采购合同。第四节付款价格管控第二十四条付款价格审核：（一）财务部门在办理采购付款时，需严格审核付款金额与采购合同约定价格、验收合格证明、入库单、发票等资料的一致性；（二）审核内容包括：发票金额是否与合同价格一致、付款金额是否符合付款条款约定、物资数量与价格的匹配性等；对于进口物资，还需审核汇率结算金额、关税支付凭证等；（三）对不符合付款条件或价格存在异常的，财务部门有权拒绝付款，并及时向采购部门及管理层反馈。第二十五条价格争议处理：（一）若付款过程中发现价格争议（如发票价格与合同价格不符、供应商擅自提价等），财务部门需立即暂停付款，通知采购部门核实处理；（二）采购部门需在3个工作日内与供应商沟通核实，查明争议原因，提出处理方案（如要求供应商更正发票、协商调整价格、追究违约责任等）；（三）争议处理完成后，采购部门需将处理结果及相关证明资料提交财务部门，财务部门审核通过后再办理付款手续。第五章采购价格动态管控与调整第二十六条价格动态监控：（一）采购部门需密切跟踪市场价格波动情况，定期对比采购价格与市场价格，每月形成《采购价格动态监控报告》，分析价格差异及原因，报财务部门、管理层备案；（二）财务部门需每季度开展采购价格成本分析，对比历史采购价格、预算价格与实际采购价格，评估采购成本控制效果，提出成本优化建议；（三）对于价格波动较大的物资（如月度价格波动超过X%），采购部门需及时开展专项调研，分析波动原因，评估对采购成本的影响，并提出应对措施。第二十七条价格调整条件：出现以下情况之一，可申请调整采购价格：（一）市场价格发生重大波动，导致当前采购价格与市场公允价格差异超过X%；（二）原材料价格大幅上涨或下跌，影响供应商成本，供应商提出合理的价格调整申请；（三）采购数量发生重大变化，符合批量优惠条件；（四）长期采购合同中约定的价格调整触发条件达成；（五）因政策调整（如关税调整、汇率大幅波动、环保政策变化等）导致采购成本发生重大变化；（六）其他不可预见的重大因素导致采购价格需要调整的情况。第二十八条价格调整流程：（一）价格调整申请：由采购部门或供应商提出价格调整申请，说明调整原因、调整幅度、调整依据（如市场价格数据、原材料价格证明、政策文件等），填写《采购价格调整申请表》；（二）审核评估：采购部门对调整申请进行核实，开展比价分析，形成价格调整评估报告，提交财务部门审核；大额价格调整（调整金额X元以上）需组织相关部门开展专项评估；（三）审批确定：价格调整申请及评估报告按原价格审批权限上报审批；审批通过后，采购部门与供应商签订价格调整补充协议，明确调整后的价格及执行时间；（四）备案归档：价格调整完成后，采购部门需将《采购价格调整申请表》、评估报告、补充协议等资料整理归档，并更新价格信息库，同步至财务部门、仓储部门等相关部门。第二十九条价格异常处理：（一）若发现采购价格明显高于市场公允价格、供应商擅自提价、采购人员与供应商串通操纵价格等异常情况，任何部门或个人均可向审计部门或管理层举报；（二）审计部门接到举报或在审计过程中发现价格异常后，需在5个工作日内启动专项稽查，查明异常原因、责任主体；（三）对于查实的价格异常问题，审计部门需提出整改建议，追究相关责任人责任；涉及违规违纪的，按公司相关规定处理；涉及违法的，移交司法机关处理；（四）采购部门需根据整改建议及时调整采购价格，更换不合格供应商，完善价格管控流程，防范类似问题再次发生。第六章采购价格档案管理与保密第三十条价格档案管理：（一）采购部门负责建立健全采购价格档案管理制度，对采购价格相关的各类资料进行系统整理、归档，包括市场调研数据、供应商报价单、《采购比价分析报告》、《采购价格审批表》、采购合同及补充协议、价格调整资料、付款凭证等；（二）价格档案需按采购项目、物资类别、时间顺序分类归档，确保资料完整、规范、可追溯；电子档案与纸质档案同步留存，电子档案需定期备份；（三）价格档案的保管期限至少为3年，涉及大额采购、特殊采购的档案保管期限至少为5年；超过保管期限的档案，按公司档案管理规定办理销毁手续；（四）相关部门因工作需要查阅价格档案的，需履行审批手续，凭授权查阅，严禁擅自复制、摘抄档案内容。第三十一条保密管理要求：（一）参与采购价格管理的相关人员，需严格遵守公司保密制度，对采购价格信息库数据、供应商报价、定价策略、成本构成、价格谈判细节等商业秘密严格保密；（二）严禁向供应商或无关人员泄露其他供应商的报价信息、公司的底价预期、价格审批流程等敏感信息；严禁利用涉密信息谋取私利；（三）采购部门、财务部门、审计部门等相关部门需加强对价格信息的安全防护，设置严格的访问权限，定期检查信息安全情况，防范信息泄露；（四）相关人员离职时，需按规定交还所有涉及采购价格的涉密资料，办理保密交接手续，签订离职保密承诺书，不得携带或泄露涉密信息。第七章考核与奖惩第三十二条考核机制：（一）公司将采购价格管理工作纳入采购部门、相关部门及人员的绩效考核体系，考核周期分为季度、年度；（二）考核指标主要包括：采购价格合规率、采购成本控制率（实际采购价格与预算价格的差异率）、价格调研及时性与准确性、询价比价规范性、价格异常问题处理及时性、档案管理完整性、保密工作执行情况等；（三）考核实施由人力资源部门牵头，财务部门、审计部门、采购部门配合，根据价格管理工作记录、审计报告、成本分析数据等进行客观评分；（四）考核结果及时反馈给相关部门及人员，针对考核中发现的问题，帮助制定改进计划，提升价格管理水平。第三十三条奖励措施：对在采购价格管理工作中表现突出的部门及个人，公司给予以下奖励：（一）采购部门年度采购成本控制达标（实际采购成本低于预算成本X%），且价格管理合规率达到100%的，给予部门年度绩效奖金上浮15%-25%；（二）采购人员通过优化采购策略、精准比价谈判等方式，为公司节约采购成本显著的（单次节约成本X元以上或年度节约成本X元以上），给予专项现金奖励，奖励金额为节约成本的5%-10%；（三）相关人员及时发现重大价格异常问题、举报商业贿赂等违规行为，避免公司经济损失的，给予专项奖励