2026年生物科技服务公司销售合同管理制度

2026年生物科技服务公司销售合同管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司销售合同管理工作，明确销售合同全生命周期管理流程，防范合同签订、履行过程中的法律风险与经营风险，保障公司与客户的合法权益，提升合同履约效率与经营效益，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国公司法》等相关法律法规，结合公司生物科技服务业务特性及经营管理实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有销售合同的订立、审核、签订、履行、变更、解除、归档及争议处理等全流程管理工作。本制度所称销售合同，是指公司与客户签订的各类生物科技服务相关合同，包括但不限于实验检测服务合同、技术研发外包合同、生物试剂耗材销售合同、技术咨询服务合同等。公司各职能部门、各业务团队及全体员工在开展销售合同相关工作时，均需遵守本制度规定。第三条核心原则（一）合法合规原则。销售合同的订立、履行、变更、解除等行为必须严格遵守相关法律法规及行业监管要求，确保合同内容合法、流程合规。（二）平等自愿原则。签订销售合同应遵循平等互利、协商一致的原则，不得强迫对方签订合同，保障合同双方的合法权益。（三）风险可控原则。建立全流程合同风险防控机制，对合同主体资质、条款内容、履约能力等进行严格审核，提前识别并防范潜在风险。（四）权责明晰原则。明确各部门在销售合同管理中的职责分工，建立“销售部主导、法务部审核、财务部协同、相关部门配合”的工作机制，确保各项管理要求落地执行。（五）高效便捷原则。在保障风险可控的前提下，优化合同管理流程，提升合同审核、签订效率，保障业务顺利推进。第四条制度管理本制度由公司法务部牵头制定、修订与解释。销售部、财务部等相关部门可根据业务实际提出修订建议，经法务部汇总审核、公司管理层审批后发布实施。本制度自发布之日起施行，原有相关销售合同管理规定与本制度不一致的，以本制度为准。法务部负责本制度执行情况的日常监督与效果评估。第二章组织职责第五条公司管理层作为销售合同管理的决策机构，主要职责包括：审定销售合同管理制度及相关配套细则；审批重大销售合同（如单笔合同金额超过规定标准、涉及核心技术服务、存在重大风险的合同）；协调解决合同管理中的重大争议与问题；监督合同管理制度的执行情况及重大合同的履行情况。第六条销售部作为销售合同管理的主导部门，具体职责包括：负责客户开发与对接，核实客户主体资质、履约能力等基础信息；根据客户需求及公司业务标准，起草销售合同文本；组织合同洽谈与协商工作，确保合同条款符合双方意愿；按审批流程提交合同审核与签订申请；负责合同履行的跟踪与推进，及时协调解决履行过程中的一般问题；收集客户反馈，配合处理合同相关争议；负责合同相关资料的初步整理与提交归档。第七条法务部负责销售合同的法律审核与风险防控，主要职责包括：制定并优化销售合同标准文本，明确核心条款与风险防控要点；对销售合同的主体资质、条款内容、法律风险等进行全面审核，提出审核意见；协助销售部修改完善合同条款，规避法律风险；参与重大销售合同的洽谈与协商，提供法律专业支持；负责合同争议的法律处理，制定维权方案（包括协商、仲裁、诉讼等）；监督销售合同履行的合规性，跟踪重大风险合同的履约情况；负责销售合同的归档管理与台账维护。第八条财务部负责销售合同的财务审核与资金管理，主要职责包括：审核销售合同中的价款条款、付款方式、结算周期等财务相关内容，评估财务风险；根据合同约定及履约情况，办理款项收取、发票开具等财务手续；跟踪合同款项支付进度，对逾期款项进行催收；配合销售部、法务部处理合同履行中的财务相关争议；对销售合同的财务效益进行分析。第九条技术部/产品部负责销售合同中的技术相关内容审核，主要职责包括：审核合同中涉及的生物科技服务技术标准、服务范围、验收指标等技术条款，确保条款符合公司技术能力与服务标准；提供技术支持，协助销售部与客户协商确定技术相关条款；跟踪合同履行过程中的技术服务实施情况，及时解决技术层面的问题；参与技术类合同争议的处理，提供技术依据。第十条其他相关部门行政部负责合同用章的管理，按审批流程规范使用公章；仓储物流部（如有）负责根据销售合同约定，配合完成生物试剂耗材的仓储、物流配送等工作；各相关部门根据合同履行需要，配合完成相应工作，确保合同顺利履约。第三章合同起草与审核第二十一条合同起草规范（一）文本选用。销售合同应优先使用法务部制定的标准合同文本。若客户有特殊要求，需在标准文本基础上进行修改，或使用客户提供的合同文本，需重点审核修改内容及客户文本的合法性与合规性。（二）核心条款。销售合同应明确包含以下核心条款：合同双方基本信息（名称、地址、联系方式、法定代表人/授权代表人等）；服务/产品名称、规格、数量、质量标准及服务范围；价款及支付方式、支付周期；履行期限、履行地点及履行方式；验收标准与验收流程；保密条款（针对生物科技服务涉及的技术秘密、客户数据等）；知识产权归属与保护条款；违约责任（明确双方违约情形及赔偿标准）；争议解决方式（约定诉讼或仲裁机构）；合同生效条件、变更与解除条款等。（三）内容要求。合同文本内容应准确、严谨、无歧义，语言通俗易懂，条款约定明确具体，具有可操作性。不得约定违反法律法规、公序良俗的内容，不得损害公司合法权益。第二十二条合同审核流程（一）提交审核。销售部完成合同起草后，填写《销售合同审核申请表》，附上合同文本及客户主体资质证明（营业执照、授权委托书等），按以下流程提交审核：销售部负责人审核→技术部/产品部审核（涉及技术条款的）→财务部审核→法务部审核。（二）部门审核。各审核部门需在规定时限内完成审核，提出明确的审核意见：销售部负责人审核合同条款是否符合业务需求及公司利益；技术部/产品部审核技术条款的可行性与合规性；财务部审核财务条款的合理性与风险；法务部审核合同主体资质的合法性、条款内容的合规性、风险防控的完整性，提出法律意见及修改建议。（三）修改完善。销售部根据各部门审核意见，与客户协商修改合同文本，修改完成后重新提交审核，直至所有审核部门无异议。若审核部门与销售部对条款存在争议，无法协商一致，提交公司管理层协调解决。（四）重大合同审批。单笔合同金额超过规定标准、涉及核心技术服务、存在重大风险的合同，经各部门审核通过后，需提交公司管理层审批，审批通过后方可进入签订环节。具体重大合同认定标准由法务部会同财务部制定，报公司管理层审批后执行。第四章合同签订与履行第二十三条合同签订规范（一）签订前核实。合同签订前，销售部需再次核实合同文本与审核通过的版本一致，客户主体资质真实有效，授权代表人的授权委托书合法合规。法务部对签订前的最终文本进行复核确认。（二）签字盖章。合同应由双方法定代表人或授权代表人签字，并加盖双方公章或合同专用章。公司公章/合同专用章的使用需严格遵守行政部用章管理规定，经相关负责人审批后，由专人负责盖章。签订后的合同需确保各份文本内容一致，签字盖章完整。（三）合同份数。合同签订份数根据实际需求确定，至少保证公司留存两份（销售部留存一份用于履约跟踪，法务部留存一份归档），客户留存一份，涉及其他部门的，按需额外留存。第二十四条合同履行跟踪（一）履约计划。销售部应根据合同约定，制定详细的履约计划，明确各阶段履约任务、责任人员及完成时限，确保合同按时、按质履行。（二）过程跟踪。销售部负责全程跟踪合同履行情况，及时与客户及公司内部相关部门沟通对接，掌握服务实施进度、款项支付进度、验收情况等。对履行过程中出现的问题，及时协调解决；无法解决的，及时上报公司管理层及法务部。（三）技术服务保障。技术部/产品部需按照合同约定及履约计划，提供相应的技术支持与服务，确保技术服务符合合同约定标准。若客户提出技术变更需求，需按合同变更流程办理。（四）款项收取。财务部根据合同约定及销售部提供的履约进度证明，及时办理发票开具、款项收取手续。对逾期未支付的款项，财务部应及时通知销售部进行催收，销售部负责落实催收工作。第二十五条合同验收（一）验收准备。合同履行完毕后，销售部组织相关部门准备验收资料（如服务报告、检测数据、成果文件等），提交客户进行验收。（二）验收流程。按照合同约定的验收标准与验收流程，配合客户完成验收工作。若验收合格，需由客户出具验收合格证明；若验收不合格，需明确不合格原因，制定整改方案，及时完成整改后重新申请验收。（三）验收争议处理。若双方对验收结果存在争议，销售部应组织协商解决；协商不成的，提交法务部介入处理，按合同约定的争议解决方式推进。第五章合同变更、解除与终止第二十六条合同变更（一）变更情形。合同履行过程中，因客户需求变更、市场环境变化、政策调整或其他合理原因，需要变更合同条款的，双方可协商一致后变更合同。（二）变更流程。合同变更需由销售部发起，说明变更原因、变更内容及对合同履行的影响，附上变更协议草案，按原合同审核流程提交各部门审核。审核通过后，与客户签订书面变更协议，变更协议作为原合同的补充部分，与原合同具有同等法律效力。第二十七条合同解除（一）解除情形。出现以下情形之一的，可解除合同：双方协商一致同意解除；合同约定的解除条件成就；一方严重违约，导致合同目的无法实现；因不可抗力导致合同无法继续履行等。（二）解除流程。合同解除需由销售部发起，说明解除原因及依据，附上解除协议草案或相关证明材料，按原合同审核流程提交各部门审核。审核通过后，与客户签订书面解除协议，明确解除后的权利义务、款项结算、损失赔偿等事项。若因对方违约导致解除合同，法务部需同步评估维权方案，保障公司权益。第二十八条合同终止合同履行完毕、双方协商一致解除、依法解除或出现其他法定终止情形的，合同终止。合同终止后，销售部需整理合同履行全过程资料，提交法务部归档。财务部完成最终款项结算，法务部确认双方权利义务已结清。第六章合同归档与台账管理第二十九条合同归档规范（一）归档资料。销售合同归档资料应完整、齐全，包括但不限于：合同正本及副本、合同审核申请表、客户主体资质证明、授权委托书、审核意见表、变更/解除协议、验收证明、款项支付凭证、发票、争议处理相关资料等。（二）归档时限。合同签订完毕后，销售部需在5个工作日内将相关资料整理齐全，提交法务部归档。合同履行过程中形成的后续资料（验收证明、款项凭证等），需在资料形成后3个工作日内补充提交归档。（三）归档管理。法务部负责销售合同的集中归档管理，建立电子档案与纸质档案双重保管模式。电子档案存储于公司内部指定系统，纸质档案存放于专用档案柜，由专人负责管理。档案管理需符合公司档案管理规定，确保档案安全、完整、可追溯。第三十条合同台账管理（一）台账建立。法务部建立销售合同管理台账，实行“一户一档、一笔一记录”，详细记录合同基本信息：合同编号、合同名称、双方当事人、合同金额、履行期限、签订日期、生效日期、验收情况、款项支付情况、变更/解除情况、争议处理情况、归档状态等。（二）台账更新。法务部需根据合同履行进度及相关情况，及时更新台账信息，确保台账信息真实、准确、完整。销售部、财务部等相关部门需配合提供更新所需的信息。（三）台账使用。合同管理台账作为合同管理、风险防控、经营分析的重要依据，各相关部门可根据工作需要查阅。内部部门查阅需经法务部负责人审批，外部单位查阅需经公司管理层审批，并签订保密协议。第三十一条档案保存期限销售合同档案保存期限自合同终止之日起不少于5年。涉及重大合同、核心技术服务合同、存在争议的合同，档案保存期限延长至争议解决完毕后不少于10年。档案保存期满后，经法务部负责人审核、公司管理层审批，按公司档案管理规定进行销毁处理。第七章风险防控与争议处理第三十二条风险识别与防控公司建立销售合同全流程风险防控机制，重点识别以下风险：（一）主体风险。客户主体资质不合法、无履约能力、信用状况不佳等导致的合同无法履行或款项无法收回风险。（二）条款风险。合同条款约定不明确、不完整，或存在违反法律法规的内容，导致履行过程中产生争议，或损害公司合法权益。（三）履约风险。公司自身无法按合同约定履行义务，或客户逾期付款、拒绝验收等导致的履约纠纷。（四）知识产权风险。合同中知识产权归属约定不清，或客户侵犯公司技术秘密、知识产权等导致的法律风险。（五）保密风险。生物科技服务涉及的技术秘密、客户数据等泄露导致的损失风险。针对识别的风险，各相关部门需制定针对性防控措施：销售部严格核实客户资质，法务部强化合同条款审核，技术部加强技术秘密保护，财务部跟踪款项支付情况等。建立风险台账，明确风险等级、防控责任及整改时限，定期开展风险排查与评估。第三十三条争议处理机制（一）协商解决。合同履行过程中发生争议的，优先由销售部组织双方协商解决，力求达成一致意见，避免争议升级。协商过程中需及时与法务部沟通，获取法律支持。（二）调解/仲裁。若协商无法解决争议，可根据合同约定申请第三方调解，或向约定的仲裁机构申请仲裁。法务部负责准备仲裁相关材料，参与仲裁过程。（三）诉讼解决。若调解、仲裁无法解决，或合同未约定仲裁条款，法务部可向有管辖权的人民法院提起诉讼，通过司法途径维护公司合法权益。诉讼过程中，各相关部门需配合提供相关证据材料。争议处理完毕后，法务部需总结争议原因及处理经验，优化合同风险防控机制，完善合同标准文本。第八章考核与奖惩第三十四条考核机制公司将销售合同管理工作的执行情况纳入各部门及相关岗位员工的绩效考核体系，考核工作由人力资源部牵头，法务部、销售部、财务部配合实施。考核周期分为季度考核与年度考核，考核结果作为绩效评定、薪酬调整、评优评先、岗位调整的重要依据。（一）部门考核内容。包括合同起草审核的及时性与准确性、合同履约率、款项回收率、风险防控成效、档案归档的完整性、台账管理的规范性等。（二）员工考核内容。包括合同相关工作的合规性、责任心、问题处理的及时性与有效性、客户反馈情况等。第三十五条奖励措施对在销售合同管理工作中表现突出的部门与个人，公司给予以下奖励：（一）部门奖励。合同管理规范、履约率高、无重大合同风险、款项回收及时的部门，给予部门绩效加分、团队建设经费补贴等奖励。（二）个人奖励。严格遵守本制度，合同起草审核准确高效、成功防范重大合同风险、妥善处理合同争议挽回公司损失、推动合同管理优化的个人，给予通报表扬、专项奖金、评优评先优先等奖励。具体奖励标准由人力资源部会同财务部制定，报公司管理层审批后执行。第三十六条处罚措施对未履行或未正确履行销售合同管理职责，违反本制度规定的部门与个人，公司根据情节轻重给予以下处罚：（一）情节较轻的（如合同台账记录不完整、归档资料提交不及时、轻微违反合同起草规范等），给予批评教育、限期整改；（二）情节较重的（如未按审核流程签订合同、合同条款存在重大疏漏导致轻微损失、未及时跟踪履约导致逾期、泄露一般商业信