商务活动合同审批管理标准化模板

商务活动合同审批管理标准化模板一、适用范围与典型应用场景采购类合同（原材料、设备、服务等采购）销售类合同（产品销售、服务提供）合作类合同（项目合作、代理、联营）服务类合同（咨询、设计、运维等）其他需通过正式合同明确双方权利义务的商务活动二、标准化审批流程步骤详解步骤1：合同发起与材料准备发起部门：业务部门根据合作需求，起草合同文本，填写《合同审批表》（见模板表单）。必备材料：合同草案（需明确合同标的、数量、金额、履行期限、违约责任等核心条款）；合作方主体资格证明（如营业执照复印件、授权委托书等，需加盖对方公章）；业务背景说明（如立项批复、需求申请单、招投标文件等）；法务部门要求补充的其他材料（如行业特殊资质、技术规范等）。输出成果：完整的合同草案及配套材料，提交至部门负责人审核。步骤2：部门内部审核审核人：发起部门负责人（如销售经理、采购经理）。审核重点：业务需求真实性、合规性；合同条款与业务目标的一致性（如价格、交付周期是否合理）；合作方资质材料是否齐全、有效。操作要求：审核通过后，在《合同审批表》“部门意见”栏签字确认，并流转至法务部门；若需修改，退回发起部门调整。步骤3：法务合规性审查审核人：法务专员/法务部门负责人。审核重点：合同主体是否具备完全民事行为能力；合同条款是否符合法律法规及公司内部制度；权利义务是否对等，违约责任是否明确、可执行；知识产权、保密条款、争议解决方式等特殊条款是否完备。操作要求：审核通过后，在《合同审批表》“法务意见”栏签字；若存在法律风险，需标注修改意见并退回发起部门调整，直至合规。步骤4：财务条款审核审核人：财务部门负责人。审核重点：合同金额、付款方式、开票信息是否符合公司财务制度；成本预算是否匹配，资金支付安排是否合理；涉及税费、保证金、违约金等财务条款是否清晰。操作要求：审核通过后，在《合同审批表》“财务意见”栏签字；若财务条款需调整，与发起部门协商修改后重新流转。步骤5：管理层审批审批人：根据合同金额及重要性分级审批：金额≤10万元：分管业务副总审批；10万元＜金额≤50万元：总经理审批；金额＞50万元：提交总经理办公会集体审议。审批重点：合同是否符合公司战略规划及年度经营目标；合作方选择是否符合公司供应商/客户管理规定；投资回报风险、履约风险是否可控。操作要求：审批通过后，在《合同审批表》“管理层意见”栏签字；若未通过，需明确退回理由并终止流程。步骤6：合同用印与登记执行部门：行政部/综合管理部。操作要求：核对审批通过的合同文本与《合同审批表》一致性，保证无涂改；按公司用印管理规定加盖合同专用章或公章（严禁空白合同用印）；在《合同登记台账》中记录合同编号、名称、金额、签订日期、双方联系人*等信息，同步归档电子及纸质版合同。步骤7：履行跟踪与归档跟踪部门：业务部门为合同履行第一责任人，财务、法务部门配合。操作要求：业务部门按合同约定跟踪履约进度（如交付、验收、付款等），及时记录履约情况；若出现违约或变更需求，需启动合同变更审批流程（参照步骤1-5）；合同履行完毕或终止后，由业务部门将合同原件、审批表、履约记录等材料移交档案管理部门，保存期限不少于合同终止后5年。三、合同审批核心要素模板表单合同审批表项目内容合同编号（按年份+部门+序号填写，如2024-采-001）合同名称（如“XX设备采购合同”“XX项目合作协议”）合同类型□采购□销售□服务□合作□其他：______________________甲方信息名称：______________________地址：______________________联系人：______电话：______乙方信息名称：______________________地址：______________________联系人：______电话：______合同标的（简要描述，如“采购XX型号打印机10台”“提供XX系统运维服务1年”）合同金额大写：______________________小写：¥______________________履行期限自______年_月_日至______年_月_日付款方式□预付_%□分期付款（约定节点）□验收后付清□其他：___________________发起部门________________负责人签字：____________日期：______年_月_日部门意见________________________________________________________________________签字：____________日期：______年_月_日法务意见________________________________________________________________________签字：____________日期：______年_月_日财务意见________________________________________________________________________签字：____________日期：______年_月_日管理层意见□分管副总：____________日期：______年_月_日□总经理：____________日期：______年_月_日□总经理办公会：记录编号______日期：______年_月_日用印登记用印日期：______年_月_日用印人：____________合同份数：______份备注________________________________________________________________________四、关键风险点与操作规范合同内容合规性禁止约定违反法律法规或公序良俗的条款（如“霸王条款”“无效免责条款”）；涉及行政审批的业务（如特种设备、特殊行业），需保证合同已取得相关许可。审批时限管理一般合同审批流程应在收到完整材料后3个工作日内完成；紧急合同可启动“绿色通道”，但需在审批表中注明紧急原因。材料完整性合作方为自然人的，需提供证件号码复印件及联系方式；为法人的，需提供最新年检的营业执照副本复印件（加盖公章）。用印与登记规范合同文本需与审批版本完全一