培训学校采购管理制度

PAGE培训学校采购管理制度一、总则（一）目的为加强培训学校采购管理，规范采购行为，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于培训学校所有采购活动，包括教学设备、办公用品、教材资料、服务采购等各类物资和服务的采购。（三）采购原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，追求采购资金的合理使用和效益最大化。3.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，遵循公平竞争原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与，保证采购结果公正合理。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品，以满足培训学校教学、运营等工作的实际需求。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购领导小组，由校长担任组长，副校长、财务负责人等相关人员为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、重大采购项目等重要事项，对采购工作进行决策和指导。（二）采购执行部门学校指定专门的采购部门或人员负责具体采购工作的实施。采购部门应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和相关法律法规。其主要职责包括：1.根据学校需求，编制采购计划和预算。2.收集、整理供应商信息，建立供应商数据库。3.组织采购活动，包括招标、询价、谈判等。4.与供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.负责采购物资的验收、入库、付款等工作。6.整理和归档采购文件，建立采购档案。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等详细信息，并对采购物资的使用和验收负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，办理采购款项的支付手续。3.质量验收部门：负责对采购物资进行质量验收，确保采购物资符合合同要求和学校实际需求。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据教学、运营等工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购金额、采购时间等信息。2.《采购申请表》经部门负责人签字审核后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.对于金额较小的采购项目，由采购部门负责人审批；对于金额较大或重大采购项目，采购部门应将《采购申请表》提交至采购领导小组进行审批。3.采购领导小组根据学校实际情况和采购原则，对采购申请进行审议和决策，批准后方可进入采购实施阶段。（三）采购实施1.制定采购方案：采购部门根据批准的采购申请，制定具体的采购方案，包括采购方式的选择、采购文件的编制、供应商的邀请等。2.选择采购方式招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂、有多家供应商可供选择的项目。采购部门应按照相关法律法规和学校规定，组织公开招标或邀请招标活动。询价采购：适用于规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门向多家供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，根据报价情况选择合适的供应商。谈判采购：适用于采购项目具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购，或招标后没有供应商投标等情况。采购部门与选定的供应商进行谈判，确定采购价格、合同条款等内容。3.发布采购信息：根据采购方式，采购部门通过学校官网、采购平台、招标公告等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。4.供应商选择与评审采购部门对参与采购活动的供应商进行资格审查，确保其具备相应的资质和能力。组织评审小组对供应商的报价、产品质量、售后服务、信誉等方面进行综合评审，选择最优供应商。5.签订采购合同：采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同应符合法律法规要求，并报学校相关部门备案。（四）采购验收1.采购物资到货前，采购部门应通知需求部门和质量验收部门做好验收准备。2.质量验收部门按照采购合同和相关标准对采购物资进行质量验收，填写《采购验收单》。验收内容包括物资的规格、数量、质量、外观等方面。3.如发现采购物资存在质量问题或与合同约定不符，质量验收部门应及时通知采购部门与供应商协商解决。对于不合格物资，采购部门有权要求供应商退换货或采取其他补救措施。4.只有验收合格的采购物资才能办理入库手续，进入学校资产管理系统。（五）采购付款1.采购物资验收合格后，采购部门应及时整理相关采购文件，包括采购合同、发票、验收单等，提交至财务部门。2.财务部门根据采购合同和学校财务制度，审核采购文件的真实性、完整性和合规性后，办理采购款项的支付手续。3.对于分期付款的采购项目，财务部门应按照合同约定及时支付各期款项，并做好付款记录。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据学校年度工作计划和实际需求，会同财务部门等相关部门编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额等详细信息，并按照学校预算管理要求进行分类和汇总。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，充分考虑学校的资金状况和发展需求，确保采购预算的合理性和可行性。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照学校预算调整程序进行申报和审批。2.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督和检查，定期分析预算执行差异，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇市场价格波动、政策变化、学校业务调整等原因导致原采购预算无法满足实际需求时，采购部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的项目、调整的金额等内容，并附上相关证明材料。经采购领导小组审议批准后，财务部门对采购预算进行相应调整。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。供应商信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况、产品质量、售后服务等内容。2.在选择供应商时，采购部门应按照采购原则和相关标准，对供应商进行综合评估和筛选。优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商。3.对于新供应商的引入，采购部门应进行实地考察或要求其提供相关证明材料，确保其具备供应能力和合作诚意。（二）供应商评价与考核1.采购部门应定期对供应商的供货情况进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。2.建立供应商评价指标体系，采用定量与定性相结合的方式对供应商进行评价。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.根据供应商评价结果，采购部门对表现优秀的供应商给予适当的奖励和优先合作机会；对表现不合格的供应商，及时采取警告、暂停合作、终止合作等措施，并要求其限期整改。（三）供应商关系维护1.采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态，协调解决合作过程中出现的问题。2.定期组织供应商座谈会或培训活动，加强与供应商的合作与交流，共同提高采购质量和服务水平。3.对于长期合作的优质供应商，采购部门可与其建立战略合作伙伴关系，共同开展技术研发、产品创新等活动，实现互利共赢。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对：关注市场动态，加强市场调研和分析，合理选择采购时机，与供应商签订价格调整条款或采用套期保值等方式降低市场价格波动风险。2.质量风险应对：严格供应商选择和质量验收程序，加强对采购物资的质量检验和监督，要求供应商提供质量保证承诺和售后服务，对质量不合格的物资及时采取退换货等措施。3.合同风险应对：规范采购合同的签订和管理，明确合同条款，加强对合同执行情况的跟踪和监督，及时处理合同纠纷，防范合同风险。4.付款风险应对：严格按照采购合同约定的付款方式和时间支付款项，加强对付款环节的审核和监督，防范付款风险。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采购部门应采取相应的风险应对措施，降低风险损失。七、采购档案管理（一）档案收集采购部门应在采购活动结束后，及时收集、整理采购过程中形成的各类文件和资料，包括采购申请表、采购预算、采购文件、采购合同、验收单、发票等。（二）档案整理与归档1.对收集到的采购档案进行分类整理，按照采购项目的类别和时间顺序进行编号和装订。2.将整理好的采购档案归档保存，建立电子和纸质档案库，便于查询和使用。（三）档案保管与查阅1.明确采购档案的保