培训学校行政部规章制度

PAGE培训学校行政部规章制度一、总则（一）目的为了加强培训学校行政部的管理，提高行政工作效率，确保学校各项工作的顺利开展，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于培训学校行政部全体工作人员。（三）基本原则1.遵守国家法律法规和行业标准，依法依规开展行政工作。2.以服务学校、服务师生为宗旨，高效、准确地履行行政职责。3.坚持公平、公正、公开的原则，确保各项工作的透明化和规范化。4.注重团队协作，加强部门内部沟通与协调，共同完成行政任务。二、岗位职责（一）行政部经理1.全面负责行政部的日常管理工作，制定工作计划并组织实施。2.协调行政部与其他部门之间的工作关系，确保信息畅通。3.负责行政部人员的招聘、培训、考核和晋升等工作。4.审核行政部的各项费用支出，控制行政成本。5.参与学校重大决策的制定，提供行政支持和建议。（二）行政专员1.负责学校文件的起草、审核、印发和归档工作。2.安排学校会议、活动的组织和筹备工作，做好会议记录和活动总结。3.管理学校办公用品和设备，定期进行盘点和维护。4.负责学校的档案管理工作，确保档案资料的完整和安全。5.协助行政部经理处理其他行政事务。（三）前台接待员1.负责学校前台的接待工作，热情、礼貌地迎接来访人员。2.接听学校电话，及时转接并记录重要信息。3.负责学校信件、包裹的收发和登记工作。4.维护前台区域的整洁和秩序，展示学校良好形象。（四）后勤保障员1.负责学校办公区域的环境卫生清洁工作，定期进行消毒和检查。2.管理学校食堂、宿舍等后勤设施，确保正常运转。3.负责学校水电、空调等设备的日常维护和维修工作，及时处理故障。4.协助安排学校的车辆调度和使用，保障出行需求。三、工作流程（一）文件管理流程1.文件起草各部门根据工作需要起草文件，确保文件内容准确、清晰、规范。文件起草人应注明文件的主题、目的、主要内容和起草日期。2.文件审核文件起草完成后，提交行政部进行审核。行政专员对文件的格式、内容、语法等进行审核，提出修改意见。文件起草人根据审核意见进行修改，确保文件质量。3.文件印发审核通过的文件由行政专员进行编号、排版和印发。文件印发前，应再次核对文件内容，确保无误。文件印发后，行政专员负责将文件分发给相关部门和人员，并做好签收记录。4.文件归档文件印发后，行政专员应及时将文件的电子版本和纸质版本进行归档。文件归档应按照学校的档案管理规定进行分类、编号和存储，便于查询和使用。（二）会议管理流程1.会议筹备行政专员根据学校工作安排，确定会议的时间、地点、参会人员和会议主题。提前通知参会人员会议的相关信息，确保参会人员按时参加会议。准备会议所需资料，如会议议程、汇报材料等，并提前发放给参会人员。2.会议组织会议开始前，行政专员应检查会议场地的布置、设备的运行情况等，确保会议顺利进行。组织参会人员签到，统计参会人数。按照会议议程进行会议，做好会议记录，记录会议讨论的主要内容、决策结果和下一步工作安排。3.会议纪要会议结束后，行政专员应及时整理会议记录，形成会议纪要。会议纪要应准确、客观地反映会议的主要内容和决策结果，经行政部经理审核后，发送给参会人员和相关部门。4.会议跟进行政专员负责跟进会议决策的执行情况，及时向行政部经理汇报。对会议中提出的问题和建议进行跟踪处理，确保问题得到解决，建议得到落实。（三）办公用品管理流程1.需求申请各部门根据工作需要，填写办公用品需求申请表，注明所需办公用品的名称、规格、数量等信息。部门负责人对申请表进行审核签字后，提交给行政部。2.采购审批行政专员收到办公用品需求申请表后，进行汇总和审核。根据学校办公用品库存情况，确定是否需要采购。如需采购，填写采购审批表，提交行政部经理审批。行政部经理根据学校预算和实际需求，对采购审批表进行审批。3.采购执行经审批通过后，行政专员负责联系供应商进行采购。采购过程中，应选择质量可靠、价格合理的供应商，确保办公用品的质量和供应及时性。办公用品采购回来后，行政专员应进行验收，核对数量、规格和质量等信息，确保与采购申请一致。4.入库管理验收合格的办公用品由行政专员办理入库手续，填写入库单，注明办公用品的名称、规格、数量、入库日期等信息。将办公用品存放在指定的仓库或储物区域，按照类别和规格进行摆放，便于管理和查找。5.领用发放各部门人员根据工作需要，填写办公用品领用申请表，注明领用办公用品的名称、规格、数量等信息。部门负责人对申请表进行审核签字后，到行政部领取办公用品。行政专员根据领用申请表发放办公用品，并在入库单上记录领用情况，更新库存信息。6.库存盘点行政部定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。盘点结束后，填写库存盘点表，对盘点结果进行分析和总结。如发现库存短缺或其他问题，及时查明原因并进行处理。（四）档案管理流程1.档案收集各部门负责收集本部门产生的各类档案资料，包括文件、合同、报表、证书等。档案收集人应确保档案资料完整、准确，并按照档案管理规定进行分类整理。定期将收集的档案资料移交行政部档案管理人员。2.档案整理行政部档案管理人员收到各部门移交的档案资料后，进行统一整理。根据档案的类别、时间、来源等因素，对档案进行分类、编号和编目。对档案资料进行装订、装盒，确保档案的整齐和美观。3.档案存储将整理好的档案存放在学校指定的档案库房，按照档案存储要求进行排列和存放。档案库房应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫等，确保档案的安全。4.档案查阅学校内部人员因工作需要查阅档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、原因、查阅时间等信息。部门负责人对申请表进行审核签字后，提交给行政部档案管理人员。档案管理人员根据申请表提供档案查阅服务，并做好查阅记录，记录查阅人、查阅时间、查阅内容等信息。5.档案借阅学校外部人员因特殊原因需要借阅档案，需填写档案借阅申请表，并提供相关证明材料。行政部经理对申请表进行审批，审批通过后，档案管理人员办理借阅手续，收取借阅押金，并告知借阅人档案借阅的相关规定和注意事项。借阅人应按照规定的时间归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，及时追究借阅人的责任。6.档案销毁对于已过保管期限或无保存价值的档案，行政部档案管理人员应填写档案销毁申请表，注明档案的名称、数量、销毁原因等信息。行政部经理对申请表进行审批，审批通过后组织档案销毁工作。档案销毁应采用合适的方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应安排专人监督，并做好销毁记录。四、考勤与休假制度（一）考勤管理1.行政部工作人员应严格遵守学校的考勤时间，按时上下班，不得迟到、早退。2.实行打卡制度，工作人员应在规定的时间内进行打卡签到。如因特殊原因无法打卡，需提前向行政部经理请假并说明原因。3.行政专员负责统计工作人员的考勤情况，每月定期公布考勤结果。对于迟到、早退、旷工等情况，按照学校相关规定进行处理。（二）请假制度1.工作人员请假应提前填写请假申请表，注明请假的类型、时间、原因等信息。2.请假一天以内的，由部门负责人审批；请假一天以上三天以内的，由部门负责人审核后报行政部经理审批；请假三天以上的，由部门负责人、行政部经理审核后报学校领导审批。3.请假申请批准后，请假人应将请假申请表交行政专员备案。如需续假，应提前办理续假手续。4.未经批准擅自离岗的，按旷工处理。旷工期间扣除相应的工资和绩效奖金。（三）休假制度1.年假行政部工作人员连续工作满一年以上的，享受带薪年假。年假天数根据工作年限确定，具体标准按照国家相关规定执行。年假应在当年内安排休完，如因工作需要无法安排休年假的，经本人同意后，可以按照国家规定支付相应的年假工资报酬。2.病假工作人员因病需要请假的，应提供医院的诊断证明和病假条。病假期间的工资待遇按照国家和学校的相关规定执行。3.婚假、产假、陪产假、丧假等工作人员符合国家和学校相关规定的，可享受相应的婚假、产假、陪产假、丧假等。请假时应按照学校请假制度的规定办理审批手续，并提供相关证明材料。各类假期的待遇按照国家和学校的相关规定执行。五、财务与报销制度（一）预算管理1.行政部应根据学校的年度工作计划和实际需求，编制行政部年度预算。2.预算内容包括办公用品采购、会议活动费用、设备维护费用、人员薪酬等各项行政费用。3.预算编制应遵循合理、节约、高效的原则，确保行政工作的正常开展，同时控制行政成本。4.行政部年度预算经学校领导审批后执行，在执行过程中应严格按照预算控制各项费用支出。如因特殊情况需要调整预算，应提前提交预算调整申请，经学校领导审批后实施。（二）费用报销1.行政部工作人员因工作需要发生的费用，应按照学校的报销制度进行报销。2.报销费用应提供真实、合法、有效的发票或收据，并注明费用的用途、金额、时间等信息。3.填写报销申请表，详细说明费用的发生情况，并经部门负责人审核签字。4.将报销申请表和相关票据提交给行政部经理审批，审批通过后交财务部门进行报销。5.财务部门对报销票据进行审核，如发现不符合报销规定的票据或费用，有权拒绝报销。6.报销费用应按照学校规定的时间和方式进行支付，确保报销款项及时到账。（三）财务审批流程1.办公用品采购报销采购人员填写办公用品采购报销申请表，附上采购发票、入库单等相关凭证。部门负责人审核签字后，提交行政部经理审批。行政部经理审批通过后，交财务部门审核报销。2.会议活动费用报销活动负责人填写会议活动费用报销申请表，附上活动预算、发票、签到表等相关凭证。部门负责人审核签字后，提交行政部经理审批。行政部经理根据活动实际情况进行审批，如涉及金额较大或重要活动，需报学校领导审批。审批通过后，交财务部门审核报销。3.设备维护费用报销设备维护人员填写设备维护费用报销申请表，附上维修发票、维修清单等相关凭证。部门负责人审核签字后，提交行政部经理审批。行政部经理审批通过后，交财务部门审核报销。六、保密制度（一）保密范围1.学校的教学资料、课程安排、学生信息等属于学校的核心机密，行政部工作人员应严格保密。2.学校的财务信息、合同协议、内部管理制度等涉及学校利益和运营的重要信息，应予以保密。3.行政部在工作过程中接触到的其他部门的机密信息，未经授权不得泄露。（二）保密措施1.行政部工作人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.对涉及保密信息的文件、资料、电子数据等应进行严格的管理，采取加密存储、限制访问等措施，防止信息泄露。3.在处理保密信息时，应在规定的保密场所进行，不得在公共场所谈论或传播保密信息。4.如因工作需要对外提供保密信息，应经过学校相关部门和领导的审批，并与接收方签订保密协议。（三）保密监督与处罚1.行政部负责对保密制度的