培训公司采购制度

PAGE培训公司采购制度一、总则（一）目的为规范培训公司采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本采购制度。（二）适用范围本制度适用于培训公司内所有采购活动，包括但不限于教学设备、教材、办公用品、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争，公平对待每一个供应商，不偏袒任何一方。4.诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行各自的义务，保证采购活动的顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策小组，由公司高层管理人员、财务人员、相关业务部门负责人等组成。采购决策小组负责审议重大采购项目，制定采购政策和策略，监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门公司设立采购部门，负责具体的采购业务操作。采购部门应配备专业的采购人员，明确采购人员的职责和分工。采购人员应具备良好的职业道德、专业知识和沟通协调能力，熟悉采购流程和相关法律法规。采购人员的主要职责包括：1.市场调研：收集市场信息，了解供应商情况，分析市场价格走势，为采购决策提供依据。2.供应商管理：开发、评估、选择和管理供应商，建立供应商档案，定期对供应商进行考核评价。3.采购计划制定：根据公司业务需求和库存情况，制定采购计划，明确采购品种、数量、规格、交货时间等要求。4.采购合同签订：与供应商协商采购合同条款，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。5.采购订单下达：根据采购合同，下达采购订单，跟踪采购订单执行情况，及时处理采购过程中的问题。6.验收与付款：参与采购物品的验收工作，确保采购物品符合质量要求；根据合同约定和验收结果，办理付款手续。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，提供采购物品的详细规格、技术要求等信息，参与采购物品的验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，办理采购付款手续，对采购成本进行核算和分析。3.质量控制部门：制定采购物品的质量标准，参与采购物品的验收工作，对采购物品的质量进行监督和检查。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门填写采购申请表：需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购物品的名称、规格、数量、用途、预算金额等信息，并提交给采购部门。2.采购申请表审批：采购申请表应按照公司规定的审批流程进行审批。一般情况下，采购金额较小（具体金额标准由公司根据实际情况确定）的采购申请由需求部门负责人审批；采购金额较大的采购申请需经采购决策小组审议通过。（二）采购计划制定1.采购部门审核采购申请：采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行审核，核实采购需求的合理性和必要性，检查采购预算是否充足。2.制定采购计划：采购部门根据审核后的采购申请，结合市场供应情况和公司库存状况，制定采购计划。采购计划应明确采购物品的名称、规格、数量、交货时间、采购方式等内容。（三）供应商选择与评估1.供应商开发：采购部门通过多种渠道开发供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。2.供应商评估：采购部门对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。评估可采用实地考察、问卷调查、样品测试、参考其他客户评价等方式进行。3.供应商选择：采购部门根据供应商评估结果，选择合适的供应商。对于重要采购项目，应选择多家供应商进行比较，综合考虑各方面因素，确定最终供应商。（四）采购合同签订1.合同谈判：采购部门与选定的供应商进行合同谈判，明确双方的权利和义务，包括采购物品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.合同起草与审核：采购部门根据谈判结果起草采购合同，合同内容应符合法律法规要求和公司利益。采购合同起草完成后，应提交给公司法律部门或相关专业人员进行审核，确保合同条款合法合规、风险可控。3.合同签订：采购合同经审核通过后，由公司授权代表与供应商签订合同。合同签订后，采购部门应将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门按照合同要求履行职责。（五）采购订单下达1.采购订单生成：采购部门根据采购合同，生成采购订单。采购订单应明确采购物品的名称、规格、数量、交货时间、交货地点、付款方式等详细信息。2.采购订单审批：采购订单应按照公司规定的审批流程进行审批。审批通过后，采购订单方可发送给供应商。（六）采购执行与跟踪1.供应商备货与发货：供应商收到采购订单后，应按照订单要求进行备货和发货。采购部门应跟踪供应商的备货和发货情况，及时与供应商沟通协调，确保采购物品按时、按质、按量供应。2.到货验收：采购物品到货前，采购部门应通知需求部门和质量控制部门做好验收准备工作。采购物品到货后，由需求部门、质量控制部门等相关人员按照合同要求和质量标准进行验收。验收合格的，办理入库手续；验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。3.采购进度跟踪：采购部门应建立采购进度跟踪台账，实时跟踪采购订单的执行情况，及时发现和解决采购过程中出现的问题，确保采购任务按时完成。（七）付款与结算1.付款申请：采购物品验收合格后，采购部门应根据采购合同约定，填写付款申请表，提交给财务部门。付款申请表应注明采购订单号、供应商名称、采购物品名称、数量、金额、付款方式、付款期限等信息。2.付款审批：财务部门收到付款申请表后，对付款申请进行审核，核实采购合同执行情况、验收结果、发票等相关资料。付款申请经审核通过后，按照公司规定的审批流程进行审批。3.付款结算：审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间，办理付款结算手续。付款结算完成后，财务部门应及时进行账务处理，并将付款情况反馈给采购部门。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于金额较大、技术复杂、市场竞争激烈的采购项目。2.招标程序：编制招标文件：采购部门根据采购项目需求，编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：通过公司官网、行业媒体、招标平台等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。发售招标文件：向购买招标文件的潜在供应商发售招标文件，并收取相应费用。开标：按照招标文件规定的时间和地点，组织开标会议，公开开标，公布投标人的投标报价、技术方案等信息。评标：组建评标委员会，按照评标标准对投标人的投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标：采购决策小组根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并发布中标公告。签订合同：采购部门与中标供应商签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序：成立谈判小组：采购部门组织成立谈判小组，谈判小组由采购代表和有关专家组成，人数不得少于三人。谈判小组负责与供应商进行谈判，确定成交供应商。制定谈判文件：采购部门根据采购项目需求，制定谈判文件，明确谈判项目的技术规格、商务条款、谈判程序、评定成交的标准等内容。邀请供应商：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。签订合同：采购部门与成交供应商签订采购合同。（三）询价采购1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：成立询价小组：采购部门组织成立询价小组，询价小组由采购代表和有关专家组成，人数不得少于三人。询价小组负责与供应商进行询价，确定成交供应商。确定被询价的供应商名单：采购部门根据采购项目需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：采购部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。签订合同：采购部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序：填写单一来源采购申请表：采购部门填写单一来源采购申请表，详细说明采购项目的名称、采购内容、采购金额、单一来源采购理由等信息，并提交给采购决策小组。采购决策小组审议：采购决策小组对单一来源采购申请表进行审议，如同意采用单一来源采购方式，应在申请表上签署意见。签订采购合同：采购部门与单一来源供应商签订采购合同。五、采购预算管理（一）采购预算编制1.采购预算编制原则：采购预算编制应遵循“以收定支、收支平衡、统筹兼顾、保证重点”的原则，结合公司业务发展规划和财务状况，合理安排采购资金。2.采购预算编制方法：采购预算编制可采用零基预算法、滚动预算法等方法。采购部门应根据公司业务需求和市场价格走势，对采购项目进行详细的成本估算，编制采购预算草案。3.采购预算审批：采购预算草案编制完成后,应提交给公司财务部门进行审核。财务部门审核通过后，报采购决策小组审议批准。采购预算一经批准，必须严格执行，不得随意调整。（二）采购预算执行与控制1.采购预算执行：采购部门应按照批准的采购预算组织采购活动，严格控制采购成本，确保采购资金的合理使用。在采购过程中，如遇特殊情况需要调整采购预算，应按照公司规定程序办理预算调整手续。2.采购预算控制：财务部门应加强对采购预算执行情况的监督和控制，定期对采购预算执行情况进行分析和评价，及时发现和纠正预算执行过程中存在的问题。采购部门应定期向财务部门报送采购预算执行情况报告，以便财务部门及时掌握采购预算执行动态。六、供应商管理（一）供应商开发与引入1.供应商信息收集：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商的基本情况、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的信息。2.供应商筛选与评估：采购部门对收集到的供应商信息进行筛选和评估，选择符合公司要求的潜在供应商进行进一步的考察和评估。评估可采用实地考察问卷调查、样品测试、参考其他客户评价等方式进行。3.供应商引入：经评估合格的供应商，采购部门将其纳入公司供应商名录，并与供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，建立合作关系。（二）供应商考核与评价1.考核指标设定：采购部门应根据供应商的表现，设定合理的考核指标，包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面的指标。2.考核周期：采购部门定期对供应商进行考核评价，考核周期一般为每季度或每半年进行一次。3.考核方式：考核方式可采用定量考核与定性考核相结合的方式，定量考核主要通过对供应商的各项考核指标进行数据统计和分析来进行；定性考核主要通过对供应商的表现进行主观评价来进行。4.评价结果应用：采购部门根据供应商考核评价结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予更多的合作机会和优惠政策；对于表现较差的供应商，采取警告、减少订单、暂停合作等措施，直至淘汰。（三）供应商关系维护1.沟通与协调：采购部门应与供应商保持密切的沟通与协调，及时了解供应商的生产经营情况和市场变化情况，共同解决合作过程中出现的问题。2.合作与双赢：采购部门应与供应商建立长期稳定的合作关系，通过合作实现双方的互利共赢。在合作过程中，采购部门应尊重供应商的利益，合理分担风险，共同推动业务发展。3.培训与支持：采购部门应根据供应商的需求，为供应商提供必要的培训与支持，帮助供应商提高产品质量和服务水平，增强供应商的竞争力。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.风险评估：采购部门应采用科学的方法对识别出的风险进行评估，确定风险的可能性和影响程度，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对：采购部门应加强市场调研，及时了解市场价格走势和供应情况，合理安排采购计划，避免因市场波动导致采购成本增加或采购物品供应不足。2.供应商风险应对：采购部门应加强对供应商的管理，建立供应商评估和考核机制，选择信誉良好、实力雄厚的供应商合作，降低供应商违约风险。同时，与供应商签订详细的合同，明确双方的权利和义务，保障公司的合法权益。3.质量风险应对：采购部门应加强对采购物品质量的控制，严格按照质量标准进行验收，确保采购物品符合要求。对于重要采购项目，可要求供应商提供质量保证文件或进