报销发票规范制度

PAGE报销发票规范制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范报销发票行为，确保公司财务支出的真实性、合法性和合理性，保障公司及员工的合法权益，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在执行公务或因工作需要发生的各类费用报销事项。（三）基本原则1.真实性原则：报销发票必须真实反映经济业务的实际发生情况，不得虚报、假报。2.合法性原则：报销发票应符合国家法律法规及相关税收政策的规定，不得使用非法票据。3.合理性原则：报销费用应与公司业务相关，符合公司财务制度和成本控制要求，不得铺张浪费。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，确保财务数据的时效性。二、发票基本要求（一）发票种类1.增值税专用发票：适用于一般纳税人之间的交易，可用于抵扣进项税额。2.增值税普通发票：适用于小规模纳税人及一般纳税人与非增值税纳税人之间的交易。3.其他合规发票：如财政监制的行政事业性收费收据、税务部门监制的发票等。（二）发票内容1.发票必须具备以下基本内容：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称及纳税人识别号、销售方名称及纳税人识别号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计、备注等。2.发票上的各项内容应填写齐全、清晰，不得涂改、挖补。如有错误，应由开票方重新开具或在原发票上注明更正并加盖开票方印章。（三）发票印章1.发票应加盖销售方发票专用章，印章应清晰、完整，与销售方名称一致。2.税务机关代开的发票，应加盖税务机关代开发票专用章。（四）发票真伪1.员工应通过国家税务总局全国增值税发票查验平台（）等官方渠道对取得的发票进行真伪查验，确保发票真实有效。2.对于存在疑问的发票，应及时与财务部门沟通，必要时可向税务机关咨询核实。三、报销流程（一）费用发生员工在执行公务或因工作需要发生费用时，应按照公司相关规定和业务流程进行操作，确保取得合法有效的发票。（二）整理粘贴1.员工应将取得的发票及相关附件按照类别、时间顺序进行整理，并使用胶水或胶棒粘贴在报销单背面，不得使用订书钉、回形针等。2.发票及附件应粘贴整齐、牢固，便于审核。（三）填写报销单1.员工应根据费用发生情况，如实填写报销单的各项内容，包括报销日期、报销人姓名、部门、费用明细、金额、用途等。2.报销单上的字迹应清晰、工整，不得涂改。（四）签字审批1.报销单填写完毕后，应按照公司审批流程依次由部门负责人、财务负责人、分管领导、总经理等进行签字审批。2.各级审批人应认真审核报销内容的真实性、合法性和合理性，对不符合规定的报销申请予以拒绝，并说明理由。（五）财务审核1.财务部门收到报销申请后，应按照本制度及相关财务规定对报销发票及附件进行审核。2.审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性，报销金额的准确性，报销流程的合规性等。3.对于审核通过的报销申请，财务部门应及时办理报销手续；对于审核不通过的报销申请，应通知报销人并说明原因，要求其补充或更正相关资料。（六）报销支付1.经财务审核通过的报销申请，由财务部门按照公司财务支付流程进行报销支付。2.报销支付方式包括银行转账、现金支付等，具体支付方式应根据公司规定和实际情况确定。四、常见发票问题及处理（一）发票开具错误1.发票抬头信息错误：如公司名称、纳税人识别号等填写错误，应及时联系开票方重新开具正确的发票。2.发票内容错误：如货物或服务名称、金额等填写错误，应要求开票方在原发票上注明更正并加盖印章，或重新开具发票。（二）发票丢失1.丢失增值税专用发票：应于发现丢失当日书面报告税务机关，并登报声明作废。同时，取得销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，并将该证明单、记账联复印件及销售方开具的发票复印件作为报销凭证。2.丢失增值税普通发票：应取得原开票方加盖公章的发票存根联复印件，并由开票方出具相关证明，经公司财务部门审核后作为报销凭证。（三）发票重复报销1.财务部门在审核报销发票时，应通过发票号码、金额、开票日期等信息进行查重。2.如发现发票重复报销，应立即停止支付，并对相关责任人进行调查处理。（四）发票虚假1.对于发现的虚假发票，财务部门应拒绝报销，并及时向公司领导报告。2.公司将对提供虚假发票的员工进行严肃处理，情节严重的将依法追究法律责任。五、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对报销发票情况进行审计检查，重点检查报销发票的真实性、合法性、合规性以及报销流程的执行情况。2.审计检查结果应及时向公司领导汇报，并视情况提出整改建议。（二）财务监督1.财务部门应加强对报销发票的日常审核监督，严格把关报销环节，确保公司财务支出规范有序。2.对于发现的违规报销行为，财务部门应及时制止，并按照公司规定进行处理。（三）员工监督1.公司鼓励全体员工对报销发票行为进行监督，如发现违规行为可向公司领导或财务部门举报。2.对于举报属实的员工，公司将给予一定的奖励；对于恶意举报的员工，公司将