采购合同审查与风险评估工具集

采购合同审查与风险评估实用工具集一、适用业务场景本工具集适用于企业各类采购业务中的合同审查与风险评估环节，具体场景包括但不限于：新供应商首次合作：对供应商资质、合同条款进行全面审查，评估合作风险；大额/关键采购项目：涉及金额较大或对企业生产经营有重要影响的采购合同（如设备采购、原材料长期供应）；高风险品类采购：法律法规限制较多、质量标准严格或易产生纠纷的品类（如特种设备、危险化学品）；合同续签或重大变更：对现有合同履行情况复盘，修订条款时新增风险点排查；跨部门协作评审：采购部门发起，联合法务、财务、业务等部门共同参与的合同会审流程。二、标准化操作流程（一）前置准备阶段资料收集采购部门提供：采购需求文件、供应商投标文件（或报价单）、合同草案、供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证、业绩证明等）；业务部门提供：技术规格书、质量验收标准、交付时间节点等需求细节；财务部门提供：预算批复文件、付款方式建议、供应商信用评估报告（如有）。组建评审小组核心成员：采购经理（牵头）、法务专员、财务主管、业务部门负责人（如技术/生产部门）；可扩展成员：外部法律顾问（针对重大或复杂合同）、质量工程师（针对技术标准条款）。（二）形式审查阶段重点核对合同“外在规范性”，避免基础性疏漏：主体信息完整性供应商名称、统一社会信用代码、法定代表人等信息与营业执照一致，避免使用简称或别名；采购方主体信息准确，签约人需有法定代表人授权委托书（非法定代表人签字时）。合同要素齐全性检查合同是否包含必备条款：标的名称、规格型号、数量、价款（或酬金）、履行期限、履行地点和方式、违约责任、争议解决方法等；合同文本是否为最终版本，有无修改痕迹（如手写修改需双方盖章确认）。签署形式合规性合同文本页码连续，无漏页、增页（如有增页需加盖骑缝章）；授权委托书、补充协议等附件是否齐全且与主合同冲突。（三）实质审查阶段逐项审核合同条款“内在合理性”，规避法律与商业风险：标的条款审查标的名称、规格、型号、技术参数等是否与采购需求一致，避免模糊描述（如“优质产品”“同品牌产品”需明确具体标准）；质量标准是否符合国家/行业规范，是否有明确的质量验收流程、异议处理期限（如“到货后7个工作日内提出异议”）。价款与支付条款审查价格构成是否清晰（是否含税、运费、安装费等），与预算是否匹配；付款条件是否合理（如预付款比例、到货款、验收款、质保金的比例及支付节点），避免“全款预付”或“验收后无质保金”等高风险安排；发票类型（如增值税专用发票）及开具时限是否明确。履行条款审查交付时间、地点、方式是否具体（如“2024年12月31日前送达XX仓库，运费由供方承担”）；交付验收标准：是否有量化指标（如“产品合格率≥99%”“运行测试连续72小时无故障”），验收流程是否明确（如“双方共同签署验收报告”）。违约责任条款审查违约责任是否对等（如采购方逾期付款与供应商逾期交付的违约责任是否匹配），避免“只约束供应商，免责采购方”的不平等条款；违约金计算方式是否合理（如“逾期交付按日万分之五支付违约金”，不超过实际损失的30%）；是否约定“合同解除权”的触发条件（如“供应商连续两次交付不合格，采购方有权解除合同”）。争议解决与法律适用条款争议解决方式优先约定“采购方所在地法院诉讼”或“仲裁机构（如XX仲裁委员会）”，避免约定供应商所在地争议解决机构；法律适用优先选择“_________法律”。（四）风险评估阶段基于审查结果，对合同风险进行量化分级，明确应对策略：风险识别维度法律风险：条款违反法律法规（如《民法典》《招标投标法》）、存在无效条款风险；商业风险：供应商履约能力不足（如产能不足、财务状况恶化）、价格波动风险；财务风险：付款方式导致资金占用、质保金比例过低无法约束供应商；合规风险：未履行企业内部审批流程（如超预算采购未报批）、关联交易未披露。风险等级划分高风险（红色）：存在法律漏洞、可能导致企业重大损失或违法违规（如无资质供应商、合同核心条款缺失）；中风险（黄色）：部分条款不合理，可能引发纠纷或增加成本（如违约金比例过低、验收标准模糊）；低风险（绿色）：条款基本合规，风险可控（如表述优化、细节补充）。风险应对策略高风险：要求供应商重新修订合同，或终止合作；中风险：与供应商协商补充条款（如明确验收标准、提高违约金比例）；低风险：标注优化建议，不影响合同签署。（五）整改反馈阶段输出审查意见评审小组形成《合同审查意见表》，明确列出问题点、风险等级、修改建议及整改时限；采购部门将意见反馈至供应商，督促其限期整改。整改复核供应商反馈修订后，评审小组对修改条款进行复核，确认风险是否消除；若供应商拒绝整改，需评估剩余风险，由决策层（如分管副总）决定是否继续合作。（六）审批归档阶段最终审批整改后的合同经评审小组确认无误后，按企业权限提交审批（如采购经理→法务总监→总经理）；审批通过后，双方签署正式合同（需加盖公章及骑缝章）。档案管理采购部门将合同正本、审查意见表、审批记录、供应商资质等资料整理归档，电子档备份至企业文档管理系统；归档信息需包含：合同编号、签订日期、标的金额、供应商名称、关键条款摘要等，便于后续查阅。三、配套工具表格表1：采购合同审查清单表审查维度审查要点审查结果（√/×）备注/修改建议主体信息供应商营业执照、资质证书是否有效；采购方签约人权限是否合规标的条款名称、规格、型号是否与需求一致；质量标准是否明确价款与支付价格是否含税；付款节点、比例是否合理；发票类型及时限是否明确履行条款交付时间、地点、方式是否具体；验收流程、标准是否量化违约责任违约责任是否对等；违约金计算方式是否合理；合同解除权是否明确争议解决是否约定采购方所在地争议解决机构；法律适用是否为中国法律附件完整性技术协议、授权委托书等附件是否齐全，与主合同是否冲突表2：合同风险评估分级表风险类型风险点描述风险等级（红/黄/绿）应对措施责任部门/人法律风险合同未约定争议解决地，可能导致异地诉讼黄补充“由采购方所在地法院诉讼”条款法务专员*商业风险供应商近3年有2次交付延迟记录，履约能力存疑红要求提供履约保函，或更换供应商采购经理*财务风险质保金比例仅5%，难以约束供应商售后质量黄提高质保金比例至10%财务主管*合规风险采购金额超预算20%，未履行超预算审批流程红补充超预算审批文件，暂停合同签署业务部门负责人*表3：整改跟踪与闭环管理表序号问题点描述责任部门/人整改要求整改时限整改结果（√/×）复核人1质量标准未明确具体参数，仅写“符合国家标准”采购部门*补充具体参数（如“抗压强度≥20MPa”）2024-XX-XX法务专员*2付款方式未约定预付款比例供应商明确“预付款30%，到货款60%，验收合格10%”2024-XX-XX采购经理*3违约责任中仅约定供应商逾期责任，未约定采购方责任法务部门*补充“采购方逾期付款按日万分之五支付违约金”2024-XX-XX财务主管*四、关键执行要点主体资格审查“三查三看”查营业执照（看经营范围是否涵盖采购标的）、查资质证书（看是否在有效期内、是否符合行业要求）、查历史业绩（看类似项目履约记录）。核心条款“避坑”原则避免模糊表述（如“合理期限”“适当价格”需量化）；避免“霸王条款”（如“供应商对任何损失承担责任”需限定范围）；避免“责任真空”（如验收、售后、违约责任需全覆盖）。风险评估“动态调整”对于大宗商品或市场价格波动较大的品类，需增加“价格调整机制”条款（如“若原材料价格波动超过±10%，双方可协商调整合同价格”）；对于长期合作合同，需增加“定期履约评估”机制（如每季度对供应商交付质量、时效进行评分）。跨部门协作“闭环管理”采购部门负责信息收集与供应商对接，法务部门负责法律条款把关，财务部门负责资金风险审核，业务部门负责技术标准确认，保证各