企业审核流程及问题整改标准模板

企业内部审核流程及问题整改标准模板一、适用范围与应用场景年度体系审核：对企业质量、环境、职业健康安全等管理体系的全面符合性、有效性审核；专项过程审核：针对特定业务流程（如采购、生产、销售、研发等）的合规性与效率审核；问题整改闭环：针对内外部审核发觉的不符合项，从问题识别到整改验证的全流程管理；新体系/新制度落地审核：对企业新发布的管理制度、操作流程的执行情况审核。二、审核与整改实施步骤步骤1：审核准备1.1明确审核目的与范围确定审核目标（如验证体系有效性、识别流程漏洞、评估风险控制水平等）；定义审核范围（涵盖部门、区域、流程/制度、时间段等）。1.2组建审核组指定审核组长（具备审核经验，熟悉审核范围相关业务）；选配审核员（需与审核对象无直接责任关系，保证客观性，如审核生产流程时，不得由生产部门人员担任审核员）；明确审核员职责：资料审查、现场检查、问题记录、不符合项判定。1.3制定审核计划内容包括：审核目的、范围、依据（如ISO标准、企业制度、法律法规等）、审核组成员、审核时间安排、受审核部门/人员、审核方式（资料审查、现场访谈、现场观察等）；审核计划需提前3-5个工作日发送至受审核部门，确认无异议后执行。1.4准备审核工作文件编制《审核检查表》（明确审核要点、方法、证据记录要求）；收集审核依据文件（如管理制度、操作手册、记录表单、previous审核报告等）。步骤2：现场审核2.1首次会议参与人员：审核组、受审核部门负责人、关键岗位人员；内容：明确审核目的、范围、计划、流程及沟通方式，确认审核资源（如场地、人员配合等）。2.2实施审核资料审查：检查文件记录的完整性、真实性、符合性（如操作记录是否按制度要求填写、审批流程是否完整）；现场观察：实地查看流程执行情况（如生产现场是否按SOP操作、安全防护措施是否到位）；人员访谈：与岗位人员沟通，知晓其对流程/制度的理解程度及执行情况（采用开放式提问，避免引导性提问）；证据记录：对审核发觉如实记录，注明时间、地点、人员、事实描述，并由受审核方陪同人员签字确认（如存在异议，需在记录中注明）。2.3末次会议参与人员：同首次会议；内容：简要说明审核过程，通报审核发觉（包括符合项与不符合项），明确整改要求，确认后续沟通对接人。步骤3：问题汇总与不符合项判定3.1整理审核发觉审核组汇总现场审核记录，区分“观察项”（潜在风险，需关注但不属于不符合）和“不符合项”（未满足审核依据的要求）；对不符合项进行分类：体系性不符合：制度/流程设计本身存在缺陷；实施性不符合：制度/流程已制定但未有效执行；效果性不符合：执行了制度/流程但未达到预期目标。3.2编制审核报告内容包括：审核概况（目的、范围、时间、参与人员）、审核依据、审核过程概述、符合项总结、不符合项清单（问题描述、违反条款、严重程度）、审核结论（体系有效性评价、改进建议）；审核报告需经审核组长签字确认，并提交至企业管理层（如管理者代表、分管副总）。步骤4：制定整改计划4.1发出《不符合项整改通知单》由审核组向责任部门发送，内容需明确：问题描述、违反条款、整改要求（完成时限、验证方式）。4.2责任部门制定整改措施原因分析：采用“5W1H”法（What、Why、Who、When、Where、How）或“鱼骨图”分析不符合项的根本原因（如人员培训不足、流程设计不合理、资源配备缺失等）；整改措施：针对原因制定具体措施，需明确“做什么、谁来做、何时完成、如何验证”（如“对操作人员开展XX制度专项培训，由*负责，X月X日前完成，培训后通过考试验证”）；预防措施：分析潜在类似风险，制定预防方案（如修订相关制度、增加检查频次等）。4.3整改计划审批责任部门将《整改措施计划表》提交至审核组及管理部门（如企管部、质管部）审核，保证措施的可操作性与有效性；审批通过后，正式实施整改。步骤5：整改实施与跟踪5.1整改执行责任部门按计划落实整改措施，保留整改过程记录（如培训签到表、修订后的制度文件、现场整改照片等）；整改过程中遇需调整计划的情况（如延期、变更措施），需提前向审核组申请说明，经批准后执行。5.2整改跟踪审核组或管理部门通过定期沟通（如周例会）、现场抽查等方式跟踪整改进度；对超期未完成的整改项，发出《整改预警通知》，督促责任部门说明原因并加快落实。步骤6：整改验证与闭环6.1提交整改验证申请责任部门完成整改后，提交《整改完成报告》及支撑材料，申请验证。6.2实施验证审核组通过资料审查、现场检查、人员访谈等方式验证整改效果；验收标准：不符合项已消除，根本原因已解决，预防措施有效，未产生新的风险。6.3验证结果处理验证通过：在《整改验证记录表》中签字确认，问题闭环；验证不通过：退回责任部门重新整改，明确再次整改时限与要求。6.4归档总结将审核报告、整改计划、整改记录、验证报告等文件整理归档，作为后续审核与改进的依据；对共性问题进行分析，优化制度/流程，从源头降低风险。三、配套工具表格模板表1：审核计划表序号审核项目审核依据审核部门/区域审核时间审核方式审核员1采购流程合规性《采购管理制度》采购部、财务部2024-XX-XX资料审查+现场访谈、2生产现场安全《安全生产规程》一车间2024-XX-XX现场观察+记录检查*表2：不符合项整改通知单不符合项编号BZ-2024-001审核对象二车间审核日期2024-XX-XX问题描述生产记录中“关键工艺参数”未按《生产作业指导书》要求实时填写，存在3处事后补录情况（记录编号：SC20240501-005/008/012）。违反条款《生产作业指导书》第4.2条：“关键工艺参数需在生产过程中实时记录，保证数据真实可追溯。”不符合类型实施性不符合整改要求1.3日内完成原因分析并提交《整改措施计划表》；2.10日内完成整改并提交验证材料。审核员*发出日期2024-XX-XX表3：整改措施计划表不符合项编号BZ-2024-001责任部门二车间整改负责人*联系方式*（内部短号）原因分析1.操作人员对“实时记录”理解不到位；2.生产任务紧张时存在“重操作、轻记录”思想；3.现场缺乏记录提醒标识。整改措施1.2024-XX-XX前，由*组织车间全员开展《生产作业指导书》专项培训，重点强调“实时记录”要求，培训后进行考核；2.2024-XX-XX前，在生产线关键工序处张贴“实时记录提醒卡”；3.2024-XX-XX前，调整生产排班，保证操作人员有充足时间记录。预防措施1.修订《生产绩效考核制度》，将“记录及时性”纳入考核指标；2.增加车间周度记录抽查频次，由*负责。完成时限2024-XX-XX验证方式培训记录检查+现场抽查+记录追溯审批人*（审核组长）表4：整改验证记录表不符合项编号BZ-2024-001验证日期2024-XX-XX验证内容1.培训记录：2024-XX-XX开展培训1次，参训20人，考核合格率100%；2.现场抽查：5条生产线“关键工艺参数”均实时记录，无补录情况；3.提醒卡：已张贴至6个关键工序；4.考核制度：修订版已发布，2024-XX-XX执行。验证结果整改措施已落实，不符合项已消除，未发觉新风险。验证通过。验证人*（审核员）责任部门确认*（车间主任）四、关键注意事项与风险规避审核客观性原则：审核员需基于证据判断，避免主观臆断；对不符合项的判定需有明确的审核依据，与受审核方充分沟通达成一致；禁止审核员审核与自己有直接责任关系的区域（如审核员原为采购部成员，不得参与采购流程审核）。问题分类与分级管理：对不符合项按严重程度分级（如“严重”：导致体系失效/重大风险；“一般”：局部不符合/轻微风险），明确不同级别整改时限（严重项≤7天，一般项≤15天）；观察项虽不要求整改，但需纳入后续审核重点关注范围。整改措施有效性：整改措施需针对根本原因，避免“头痛医头、脚痛医脚”（如因“不会做”导致的不符合，需通过培训解决，而非仅批评教育）；预防措施需具备可操作性，避免空泛表述（如“加强管理”需明确“修订制度/增加检查频次/明确责任人”等具体行动）。保密与