企业档案归档与保管制度

企业档案归档与保管制度企业档案归档与保管制度企业档案作为企业运营活动的重要记录和凭证，是维护企业合法权益、支撑管理决策、推动持续发展的重要基础。为规范企业档案的归档与保管工作，确保档案的真实性、完整性、系统性和安全性，防范因档案管理不当引发的各类风险，提升企业规范化管理水平，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等国家相关法律法规，结合企业实际情况及内部管理需求，特制定本制度。第一章总则第一条制度制定依据本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等国家档案管理相关法律法规，参照《企业档案工作规范》（GB/T29139-2012）等行业标准，并充分考虑集团母公司关于档案管理的相关要求及企业自身在风险防控、业务流程规范化方面的内部需求，旨在建立健全企业档案归档与保管工作体系，明确管理职责，规范操作流程，强化风险防控，确保档案资源得到有效保护和利用。第二条适用范围本制度适用于公司总部各部门、各下属单位及全体员工。凡涉及企业经营管理、项目建设、人力资源、科研开发、行政事务等各项活动形成的各类档案，均须依照本制度进行归档与保管。本制度覆盖企业所有业务场景下的档案管理全过程，包括档案的形成、收集、整理、分类、编目、归档、保管、利用、鉴定和销毁等环节。第三条核心术语定义1.档案专项管理：指企业为实现档案有效管理和利用目标，依据相关法律法规和内部制度，对档案全生命周期实施系统性控制的活动总和。其核心在于通过建立科学的管理体系、规范的操作流程、明确的责任机制和有效的技术保障，确保档案资源的真实性、完整性、系统性和安全性，并充分发挥档案在企业管理、决策支持、风险防控、文化传承等方面的作用。2.档案管理风险：指在档案管理过程中，因制度缺失、职责不清、操作不当、技术落后、外部环境变化等原因，可能导致档案丢失、损毁、泄密、失真或无法有效利用，进而影响企业正常运营、声誉形象、合法权益或战略目标实现的潜在可能性。3.档案合规：指企业档案的归档与保管活动符合国家法律法规、行业准则、集团母公司规定及本企业内部制度的各项要求。档案合规是企业合规管理体系的重要组成部分，体现了企业对依法治企、规范运营的遵循和承诺。4.档案全生命周期管理：指对档案从形成、收集、整理、分类、编目、归档、保管、利用、鉴定到销毁的整个过程进行系统化、规范化的管理。其核心理念是贯穿档案产生、发展、消亡的各个阶段，实施动态、闭环的管理，确保档案资源价值的最大化实现。第四条档案专项管理核心原则企业档案归档与保管工作必须遵循以下核心原则：1.全面覆盖原则：档案管理范围应覆盖企业所有部门、所有业务场景、所有类型档案，确保档案资源不遗漏、不缺失，实现档案管理的广度与深度。2.责任到人原则：明确各级管理人员、各岗位人员的档案管理职责，建立清晰的权责体系，确保档案管理责任落实到具体个人，实现管理的精细化。3.风险导向原则：聚焦档案管理中的重点风险领域和关键环节，实施差异化、有针对性的管控措施，优先防范和化解可能对企业造成重大影响的风险。4.持续改进原则：定期评估档案管理工作的有效性，根据内外部环境变化、法律法规更新、业务发展需求等，及时优化管理制度、流程和技术手段，不断提升档案管理水平。5.安全第一原则：将档案安全作为档案管理的首要任务，采取必要的技术和管理措施，确保档案实体安全、信息安全，防止档案丢失、损毁、泄密或被篡改。第二章管理组织机构与职责第五条决策层职责公司主要负责人对本企业档案管理工作负总责，承担最终责任。其主要职责包括：审批档案管理制度及重大事项；提供必要的资源保障；领导和支持档案管理工作的开展；督促检查档案管理工作的落实情况，确保其符合国家法律法规及企业内部要求。公司分管档案管理工作的领导对本企业档案管理工作负直接责任。其主要职责包括：组织制定和实施档案管理制度；领导档案管理领导小组的工作；协调解决档案管理中的重大问题；监督考核各部门、各下属单位的档案管理工作情况。第六条档案管理领导小组设立档案管理领导小组，负责统筹协调和决策审批企业档案管理工作。领导小组由公司主要负责人担任组长，分管档案管理工作的领导担任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组主要履行以下职能：1.统筹协调职能：协调各部门、各下属单位之间的档案管理工作，解决跨部门、跨单位的档案管理问题，确保档案管理工作的整体性和协同性。2.决策审批职能：审议档案管理制度、重大方案和重要事项，对档案管理工作的方向、重点和资源分配做出决策和审批。3.监督评价职能：定期检查档案管理工作的落实情况，评估档案管理工作的有效性，对发现的问题提出整改要求，并监督整改措施的落实。第七条牵头部门职责档案管理部门（或指定牵头部门）作为企业档案管理工作的归口管理部门，负责档案专项管理的具体实施。其主要职责包括：1.制度建设职责：负责组织起草、修订和完善企业档案管理制度，确保制度的科学性、规范性和可操作性。2.风险识别职责：负责组织开展档案管理风险识别和评估，分析潜在风险因素，提出风险防控措施。3.监督考核职责：负责监督各部门、各下属单位的档案管理工作，定期进行考核评估，并将考核结果作为绩效管理的重要依据。4.培训宣贯职责：负责组织开展档案管理培训，普及档案管理知识，提高员工的档案管理意识和能力；负责宣传档案管理制度，营造良好的档案管理氛围。第八条专责部门职责各业务部门（或指定专责部门）负责本部门业务领域档案管理的具体实施，并对档案管理部门提供业务支持和配合。其主要职责包括：1.业务合规审核：负责审核本部门业务活动形成的档案材料的合规性，确保档案内容真实、完整、准确。2.流程优化：负责优化本部门业务领域的档案管理流程，提高档案管理的效率和效益。3.风险处置：负责对本部门业务领域档案管理过程中出现的风险进行处置，及时报告和解决问题。第九条业务部门/下属单位职责各业务部门、各下属单位是档案管理的基本单位，负责本部门、本单位业务活动形成的档案材料的收集、整理、归档和保管。其主要职责包括：1.落实要求：认真落实企业档案管理制度和本部门、本单位档案管理实施细则，确保档案管理工作符合要求。2.日常防控：开展日常的档案管理风险防控工作，识别、评估和处置本部门、本单位档案管理过程中的风险。3.档案保管：妥善保管本部门、本单位形成的档案材料，确保档案实体安全和信息安全。第十条基层执行岗职责各岗位员工作为档案管理的基层执行者，对所接触和形成的档案材料负有直接的责任。其主要职责包括：1.合规操作：按照档案管理制度和操作规范，对所接触和形成的档案材料进行收集、整理、归档和保管，确保操作合规。2.风险上报：及时报告本岗位在档案管理过程中发现的违法违规行为、安全隐患和风险事件，并积极参与风险处置。第三章专项管理重点内容与要求第十一条档案收集与整理1.业务操作合规标准：各部门、各下属单位应按照档案管理制度的要求，及时、完整、准确地收集本部门、本单位业务活动形成的各类档案材料。档案材料应真实反映业务活动情况，符合业务规范和档案管理要求。2.禁止性行为内容：严禁隐匿、伪造、篡改、损毁、丢失档案材料，严禁擅自销毁档案材料，严禁将档案材料用于非公务目的。3.专项风险重点防控点：重点关注档案材料收集不及时、不完整、不准确的风险，以及档案材料伪造、篡改、损毁、丢失的风险。应建立档案材料收集台账，明确收集责任人和收集时间，加强档案材料的审核和交接管理，确保档案材料的安全性和完整性。第十二条档案分类与编目1.业务操作合规标准：各部门、各下属单位应根据档案管理制度和本部门、本单位实际情况，制定档案分类方案和编目规则，对档案进行科学分类和编目。档案分类应遵循统一领导、分级负责的原则，编目应遵循规范、准确、完整的原则。2.禁止性行为内容：严禁随意分类、编目档案材料，严禁编目信息错误、不完整，严禁擅自更改档案分类和编目信息。3.专项风险重点防控点：重点关注档案分类不准确、编目信息错误的风险，以及档案分类和编目不规范导致档案查找困难的风险。应建立档案分类和编目标准，加强档案分类和编目人员的培训，确保档案分类和编目的准确性和规范性。第十三条档案归档与移交1.业务操作合规标准：各部门、各下属单位应在档案材料形成后规定时间内，按照档案分类方案和编目规则，将档案材料归档。归档档案材料应完整、准确、系统，符合档案管理要求。2.禁止性行为内容：严禁将应归档的档案材料拒不归档，严禁将归档档案材料擅自带走、销毁或用于非公务目的。3.专项风险重点防控点：重点关注档案归档不及时、不完整、不准确的风险，以及档案归档过程中档案材料丢失、损毁的风险。应建立档案归档制度，明确归档责任人和归档时间，加强档案归档的审核和交接管理，确保档案归档的及时性和安全性。第十四条档案保管与安全1.业务操作合规标准：档案管理部门应选择安全可靠的场所保管档案，配备必要的档案保管设施设备，做好档案的防潮、防火、防盗、防虫、防鼠等工作。档案保管应符合档案管理要求，确保档案实体安全。2.禁止性行为内容：严禁将档案材料存放在不安全场所，严禁擅自拆除、损坏档案保管设施设备，严禁在档案保管场所从事与档案保管无关的活动。3.专项风险重点防控点：重点关注档案实体安全风险，如档案丢失、损毁、泄密等。应建立档案保管制度，明确档案保管责任人和保管要求，加强档案保管场所的安全管理，确保档案实体安全。第十五条档案利用与借阅1.业务操作合规标准：各部门、各下属单位应严格按照档案管理制度和本部门、本单位档案管理实施细则，利用和借阅档案材料。利用和借阅档案材料应办理相关手续，并按照规定使用档案材料。2.禁止性行为内容：严禁擅自利用和借阅档案材料，严禁将档案材料拿出档案保管场所，严禁对档案材料进行涂改、损毁、复制等操作。3.专项风险重点防控点：重点关注档案利用和借阅不当导致档案丢失、损毁、泄密的风险。应建立档案利用和借阅制度，明确档案利用和借阅责任人和审批程序，加强档案利用和借阅的监督管理，确保档案利用和借阅的安全性和合规性。第十六条档案鉴定与销毁1.业务操作合规标准：档案管理部门应按照档案管理制度的要求，定期开展档案鉴定工作，对档案材料的价值进行评估，并按照规定对失去保存价值的档案材料进行销毁。档案鉴定和销毁应符合档案管理要求，确保档案资源的有效利用和安全管理。2.禁止性行为内容：严禁擅自鉴定、销毁档案材料，严禁将应销毁的档案材料保留，严禁销毁程序不规范导致档案材料失密。3.专项风险重点防控点：重点关注档案鉴定不准确、销毁不规范导致档案资源浪费或失密的风险。应建立档案鉴定和销毁制度，明确档案鉴定和销毁责任人和审批程序，加强档案鉴定和销毁的监督管理，确保档案鉴定和销毁的准确性和规范性。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制档案管理部门应根据国家法律法规、行业准则、集团母公司规定及企业内部管理需求的变化，及时组织修订和完善企业档案管理制度，确保制度的时效性和适用性。制度修订应经过必要的审批程序，并及时发布实施。第十八条风险识别预警机制档案管理部门应定期组织开展档案管理风险排查，识别和评估档案管理过程中的潜在风险。风险排查应覆盖档案管理的各个环节，并采用定性和定量相结合的方法进行评估。档案管理部门应根据风险排查结果，发布风险预警通知，并采取相应的风险防控措施。第十九条合规审查机制档案管理部门应将档案管理合规审查嵌入到业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，对档案管理工作的合规性进行审查。未经合规审查的，不得实施相关业务活动。档案管理部门应建立合规审查制度，明确合规审查的责任人和审查程序，确保合规审查的有效性。第二十条风险应对机制档案管理部门应根据风险等级，制定相应的风险应对措施。对于一般风险，应采取常规的风险防控措施进行应对；对于重大风险，应制定专项应急预案，并组织相关部门和人员进行应急处置。风险应对过程中，应加强责任协同，及时上报风险处置情况，确保风险得到有效控制。第二十一条责任追究机制档案管理部门应根据档案管理制度的有关规定，对违反档案管理制度的违规行为进行责任追究。责任追究应区分责任类型，明确处罚标准，并将处罚结果与绩效考核、纪律处分等挂钩。责任追究应公平、公正、公开，并接受相关部门和人员的监督。第二十二条评估改进机制档案管理部门应定期对企业档案管理工作的有效性进行评估，评估内容包括制度完善程度、流程优化程度、风险防控效果等。评估结果应作为改进档案管理工作的依据，并采取相应的改进措施，不断提升档案管理水平。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障公司各层级领导应加强对档案管理工作的领导和支持，提供必要的资源保障，并督促检查档案管理工作的落实情况。各部门、各下属单位应指定专人负责档案管理工作，并确保档案管理工作的顺利开展。第二十四条考核激励机制档案管理部门应将档案管理合规情况纳入各部门、各下属单位及全体员工的年度考核，并将考核结果与绩效、评优等挂钩。对于在档案管理工作中表现突出的部