江苏学校档案扫描管理制度(3篇)

第1篇第一章总则第一条为加强学校档案管理工作，提高档案信息化水平，确保档案安全，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》等法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于我校所有纸质档案的扫描、存储、管理和利用。第三条学校档案扫描工作应遵循以下原则：1.完整性原则：确保档案内容的完整、准确、真实；2.安全性原则：确保档案数据的安全，防止档案丢失、损坏；3.便捷性原则：提高档案利用效率，方便师生查阅；4.规范性原则：按照国家档案管理的相关标准和规范进行操作。第二章组织机构与职责第四条学校成立档案扫描工作领导小组，负责全校档案扫描工作的统筹规划、组织实施和监督管理。第五条档案扫描工作领导小组职责：1.制定学校档案扫描工作规划；2.组织实施档案扫描工作；3.监督检查档案扫描工作质量；4.协调解决档案扫描工作中的问题；5.负责档案扫描工作的总结和评估。第六条档案扫描工作具体实施部门为学校档案室，其主要职责如下：1.负责档案扫描工作的具体实施；2.负责档案扫描设备的维护和管理；3.负责档案扫描数据的整理和归档；4.负责档案扫描工作的培训和指导；5.负责档案扫描工作的总结和报告。第三章档案扫描范围与标准第七条档案扫描范围：1.学校行政、教学、科研、人事、财务等部门的档案；2.学生学籍、成绩、奖惩等档案；3.教师职称、职务、科研成果等档案；4.学校重要会议、活动、项目等档案；5.其他需要扫描的档案。第八条档案扫描标准：1.档案扫描应采用高分辨率扫描，确保档案内容的清晰；2.档案扫描格式应统一为PDF格式；3.档案扫描文件命名应规范，便于查找；4.档案扫描文件应进行目录编制，方便查阅；5.档案扫描文件应进行备份，确保数据安全。第四章档案扫描流程第九条档案扫描流程：1.档案室根据档案扫描工作领导小组的安排，制定档案扫描计划；2.档案室对拟扫描的档案进行整理、分类、编号；3.档案室对扫描设备进行检查和维护，确保设备正常运行；4.档案室对工作人员进行培训，确保其掌握档案扫描操作技能；5.档案室进行档案扫描，并对扫描结果进行质量检查；6.档案室将扫描后的档案进行整理、归档，并建立电子档案库；7.档案室对档案扫描工作进行总结和评估。第五章档案扫描设备与管理第十条档案扫描设备应满足以下要求：1.具有较高的扫描分辨率和扫描速度；2.具有良好的兼容性，能够扫描不同类型的档案；3.具有稳定的性能，能够长时间连续工作；4.具有安全防护措施，防止设备损坏和档案数据泄露。第十一条档案扫描设备的管理：1.档案室应建立档案扫描设备的使用、维护和保养制度；2.档案室应定期对档案扫描设备进行检查和维护，确保设备正常运行；3.档案室应制定档案扫描设备的操作规程，确保操作人员正确使用设备；4.档案室应制定档案扫描设备的应急预案，确保在设备出现故障时能够及时处理。第六章档案扫描数据管理与利用第十二条档案扫描数据的管理：1.档案室应建立档案扫描数据的管理制度，确保数据的安全、完整和准确；2.档案室应定期对档案扫描数据进行备份，防止数据丢失；3.档案室应制定档案扫描数据的恢复方案，确保在数据丢失时能够及时恢复；4.档案室应制定档案扫描数据的保密制度，防止数据泄露。第十三条档案扫描数据的利用：1.档案室应建立档案扫描数据的查询系统，方便师生查阅；2.档案室应提供档案扫描数据的打印、复制等服务；3.档案室应制定档案扫描数据的借阅制度，确保档案数据的合理利用。第七章附则第十四条本制度由学校档案室负责解释。第十五条本制度自发布之日起施行。【注】本制度内容仅供参考，具体实施时请根据实际情况进行调整。第2篇第一章总则第一条为规范江苏学校档案管理，提高档案数字化水平，确保档案信息的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案条例》等相关法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于江苏学校内部各类档案的扫描管理，包括教学档案、科研档案、行政档案、人事档案、财务档案、设备档案等。第三条档案扫描管理应遵循以下原则：（一）依法管理，确保档案安全；（二）科学规范，提高档案数字化水平；（三）方便利用，提高档案服务效率；（四）节约资源，降低管理成本。第二章档案扫描工作职责第四条学校档案管理部门负责档案扫描工作的组织实施和监督管理，具体职责如下：（一）制定档案扫描工作计划，明确工作目标、任务和完成时限；（二）组织档案扫描设备、软件的采购、安装、调试和维护；（三）对档案扫描人员进行业务培训，确保其掌握档案扫描技能；（四）监督档案扫描工作过程，确保档案信息的安全、完整和准确；（五）对扫描后的档案进行整理、归档和备份；（六）建立健全档案扫描管理制度，完善档案扫描工作流程。第五条各部门档案管理员负责本部门档案的扫描工作，具体职责如下：（一）按照档案扫描工作计划，完成本部门档案的扫描任务；（二）对扫描后的档案进行初步整理，确保档案信息的准确性和完整性；（三）将扫描后的档案报送档案管理部门进行归档和备份；（四）协助档案管理部门做好档案扫描工作的培训和监督。第三章档案扫描工作流程第六条档案扫描工作流程如下：1.档案准备：档案管理员对拟扫描的档案进行整理、分类，确保档案的整洁、有序。2.档案扫描：档案管理员使用档案扫描设备对档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。3.图像处理：对扫描后的图像进行质量检查、裁剪、调整等处理，确保图像符合要求。4.信息录入：将扫描后的档案信息录入计算机系统，建立电子档案数据库。5.档案归档：将扫描后的档案和电子档案同时归档，确保档案的完整性和可追溯性。6.档案备份：对扫描后的档案进行备份，确保档案信息的安全。第四章档案信息安全管理第七条档案信息安全管理是档案扫描工作的重中之重，具体措施如下：1.建立健全档案信息安全管理制度，明确档案信息安全管理责任。2.档案扫描设备、软件采用加密技术，确保档案信息传输、存储过程中的安全。3.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案信息。4.定期对档案信息进行安全检查，发现安全隐患及时整改。5.对扫描后的档案进行加密存储，防止未授权访问。第五章档案扫描设备与软件管理第八条档案扫描设备与软件管理应遵循以下原则：1.设备与软件采购应遵循公开、公平、公正的原则，确保设备与软件的性能、质量和价格。2.设备与软件的安装、调试和维护应由专业人员进行，确保其正常运行。3.设备与软件应定期进行升级和更新，确保其安全性和兼容性。4.设备与软件的购置、使用、维护等费用应纳入学校年度预算。第六章档案扫描工作考核第九条学校对档案扫描工作实行考核制度，考核内容包括：1.档案扫描任务完成情况；2.档案信息质量；3.档案信息安全；4.档案扫描工作流程执行情况；5.档案管理人员业务水平。考核结果作为对档案管理人员绩效考核和奖惩的依据。第七章附则第十条本制度由江苏学校档案管理部门负责解释。第十一条本制度自发布之日起施行。第十二条本制度如有与国家法律法规、政策规定相抵触之处，以国家法律法规、政策规定为准。第十三条本制度未尽事宜，按国家法律法规、政策规定执行。第3篇第一章总则第一条为加强学校档案管理工作，提高档案管理效率，确保档案信息安全，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》等相关法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于我校所有纸质档案的扫描、整理、存储、利用和销毁等工作。第三条学校档案扫描工作应遵循统一领导、分级管理、规范操作、安全保密的原则。第四条学校档案扫描工作应确保档案的完整、准确、系统、安全。第二章组织机构与职责第五条学校成立档案扫描工作领导小组，负责全校档案扫描工作的统筹规划、组织实施和监督检查。第六条档案扫描工作领导小组下设办公室，负责具体工作，其主要职责如下：（一）制定档案扫描工作计划，组织实施档案扫描工作；（二）负责档案扫描设备的采购、安装、维护和更新；（三）负责档案扫描人员的培训、考核和管理工作；（四）负责档案扫描数据的整理、归档和备份；（五）负责档案扫描工作的监督检查和考核评价。第七条学校各部门应积极配合档案扫描工作领导小组开展工作，确保档案扫描工作的顺利进行。第三章档案扫描范围与要求第八条档案扫描范围：（一）学校各类纸质档案，包括文书档案、教学档案、科研档案、基建档案、设备档案、财务档案等；（二）学校内部各类文件、资料、报表等。第九条档案扫描要求：（一）档案扫描应确保图像清晰、不失真，符合国家档案扫描标准；（二）档案扫描应采用高分辨率扫描，保证档案内容的完整性和可读性；（三）档案扫描应采用安全可靠的存储介质，确保档案信息安全；（四）档案扫描应建立电子档案目录，方便查询和利用。第四章档案扫描流程第十条档案扫描流程：（一）档案整理：对拟扫描的档案进行整理、分类、编号，确保档案的完整性和准确性；（二）档案扫描：使用专业设备对档案进行扫描，确保图像质量；（三）数据整理：对扫描后的电子档案进行整理、归档，建立电子档案目录；（四）数据备份：对电子档案进行定期备份，确保档案安全；（五）档案利用：提供电子档案查询、下载等服务。第五章档案安全与保密第十一条档案扫描工作应严格遵守国家档案安全与保密法律法规，确保档案信息安全。第十二条档案扫描人员应具备较高的政治素质和业务能力，对档案信息严格保密。第十三条档案扫描设备应具备安全防护措施，防止档案信息泄露。第十四条档案扫描数据应定期进行安全检查，发现安全隐患及时整改。第六章档案扫描设备与软件第十五条学校应配备符合国家标准的档案扫描设备，包括扫描仪、扫描软件、存储设备等。第十六条档案扫描软件应具备以下功能：（一）图像处理：对扫描图像进行裁剪、旋转、调整亮度等处理；（二）目录管理：建立电子档案目录，方便查询和利用；（三）数据备份：对电子档案进行定期备份，确保档案安全；（四）安全防护：具备安全防护措施，防止档案信息泄露。第七章档案扫描人员管理与培训第十七条学校应加强对档案扫描人员的管理，定期进行业务培训，提高其业务水平。第十八条档案扫描人员应具备以下条件：（一）具备良好的政治素质和职业道德；（二）熟悉档案管理法律法规；（三）具备一定的计算机操作能力；（四）责任心强，工作认真负责。第十九条学校应定期对档案扫描人员进行考核，考核不合格者予以调整。第八章档案扫描工作考核与奖惩第二十条学校应建立健全档案扫描工作考核制度，对档案扫描工