培训资料档案管理制度

PAGE培训资料档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司培训资料档案的管理，确保培训资料的完整性、准确性和安全性，提高培训工作的质量和效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类培训资料档案的管理，包括培训教材、课件、学员档案、考试试卷及成绩等相关资料。（三）管理原则1.集中统一原则：培训资料档案由公司指定的部门或专人进行集中管理，确保资料的完整性和一致性。2.分类管理原则：按照培训资料的类别、性质、来源等进行分类，便于查找和使用。3.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规，确保培训资料档案的安全和保密，防止资料泄露。4.动态管理原则：随着培训工作的开展和资料的更新，及时对培训资料档案进行调整和补充，保证资料的时效性。二、培训资料档案的分类与编号（一）培训教材档案1.内部培训教材：由公司内部培训师编写或整理的培训教材，按照培训课程体系进行分类，编号格式为“NX课程名称版本号”，其中“NX”表示内部培训教材类别，例如“NX新员工入职培训教材V1.0”。2.外部引进培训教材：从外部购买或获取的培训教材，编号格式为“WX教材名称版本号”，其中“WX”表示外部引进培训教材类别，例如“WX项目管理实战教程V2.0”。（二）课件档案1.PPT课件：以PPT形式呈现的培训课件，按照培训课程分类，编号格式为“KJ课程名称版本号PPT”，例如“KJ市场营销策略培训V3.0PPT”。2.视频课件：包括培训视频、动画演示等视频格式的课件，编号格式为“KJ课程名称版本号视频”，例如“KJ办公软件高级应用培训V2.0视频”。（三）学员档案1.新员工培训学员档案：记录新员工参加培训的相关信息，编号格式为“XY新员工姓名入职时间新员工培训”，例如“XY张三20230101新员工培训”。2.岗位技能培训学员档案：针对不同岗位技能培训的学员档案，编号格式为“XY学员姓名岗位名称岗位技能培训”，例如“XY李四软件开发工程师软件编程技能培训”。（四）考试试卷及成绩档案1.考试试卷档案：按照培训课程分类，编号格式为“KS课程名称考试日期试卷”，例如“KS人力资源管理培训20230615试卷”。2.考试成绩档案：记录学员考试成绩的档案，编号格式为“KS课程名称考试日期成绩”，例如“KS财务基础知识培训20230520成绩”。三、培训资料档案的收集与整理（一）收集职责1.培训部门：负责收集培训过程中产生的各类资料，包括培训教材编写稿、课件初稿、学员报名信息等。2.培训师：按照培训计划和要求，及时整理并提交授课所需的资料，如PPT课件、案例资料等。3.学员：在培训期间，按照要求提交个人相关资料，如培训心得、作业等，并配合完成考试等环节。（二）收集时间1.培训项目启动前，相关责任人应完成资料的初步收集工作，确保培训顺利开展。2.在培训过程中，根据培训进度及时补充和更新资料。3.培训项目结束后，应在规定时间内完成所有资料的收集工作。（三）整理要求1.对收集到的培训资料进行分类整理，确保资料的完整性和准确性。2.对于纸质资料，应进行编号、装订，并制作相应的目录清单。3.对于电子资料，应按照分类要求进行文件夹命名和存储，确保文件命名规范、易于查找。四、培训资料档案的归档与存储（一）归档流程1.资料整理完成后，由资料收集责任人填写《培训资料档案归档申请表》，详细说明资料名称、类别、数量、来源等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门对提交的资料进行核对和验收，确认无误后进行归档。（二）存储方式1.纸质档案存储：设立专门的档案库房，按照档案类别和编号顺序进行存放，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.电子档案存储：采用服务器存储和磁盘阵列备份相结合的方式，定期对电子档案进行备份，确保数据的安全性和可靠性。同时，建立电子档案索引目录，方便查询和使用。（三）存储期限1.培训教材档案、课件档案等重要资料，保存期限为[X]年，以便于后续培训参考和知识传承。2.学员档案保存期限为学员离职后[X]年，以满足可能的查询和追溯需求。3.考试试卷及成绩档案保存期限为考试结束后[X]年。五、培训资料档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅培训资料档案的，需填写《培训资料档案查阅申请表》，注明查阅目的、资料名称和类别等信息。2.部门负责人有权查阅本部门相关的培训资料档案；涉及跨部门培训资料的查阅，需经相关部门负责人签字同意。3.公司高层管理人员因决策需要查阅培训资料档案的，可直接查阅。（二）查阅流程1.查阅申请人填写申请表，提交至所在部门负责人审批。2.审批通过后，申请人持申请表到档案管理部门办理查阅手续。3.档案管理人员根据申请表提供相应的资料，并在查阅登记表上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。（三）借阅权限1.因特殊情况需要借阅培训资料档案的，需经档案管理部门负责人批准，并填写《培训资料档案借阅申请表》。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.涉及公司机密的培训资料档案，原则上不允许借阅，确需借阅的，需经公司主管领导批准。（四）借阅流程1.借阅申请人填写申请表，提交至档案管理部门负责人审批。2.审批通过后，档案管理人员与借阅人办理资料交接手续，双方在借阅登记表上签字确认。3.借阅人应妥善保管借阅的资料，不得擅自转借、复印、传播或用于其他非工作目的。借阅期满后，应按时归还资料，档案管理人员进行核对和验收。六、培训资料档案的更新与维护（一）定期更新1.培训教材档案和课件档案应根据培训内容的更新、行业发展动态以及公司业务需求，每年至少进行一次全面更新。2.学员档案应及时更新学员的培训记录、考核成绩、岗位变动等信息。（二）动态维护1.在培训过程中，如发现培训资料存在错误、遗漏或不适用的情况，应及时进行修改和补充。2.对于已归档的培训资料档案，如因工作需要进行局部调整或补充，应按照规定的流程进行操作，并做好记录。（三）版本管理1.培训资料档案应明确版本号，每次更新后及时记录更新内容和版本变更信息。2.不同版本的培训资料档案应分别存储，以便于追溯和查询。七、培训资料档案的安全与保密（一）安全管理1.档案管理部门应加强对档案库房的安全管理，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施，并定期进行检查和维护。2.对电子档案应采取加密存储、访问控制、数据备份等安全措施，防止数据丢失、损坏或泄露。（二）保密措施1.严格限制接触培训资料档案的人员范围，对涉及公司机密的资料应进行严格保密。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在查阅和借阅培训资料档案时，应要求查阅人或借阅人遵守保密规定，不得擅自泄露资料内容。八、培训资料档案的销毁（一）销毁条件1.培训资料档案超过保存期限，且确认无继续保存价值的。2.因培训内容调整、业务变更等原因，导致相关培训资料档案不再适用的。3.培训资料档案存在严重损坏、丢失等情况，无法修复或补充的。（二）销毁流程1.由档案管理部门提出培训资料档案销毁申请，填写《培训资料档案销毁申请表》，详细说明销毁资料的名称、类别、数量、销毁原因等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至公司主管领导审批。3.审批通过后，可以选择以下方式进行销毁：纸质档案：采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，并由专人负责监督销毁过程，确保销毁彻底。电子档案：通过专业的数据清除软件对存储介质进行数据擦除，确保数据无法恢复，并做好记录。4