非生产采购品类管理制度

PAGE非生产采购品类管理制度一、总则（一）目的为规范公司非生产采购品类的管理流程，确保采购活动的合规性、高效性和经济性，保障公司运营的顺利进行，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有非生产采购品类的采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、劳保用品、维修备件、营销物料等。（三）基本原则1.合规性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保采购行为合法合规。2.经济性原则：在满足公司业务需求的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，实现采购效益最大化。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、性能稳定的产品和服务，以保障公司运营的正常开展。4.透明性原则：采购过程应保持公开、透明，接受公司内部监督，确保公平竞争。二、采购流程（一）需求申请1.各部门根据业务需求填写采购申请单，详细注明采购品类、规格、数量、预计到货时间等信息。2.采购申请单需经部门负责人审核签字，确保需求的合理性和必要性。（二）采购审批1.采购申请单提交至采购部门后，采购专员进行初步审核，检查申请信息是否完整、准确。2.对于金额较小的采购申请（具体金额标准由公司另行规定），由采购部门负责人审批。3.对于金额较大的采购申请，需提交公司管理层审批，审批通过后方可进入采购环节。（三）供应商选择与管理1.采购专员根据采购品类和需求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格水平、售后服务等方面。3.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作历史等，以便对供应商进行动态管理。4.定期对供应商进行考核，根据合作情况对供应商进行评分，对于表现不佳的供应商，采取警告、暂停合作或淘汰等措施。（四）采购谈判与合同签订1.采购专员与选定的供应商进行谈判，就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行协商，争取最有利的采购条件。2.谈判达成一致后，签订采购合同，合同应明确双方的权利和义务，确保采购活动的顺利执行。3.采购合同需经公司法务部门审核，确保合同的合法性和有效性。（五）采购执行与验收1.采购专员按照采购合同的要求，跟踪供应商的交货进度，确保按时到货。2.货物到货后，由相关部门进行验收，验收内容包括货物的数量、规格、质量等方面。3.验收合格后，填写验收报告，并办理入库手续。如验收不合格，采购专员应及时与供应商沟通协商解决，如无法解决，可根据合同约定追究供应商责任。（六）付款管理1.采购部门根据采购合同和验收报告申请付款，填写付款申请单，注明付款金额、付款方式、收款单位等信息。2.付款申请单需经采购部门负责人、财务部门审核签字后，提交公司管理层审批。3.财务部门按照审批通过的付款申请单进行付款操作，确保付款的准确性和及时性。三、采购预算管理（一）预算编制1.每年末，各部门根据下一年度的业务计划和需求，编制非生产采购品类的预算草案，详细列出采购项目、数量、金额等信息。2.采购部门汇总各部门的预算草案，结合公司整体战略和财务状况，编制公司非生产采购品类的年度预算。3.年度预算需经公司管理层审核批准后执行。（二）预算执行与监控1.采购部门严格按照批准的预算执行采购活动，不得超预算采购。2.财务部门定期对采购预算的执行情况进行监控，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题。3.如因业务发展需要调整采购预算，需按照规定的流程进行申请和审批。四、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律法规风险等。2.建立风险预警机制，及时发现风险信号，以便采取相应的措施进行防范和控制。（二）风险应对1.针对不同的风险因素，制定相应的风险应对措施，如选择多个供应商、签订质量保证协议、采用套期保值等方式应对价格波动风险等。2.加强对采购合同的管理，明确双方的违约责任，降低合同风险。3.定期对采购人员进行风险管理培训，提高采购人员的风险意识和应对能力。五、采购信息管理（一）采购档案管理1.采购部门负责建立和管理采购档案，包括采购申请单、采购合同、验收报告、付款凭证等相关文件。2.采购档案应按照时间顺序和类别进行分类整理，确保档案的完整性和可查阅性。3.采购档案的保存期限按照公司相关规定执行，期满后按照规定进行销毁或存档。（二）采购数据分析1.采购部门定期对采购数据进行分析，如采购金额、采购数量、采购频率、供应商分布等方面的数据。2.通过数据分析，总结采购活动的规律和趋势，为采购决策提供参考依据。3.根据数据分析结果，提出改进采购管理的建议和措施，不断优化采购流程和提高采购效率。六、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门发现问题后，及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保采购活动规范有序进行。（二）考核评价1.建立采购人员考核评价体系，从采购成本控制、采购质量保障、采购效率提升、供应商管理等方面对采购人员进行考核评价。2.考核评价结果与采购人员的绩效奖金、晋升等挂钩，激励采购人员不断提高工作质量和效率。七、附则（一）解释权本制度由公司采购部门负责解释。（二）修订与废止1.本制度如有未尽事宜或与国家法律