采购申请与审批流程模板供应商选择与合同管理版

采购申请与审批流程通用模板（供应商选择与合同管理版）一、适用范围与应用场景二、流程详解与操作步骤（一）需求发起与初步审批需求部门发起申请采购需求部门根据业务需求，填写《采购申请审批表》（模板见“配套工具与表单模板”），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途说明、期望交付日期及供应商要求（如资质、经验等）。需求部门负责人对采购需求的合理性（必要性、预算匹配度）进行审核，签字确认后提交至采购部门。采购部门初审采购部门收到申请后，重点审核：采购内容是否符合公司采购政策；预算是否在部门年度预算范围内；需求描述是否清晰明确，便于后续供应商筛选。若初审不通过（如超预算、需求模糊），采购部门需反馈需求部门补充或调整；若通过，进入供应商选择环节。（二）供应商选择与评估供应商信息收集采购部门通过以下渠道收集供应商信息：企业合格供应商库（已有合作记录的供应商优先）；公开招标平台、行业展会、行业协会推荐；供应商主动报名（需提交资质文件）。收集信息至少包含：供应商名称、联系方式、主营业务、资质证书（如营业执照、相关行业许可证、ISO认证等）、过往合作案例（如有）。供应商资质审查采购部门对收集的供应商资质进行初步审查，保证供应商具备合法经营资格及履约能力，重点核查：营业执照（经营范围是否涵盖采购内容）；特殊行业资质（如食品采购需《食品经营许可证》，工程类采购需相关资质等级证书）；财务状况（近1年财务报表，避免资金链断裂风险）；信用记录（通过“信用中国”等平台查询，无严重失信行为）。资质审查不通过的供应商直接淘汰，通过的进入综合评估环节。供应商综合评估与确定采购部门组织成立评估小组（成员含采购部门、需求部门、财务部门、法务部门等），采用量化评分法（总分100分）对供应商进行评估，评分标准参考：价格（30-40分）：对比多家供应商报价，取性价比最优者；质量保障能力（25-35分）：供应商质量管理体系、质检报告、不良品处理机制；履约能力（20-30分）：生产/交付周期、物流能力、售后服务响应速度；企业信誉（10-15分）：行业口碑、合作案例稳定性、有无投诉记录。评估小组根据评分结果，推荐1-2家候选供应商，报采购负责人审批。若候选供应商为首次合作，需安排实地考察（生产场地、仓储条件等），确认其履约能力。（三）合同拟定与审核合同拟定采购部门根据确定的供应商信息及采购需求，拟定采购合同，合同内容需包含以下核心条款：双方基本信息（供应商名称、地址、法定代表人；采购方公司名称、地址、联系人）；采购物品/服务的名称、规格型号、数量、单价、总金额；质量标准（需符合国家/行业标准及双方约定，附技术参数表）；交付要求（时间、地点、运输方式、验收标准）；付款方式（如预付款比例、到货款、质保金比例及支付节点）；违约责任（逾期交货、质量不达标、付款延迟等情形的处理方式）；争议解决方式（协商、仲裁或诉讼管辖地）；合同生效条件（双方签字盖章后生效）。合同审核拟定的合同需依次经过以下部门审核：需求部门：审核技术条款、交付要求是否符合业务需求；财务部门：审核付款方式、金额与预算是否匹配，涉税条款是否合规；法务部门：审核合同法律风险（如违约责任、知识产权、不可抗力条款等）；分管领导/总经理：审核合同整体合规性及审批权限。审核过程中若需修改，由采购部门与供应商沟通调整，直至所有部门审核通过。（四）合同签订与执行合同签订审核通过后，由采购部门与供应商正式签订合同（一式两份或三份，双方各执一份，采购部门存档一份），合同需加盖双方公章或合同专用章（供应商需提供授权委托书，保证签约人权限合法）。合同执行与跟踪采购部门根据合同约定，跟踪供应商生产/备货进度，保证按时交付；需求部门在收到货物/服务后，需严格按照合同约定的质量标准和验收流程进行验收（如抽样检测、功能测试等），填写《验收确认单》，由需求部门负责人签字确认；财务部门凭《验收确认单》、发票（需与合同信息一致）及审批流程办理付款手续。（五）合同归档与供应商评价合同归档采购部门负责将采购申请审批表、供应商评估资料、合同文本、验收确认单、付款凭证等资料整理归档，保存期限不少于合同履行完毕后5年（按公司档案管理规定执行）。供应商动态评价每次合作结束后，需求部门及采购部门需共同对供应商的表现进行评价，评价指标包括：交付及时性、产品质量、服务态度、问题响应速度等，填写《供应商绩效评价表》，评价结果作为后续合作资格调整（如升级合格供应商库、淘汰不合格供应商）的依据。三、配套工具与表单模板（一）采购申请审批表申请编号采购部门申请人联系方式（*）采购物品/服务名称规格型号数量预估单价（元）预算金额（元）需求日期用途说明供应商要求（资质、经验等）需求部门负责人审核意见：签字：日期：采购部门初审意见：签字：日期：财务部门审核意见（如需）：签字：日期：分管领导审批意见：签字：日期：（二）供应商综合评估表供应商名称联系人联系方式（*）主营业务资质文件（可附复印件）评估项目评分标准得分备注价格（35分）报价最低者得35分，其他按比例折算对比3家以上供应商报价质量保障（30分）质量体系认证（10分）、质检报告（10分）、不良品处理机制（10分）履约能力（25分）交付周期（10分）、物流能力（8分）、售后服务（7分）首次合作需考察生产场地企业信誉（10分）行业口碑（5分）、合作案例稳定性（3分）、无失信记录（2分）总分评估小组意见：采购负责人审批：签字：日期：（三）合同审批表合同编号采购申请编号供应商名称合同名称采购物品/服务名称合同金额（元）拟稿部门拟稿人审核流程需求部门→财务→法务→分管领导各部门审核意见：需求部门：签字：日期：财务部门：签字：日期：法务部门：签字：日期：分管领导：签字：日期：（四）供应商绩效评价表供应商名称合作日期采购物品/服务名称评价指标评分标准（1-5分，5分为最优）得分备注交付及时性5分：100%按时交付；3分：延迟≤3天；1分：延迟＞3天产品质量5分：无质量问题；3分：轻微问题可解决；1分：严重质量问题服务态度5分：响应积极、配合度高；3分：响应一般；1分：推诿扯皮成本控制5分：低于预算；3分：符合预算；1分：超预算总分评价等级：□优秀（4.5-5分）□良好（3.5-4.4分）□合格（2.5-3.4分）□不合格（＜2.5分）评价部门意见：采购部门负责人审批：签字：日期：四、关键要点与风险提示需求合理性把控采购需求需基于实际业务需求提出，避免“为采购而采购”；超预算采购需提前提交预算调整申请，说明原因并经审批。供应商资质审核“三查”原则查“证”：营业执照、行业资质证书是否在有效期内；查“信”：通过权威平台查询信用记录，避免与失信供应商合作；查“实”：对关键供应商（如金额大、重要物资）进行实地考察，核实生产/经营能力。合同条款严谨性质量标准需量化（如“符合GB/T19001-2016标准”），避免模糊表述；违约责任需明确（如“逾期交货每日按合同金额的0.5%支付违约金”），避免争议时无据可依；付款节点与交付验收、质保期挂钩，如“到货验收合格后支付70%，质保期满无质量问题支付30%”。审批流程合规性严格执行分级审批制度，不得越权审批；涉及重大采购（如金额超过万元，需根据公司