会议纪要记录及后续任务分配模板

会议纪要记录及后续任务分配模板一、适用会议类型与场景二、会议纪要与任务分配操作流程（一）会前准备明确会议要素：提前确认会议主题（需简洁概括核心议题，如“Q3产品迭代进度同步会”）、时间、地点（或线上会议）、主持人及预计时长。梳理参会人员：列出必须参会人员（决策人、执行人、相关协作部门代表）及可选参会人员，提前3天发送会议通知，同步会议议程及需提前准备的资料（如项目文档、数据报表等）。准备记录工具：提前创建模板文档（电子版或纸质版），准备好录音设备（需提前征得参会人员同意）或速记工具，保证记录过程中不遗漏关键信息。（二）会中记录记录会议基本信息：在模板“会议基本信息”栏填写完整主题、时间（精确到分钟）、地点、主持人、记录人、参会人员（姓名用*代替，如“、”）、缺席人员及原因（如有）。同步会议议程进展：按议程顺序逐项记录讨论内容，重点标注：各议题的核心观点（不同参会人的意见分歧需明确标注，如“市场部建议优先优化A功能，技术部认为B模块需先完成”）；达成的共识或决议（如“确定优先开发B模块，下周一前输出详细方案”）；未达成一致的待议事项（需明确后续跟进动作，如“需财务部补充成本数据，下次会议再讨论”）。细化待办任务：对会议中明确的任务，需实时记录以下要素：任务描述（清晰具体，避免“跟进问题”等模糊表述，改为“联系供应商，确认到货时间及质量标准”）；初步拟定的负责人（若现场未确定，标注“待定”，会后24小时内补充）；预估截止时间（需结合任务难度及优先级，明确“X月X日前”或“下周五下班前”）；交付物成果（如“提交报告”“完成功能测试”）。（三）会后整理与确认梳理与核对信息：会议结束后2小时内，根据记录内容及录音（如有）补充完善会议纪要，重点核对：决议事项是否准确（与主持人确认关键决议）；任务要素是否完整（负责人、截止时间、交付物无遗漏）；讨论观点是否客观（不添加个人主观评价，仅记录事实）。分发与确认：整理完成后，将会议纪要（含任务分配表）在24小时内发送至所有参会人员，明确“如有信息遗漏或错误，请在X月X日前反馈”，确认无误后由主持人签字（或电子签批）存档。（四）任务跟进与闭环同步任务信息：将确认后的任务分配表同步至相关负责人及协作部门，可通过项目管理工具（如钉钉待办、飞书多维表格）创建任务卡片，标注关联会议编号（如“会议-20231001-001”）便于追溯。定期跟踪进度：任务负责人需按截止时间推进工作，提前1天提醒未完成任务；主持人或记录人每周汇总任务进度，对逾期任务及时协调解决（如资源支持、调整优先级）。闭环管理：任务完成后，负责人提交交付物至记录人，记录人在模板“任务完成情况”栏标注“已完成”及完成日期，并同步至相关方；未完成的需说明原因及预计完成时间，形成“任务分配-执行-反馈-闭环”的完整流程。三、会议纪要及任务分配模板表单（一）会议基本信息项目内容会议主题会议时间年月日时分至时分会议地点/形式（如：3号会议室/线上腾讯会议）主持人记录人参会人员（用*代替姓名，如：、）缺席人员（姓名及原因，如：赵六（出差））（二）会议议程及讨论记录议程序号议程主题讨论要点（核心观点、分歧、数据支撑等）决议/结论待议事项（后续动作）1议题A：项目进度同步-开发部：已完成前端界面设计，后端接口开发进度70%-测试部：需待接口完成后启动测试，预计需3天确认后端接口开发于X月X日前完成，测试部同步准备测试用例无2议题B：市场活动方案讨论-市场部：建议线上线下同步开展，预算5万元-运营部：线上活动优先，预算控制在3万元暂不推进，需财务部补充ROI分析报告，下次会议再定方案财务部于X月X日前提交预算分析报告（负责人：*）（三）后续任务分配表任务编号任务描述负责人协作人（如有）截止时间交付物优先级（高/中/低）完成情况（未完成/已完成/进行中）备注（如风险、所需支持）001完成项目后端接口开发*无2023-10-15接口文档及测试版本高需协调测试环境资源002提交市场活动预算ROI分析报告*市场部*2023-10-12Excel分析报告中需市场部提供历史活动数据003整理会议纪要并分发确认*无2023-10-08签批版会议纪要PDF高四、使用要点与注意事项记录准确性优先：会议纪要需客观反映讨论内容，避免主观臆断或情绪化表述；决议事项需与主持人核对，保证无歧义。任务要素需明确：任务描述需符合“SMART原则”（具体、可衡量、可达成、相关性、时限性），负责人必须是具体个人（避免“相关部门”等模糊表述），截止时间需结合任务难度合理设定。保密与存档规范：涉及敏感信息（如未公开的战略、财务数据）的会议，需在纪要中标注“内部保密”，并按企业规定限定传阅范围；会议纪要及任务分配表建议电子存档至少1年，纸质版按部门档案管理规定归档。避免信息过载：非核心讨论细节（如无关的举例、重复观点）可简略记录