企业文件归档与管理制度文件管理规范

企业内部文件归档与管理制度文件管理规范一、适用范围与业务场景本规范适用于企业内部各类具有保存价值的文件从形成到最终销毁的全过程管理，涵盖但不限于以下场景：日常办公文件：包括通知、报告、请示、会议纪要、工作计划与总结等；项目管理文件：项目立项书、可行性研究报告、招投标文件、合同协议、验收报告等；人力资源文件：员工入职档案、劳动合同、培训记录、绩效考核结果、离职证明等；财务与审计文件：财务报表、预算方案、审计报告、费用报销凭证（合规前提下）等；技术研发文件：研发计划、技术方案、图纸、实验数据、专利申请材料等；其他需长期保存的文件：如资质证书、客户资料、供应商档案等。二、文件全生命周期管理流程（一）文件分类与编号文件分类一级分类：按部门/职能划分，如“行政部”“财务部”“人力资源部”“项目部”等；二级分类：按文件类型划分，如“行政管理类”“财务管理类”“合同管理类”“技术研发类”等；三级分类：按具体业务场景划分，如“会议管理”“费用报销”“项目立项”“专利申请”等。示例：“行政部-行政管理类-会议管理-2024年度第一次办公会议纪要”。文件编号规则采用“部门代码-文件类型代码-年份-流水号”格式，保证唯一性。部门代码：用部门名称首字母缩写（如行政部“XZB”、财务部“CWB”）；文件类型代码：用文件类型关键词首字母缩写（如会议纪要“HYJY”、合同“HT”）；年份：文件形成年份（如2024年标注“2024”）；流水号：当年该类文件的顺序号，从001开始编号。示例：“XZB-HYJY-2024-001”表示行政部2024年第1份会议纪要。（二）文件形成与审核文件起草：由业务部门根据实际需求起草，内容需真实、准确、完整，符合企业相关制度要求；部门审核：部门负责人对文件的合规性、逻辑性、完整性进行审核，签字确认；跨部门会签：涉及多部门职责的文件（如合同、项目方案），需相关部门负责人会签；领导审批：根据文件重要性，由对应层级领导（如部门经理、分管副总、总经理）审批。（三）文件归档归档时间日常办公文件：每月最后一个工作日汇总归档；项目文件：项目结束后15个工作日内完成归档；年度总结类文件：次年1月20日前完成归档。归档要求纸质文件：使用A4纸打印，字迹清晰、无涂改，重要文件需加盖部门公章或签字章；电子文件：存储于企业指定服务器或云盘，格式为PDF、DOC、XLS等通用格式，命名规则与纸质文件编号一致；归档移交：由文件形成部门填写《文件归档登记表》（见表1），连同纸质文件（电子文件同步）移交至档案管理部门，双方签字确认。（四）文件保管与维护保管场所纸质文件：存放于符合档案管理要求的档案室，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温设施；电子文件：由IT部门定期备份（每日增量备份+每周全量备份），备份介质需单独存放并定期检查。保管期限根据文件价值确定，参考《档案保管期限表》，一般分为：永久：如公司章程、重要合同、年度财务决算报告等；长期（10-30年）：如项目文件、员工档案、审计报告等；短期（10年以下）：如日常通知、会议纪要、临时性报表等。定期检查档案管理部门每半年对纸质文件进行清点，检查是否有破损、受潮、丢失；每季度对电子文件备份进行恢复测试，保证数据可读。（五）文件借阅与利用借阅权限：员工因工作需要借阅文件，需经所在部门负责人同意；涉密文件需经分管副总审批。借阅流程：借阅人填写《文件借阅申请表》（见表2），注明文件名称、编号、借阅用途、归还期限；档案管理部门审核通过后，登记借阅信息，提供文件借阅（涉密文件需当面签收）；借阅期限一般不超过5个工作日，到期需归还；如需续借，需提前1天申请。保密要求：借阅人不得擅自复制、摘抄、涂改、外传文件，涉密文件严禁带离办公区域。（六）文件鉴定与销毁鉴定：保管期限届满的文件，由档案管理部门会同业务部门、法务部组成鉴定小组，确认是否仍有保存价值；销毁审批：无保存价值的文件，填写《文件销毁审批表》（见表3），经部门负责人、分管副总审批后，方可销毁；销毁方式：纸质文件采用碎纸机销毁，电子文件进行彻底删除（低级格式化或物理销毁），并记录销毁时间、人员、文件清单；涉密文件：无论是否到期，需单独登记，经总经理审批后，由指定人员监督销毁。三、常用管理表单模板表1：文件归档登记表文件编号文件名称形成部门形成日期页数保管期限密级移交人接收人归档日期备注XZB-HYJY-2024-0012024年度第一次办公会议纪要行政部2024-01-15310年普通张*李*2024-01-30含参会人员签到表CWB-HT-2024-002与公司采购合同财务部2024-02-208长期机密王*李*2024-03-01附技术协议表2：文件借阅申请表借阅人所属部门借阅日期文件编号文件名称借阅用途归还期限部门负责人审批档案管理员签字实际归还日期备注赵*项目部2024-03-05XMB-FA-2024-005项目验收报告项目复盘2024-03-10刘*陈*2024-03-09已复印1份（经审批）表3：文件销毁审批表文件编号文件名称形成日期保管期限销毁原因销毁数量鉴小组成员意见部门负责人审批分管副总审批总经理审批监销人销毁日期XZB-TZB-2015-001关于2015年春节放假的通知2015-02-1010年保管期限已满1份无保存价值，同意销毁张*孙*—李*2024-03-15CWB-CWBG-2010-0012010年度财务报表2011-01-05永久重复备份，原件已存档2份备份件可销毁王*孙*周*陈*2024-03-16四、执行要点与风险规避责任分工：档案管理部门负责统筹协调，业务部门负责本部门文件的形成、审核与初步整理，IT部门负责电子文件的技术支持与备份。保密管理：涉密文件需单独标识（如标注“秘密”“机密”），借阅权限严格管控，电子文件加密存储，定期开展保密培训。变更控制：文件内容发生变更时，需重新履行审批流程，原文件标注“作废”并单独存放，新文件重新编号归档，保证版本唯一。培训与监督：每年组织1-2次档案管理培训，提升员工规范意识；档案管理部门每季度对各部门文件管理情况进行检查，结