采购管理规范流程模板

采购管理规范流程模板一、适用范围与场景二、标准化操作流程详解步骤1：采购需求发起与提报责任人：需求部门（如行政部、生产部、项目部）操作内容：需求部门根据业务计划或实际需求，填写《采购申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、技术参数、需求数量、期望交付时间、预算金额、用途说明等关键信息。对技术参数复杂的采购需求（如设备、定制化服务），需附《技术规格说明书》或《需求方案》，由技术负责人审核确认参数可行性。需求部门负责人对申请内容的必要性、合理性及预算匹配性进行初审签字。输出成果：《采购申请表》（含附件）、《技术规格说明书》（如需）。步骤2：采购需求审批责任人：部门负责人→采购部→财务部→分管领导→总经理（根据金额分级）操作内容：采购部接收《采购申请表》后，重点审核：需求是否符合公司采购政策、预算是否在额度内、技术参数是否清晰、是否存在更优替代方案等。财务部审核预算科目准确性、资金来源（如年度预算、专项预算）及成本合理性，对超预算需求提出调整建议。按审批权限分级审批（示例）：金额≤5000元：需求部门负责人→采购部→分管领导；5000元＜金额≤5万元：需求部门负责人→采购部→财务部→分管领导；金额＞5万元：需求部门负责人→采购部→财务部→分管领导→总经理。审批通过后，采购部《采购任务单》；驳回则反馈需求部门说明原因，修订后重新提报。输出成果：《审批通过的采购申请表》、《采购任务单》。步骤3：供应商寻源与评估责任人：采购部、需求部门（技术参与）、审计部（监督）操作内容：寻源方式：根据采购类型选择合适方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等），优先从《合格供应商名录》中选择供应商。供应商资质审核：要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证）、过往合作业绩证明等，采购部审核资质真实性及有效性。询价/招标：向3家及以上合格供应商发出询价单或招标文件，明确报价要求、技术标准、交付周期、付款条款等。供应商评估：采购部联合需求部门、技术部组成评估小组，从价格（权重30%）、质量（权重25%）、交付能力（权重20%）、服务（权重15%）、信誉（权重10%）五个维度评分，形成《供应商评估报告》，推荐候选供应商。输出成果：《供应商资质审核表》、《询价/招标记录表》、《供应商评估报告》。步骤4：采购订单下达责任人：采购部、法务部（如需）操作内容：采购部根据评估结果与选定供应商签订《采购合同》，明确：标的物名称/服务内容、规格型号、数量、单价、总价、交付时间与地点、验收标准、付款方式、违约责任等条款。合同金额较大或条款复杂时，需经法务部审核，保证合规性。签订合同后，采购部向供应商下达《采购订单》，作为交付依据，同步抄送需求部门、财务部备案。输出成果：《采购合同》（正本归档）、《采购订单》。步骤5：交付与验收责任人：供应商、需求部门、采购部、质检部（如需）操作内容：交付：供应商按订单约定时间、地点交付货物或提供服务，提供送货单、产品合格证、保修卡等文件。初验：需求部门对照《采购订单》和《技术规格说明书》，核对数量、外观、型号等基本信息，确认无误后签收《送货单》。质检：对有质量要求的物料（如生产设备、原材料），由质检部进行功能、参数检测，出具《检验报告》；服务类采购由需求部门出具《服务验收确认单》。终验：初验与质检均合格后，需求部门在《验收单》上签字确认，作为付款依据；不合格则启动退货、换货或索赔流程。输出成果：《送货单》、《检验报告》（如需）、《验收单》。步骤6：付款结算责任人：财务部、采购部操作内容：供应商凭《采购合同》、《采购订单》、《验收单》、发票等资料，向财务部提交《付款申请表》。财务部核对单据一致性（合同号、订单号、验收数量、发票金额），确认无误后，按合同约定的付款方式（如预付款、到付款、分期付款）办理付款。付款完成后，财务部将付款凭证复印件反馈采购部存档。输出成果：《付款申请表》、《付款凭证》。步骤7：采购档案归档责任人：采购部、档案管理员操作内容：采购部在采购完成后15个工作日内，将全流程资料（含申请表、审批表、合同、订单、评估报告、验收单、付款凭证等）整理成册，交档案管理员统一归档。档案保存期限不少于5年，关键采购项目（如大型设备、战略采购）保存期限不少于10年，以备后续审计或追溯。输出成果：《采购档案袋》（标注项目编号、日期、责任人）。三、配套工具表单表1：采购申请表序号物料/服务名称规格型号单位需求数量预算单价预算总价期望交付时间用途说明附件名称需求部门负责人申请人日期1办公电脑ThinkPadT14台56000300002024–新员工入职技术规格说明书*经理*2024–表2：供应商评估表供应商名称资质等级（1-5分）价格得分（30%）质量得分（25%）交付得分（20%）服务得分（15%）信誉得分（10%）总分排名评估意见评估小组签字A公司5282418149931推荐、、*表3：验收单采购订单号合同号物料/服务名称规格型号单位应收数量实收数量验收结果（合格/不合格）质检结论（如需）需求部门验收人日期PO-2024001CT-001办公电脑ThinkPadT14台55合格检测合格*2024–表4：付款申请表供应商名称采购订单号合同号验收单号付款金额（元）付款方式付款事由采购部审核财务部审核分管领导审批日期A公司PO-2024001CT-001YS-00130000转账货款***2024–四、关键风险控制点预算管理：严禁无预算、超预算采购，确需调整预算的，需重新履行审批流程；紧急采购（如生产突发故障需立即修复）需提前口头报备分管领导，事后3个工作日内补办手续。供应商管理：建立供应商年度复评机制，对质量不合格、交付延迟的供应商采取约谈、暂停合作、清退等措施；关键物料供应商需有备选方案，降低断供风险。合同管理：合同条款需明确违约责任（如逾期交付违约金、质量不合格赔偿标准），法务部定期对合同模板进行