行政管理文件归档与管理制度模板

行政管理文件归档与管理制度模板一、总则（一）目的为规范组织内部行政管理文件的归档与管理，保证文件资料的完整性、系统性和安全性，便于后续查阅、利用及审计，提高行政管理效率，特制定本制度。（二）依据根据《_________档案法》及国家关于机关、企事业单位档案管理的相关规定，结合组织实际情况制定。（三）适用范围本制度适用于组织内所有部门及人员，包括但不限于行政管理类文件、业务管理类文件、人事管理类文件、会议管理类文件等具有保存价值的纸质及电子文件。二、职责分工（一）档案管理部门负责制定和完善文件归档管理制度及操作流程；指导、监督各部门开展文件归档工作，定期组织业务培训；负责归档文件的接收、分类、整理、保管、鉴定、统计及利用工作；定期对档案保管情况进行检查，保证档案安全。（二）业务部门指定专人（*经办人）负责本部门文件的形成、收集、初步整理及移交工作；保证本部门归档文件的真实性、完整性和规范性；配合档案管理部门完成文件归档的审核与交接。（三）经办人职责按文件形成时间及时收集、整理本部门产生的各类应归档文件；对文件进行初步分类、排序、编页，填写《文件归档移交清单》；按规定时间将整理完毕的文件移交至档案管理部门，并办理交接手续。三、文件归档范围（一）行政管理类文件组织架构文件：部门设置、职责分工、人员编制调整通知等；规章制度：行政管理办法、工作流程、岗位职责说明等；公文处理：请示、报告、通知、函件、会议纪要等；后勤管理：固定资产登记表、办公物资采购清单、场地租赁合同等；印章管理：印章启用、变更、销毁通知及使用登记表。（二）业务管理类文件工作计划与总结：年度工作计划、季度/月度工作总结、专项工作汇报等；项目管理：项目立项报告、实施方案、验收报告、合同协议等；沟通协调函件：与其他单位或部门的往来函件、合作协议等。（三）人事管理类文件员工信息：入职登记表、劳动合同、岗位变动通知、离职手续等；培训考核：培训计划、培训记录、绩效考核结果等；薪酬福利：薪酬调整通知、社保缴纳记录（不涉及具体金额的汇总表）等。（四）其他应归档文件具有保存价值的电子文件（含邮件、扫描件、电子表格等）；重要活动的照片、录音、录像等非纸质载体文件；外单位来文需办理的文件（含批复、复函等）。四、文件分类与整理规范（一）分类原则按年度分类：以文件形成的自然年度为第一分类层级；按问题分类：以文件内容涉及的主要问题为第二分类层级（如行政管理、业务管理、人事管理等）；按机构分类：以部门名称为第三分类层级（适用于多层级组织）。（二）整理要求纸质文件：使用A4标准纸张，文件材料需齐全、无涂改（如有修改需加盖修改人印章或签字）；按时间顺序或逻辑顺序排序，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品；对破损文件进行修补、裱糊，过大的文件需折叠为标准规格；每份文件编写页码（正面编在右上角，反面编在左下角），空白页不编号。电子文件：采用通用格式存储（如PDF、DOC、XLS等），保证长期可读；文件名规范命名：“年度-部门-文件名称-文号”（如“2023-行政部-年度工作计划-行办〔2023〕1号”）；定期备份至专用存储设备或云端服务器，备份周期不超过1个月。五、文件归档全流程操作规范（一）文件收集（每年1-2月）各部门*经办人于每年1月31日前完成上一年度应归档文件的全面收集，保证无遗漏；对新增文件（如跨年度项目文件），应在文件形成后1个月内完成收集。（二）文件整理（每年2-3月）*经办人对收集的文件按分类原则进行初步分类，填写《文件分类目录》；对纸质文件进行编页、装订（采用左侧装订法，保证牢固、平整），加装档案封面（含文件名称、部门、年度、页码等信息）；对电子文件进行格式检查、命名规范整理，刻录至光盘或至档案管理系统。（三）文件移交（每年3月31日前）*经办人填写《文件归档移交清单》（一式两份），详细列明文件名称、文号、归档日期、份数、页数等信息；经部门负责人*审核签字后，与档案管理部门办理交接，双方共同核对文件数量及质量，确认无误后在移交清单上签字盖章；档案管理部门接收文件后，在1个月内完成审核、登记及入库。（四）档案保管纸质档案：存放于专用档案柜，库房保持通风、干燥、防火、防盗、防虫、防潮，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；电子档案：存储设备需远离磁场、强光，定期检测存储介质状态（每半年1次），保证数据可读；档案柜应张贴标签，标注档案类别、年度及存放位置，便于查找。（五）档案利用内部查阅：员工因工作需要查阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人*签字后，档案管理部门办理借阅手续；外部查阅：外单位人员查阅档案需持单位介绍信及有效证件号码件，经组织分管领导*批准后，由档案管理部门专人陪同查阅；借阅期限：纸质档案借阅不超过5个工作日，电子档案查阅不超过3个工作日，到期需续借的应提前1天办理手续；涉密档案：按组织保密管理规定执行，严禁复制、摘抄，查阅需经最高负责人审批。（六）档案鉴定与销毁档案管理部门每3年组织1次档案鉴定，对超过保管期限的档案（如保管期限为10年的文件，到期后无继续保存价值的）进行鉴定；鉴定小组由档案管理部门、业务部门及法务人员组成，提出销毁意见，报分管领导*审批；销毁档案时，需由2人以上监销，并填写《档案销毁清单》，监销人签字确认后，清单存档备查，销毁过程需全程记录（含照片或视频）。六、常用管理表格模板（一）文件归档移交清单序号文件名称文号形成日期归档日期份数页数备注1年度工作计划行办〔2023〕1号2023-01-052023-03-101252员工入职登记表人事〔2023〕5号2023-02-202023-03-15310含附件……移交部门（盖章）：________________经办人（签字）：经办人接收部门（盖章）：________________接收人（签字）：接收人日期：______年_月_日（二）档案借阅申请表借阅人部门借阅日期归还日期借阅档案名称及文号借阅用途*借阅人行政部2023-04-102023-04-15年度工作计划（行办〔2023〕1号）项目参考部门负责人签字：*主任档案管理员签字：*管理员日期：______年_月_日（三）档案销毁清单序号档案名称文号归档年度保管期限销毁原因备注12020年会议纪要行办〔2020〕8号202010年已到期无保存价值22021年物资采购清单后勤〔2021〕12号20215年已到期无保存价值…鉴定小组组长（签字）：*组长分管领导（签字）：*领导监销人（签字）：监销人、监销人日期：______年_月_日七、关键管理要点与风险提示（一）归档及时性各部门须在文件形成后次年3月底前完成归档，避免因拖延导致文件丢失或损毁。跨年度项目文件应在项目结束后1个月内归档。（二）材料完整性归档文件需包含正本、附件、审批材料等全套资料，复印件需注明“与原件核对无异”及核对日期、经办人签字。（三）保密管理涉密文件（如未公开的人事信息、财务数据、合同协议等）需单独存放，查阅需经严格审批，严禁带出档案库房或通过非涉密设备传输。（四）电子档案管理电子文件需定期备份（建议采用“本地备份+云端备份”双模式），避免因设备故障、病毒攻击导致数据丢失。重要电子文件应打印纸质版本同步归档。（五）定期检查档案管理部门每半年对库存档案进行一次全面检查，重点查看文件是否霉变、虫蛀，存储设备是否正常，发觉问题及时处理并上报。（六）责任追溯对未按规定