会议纪要编写与执行跟进模板

会议纪要与执行跟进通用工具模板一、适用场景与价值二、全流程操作步骤详解（一）会前准备：明确目标与框架梳理会议目的：明确本次会议需解决的核心问题、达成的目标（如决策事项、需协调资源、需明确下一步行动等），避免会议主题发散。制定会议议程：提前1-2天与参会人确认议程，包括议题顺序、每个议题的讨论时间、负责人，保证会议高效有序。准备基础材料：整理与议题相关的背景资料、数据报表、待讨论方案等，提前发送给参会人员，便于会前预研。明确参会角色：确定主持人（把控会议节奏）、记录人（负责纪要编写）、核心决策人（关键议题拍板）及必要参会人员，减少无关人员参会。（二）会中记录：聚焦关键信息区分记录重点：记录人需重点关注“结论性内容”（如决议事项、一致意见）、“待办任务”（负责人、完成时间、交付标准）、“待解决问题”（需协调的资源、风险点），避免逐字记录讨论过程。标注争议与分歧：对未达成一致的意见或存在争议的议题，需客观记录各方观点及未解决原因，便于后续跟进。确认关键信息：会议结束前，主持人带领参会人员快速过纪要要点，特别是任务分配、时间节点等内容，保证信息准确无误。（三）会后整理：形成标准化纪要结构化梳理内容：按照“会议基本信息—议题讨论与决议—任务分配清单—待跟进事项”四部分整理纪要，保证逻辑清晰、层次分明。明确任务要素：每个任务需包含“任务描述、负责人、协作人、交付物、完成时间、优先级”六要素，避免模糊表述（如“尽快完成”需替换为“X月X日前完成初稿”）。核对与分发：整理完成后，提交主持人审核确认无误，在会议结束后24小时内通过办公系统/邮件分发给所有参会人员及关联方，并抄送相关领导。（四）执行跟进：闭环管理建立任务台账：以会议纪要中的任务分配清单为基础，创建“执行跟进表”，实时更新任务状态（如“进行中”“已完成”“延期”“暂停”）。设定跟进节点：根据任务周期设置定期跟进机制（如每日站会、每周例会），对长期任务（超过1周）需明确“进度更新时间”（如每周五17:00前反馈进展）。问题闭环处理：对执行中遇到的阻碍（如资源不足、流程卡点），由任务负责人及时发起协调，会议组织者需在24小时内组织相关人员沟通解决，保证任务不卡顿。结果确认与归档：任务完成后，负责人需提交交付物（如报告、方案、成果文件），由接收人签字确认，并将会议纪要、执行跟进表、交付物等统一归档，形成完整闭环。三、会议纪要与执行跟进模板结构（一）会议基本信息项目内容会议名称例：项目Q3进度推进会会议时间例：2023年X月X日14:00-16:00会议地点例：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议号：X）主持人*经理记录人*专员参会人员总监、主管、专员、代表（部门）缺席人员*（原因：X）会议主题明确项目当前瓶颈、调整后续资源分配、确定Q3关键里程碑节点（二）议题讨论与决议议题编号议题名称讨论要点决议内容1项目进度滞后问题反馈：设计阶段延期3天，因供应链物料到货延迟；建议：协调供应商优先加急。1.供应商*需在X月X日前完成物料加急交付；2.设计组调整计划，X月X日前完成方案评审。2Q3里程碑节点调整原计划X月X日上线测试，因进度滞后需讨论是否延期。维持原节点不变，测试组提前介入，X月X日前完成测试方案。（三）任务分配清单任务编号任务描述负责人协作人交付物完成时间优先级T001协调供应商加急交付物料**（采购部）物料交付确认单X月X日高T002设计组调整项目计划并提交评审**（设计组）调整后的项目计划表X月X日高T003测试组完成测试方案**（技术部）测试方案V1.0X月X日中（四）执行跟进表任务编号当前状态进度百分比存在问题更新时间下次跟进时间责任人T001进行中60%供应商反馈部分物料缺货X月X日X月X日*T002未开始0%待物料信息确认后启动X月X日X月X日*T003进行中30%测试环境搭建中X月X日X月X日*四、使用关键要点提示会议目标聚焦：会前务必明确单一会议的核心目标，避免议题过多导致讨论分散，保证每个议题都能形成结论或明确下一步行动。记录客观简练：纪要需以“事实+结论”为主，避免主观评价或冗长描述，重点突出“谁、做什么、何时完成、交付什么”。任务可量化可追溯：任务描述需具体（如“完成用户调研报告”而非“做调研”），时间节点明确到日期，优先级标注“高/中/低”便于资源倾斜。跟进频率合理：根据任务周期设定跟进节奏，紧急任务（24小时内完成）需实时跟进，长期任务（1周以上）每周至少