安全生产部档案管理制度

PAGE安全生产部档案管理制度一、总则（一）目的为加强安全生产部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，为公司安全生产工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于安全生产部在日常工作中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：安全生产部档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映安全生产工作实际情况，数据准确可靠。3.及时归档原则：各类文件、资料、记录应在规定时间内及时归档，不得积压。4.方便利用原则：档案管理应便于查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案分类与编号（一）档案分类1.安全生产法律法规及标准档案：包括国家、地方有关安全生产的法律法规、规章、标准、规范等文件。2.安全生产管理制度档案：公司制定的安全生产责任制、安全操作规程、安全检查制度、安全教育培训制度等各项管理制度。3.安全检查与隐患排查档案：安全检查计划、检查表、隐患排查记录、整改通知及整改情况报告等。4.安全教育培训档案：培训计划、培训教材、培训记录、员工培训档案等。5.事故管理档案：事故报告、事故调查处理报告、事故统计分析资料等。6.安全设施与设备档案：安全设施设计资料、设备采购合同、安装调试记录、维护保养记录、检测检验报告等。7.职业健康档案：职业健康管理制度、职业健康检查报告、职业病防治措施及记录等。8.应急管理档案：应急预案、应急演练计划、演练记录、应急物资储备清单等。9.其他档案：与安全生产工作相关的其他文件、资料、记录等。（二）编号规则档案编号采用分类号+年度+流水号的方式。分类号按照上述档案分类进行编制，年度为档案形成年份，流水号为该年度内同类档案的顺序号。例如：AQFG2023001，表示安全生产法律法规及标准档案中2023年形成的第1份档案。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门及岗位人员应及时将工作中形成的各类文件、资料、记录，按照档案管理要求进行整理，并移交安全生产部档案管理人员。2.档案管理人员应定期对各部门档案收集情况进行检查，确保档案收集工作的及时、准确。（二）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.每份档案应保持其完整性，如有附件应一并整理归档。3.对档案进行编号、编目，填写档案目录清单，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。四、档案归档与保管（一）归档程序1.档案管理人员对整理好的档案进行审核，确保档案内容完整、准确、分类合理。2.将审核后的档案按照编号顺序装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号范围等信息。3.建立档案台账，记录档案的入库时间、保管期限、存放位置等信息，便于查询和管理。（二）保管期限1.安全生产法律法规及标准档案、安全生产管理制度档案等重要档案，保管期限为长期。2.安全检查与隐患排查档案、安全教育培训档案、事故管理档案等，保管期限为[X]年。3.安全设施与设备档案、职业健康档案、应急管理档案等，保管期限根据实际情况确定，但不得少于[X]年。4.其他档案，保管期限为[X]年。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家有关规定。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找。3.档案库房应配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案安全。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经部门负责人签字批准后，到档案管理人员处查阅。2.档案管理人员应根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。3.查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并登记备案。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，经部门负责人签字批准后，到档案管理人员处办理借阅手续。2.档案管理人员应根据借阅申请表，提供相应的档案，并与借阅人员签订《档案借阅承诺书》，明确借阅人员的责任和义务。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容，如发生档案丢失、损坏等情况，应及时报告档案管理人员，并承担相应的责任。六文件材料归档范围及保管期限（一）安全生产法律法规及标准档案1.归档范围国家安全生产法律法规、规章、规范性文件。地方安全生产法规、规章、规范性文件。行业安全生产标准、规范、规程。国际安全生产相关标准、规范。2.保管期限：长期（二）安全生产管理制度档案1.归档范围安全生产责任制文件。安全操作规程文件。安全检查制度文件。安全教育培训制度文件。事故管理制度文件。安全设施与设备管理制度文件。职业健康管理制度文件。应急管理制度文件。其他安全生产管理制度文件。2.保管期限：长期（三）安全检查与隐患排查档案1.归档范围安全检查计划文件。安全检查表。隐患排查记录。隐患整改通知。隐患整改情况报告。2.保管期限：[X]年（四）安全教育培训档案1.归档范围培训计划文件。培训教材。培训记录。员工培训档案（包括培训签到表、考核成绩等）。2.保管期限：[X]年（五）事故管理档案1.归档范围事故报告（包括事故快报、详细报告等）。事故调查处理报告。事故统计分析资料。2.保管期限：长期（六）安全设施与设备档案1.归档范围安全设施设计资料。设备采购合同。设备安装调试记录。设备维护保养记录。设备检测检验报告。2.保管期限：根据实际情况确定，但不得少于[X]年（七）职业健康档案1.归档范围职业健康管理制度文件。职业健康检查报告。职业病防治措施及记录。2.保管期限：根据实际情况确定，但不得少于[X]年（八）应急管理档案1.归档范围应急预案文件。应急演练计划。应急演练记录。应急物资储备清单。2.保管期限：根据实际情况确定，但不得少于[X]年（九）其他档案1.归档范围：与安全生产工作相关的其他文件、资料、记录等。2.保管期限：[X]年七、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理人员应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁价值。2.成立档案鉴定小组，由安全生产部负责人、档案管理人员及相关业务人员组成，对档案鉴定工作进行审核和监督。（二）销毁程序1.经鉴定小组审核同意销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，经安全生产部负责人签字批准后，进行销毁。2.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应指定专人负责监督，并做好记录，记录内容包括销毁时间、地点、方式、档案名称、数量等信息。4.档案销毁记录应与《档案销毁申请表》一并归档保存。八、档案信息化管理（一）建立档案信息系统利用现代信息技术，建立安全生产部档案信息系统，实现档案的电子化管理。档案信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计等功能，提高档案管理工作效率。（二）数据录入与维护档案管理人员应及时将档案信息录入档案信息系统，并确保