生产档案规章制度

PAGE生产档案规章制度一、总则（一）目的为加强公司生产档案管理，确保生产档案的完整性、准确性和系统性，便于生产过程的追溯、查询和管理决策，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司内所有与生产活动相关的档案管理，包括但不限于生产计划、工艺文件、操作规程、设备档案、质量记录、物料管理记录等。（三）基本原则1.真实性原则：生产档案应如实反映生产活动的实际情况，不得虚构、篡改。2.完整性原则：涵盖生产过程的各个环节，确保档案资料的全面性。3.准确性原则：数据、信息准确无误，表述清晰明确。4.规范性原则：遵循统一的格式、标准和流程进行档案的生成、整理和归档。5.保密性原则：对涉及公司机密的生产档案严格保密，防止信息泄露。二、生产档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善生产档案管理制度，并监督执行。2.组织开展生产档案的收集、整理、分类、编目、装订、存储等工作。3.建立生产档案数据库，实现档案信息的电子化管理，便于查询和利用。4.定期对生产档案进行清查、核对，确保档案的完整性和准确性。5.对档案管理人员进行培训和指导，提高其业务水平。6.负责档案的借阅、归还、销毁等日常管理工作，并做好记录。（二）各生产部门职责1.负责本部门生产档案的收集、整理和初步分类，确保档案资料的及时、准确和完整。2.明确专人负责生产档案的管理工作，按照档案管理部门的要求，按时将档案移交至档案管理部门。3.在生产活动中，严格按照档案管理制度和流程，规范档案的生成和使用，确保档案质量。4.配合档案管理部门做好档案的清查、核对等工作，提供必要的协助。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责生产档案的具体收集、整理、编目等工作，确保档案资料的规范、有序。3.对档案进行妥善保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，保证档案的安全。4.按照规定的程序和权限，办理档案的借阅、归还等手续，确保档案的合理使用。5.及时更新档案信息，保证档案与生产实际情况的一致性。6.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、生产档案的分类与编号（一）分类1.生产计划类：包括年度生产计划、月度生产计划、周生产计划等。2.工艺文件类：工艺流程图、工艺卡片、操作规程、作业指导书等。3.设备档案类：设备台账、设备维护记录、设备操作规程、设备故障维修记录等。4.质量记录类：检验报告、质量统计报表、不合格品处理记录等。5.物料管理类：原材料出入库记录、成品出入库记录、物料盘点记录等。6.生产调度类：生产调度指令、生产进度报表等。7.安全管理类：安全检查记录、安全事故报告、安全培训记录等。（二）编号1.生产档案编号采用统一的编码规则，确保编号的唯一性和系统性。2.编号由字母和数字组成，其中字母表示档案类别，数字表示具体的档案顺序号。例如：“PJ001”表示生产计划类的第1份档案。3.编号应在档案生成时及时赋予，并在档案整理和存储过程中保持一致。四、生产档案的收集与整理（一）收集1.各生产部门应在生产活动结束后，及时将相关档案资料收集齐全。收集范围包括但不限于纸质文件、电子文档、图表、照片等。2.档案资料应真实、完整，不得遗漏重要信息。对于重要的生产记录，应确保原始资料的保存。3.收集过程中，应注意对档案资料的初步审核，确保资料的准确性和规范性。（二）整理1.档案管理人员对收集到的档案资料进行整理，按照分类标准进行分类。2.对每份档案进行编号，并编制档案目录，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。3.去除档案资料中的无关材料，如重复的纸张、破损的页面等，确保档案的整洁。4.对电子文档进行命名规范，使其与纸质档案编号相对应，便于查找和管理。五、生产档案的存储与保管（一）存储方式1.生产档案采用纸质档案与电子档案相结合的存储方式。2.纸质档案应存放在专用的档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找。3.电子档案应存储在服务器或专用存储设备上，建立相应的文件夹结构，按照分类和编号进行存储。（二）保管要求1.档案存储环境应保持干燥、通风、温度适宜，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取补救措施。3.对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放。4.严格限制非档案管理人员进入档案存储区域，确保档案的安全。六、生产档案的借阅与使用（一）借阅申请1.公司内部人员因工作需要借阅生产档案，应填写《生产档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人签字批准后，提交至档案管理部门。（二）借阅审批1.档案管理部门对借阅申请进行审核，根据档案的保密级别和重要程度，确定是否批准借阅。2.对于涉及公司机密的档案，需经公司主管领导批准后方可借阅。（三）借阅登记1.档案管理部门对批准借阅的档案进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。2.借阅人凭有效证件到档案管理部门领取档案，并在借阅登记簿上签字确认。（四）使用要求1.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、复印、涂改、损坏档案内容。2.在借阅期限内，借阅人应按时归还档案，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人使用档案完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时与借阅人沟通解决。七、生产档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司商业秘密、技术秘密等机密的生产档案，实行严格的保密制度。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.限制档案的查阅范围，只有经过授权的人员才能查阅相关机密档案。4.在档案的存储、传输过程中，采取加密等安全措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.加强档案存储场所的安全防范，安装必要的安全设施，如监控设备、防盗报警装置等。2.定期对档案进行安全检查，确保档案的实体安全。3.对电子档案的访问进行权限控制，防止未经授权的访问和数据篡改。4.制定档案安全应急预案，如发生火灾、水灾、失窃等突发事件，应及时采取措施，保护档案的安全，并及时报告相关部门。八、生产档案的销毁（一）销毁条件1.生产档案已超过保管期限，且确无保存价值的。2.因生产活动调整、工艺变更等原因，原档案已不再适用，且无参考价值的。3.档案内容涉及公司机密，但已解密且不再具有保密意义的。（二）销毁申请1.各生产部门或相关人员认为档案符合销毁条件的，应填写《生产档案销毁申请表》，详细说明销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，提交至档案管理部门。（三）销毁审批1.档案管理部门对销毁申请进行初审，核实档案情况，并提出审核意见。2.初审通过后，申请表提交至公司主管领导审批。对于重要档案的销毁，需经公司领导班子集体研究决定。（四）销毁实施1.经批准销毁的档案，由档案管理部门负责组织实施销毁。2.销毁方式可采用焚烧、粉碎等物理方法，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程中，应安排专人监督，并做好销毁记录，记录销毁时间、地