财务制度印鉴管理规定

PAGE财务制度印鉴管理规定一、总则（一）目的为加强公司印鉴管理，规范印鉴使用流程，防范财务风险，保障公司资金安全和正常运营，特制定本规定。（二）适用范围本规定适用于公司总部及所属各分支机构、子公司涉及财务相关的各类印鉴管理，包括但不限于财务专用章、法定代表人章、发票专用章、合同专用章（涉及财务条款部分）等。（三）基本原则1.合法性原则：印鉴的刻制、使用和保管必须符合国家法律法规及行业标准要求。2.安全性原则：确保印鉴存放安全，防止被盗用、冒用等情况发生，保障公司财务信息安全。3.规范性原则：明确印鉴使用流程和审批权限，做到流程规范、审批严格。4.责任追究原则：对印鉴管理不善导致公司损失的行为，追究相关责任人责任。二、印鉴的刻制与启用（一）刻制要求1.公司财务相关印鉴由公司行政管理部门统一负责刻制，必须选择具有合法资质的印章制作单位。2.刻制印鉴前，需填写《印鉴刻制申请表》，详细注明印鉴名称、规格、用途等信息，并经财务负责人、法定代表人审批签字。3.新刻制的印鉴必须与公司登记注册的印鉴样式一致，不得擅自更改字体、形状、尺寸等。（二）启用流程1.印鉴刻制完成后，行政管理部门应及时将印鉴移交至财务部门。2.财务部门在收到印鉴后，需进行登记备案，记录印鉴的名称、编号、启用日期、保管人等信息。3.启用印鉴时，由财务负责人在《印鉴启用登记表》上签字确认，并注明启用日期。同时，应将印鉴启用情况告知相关部门和人员。三、印鉴的保管（一）保管人员职责1.公司财务印鉴应指定专人负责保管，保管人员必须具备良好的职业道德和责任心，熟悉财务印鉴管理规定。2.保管人员应妥善保管印鉴，确保印鉴存放安全，不得随意放置或交予他人代管。3.保管人员应定期检查印鉴的保管情况，如发现印鉴损坏、丢失等异常情况，应及时报告财务负责人，并采取相应措施。（二）保管方式1.财务专用章、法定代表人章等重要印鉴应存放于保险柜中，并实行双人保管制度，即由两名保管人员分别持有保险柜钥匙，共同开启保险柜使用印鉴。2.发票专用章、合同专用章等印鉴可根据实际情况，选择合适的保管方式，但必须确保安全可靠。（三）保管地点印鉴保管地点应选择在安全、保密的场所，避免因办公场所变动等原因影响印鉴保管安全。如因特殊情况需要变更保管地点，必须经财务负责人批准，并做好交接工作。四、印鉴的使用（一）使用范围1.财务专用章主要用于公司财务票据、报表、凭证等的盖章确认，以及与银行、税务等部门的业务往来。2.法定代表人章主要用于公司重大财务决策文件、授权委托书等的盖章确认。3.发票专用章主要用于公司开具发票时盖章。4.合同专用章（涉及财务条款部分）主要用于签订涉及财务条款的合同、协议等。（二）使用流程1.申请：使用印鉴时，需填写《印鉴使用申请表》，详细注明使用日期、使用部门、使用事项、印鉴名称、份数等信息，并由申请部门负责人签字确认。2.审批：《印鉴使用申请表》经申请部门负责人签字后，依次提交财务负责人、法定代表人审批。审批通过后，申请表交予印鉴保管人员。3.使用：印鉴保管人员根据审批后的《印鉴使用申请表》，在规定的时间和地点，按照要求使用印鉴，并对印鉴使用情况进行登记。4.归还：印鉴使用完毕后，使用人员应及时将印鉴归还保管人员，并在《印鉴使用登记表》上签字确认。保管人员应检查印鉴是否完好，如有损坏或丢失，应及时报告并查明原因。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要使用印鉴，但无法按照正常流程进行审批时，使用人员应电话请示财务负责人或法定代表人同意后，方可使用印鉴。事后，应及时补办审批手续。2.因业务需要，需携带印鉴外出使用时，必须经财务负责人批准，并填写《印鉴外出使用申请表》，注明外出时间、地点、用途等信息。印鉴外出期间，必须由专人负责保管，使用完毕后及时归还。五、印鉴的变更与注销（一）变更1.因公司名称变更、法定代表人变更、经营范围变更等原因需要变更印鉴时，应按照印鉴刻制与启用的相关规定，重新刻制印鉴，并办理变更手续。2.变更印鉴前，应将原印鉴交回行政管理部门统一销毁，并在《印鉴销毁登记表》上签字确认。同时，应将印鉴变更情况及时通知相关部门和人员。（二）注销1.公司因注销、破产等原因不再需要使用印鉴时，应填写《印鉴注销申请表》，经财务负责人、法定代表人审批签字后，将印鉴交回行政管理部门统一销毁。2.行政管理部门在销毁印鉴时，应进行登记备案，记录印鉴名称、编号、销毁日期、销毁方式等信息，并由监销人员签字确认。六、监督与检查（一）内部监督1.公司财务部门应定期对印鉴管理情况进行自查，检查印鉴保管是否安全、使用流程是否规范、审批手续是否齐全等。2.公司审计部门应定期对印鉴管理情况进行审计监督，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受税务、银行等相关部门的监督检查，积极配合提供印鉴管理相关资料。2.对外部监督检查中发现的问题，应及时整改，并将整改情况报告公司管理层。七、责任追究（一）责任界定1.因保管人员保管不善导致印鉴被盗用、冒用等情况发生，给公司造成损失的，由保管人员承担主要责任。2.因使用人员违规使用印鉴，未经审批擅自盖章等行为，给公司造成损失的，由使用人员承担主要责任。3.因审批人员把关不严，导致印鉴使用不当，给公司造成损失的，由审批人员承担相应责任。（二）追究方式1.对于因印鉴管理不善给公司造成损失的责任人，公司将视情节轻重，给予警告、罚款、降职、撤职等处分。2.如因印鉴管理问题导致公司经济损失的，责任人应承担相应的赔偿责任。3.构成犯罪的，依法追究刑事责任