行政会计财务制度

PAGE行政会计财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司行政会计财务行为，加强财务管理和监督，提高资金使用效益，保障公司各项工作的顺利开展，维护公司及相关方的合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工，涵盖公司行政活动中的各类财务事项，包括但不限于经费预算、报销、资产管理、财务核算等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和财务规章制度，确保公司财务活动合法合规。2.真实性原则：财务信息应真实、准确、完整地反映公司财务状况和经营成果。3.完整性原则：涵盖行政会计财务工作的各个方面，不遗漏重要环节和事项。4.及时性原则：及时处理财务业务，按时编制财务报表，为公司决策提供及时有效的财务信息。5.效益性原则：优化资源配置，提高资金使用效益，实现公司经济效益最大化。二、财务机构与人员设置（一）财务部门职责1.负责制定和完善公司行政会计财务制度，并监督执行。2.组织编制公司年度财务预算、决算，定期进行财务分析，为公司决策提供依据。3.负责公司日常财务核算工作，包括账务处理、报表编制等，确保财务信息准确无误。4.严格执行经费审批制度，审核各项费用报销，控制费用支出。5.负责公司资产管理，包括资产购置、清查、处置等，确保资产安全完整。6.加强财务内部控制，防范财务风险，定期进行内部审计和财务自查。7.配合税务部门做好税务申报、缴纳等工作，依法纳税。8.负责与外部金融机构、审计机构等的沟通协调，维护公司良好的财务关系。（二）财务人员岗位职责1.财务经理全面负责财务部门的日常管理工作，组织实施财务管理制度。制定财务工作计划和目标，确保财务工作与公司整体战略目标相一致。审核重要财务报表和报告，为公司决策提供财务支持。协调财务部门与其他部门的工作关系，加强沟通与协作。负责财务人员的培训、考核和晋升等工作，提高团队整体素质。2.会计人员负责公司日常账务处理，按照会计准则和制度进行会计核算。编制记账凭证，登记账簿，定期结账，保证账账相符、账实相符。负责财务报表的编制和报送，确保报表数据准确、及时。协助财务经理进行财务分析，提供相关财务数据和信息。负责会计档案的整理、归档和保管工作。3.出纳人员负责公司现金、银行存款的收付和保管工作，确保资金安全。严格按照现金管理规定和银行结算制度办理收付款业务。登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结。定期盘点现金，编制现金盘点表，核对银行存款余额，保证账实相符。协助会计人员做好其他财务工作，如票据传递、费用报销等。三、经费预算管理（一）预算编制原则1.坚持“量入为出、收支平衡”的原则，根据公司实际情况和发展规划合理安排经费预算。2.遵循“统筹兼顾、保证重点”的原则，优先保障公司核心业务和重点项目的资金需求。3.注重预算的科学性和合理性，充分考虑各项因素的变化，提高预算的准确性和可执行性。（二）预算编制方法1.零基预算法：对于行政费用等一般性支出，以零为基础，根据实际工作需要和业务量变化重新编制预算。2.增量预算法：对于与上一年度相关的费用项目，在考虑业务发展和政策变化等因素的基础上，适当调整预算额度。3.项目预算法：对于特定的专项项目，按照项目实施计划和目标，详细编制项目预算，明确各项费用的用途和金额。（三）预算编制流程1.下达预算编制通知：每年[具体时间]，财务部门向各部门下达下一年度预算编制通知，明确预算编制的原则、方法、时间要求等。2.部门编制预算草案：各部门根据公司发展战略和工作计划，结合本部门实际情况，编制本部门年度预算草案，包括收入预算、支出预算等，并详细说明预算编制依据和理由。3.预算审核与汇总：财务部门对各部门上报的预算草案进行审核，重点审核预算的合理性、准确性、完整性等。对于不符合要求的预算草案，及时与相关部门沟通，提出修改意见。审核通过后，财务部门将各部门预算草案进行汇总，编制公司年度预算草案。4.预算审批与下达：公司年度预算草案经公司管理层审核通过后，提交公司董事会审议批准。董事会批准后的预算正式下达各部门执行。（四）预算执行与控制1.各部门应严格按照下达的预算执行各项经费支出，不得擅自调整预算。如遇特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序报经批准。2.财务部门建立预算执行监控机制，定期对各部门预算执行情况进行跟踪检查，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。3.对于预算执行偏差较大的部门，财务部门应及时发出预警通知，督促其采取有效措施加以纠正。4.公司实行预算执行考核制度，将预算执行情况与部门绩效考核挂钩，对预算执行情况良好的部门给予奖励，对预算执行不力的部门进行相应处罚。（五）预算调整1.预算调整的条件：在预算执行过程中，如遇国家政策调整、市场环境变化、公司战略调整等重大因素影响，导致原预算无法执行或执行结果与预算目标偏差较大时，可以进行预算调整。2.预算调整的程序：由预算执行部门提出预算调整申请，详细说明调整的原因、调整的内容和金额等。财务部门对预算调整申请进行审核，分析调整的必要性和合理性，并提出审核意见。预算调整申请经财务部门审核通过后，报公司管理层审批。公司管理层审批通过后，下达预算调整通知，各部门按照调整后的预算执行。四、费用报销管理（一）费用报销范围1.办公费用：包括办公用品、办公设备购置、印刷费、邮寄费等。2.差旅费：员工因公务出差发生的交通费、住宿费、伙食补助费等。3.业务招待费：公司因业务需要发生的招待客户的费用，如餐饮费、礼品费等。4.会议费：公司组织召开会议发生的场地租赁、会议资料印刷、餐饮等费用。5.培训费：员工参加与工作相关的培训课程发生的培训费用。6.通讯费：员工因工作需要发生的通讯费用，包括手机话费、网络费等。7.其他费用：经公司批准的其他与行政活动相关的费用。（二）费用报销审批流程1.费用报销人填写报销单：费用报销人按照规定的格式填写费用报销单，详细注明费用发生的日期、事由、金额等，并附上相关发票、收据等原始凭证。2.部门负责人审核：部门负责人对费用报销的真实性、合理性进行审核，确认费用与本部门业务相关，并签字批准。3.财务审核：财务人员对费用报销单及原始凭证进行审核，重点审核费用是否符合报销范围、报销金额是否合理、发票是否真实有效等。审核通过后签字。4.公司领导审批：根据公司费用审批权限规定，超过一定金额的费用报销需报公司领导审批。公司领导对费用报销进行最终审批，签字确认后报销费用方可支付。（三）费用报销标准1.办公用品：根据公司实际需求和采购成本，制定办公用品采购标准和报销限额，避免浪费。2.差旅费：明确不同地区、不同职级员工的差旅费报销标准，包括交通、住宿、伙食补助等方面的具体额度。3.业务招待费：严格控制业务招待费支出，制定合理的招待标准，规定招待次数和金额上限，并要求在报销时注明招待对象、事由等详细信息。4.会议费：会议费报销应提供会议通知、参会人员名单、会议纪要等相关资料，明确会议费用的开支范围和标准。5.培训费：员工参加培训应事先经过公司批准，培训费用报销需提供培训合同、发票等凭证，按照实际发生额报销，但不得超过公司规定标准。（四）费用报销注意事项1.报销凭证必须真实、合法、有效，发票应加盖发票专用章，收据应加盖财务专用章。2.报销凭证应与费用发生内容相符，不得弄虚作假，不得涂改、挖补。3.费用报销应及时进行，原则上应在费用发生后[规定时间]内报销，逾期不予受理。4.对于不符合报销规定的费用，财务部门有权拒绝报销，并向报销人说明原因。五、资产管理（一）资产分类与计价1.固定资产：指公司为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，使用寿命超过一个会计年度的有形资产，如房屋建筑物、机器设备、运输工具等。固定资产按照取得时的实际成本计价。2.无形资产：指公司拥有或者控制的没有实物形态的可辨认非货币性资产，如专利权、商标权、著作权等。无形资产按照成本进行初始计量。3.流动资产：指公司可以在一年或者超过一年的一个营业周期内变现或者耗用的资产，如现金、银行存款、应收账款、存货等。流动资产按照实际发生额计价。（二）资产购置与验收1.资产购置计划：各部门根据工作需要提出资产购置申请，填写资产购置申请表，详细说明购置资产的名称、规格、数量、用途等，并提交财务部门审核。财务部门根据公司预算和资金状况进行审核，审核通过后报公司领导审批。2.资产采购：经批准的资产购置申请由采购部门负责组织采购。采购部门应按照规定的采购程序进行采购，选择合格的供应商，签订采购合同，确保资产质量和价格合理。3.资产验收：资产购置后，由使用部门和资产管理部门共同进行验收。验收内容包括资产的数量、规格、型号、质量等是否符合合同要求。验收合格后，填写资产验收单，并办理资产入库手续。（三）资产日常管理1.资产管理部门职责：负责公司资产的统一管理，建立资产台账，记录资产的购置、使用、维修、处置等情况。定期对资产进行清查盘点，确保资产账实相符。2.使用部门职责：负责本部门资产的日常使用和保管，做好资产的维护保养工作，确保资产正常运行。如发现资产损坏或丢失，应及时向资产管理部门报告，并配合进行调查处理。3.资产清查盘点：公司定期组织资产清查盘点工作，一般每年至少进行一次全面清查。清查盘点结束后，编制资产清查报告，对清查中发现的问题及时进行处理，确保资产安全完整。（四）资产处置1.资产处置的条件：资产达到规定的使用年限、已丧失使用功能、因技术进步等原因需更新换代、或因其他原因不再使用等情况下，可以进行资产处置。2.资产处置的程序：资产使用部门提出资产处置申请，填写资产处置申请表，说明资产处置的原因、方式等，并提交资产管理部门审核。资产管理部门对资产处置申请进行审核，提出审核意见，并报财务部门审批。财务部门根据公司财务状况和资产处置政策进行审批，审批通过后下达资产处置通知。资产处置申请经批准后，由资产管理部门组织实施资产处置工作。资产处置方式包括出售、报废、捐赠等，处置过程中应按照规定进行评估、拍卖等程序，确保资产处置价格合理、程序合规。资产处置完成后，资产管理部门应及时办理资产核销手续，更新资产台账，并将资产处置情况报财务部门备案。六、财务核算与报告（一）财务核算原则1.按照国家统一的会计准则和制度进行财务核算，确保财务信息的准确性和可比性。2.采用权责发生制原则进行会计核算，正确计算收入和费用，合理确定本期损益。3.遵循谨慎性原则，对可能发生的资产减值损失、或有负债等进行合理估计和处理，充分计提各项减值准备。（二）会计科目设置根据国家会计准则和公司实际情况，设置会计科目体系，包括资产类、负债类、所有者权益类、成本类、损益类等科目。会计科目应保持相对稳定，如需调整，应按照规定的程序进行审批。（三）账务处理流程1.审核原始凭证：对各项经济业务发生的原始凭证进行审核，确保凭证真实、合法、有效。2.编制记账凭证：根据审核后的原始凭证，按照会计科目和记账规则编制记账凭证，明确经济业务的会计分录和摘要。3.登记账簿：将记账凭证逐笔登记到相应的账簿中，包括总账、明细账、日记账等，做到账账相符、账证相符。4.结账：定期进行结账，计算各账户的本期发生额和期末余额，核对账目，确保财务数据的准确性。5.编制财务报表：根据结账后的账簿数据，编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等，如实反映公司财务状况和经营成果。（四）财务报告编制与报送1.财务报告编制要求：财务报告应按照国家相关规定和公司内部要求进行编制，内容完整、数据准确、逻辑清晰。财务报告应包括财务报表、报表附注、财务情况说明书等部分。2.财务报告报送时间：月度财务报告应在月度终了后[规定时间]内报送，年度财务报告应在年度终了后[规定时间]内报送。3.财务报告审批：财务报告编制完成后，先由财务经理审核，审核通过后报公司领导审批。经公司领导审批后的财务报告正式对外报送或存档。七、财务监督与检查（一）内部审计1.公司设立内部审计机构或配备内部审计人员，负责对公司财务收支、经济活动、内部控制等进行内部审计监督。2.内部审计机构应制定年度审计计划，定期对公司各部门进行审计检查，重点审查财务制度执行情况、经费使用效益、资产管理等方面。3.内部审计人员应按照审计程序开展工作，收集审计证据，撰写审计报告，提出审计意见和建议。对于审计发现的问题，应督促相关部门及时整改，并跟踪整改情况。（二）财务自查1.财务部门定期组织财务自查工作，对财务核算、经费管理、资产管理等方面进行全面检查，及时发现和纠正存在的问题。2.财务自查应制定详细的自查方案，明确自查内容、方法、步骤和时间要求等。自查结束后，撰写自查报告，总结自查情况