关于完善新公司的报销制度

关于完善新公司的报销制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》及集团母公司关于企业财务管理及风险防控的相关规定制定，结合新公司运营实际，旨在规范费用报销行为，强化财务风险管控，提升管理效率，防范舞弊行为，保障公司资产安全与经营合规。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖日常经营活动中涉及差旅费、业务招待费、采购费、办公费等各项报销业务，以及与费用相关的申请、审批、支付、核算等全流程管理。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）“专项管理”：指公司围绕费用报销业务建立的系统性管控体系，包括政策制定、流程优化、风险识别、审核监督、责任追究等环节，旨在实现费用使用的合规性、合理性、效益性。（二）“XX风险”：指在费用报销过程中可能出现的财务舞弊、违规操作、资金挪用、资源浪费等风险隐患，包括人为因素、制度缺陷、流程漏洞等诱因导致的风险事件。（三）“XX合规”：指费用报销业务符合国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度要求，确保业务操作有据可依、有规可循、有责可究。第四条费用报销专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保所有报销业务纳入制度管控范围，无死角、无盲区；（二）责任到人：明确各层级、各部门费用管理职责，实现责任闭环；（三）风险导向：聚焦高风险环节，强化前置审核与动态监控；（四）持续改进：定期评估制度有效性，优化管理机制，适应业务发展。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司费用报销专项管理负总责，承担制度建设的决策领导、资源保障及最终监督责任；分管财务及运营的领导为公司费用报销专项管理的直接责任人，负责具体组织实施、风险防控及考核督办。第六条设立公司费用报销专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，财务部、审计部、人力资源部及业务骨干代表为成员，统筹协调费用报销专项管理工作，负责重大事项决策审批、跨部门协同处置及管理效果评价。第七条费用报销专项管理领导小组主要职责包括：（一）审议费用报销专项管理制度、流程及考核办法；（二）统筹协调各部门费用报销业务协同，解决管理难题；（三）定期听取专项管理进展汇报，研究解决重大风险事件；（四）对专项管理效果进行综合评价，提出优化建议。第八条财务部为公司费用报销专项管理的牵头部门，承担以下职责：（一）组织制定、修订、解释费用报销管理制度，明确业务标准；（二）负责费用报销流程优化，推动系统化、自动化管理；（三）开展费用报销风险识别与评估，建立预警机制；（四）监督审核报销业务合规性，审核率达100%；（五）组织业务培训与宣贯，提升全员合规意识。第九条审计部为公司费用报销专项管理的专责部门，主要职责包括：（一）对费用报销业务开展专项审计，发现并纠正违规问题；（二）评估制度执行效果，提出改进建议；（三）跟踪重大风险事件处置，确保整改闭环；（四）建立审计档案，实施长期跟踪管理。第十条各部门及下属单位为公司费用报销专项管理的业务主体，应履行以下职责：（一）落实本部门费用报销管理要求，规范业务操作；（二）开展内部风险防控，排查并上报异常报销行为；（三）配合财务部、审计部开展管理检查，提供必要资料；（四）加强员工培训，确保报销人员掌握业务规范。第十一条各岗位操作人员作为费用报销的基层执行者，必须履行以下责任：（一）签署岗位合规承诺书，明确个人责任；（二）按制度要求提交报销申请，确保资料真实完整；（三）配合审核人员核查疑问，及时补充资料；（四）发现违规报销行为及时上报，不得隐匿包庇。第三章专项管理重点内容与要求第十二条报销范围管理：所有报销业务须符合公司财务制度规定，严禁虚构业务、虚开发票套取资金。业务发生需有明确的事由及凭证支撑，包括但不限于发票、合同、审批单等，特殊业务（如大额支出、非标费用）需另行报备说明。第十三条供应商管理：大额采购、长期合作业务须进行供应商尽职调查，核实其资质、信誉及业务匹配性，建立合格供应商名录，严禁向关联方或利益相关方进行非正常交易。第十四条招标采购管理：金额超过X万元的采购项目必须履行招标程序，公开比选供应商，确定最优报价；紧急采购可按简化流程执行，但需后续补办手续，并说明理由。第十五条审批权限管理：实行分级审批制度，金额低于X元的由部门负责人审批，X万至X万元由分管领导审批，X万元以上需提交费用报销专项管理领导小组审议。审批人须核实业务真实性、合规性及金额合理性，对审批结果负责。第十六条税务合规管理：所有报销发票须符合国家税务规定，不得虚开、倒开或伪造，发票内容与业务实际相符，严禁利用发票进行税务筹划。财务部定期核查发票合规性，发现异常及时通报并要求整改。第十七条关联交易管理：涉及关联交易的报销业务须在发票备注栏注明关联关系，并经公司合规部门审核，确保交易价格公允、程序合规，严禁通过关联交易进行利益输送。第十八条资金支付管理：财务部根据审批完成的报销单据，通过公司授权账户统一支付，严禁直接支付现金或非授权账户，支付前核对发票真伪及附件完整性。第十九条非标费用管理：非标费用（如餐费、通讯费）报销须提供明确的事由及标准依据，超出标准的部分需额外说明理由并经审批人特别批准。财务部定期抽查非标费用支出，防范超额报销风险。第二十条风险防控重点：重点关注虚开发票、超额报销、关联交易利益输送、公款私用等高发风险点，建立异常行为监测指标，如单次报销金额、发票类型集中度等，发现异常及时核查。第四章专项管理运行机制第二十一条制度动态更新机制：财务部每年组织一次费用报销专项管理制度评估，结合国家政策变化、行业监管要求及公司业务调整，提出修订建议，经领导小组审议后发布更新版本，确保制度时效性。第二十二条风险识别预警机制：财务部每月开展费用报销风险排查，对高频问题、异常数据（如发票集中采购、频繁超额报销）进行分级评估，发布预警通知，要求相关单位整改或说明情况。第二十三条合规审查机制：将费用报销合规审查嵌入业务流程，报销单需经财务部、业务部门双重审核，重大业务需联合审计部门参与，明确“未经合规审查的报销单据不得支付”原则。第二十四条风险应对机制：一般风险由财务部牵头整改，重大风险需成立专项小组处置，制定应急方案，明确责任部门、处置时限及上报流程，确保风险及时消除。第二十五条责任追究机制：对违规报销行为实行分级处罚，轻微问题通报批评并要求退赔，情节严重者扣减绩效、降级处理，涉嫌犯罪的移交司法机关追究法律责任，处罚标准纳入公司违规行为库管理。第二十六条评估改进机制：每年组织费用报销专项管理效果评估，通过数据对比、问卷调查、案例复盘等方式，分析制度缺陷与管理漏洞，优化流程设计，提升管控水平。第五章专项管理保障措施第二十七条组织保障：公司主要负责人每年听取一次费用报销专项管理工作报告，分管领导每季度检查一次执行情况，确保制度落实有领导、有推动、有考核。第二十八条考核激励机制：将费用报销合规情况纳入部门及个人年度考核，考核结果与绩效奖金、评优评先直接挂钩，对合规突出的部门给予奖励，对问题突出的部门进行约谈。第二十九条培训宣传机制：每年开展至少X次费用报销专项培训，管理层侧重合规履职要求，一线员工侧重操作规范，通过内网、公告栏、短视频等载体强化宣传，提升全员意识。第三十条信息化支撑：开发费用报销管理系统，实现流程线上化、审批自动化、风险实时监控，通过数据校验（如发票要素校验、金额区间限制）减少人为干预，提升管理效率。第三十一条文化建设：编制《费用报销合规手册》，明确业务标准与红线，组织签订合规承诺书，在会议、培训中穿插合规案例，营造“人人讲合规、事事守底线”的管理氛围。第三十二条报告制度：各部门每月提交费用报销管理情况报告，内容包括报销总量、金额、异常问题、整改措施等，财务部汇总后报