企业合同签订审查标准与记录表格

企业合同签订审查标准与记录工具一、适用场景说明本工具适用于企业各类合同的签订前审查环节，涵盖但不限于：日常业务合作：如采购合同、销售合同、服务外包合同等；合作方协议：如战略合作伙伴协议、分销代理协议等；项目类合同：如工程建设合同、技术开发合同、委托研发合同等；人力资源相关：如劳动合同、劳务派遣协议、保密协议等；其他重要协议：如知识产权许可合同、房屋租赁合同、借款合同等。通过标准化审查流程，保证合同内容合法合规、权责清晰，降低企业履约风险。二、合同审查操作流程步骤1：接收合同与初步登记操作内容：业务部门提交合同文本（含电子版及纸质版，如有附件需一并提交），填写《合同提交登记表》，明确合同名称、编号、合作方名称、拟签订日期、主要业务内容等基础信息；法务/合规部门（或指定审查人）接收合同后，核对合同信息完整性，确认是否具备审查条件（如关键条款缺失、合作方资质未提供等需补充材料）。输出成果：《合同提交登记表》（见模板表单部分“基础信息”栏）。步骤2：合作方主体资格审查操作内容：核查合作方主体资格：企业法人：需提供营业执照（副本复印件）、法定代表人证件号码明、授权委托书（如签约非法定代表人）；其他组织：需提供有效登记证明文件（如社会团体法人登记证书等）；自然人：需提供证件号码复印件及无失信记录证明（如涉及）。审查合作方履约能力：查验合作方近3年经审计的财务报表（或资信证明），评估其经营状况、偿债能力；涉及特殊行业的，需核查其行业资质许可（如食品经营许可证、安全生产许可证等）；对合作方履约记录进行背景调查（如过往合作项目履约评价、涉诉信息等）。审查要点：主体是否合法存续、资质是否在有效期内、授权委托是否清晰、是否存在重大失信或涉诉风险。步骤3：合同核心条款审查操作内容：按以下维度逐条审查合同条款：标的与数量质量：标的描述是否清晰（如产品名称、规格型号、服务内容等），避免模糊表述（如“一批”“优质”等）；数量、计量单位是否明确，质量标准是否具体（如国家标准、行业标准或双方约定标准）。价款与支付方式：价格条款是否完整（含单价、总价、币种、是否含税等），计价方式是否合理；支付条件、支付期限、账户信息是否明确，避免“支付完成后”“合理期限内”等模糊表述。履行期限与地点：合同履行开始/截止时间是否具体，阶段性节点是否可量化（如“验收合格后10个工作日内”）；履行地点（如交货地、服务提供地）是否明确，涉及管辖权或运输风险划分的需重点标注。权利义务条款：双方权利义务是否对等，是否存在单方面限制权利、加重义务的“霸王条款”；约定的工作内容、交付成果是否与业务需求一致，责任划分是否清晰。违约责任：是否明确违约情形（如逾期付款、质量不达标、迟延履行等）；违约责任是否合理（违约金比例是否过高或过低，是否约定定金罚则）；是否约定违约损失赔偿的计算方式。争议解决：争议解决方式（诉讼/仲裁）是否明确，管辖法院/仲裁机构是否具体（如“甲方所在地有管辖权的人民法院”）；是否排除默认管辖（如“不得向合同履行地法院起诉”）。保密与知识产权：涉及商业秘密或知识产权的，是否明保证密范围、保密期限、违约责任；知识产权归属是否清晰（如委托开发成果的专利权归属）。步骤4：风险点排查与修订反馈操作内容：汇总审查中发觉的问题（如条款缺失、表述模糊、风险未覆盖等），填写《合同审查问题清单》；与业务部门沟通，说明风险点及修改建议，对可协商条款推动合作方修订，对重大风险条款（如主体不合格、违约责任不对等）需明确“不予通过”或“重新谈判”；修订后合同需再次审查，直至风险可控。步骤5：最终审批与签订操作内容：审查人确认无重大风险后，填写《合同审查意见表》，标注“建议通过”并说明审查结论；按企业审批流程报请相关负责人审批（如部门负责人、分管副总、总经理等，根据合同金额/重要性分级审批）；审批通过后，由授权代表与合作方正式签订合同，签订时需核对双方签字盖章是否完整（如为合同章需确认其授权范围）。步骤6：合同归档与跟踪操作内容：签订后3个工作日内，将合同正本、附件、审查资料等移交档案管理部门归档；建立合同台账，记录合同履行进度（如付款节点、验收时间等），对可能出现的履约风险提前预警。三、合同审查记录模板表单表单名称：企业合同审查记录表基础信息内容合同编号合同名称提交部门业务对接人*某联系方式（仅限内部工作电话，不对外公开）合作方名称合作方主体类型□企业□其他组织□自然人拟签订日期年月日合同金额（大写）合同金额（小写）￥主体资格审查内容营业执照/登记证明编号法定代表人授权委托人（非法定代表人）姓名：*某授权范围：□签订合同□收款□其他授权委托书编号行业资质证书（如有）证书名称：编号：有效期至：年月日履约能力核查结论□合格□不合格（需说明：如财务状况恶化、涉诉未结等）核心条款审查记录审查要点审查结果（√）问题描述及修改建议标的与数量质量标的描述清晰、数量计量明确、质量标准具体□通过□不通过例：质量标准未约定，建议补充“符合GB/T19001-2016标准”价款与支付方式价格完整、支付条件明确、账户信息无误□通过□不通过例：支付节点“验收后”模糊，建议改为“验收合格后15个工作日内”履行期限与地点时间节点具体、履行地点明确□通过□不通过权利义务条款双方权责对等、无单方限制条款□通过□不通过违约责任违约情形明确、责任合理、有赔偿计算方式□通过□不通过例：违约金比例过高（超过30%），建议调整为“日万分之三”争议解决方式明确、管辖机构具体□通过□不通过保密与知识产权保密范围清晰、知识产权归属明确□通过□不通过审查结论与审批内容审查人*某审查日期年月日主要风险点（如有）例：合作方未提供安全生产许可证，需补充后再签订审查意见□建议通过□建议修改后通过□不建议通过（需说明理由）审批人（分级）部门负责人：某分管副总：某总经理：*某（根据合同金额选择审批层级）审批日期年月日签订情况□已签订□未签订（原因：）归档信息内容归档日期年月日档案编号备注（如合同履行中需特别关注的事项）四、使用要点提示审查全面性：需覆盖合同所有条款，避免仅关注核心条款而忽略附件、补充协议等部分，附件内容与主合同冲突时以主合同为准，但需在主合同中明确附件效力。法律合规优先：条款内容必须符合《民法典》《公司法》《劳动合同法》等法律法规及行业监管要求，禁止约定违反法律强制性规定的条款（如“工伤自负”等）。风险动态防控：对合作方经营状况、履约能力进行定期跟踪，如发觉重大风险（如被列为失信被执行人、丧失关键资质），应及时启动合同变更或终止程序。跨部门协作：业务部门需配合提供合作方背景资料、业务需求说明等，法务/审查部门应与业务部门充分沟通，保证合同条款既合法合规又满足业务需求。保密义务：合同内容及审查过程中涉及的敏感信息（如合作方商业秘密、定价策略等），仅限审查及审批人员知悉，不得对外泄露。电子合同审查：采用电子签名的合同，需确认电子签名