行政办公事务标准化手册

行政日常办公事务标准化手册前言为规范公司行政日常办公事务处理流程，提高工作效率，保证各项事务有序开展，特制定本手册。本手册涵盖会议管理、办公用品管理、文件收发管理、访客接待管理、办公环境维护五大核心模块，适用于公司全体行政人员及相关岗位员工，旨在为日常行政工作提供标准化操作指引。一、会议事务管理标准化流程（一）适用场景适用于公司内部各类会议的组织、召开及后续跟进，包括但不限于部门例会、项目推进会、跨部门协调会、月度/季度工作总结会等。（二）标准化操作步骤1.会议筹备（1）明确会议基本信息：由需求部门或会议发起人填写《会议申请表》，注明会议主题、目的、时间（精确到分钟）、预计时长、地点（线上会议需注明平台及）、参会人员（含主持人、记录人）、议程及需准备的材料清单。（2）审批流程：《会议申请表》需经部门负责人审核，涉及跨部门会议或重要会议需提交行政部*主管审批。（3）场地与设备准备：线下会议：行政部根据申请提前预订会议室，保证场地整洁、设备（投影仪、麦克风、白板等）正常；若需茶水，提前准备矿泉水或按需安排茶歇。线上会议：提前测试会议平台稳定性，将会议、参会须知通过邮件或即时通讯工具发送至参会人员。（4）材料准备：会议发起人需提前至少1个工作日将会议材料（如议程、PPT、背景资料）发送至行政部，由行政部统一打印（如需）或线上共享，保证参会人员提前熟悉内容。2.会议召开（1）签到与入场：参会人员提前5分钟到达会场，线下会议在《会议签到表》上签字，线上会议提前10分钟加入会议，测试设备；行政部负责引导参会人员就座，提醒将手机调至静音。（2）会议主持：主持人按议程主持会议，控制各环节时长，保证会议有序高效；若需临时调整议程，需征得多数参会人员同意。（3）会议记录：记录人需详细记录会议决议、待办事项（含责任人、完成时限）、争议点及结论，会后整理形成《会议纪要》初稿，保证内容准确、条理清晰。3.会议后续跟进（1）《会议纪要》审核：会议结束后1个工作日内，记录人将《会议纪要》初稿提交会议发起人及主持人审核，确认无误后定稿。（2）分发与归档：定稿后的《会议纪要》通过邮件发送至所有参会人员，抄送部门负责人及行政部；纸质版《会议纪要》《会议签到表》由行政部统一归档，保存期限不少于2年。（3）待办事项跟踪：行政部根据《会议纪要》中的待办事项，建立《会议待办跟踪表》，每周更新进度，提醒责任人按时完成，重大事项需向部门负责人汇报进展。（三）常用模板表单表1-1：会议申请表会议主题会议时间会议地点/平台参会人员主持人记录人会议议程需准备材料部门负责人审批日期：行政部审批日期：表1-2：会议纪要模板会议纪要会议主题：会议时间：年月日时分至时分会议地点/平台：主持人：记录人：参会人员：缺席人员及原因：会议议程及内容：议题一：讨论：决议：待办：责任人*，完成时限：议题二：讨论：决议：待办：责任人*，完成时限：其他事项：分发范围：抄送：定稿日期：年月日（四）关键注意事项会议需提前规划，避免临时通知导致参会人员无法到场；重要会议需提前进行设备调试，保证会议顺利进行。会议记录应客观、准确，重点突出决议和待办事项，避免记录无关细节。待办事项需明确责任人和时限，行政部需定期跟踪，保证会议决议落地。会议室使用遵循“先申请、先使用”原则，如需取消会议，需提前1个工作日通知行政部，以便统筹安排。二、办公用品管理标准化流程（一）适用场景适用于公司日常办公所需的各类耗材、设备（如文具、办公设备配件、清洁用品等）的申领、采购、入库、领用及库存管理。（二）标准化操作步骤1.用品申领（1）申领发起：员工根据工作需要，填写《办公用品申领单》，注明物品名称、规格型号、申领数量、申领部门及用途，部门负责人审核后提交至行政部。（2）特殊物品申领：对于单价较高或非日常消耗类物品（如U盘、计算器等），需在申领单中注明使用理由，经行政部*主管审批后方可申领。2.采购与入库（1）采购流程：行政部根据库存情况及申领需求，汇总形成《办公用品采购清单》，经审批后联系供应商进行采购；采购需保证质量合格、价格合理，优先选择长期合作供应商。（2）入库验收：物品送达后，行政部采购员与库管员共同验收，核对物品名称、规格、数量及质量，无误后在《办公用品入库登记表》上签字确认；如有问题，需及时联系供应商退换货。3.领用与发放（1）领用流程：员工凭审批通过的《办公用品申领单》至行政部领取，库管员核对信息后发放物品，领用人签字确认；库存不足时，需告知申领人预计到货时间。（2）批量领用：部门批量领用办公用品（如打印纸、文件夹等），可由部门指定专人统一领取，减少领用频次。4.库存管理（1）定期盘点：库管员每月末对办公用品库存进行盘点，核对台账与实际库存，保证账实相符；盘盈或盘亏需查明原因，形成《库存盘点报告》报行政部负责人。（2）库存预警：对常用消耗品（如A4纸、签字笔等），设定安全库存量，当库存低于安全值时，及时启动采购流程，避免断供。（三）常用模板表单表2-1：办公用品申领单申领部门申领人申领日期物品名称规格型号申领数量部门负责人审批日期：行政部审批日期：表2-2：办公用品库存盘点表物品名称规格型号账面数量实际数量差异数量差异原因盘点人：日期：（四）关键注意事项申领办公用品应按需申领，避免浪费；非工作用途的物品不予申领。采购需严格遵守公司财务制度，索取正规采购凭证，保证采购流程合规。入库验收需仔细核对，杜绝不合格物品流入库存；领用需登记清晰，明确责任。库存盘点需定期开展，保证数据准确，为采购决策提供依据。三、文件收发管理标准化流程（一）适用场景适用于公司内部及外部单位各类文件（包括纸质文件、电子文件）的接收、登记、流转、传阅、催办、归档等管理。（二）标准化操作步骤1.文件接收（1）外部文件接收：行政部每日定时收取外部单位送达的纸质文件，核对文件封面信息（收件单位、文件标题、份数等），确认无误后签收；电子文件通过邮箱或办公平台接收后，需及时并备份。（2）内部文件接收：各部门提交至行政部的纸质文件，由接收人在《文件收发登记表》上登记文件名称、提交部门、提交人、日期等信息。2.文件登记与拟办（1）登记：接收文件后，行政部文员在《文件收发登记表》中详细登记文件编号（如有）、标题、密级（公开、内部、秘密）、来源、份数、接收日期等，并分配唯一文件编号。（2）拟办：行政部负责人根据文件内容，提出初步处理意见（如“呈送总经理阅示”“转交部门办理”等），并在文件处理单上签字，随文件一同流转。3.文件传阅与催办（1）传阅：根据拟办意见，将文件送至相关人员传阅；传阅人需在《文件传阅单》上签字确认，注明传阅日期；传阅过程中，文件不得带离办公区域，不得涂改、勾画。（2）催办：对于需办理的文件，行政部需跟踪办理进度，对临近办理时限的部门或人员发出《文件催办单》，提醒及时处理并反馈结果。4.文件归档（1）归档范围：办理完毕的文件（包括纸质文件、电子文件、会议纪要、审批单等），均需在3个工作日内归档。（2）归档流程：纸质文件：按“年度-类别-文号”分类整理，填写《文件归档目录》，装入档案盒，标注档案名称、年度、起止文号及保管期限，存入档案柜。电子文件：按类别存放于指定文件夹，命名规则为“日期-文件名称-文号”，定期备份至公司服务器或云端，保证数据安全。（3）保管期限：根据文件类型确定保管期限（如年度总结、重要合同保管期限不少于10年，一般通知、会议纪要不少于2年），到期后按规定销毁。（三）常用模板表单表3-1：文件收发登记表收文日期文件编号文件标题来源单位/部门份数密级经手人处理意见表3-2：文件传阅单文件名称文件编号拟办意见传阅人传阅日期签字备注（四）关键注意事项接收文件需仔细核对，避免错收、漏收；紧急文件需立即标注并优先处理。文件传阅需严格按流程进行，保证信息传递及时、准确；涉密文件需单独登记，限制传阅范围。归档文件需完整、规范，便于后续查阅；电子文件需定期备份，防止数据丢失。销毁过期文件需经行政部负责人审批，并由两人以上共同监督，保证销毁彻底。四、访客接待管理标准化流程（一）适用场景适用于外部访客（如客户、合作伙伴、上级单位、应聘者等）到访公司的预约、接待、引导及后续记录管理。（二）标准化操作步骤1.访客预约（1）预约发起：被访部门或人员需提前与访客确认到访时间、事由、人数、身份（如客户、应聘者等），并填写《访客预约登记表》，提交至行政部。（2）信息确认：行政部收到预约后，与访客再次联系，确认到访信息，同步告知公司地址、交通指引及注意事项（如停车位置、入厂须知等）。2.接待准备（1）场地准备：根据访客人数及身份，预订会议室（如重要客户需预订整洁、安静的会议室，提前调试设备）；如需茶水，准备矿泉水或茶点（根据访客偏好调整）。（2）信息告知：提前将被访部门、访客信息（姓名、单位、联系方式）同步至前台及保安，保证访客到访时能快速接待。3.迎接与引导（1）前台迎接：访客到访后，前台主动上前问候，核对《访客预约登记表》信息，请访客填写《访客登记表》（含姓名、单位、证件号码号、到访事由、被访人等），发放《访客证》（需佩戴于胸前）。（2）引导至接待区：前台引导访客至公司接待区或会议室，通知被访人员；如被访人员暂时不便接待，需向访客说明并致歉，安排访客在接待区等候。4.接待与送别（1）接待过程：被访人员到达后，与访客热情交谈，注意礼仪规范；如需参观办公区域，需提前告知访客注意事项，避免影响他人工作。（2）送别：访客离开时，被访人员或前台需送至公司门口，礼貌道别；前台收回《访客证》，并在《访客登记表》上记录离开时间。5.记录与反馈（1）信息登记：行政部每日整理《访客登记表》，将访客信息录入《访客接待台账》，包含到访日期、访客姓名、单位、事由、被访人、接待情况等。（2）反馈：如访客有特殊需求或投诉，行政部需及时将情况反馈至相关部门负责人，跟进处理结果。（三）常用模板表单表4-1：访客预约登记表预约日期预约时间访客姓名单位名称联系方式到访人数身份（客户/应聘者等）事由被访部门及人员预约人联系方式备注表4-2：访客登记表到访日期到访时间访客姓名单位名称证件号码号来访事由被访人发放《访客证》号离开时间接待人签字（四）关键注意事项访客预约需提前确认，保证被访人员及接待场地准备就绪；临时到访的访客，需立即联系被访人员确认是否接待。前台需严格执行访客登记制度，核对身份信息，保证公司安全；《访客证》需规范佩戴，避免无关人员进入办公区域。接待过程中需注意言行举止，展现公司良好形象；涉及公司机密的信息不得向访客透露。访客信息需及时登记、归档，便于后续查询；重要访客的接待情况需向部门负责人汇报。五、办公环境维护标准化流程（一）适用场景适用于公司办公区域（包括工位、会议室、走廊、茶水间、卫生间等）的日常清洁、绿植养护、设施报修及环境秩序维护。（二）标准化操作步骤1.日常清洁管理（1）清洁范围：行政部负责统筹办公区域的日常清洁，包括地面清扫与拖擦、桌面与台面擦拭、垃圾清理、卫生间清洁、茶水间设备消毒等。（2）清洁频次：公共区域（走廊、楼梯）：每日早、晚各清扫1次，保持地面无杂物、积水。工位：员工每日下班前整理个人工位，保持桌面整洁；行政部每周五下午组织一次工位大扫除检查。卫生间、茶水间：每2小时清洁1次，保证无异味、无污渍，洗手液、卫生纸等耗材充足。2.绿植养护管理（1）绿植配置：行政部根据办公区域布局，在公共区域（如前台、走廊、会议室）摆放绿植（如绿萝、吊兰等），净化空气，美化环境。（2）养护频次：安排专业养护人员每两周对绿植进行一次浇水、施肥、修剪、病虫害防治；枯萎或死亡的绿植及时更换，保证绿植存活率不低于90%。3.办公设施报修（1）报修发起：员工发觉办公设施（如电脑、打印机、空调、电灯、办公桌椅等）损坏时，填写《设施报修单》，注明损坏设施名称、位置、损坏情况及联系方式，提交至行政部。（2）维修处理：行政部收到报修单后，1小时内响应，根据设施损坏程度联系维修人员（内部IT人员或外部维修商）；紧急情况（如空调漏水、电路故障）需立即处理。（3）反馈与记录：维修完成后，行政部需确认维修效果，在《设施报修单》上签字确认，并将维修情况记录至《设施维修台账》。4.环境秩序维护（1）噪音控制：办公区域内禁止大声喧哗、播放音乐；如需召开会议或讨论工作，需在会议室进行，避免影响他人。（2）物品摆放：公共区域物品（如文件、设备、绿植）需摆放整齐，不得占用通道；员工个人物品需存放于工位内，不得随意摆放。（3）节能管理：员工需养成节能习惯，下班关闭电脑、电灯、空调等设备电源；行政部定期检查节能措施落实情况，对浪费行为进行提醒。（三）常用模板表单表5-1：设施报修单报修日期报修时间报修人联系方式设施名称所在位置损坏情况描述报修部门审批日期：行政部处理意见维修