4s店职业卫生相关档案制度

PAGE4s店职业卫生相关档案制度一、总则（一）目的为加强4S店职业卫生管理，规范职业卫生档案的建立、保管和使用，有效预防、控制和消除职业病危害，保护员工的职业健康，根据《中华人民共和国职业病防治法》等相关法律法规及行业标准，结合本4S店实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本4S店内涉及职业卫生管理的所有部门、岗位及人员。（三）基本原则职业卫生档案管理应遵循真实、准确、完整、及时、有效、保密的原则，确保档案资料能够全面反映4S店职业卫生工作的实际情况，为职业卫生管理决策提供可靠依据。二、职业卫生档案的分类与内容（一）职业卫生管理档案1.职业卫生管理制度文件：包括职业卫生责任制、职业卫生操作规程、职业卫生培训制度、职业健康监护制度、职业病危害事故应急救援预案等。2.职业卫生管理机构及人员设置文件：明确职业卫生管理机构的组成人员、职责分工及人员任命文件。3.职业卫生管理工作计划、总结：年度职业卫生管理工作计划、季度工作小结及年度工作总结。4.职业卫生经费投入记录：包括职业卫生防护设施建设、维护费用，个人防护用品购置费用，职业健康检查费用，职业病诊断、治疗费用等的支出记录。5.职业卫生相关合同文件：与职业卫生技术服务机构签订的检测、评价合同，与员工签订的职业卫生告知书等。（二）职业卫生防护设施档案1.防护设施设计资料：包括通风换气设施、排毒净化设施、防暑降温设施、防寒保暖设施等的设计图纸、设计说明书及设计变更记录。2.防护设施采购合同及清单：记录防护设施的采购日期、供应商、型号规格、数量等信息。3.防护设施安装、调试记录：详细记录防护设施的安装时间、安装人员、调试过程及调试结果。4.防护设施运行、维护记录：包括设施的运行时间、运行参数、维护保养内容、维护时间、维护人员等信息。5.防护设施检测报告：定期对防护设施进行检测的报告，包括检测时间、检测机构、检测项目、检测结果等。（三）职业卫生检测与评价档案1.职业病危害因素检测计划：年度职业病危害因素检测计划，明确检测的项目、检测地点、检测时间等。2.检测报告：由具备资质的职业卫生技术服务机构出具的职业病危害因素检测报告，包括检测时间、检测机构、检测项目、检测结果等。3.职业病危害现状评价报告：定期委托有资质的机构进行职业病危害现状评价的报告，内容涵盖评价目的、范围、方法、结果及建议等。4.职业卫生检测与评价结果分析报告：对检测与评价结果进行分析，提出存在的问题及改进措施的报告。（四）职业健康监护档案1.员工职业健康监护档案：为每位员工建立的职业健康监护档案，包括员工基本信息、职业史、既往史、职业病危害接触史、职业健康检查结果（包括上岗前、在岗期间、离岗时的检查结果）、职业病诊疗等资料。2.职业健康检查计划及结果汇总：年度职业健康检查计划，每次职业健康检查的结果汇总表，包括检查人数、异常人数、异常情况分析等。3.职业病诊断与鉴定资料：员工被诊断为职业病后的相关诊断证明书、鉴定书、诊断机构资质证明等资料。（五）职业卫生宣传培训档案1.职业卫生培训计划：年度职业卫生培训计划，明确培训对象、培训内容、培训时间、培训方式等。2.培训教材、教案：职业卫生培训所使用的教材、教案，包括电子文档和纸质文档。3.培训记录：每次职业卫生培训的记录，包括培训时间、培训地点、培训讲师、培训内容、参加人员签到表等。4.培训效果评估资料：对职业卫生培训效果进行评估的资料，如考试试卷、员工反馈意见等。（六）职业病危害事故档案1.职业病危害事故报告记录：记录职业病危害事故发生的时间、地点、经过、危害程度、报告情况等信息。2.事故调查处理资料：包括事故调查组成员名单、调查过程记录、事故原因分析、处理意见及整改措施等。3.事故应急救援演练记录：职业病危害事故应急救援演练的计划、方案、演练过程记录、演练效果评估等资料。三、职业卫生档案的建立与归档（一）档案建立责任人各部门应指定专人负责本部门职业卫生档案的收集、整理和初步归档工作，确保档案资料的及时、准确和完整。职业卫生管理部门负责对全店职业卫生档案进行统一审核、汇总和归档。（二）档案资料收集1.各部门应按照职业卫生档案的分类要求，及时收集本部门产生的各类职业卫生相关资料，并移交至档案管理人员。2.职业卫生管理部门应定期从各部门收集职业卫生管理工作中形成的文件、记录、报告等资料，确保档案资料的全面性。（三）档案整理与归档1.档案管理人员收到档案资料后，应按照档案分类标准进行整理，对资料进行分类、编号、编目，确保档案资料的系统性和规范性。2.整理后的档案资料应及时归档，按照档案类别分别存放于专门的档案柜或档案盒中，并建立档案索引目录，便于查询和使用。四、职业卫生档案的保管与借阅（一）档案保管要求1.职业卫生档案应存放在专门的档案室或档案柜中，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等条件，确保档案资料的安全保存。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，发现档案有损坏、变质等情况时，应及时采取措施进行修复或复制。3.电子档案应定期进行备份，备份存储介质应妥善保管，防止数据丢失。（二）档案借阅规定1.本4S店内人员因工作需要借阅职业卫生档案时，应填写《职业卫生档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等，经所在部门负责人和职业卫生管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅人员应按照规定的时间归还档案，不得擅自转借他人或涂改、损坏档案资料。如需延期借阅，应办理续借手续。3.外单位人员因工作需要查阅职业卫生档案时，应持单位介绍信，经职业卫生管理部门负责人批准，并在档案管理人员的陪同下查阅，查阅过程中不得摘抄、复制档案内容。五、职业卫生档案的更新与销毁（一）档案更新1.职业卫生档案应根据职业卫生管理工作的实际情况及时更新，确保档案资料的时效性和准确性。2.当职业卫生管理制度、操作规程、检测评价结果、职业健康监护情况等发生变化时，相关部门应及时将更新后的资料移交档案管理人员，进行档案的更新。（二）档案销毁1.职业卫生档案保存期限应按照相关法律法规及行业标准执行，超过保存期限的档案，经职业卫生管理部门负责人审核，报单位主要负责人批准后，方可销毁。2.档案销毁应填写《职业卫生档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等，经批准后，由档案管理人员会同相关部门人员共同进行销毁，并在销毁记录上签字确认。3.档案销毁记录应包括销毁时间、销毁地点、销毁档案清单、销毁人员签字等信息，保存期限不少于2年。六、职业卫生档案的信息化管理（一）信息化管理目标建立职业卫生档案信息化管理系统，实现职业卫生档案的电子化存储、检索、查询、统计分析等功能，提高职业卫生档案管理的工作效率和管理水平。（二）信息化管理内容1.将职业卫生档案的各类资料进行电子化录入，建立电子档案数据库，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.在信息化管理系统中设置档案分类目录、索引查询功能，方便用户快速查找所需档案资料。3.利用信息化管理系统对职业卫生档案进行统计分析，生成各类统计报表，为职业卫生管理决策提供数据支持。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常运行和数据安全。2.定期对电子档案进行备份