企业数据管理规范手册及表格工具

企业数据管理规范手册及表格工具一、规范概述与适用范围（一）编制目的为规范企业内部数据的全生命周期管理，保障数据的安全性、完整性、准确性和可用性，明确各部门及人员的数据管理职责，提升数据资产利用效率，降低数据合规风险，特制定本规范。（二）适用场景本规范适用于企业各部门在业务活动中产生的各类数据管理场景，包括但不限于：客户信息、供应商资料的采集与存储；财务数据、业务报表的与流转；跨部门数据共享与协作；历史数据归档与销毁；数据安全事件应急处置等。（三）适用对象企业全体员工（含正式员工、实习生、外包人员）、各部门数据管理员、IT部门技术人员及数据使用相关方。二、数据管理全流程操作指引（一）数据分类分级：明确数据敏感度目标：根据数据的重要性、敏感程度及影响范围，对数据进行分类分级，实施差异化管控。操作步骤：成立分类分级小组：由数据管理部牵头，联合法务部、IT部、业务部门负责人（如经理、主管）组成小组，明确职责分工。制定分类分级标准：分类维度：按业务类型分为“客户数据、财务数据、人力资源数据、运营数据、知识产权数据”等；按数据性质分为“结构化数据（如数据库表）、非结构化数据（如文档、图片）、半结构化数据（如日志文件）”。分级标准：L1级（公开数据）：可对外公开，无敏感信息（如企业宣传资料、公开的产品信息）；L2级（内部数据）：企业内部使用，限制外部访问（如内部通知、部门工作计划）；L3级（敏感数据）：仅限相关部门及授权人员使用，泄露可能对企业或客户造成影响（如客户联系方式、财务报表）；L4级（核心数据）：企业核心资产，严格管控访问权限（如未公开的专利技术、战略规划数据）。数据梳理与定级：各部门梳理本部门产生的数据，填写《数据资产清单》（见第三部分），提交分类分级小组审核。标识与发布：审核通过后，对数据添加分级标识（如L1-L4标签），在企业内部系统发布《数据分类分级目录》，保证全员可查。（二）数据采集：保证来源合法准确目标：规范数据采集流程，保障数据来源合法、内容准确、用途明确。操作步骤：明确采集需求：业务部门根据工作需要，提出数据采集需求，说明采集目的、范围、字段及用途。填写《数据采集申请表》：申请人（如*专员）需详细填写申请信息（见第三部分），经部门负责人审批后，提交数据管理部备案。实施采集：优先采集企业内部已有数据，避免重复采集；需向外部采集时，应保证数据提供方具备合法资质，签订《数据采集协议》，明确数据权责及安全义务；禁止采集与工作无关的个人信息或敏感数据。数据校验：采集完成后，对数据的完整性、准确性进行校验（如核对关键字段、检查重复数据），校验通过后方可入库。（三）数据存储：保障存储安全可控目标：规范数据存储环境，防止数据丢失、泄露或损坏。操作步骤：选择存储介质：L1-L2级数据：存储于企业内部共享服务器或云平台（如企业级OA系统）；L3-L4级数据：必须存储于加密存储介质（如加密硬盘、专用数据库），禁止存储在个人电脑或移动设备（如U盘、个人网盘）。配置访问权限：IT部门根据数据分级结果，设置最小权限原则，仅授权相关人员访问数据，权限变更需经数据管理部审批。定期备份：全量数据：每周日24:00自动备份至异地灾备中心；关键数据（如L3-L4级）：每日增量备份，保留最近30天备份版本；备份数据需定期恢复测试，保证可用性。存储环境巡检：IT部门每月对存储服务器、网络设备及备份系统进行巡检，记录《数据存储环境巡检表》，发觉问题及时整改。（四）数据处理：规范加工与使用目标：保证数据在加工、分析、使用过程中不泄露、不滥用，符合合规要求。操作步骤：制定处理方案：业务部门需对数据进行加工（如统计分析、数据脱敏）时，提交《数据处理方案》，说明处理目的、方式、范围及安全措施。权限审批：L1-L2级数据处理由部门负责人审批；L3-L4级数据处理需经数据管理部及分管领导（如*总监）审批。实施处理：涉及敏感数据（如客户证件号码号、手机号）时，必须进行脱敏处理（如隐藏部分位数、使用代号）；禁止超出审批范围使用数据，严禁将数据用于工作无关用途（如商业推广、个人利益）。结果记录：数据处理完成后，记录处理结果（如分析报告、脱敏数据集），提交数据管理部存档。（五）数据共享：明确范围与责任目标：规范跨部门数据共享流程，保证数据在可控范围内高效流转，避免数据滥用。操作步骤：评估共享必要性：申请部门需说明共享数据的必要性，优先通过企业内部协同系统（如钉钉、企业）共享，减少线下传输。填写《数据共享审批表》：详细说明共享数据名称、范围、接收方、共享期限及用途（见第三部分），经数据提供方部门负责人、接收方部门负责人及数据管理部审批。签订共享协议：跨企业数据共享时，需签订《数据共享协议》，明确数据安全责任、违约条款及保密义务。共享执行与监督：数据共享通过授权系统进行，禁止通过邮件、等非加密渠道传输敏感数据；数据管理部定期检查共享数据使用情况，发觉违规行为立即终止共享并通报。（六）数据销毁：彻底清除不留隐患目标：规范数据销毁流程，保证过期或无用数据彻底清除，防止数据恢复泄露。操作步骤：确认销毁条件：符合以下条件之一可申请销毁：数据超过保存期限（如财务数据保存10年，业务报表保存5年）；数据失去使用价值且无备份必要；因业务调整需永久删除的数据。填写《数据销毁申请表》：说明销毁数据名称、编号、数量、销毁原因及方式（见第三部分），经数据管理部及IT部门审批。执行销毁：电子数据：采用专业销毁工具（如数据擦除软件）进行多次覆写，保证无法恢复；纸质数据：使用碎纸机粉碎成条状，并由IT部门监销。记录存档：销毁完成后，填写《数据销毁记录表》（见第三部分），由执行人、监销人签字存档，保存期不少于2年。三、配套管理表格模板及填写说明（一）企业数据资产清单表说明：用于登记企业各部门数据资产，明确数据基本信息及管理责任。数据编号数据名称所属部门数据分类（客户/财务/人力资源等）数据级别（L1-L4）负责人存储位置（服务器路径/系统名称）更新频率（每日/每周/每月）备注DATA-001客户基本信息表销售部客户数据L3*明服务器A/客户管理系统每日含联系方式DATA-002月度财务报表财务部财务数据L4*华服务器B/财务系统每月含利润数据（二）数据采集申请表说明：用于申请数据采集，明确采集需求及审批流程。申请部门申请人申请日期数据名称采集范围（如“2023年1月-12月客户订单”）采集目的（如“客户画像分析”）数据来源（如“第三方供应商/内部系统”）预计采集量（如“5000条”）审批人（部门负责人）审批意见销售部*磊2024-03-01客户行为数据2024年Q1用户访问日志优化产品推荐算法企业网站后台系统10万条*经理（销售部）同意（三）数据共享审批表说明：用于审批数据共享申请，明确共享范围及安全责任。申请部门接收部门数据名称共享范围（如“市场部全体人员”）共享期限（如“2024年3月1日-2024年6月30日”）共享用途（如“市场活动策划”）安全措施（如“仅限查看，禁止”）申请部门负责人接收部门负责人IT部门意见产品部市场部新功能用户反馈表市场部全体人员3个月制定推广方案内部系统加密查看，禁止导出*总监（产品部）*经理（市场部）同意（四）数据销毁记录表说明：记录数据销毁过程，保证销毁操作可追溯。数据编号数据名称销毁原因（如“超过保存期限”）销毁方式（如“软件覆写/粉碎”）销毁日期执行人监销人（IT部门）销毁证明文件编号（如“XF-2024-005”）DATA-0032022年员工考勤表保存期满5年软件覆写+粉碎纸质备份2024-03-05*强*伟XF-2024-005四、执行过程中的关键风险控制点（一）数据安全风险禁止行为：未经授权访问、复制、传播敏感数据；将数据存储在非企业授权设备上；使用弱密码或共享账号登录数据系统。控制措施：定期开展数据安全培训（每季度1次），安装数据防泄漏（DLP）系统，对异常访问行为实时告警。（二）合规性风险核心要求：遵守《_________数据安全法》《_________个人信息保护法》等法律法规，保证数据采集、使用、共享获得个人或企业明确授权。控制措施：法务部定期审核数据处理流程，对涉及个人信息的数据进行合规性检查（每半年1次）。（三）责任分工风险明确职责：各部门负责人为本部门数据管理第一责任人，数据管理部统筹协调数据管理工作，IT部门提供技术支持。考核机制：将数据管理规范执行情况纳入部门绩效考核，对违规行为视情节轻重给予通报批评、绩效扣分等处理。（四）更新维护风险动态管理：数据资产清单、分类分级目录需每季度更新1次，保证数据信息与实际一致；数据管理规