企业信息档案管理规范与操作手册（标准版）

企业信息档案管理规范与操作手册（标准版）第1章企业信息档案管理总体要求1.1档案管理基本原则档案管理应遵循“安全第一、规范管理、分类有序、资源共享”的基本原则，符合《企业档案管理规范》（GB/T13259-2016）的要求，确保档案的完整性、准确性和可追溯性。档案管理应坚持“统一标准、分级管理、动态更新、持续改进”的原则，依据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T28827-2012）进行系统化管理。档案管理应遵循“以用为本、服务大局”的理念，确保档案在业务流程中发挥最大效用，符合《档案工作基本术语标准》（GB/T19005-2016）中对档案利用的定义。档案管理应遵循“依法依规、权责明确、流程清晰”的原则，确保档案的合法性和合规性，符合《档案法》及相关法律法规的要求。档案管理应注重“信息化、数字化、智能化”的发展趋势，推动档案管理向现代化、标准化、智能化方向发展，符合《档案信息化管理规范》（GB/T18894-2016）的相关规定。1.2档案管理组织架构企业应建立档案管理组织体系，设立档案管理部门，明确其在企业整体管理体系中的地位和作用，确保档案管理工作的系统性和连续性。档案管理部门应由专人负责，配备必要的管理人员和技术人员，形成“管理、技术、业务”三位一体的架构，确保档案管理工作的高效运行。企业应设立档案管理岗位，如档案管理员、档案管理员助理、档案信息化管理员等，明确各岗位的职责与权限，确保职责清晰、权责分明。档案管理组织架构应与企业战略目标相匹配，根据企业规模、业务复杂度和档案数量，合理配置资源，确保档案管理工作的可持续发展。档案管理组织架构应与企业信息化建设相结合，推动档案管理向数字化、网络化、智能化方向转型，符合《企业数字化转型指南》（GB/T37855-2019）的相关要求。1.3档案管理职责分工档案管理部门应负责档案的收集、整理、归档、保管、调阅、销毁等全过程管理，确保档案的规范性和完整性。业务部门应负责档案的形成与归档，确保档案内容真实、完整、准确，符合《企业档案管理规范》（GB/T13259-2016）的要求。信息技术部门应负责档案信息系统的建设与维护，确保档案信息的数字化、标准化和可追溯性，符合《档案信息化管理规范》（GB/T18894-2016）的相关规定。安全管理部门应负责档案信息系统的安全防护，确保档案数据的安全性和保密性，符合《信息安全技术个人信息安全规范》（GB/T35273-2020）的要求。档案管理部门应定期对职责分工进行评估和优化，确保职责清晰、权责明确，符合《企业内部管理制度规范》（GB/T19001-2016）的相关要求。1.4档案管理流程规范档案管理流程应涵盖档案的形成、收集、整理、归档、保管、调阅、销毁等全过程，确保流程规范、标准统一。档案的形成与收集应遵循“谁形成、谁归档”的原则，确保档案的及时性和准确性，符合《企业档案管理规范》（GB/T13259-2016）的要求。档案的整理与归档应按照“分类、排列、编号、编目”的标准进行，确保档案的系统性与可检索性，符合《档案分类与编目规范》（GB/T15014-2011）的要求。档案的保管应遵循“安全、防潮、防尘、防虫”的原则，确保档案的物理安全和信息安全，符合《档案库房管理规范》（GB/T19004-2018）的要求。档案的调阅与使用应遵循“先审批、后调阅”的原则，确保档案的使用合法、合规，符合《档案利用管理办法》（GB/T18894-2016）的相关规定。第2章档案分类与编码管理2.1档案分类标准档案分类应遵循“统一标准、科学分类、便于检索”的原则，依据《档案分类法》（GB/T10314-2017）进行划分，确保分类体系的系统性和可操作性。档案分类通常采用“三级分类法”，即按档案内容、形式、来源等维度进行划分，形成“总类—子类—具体类目”的三级结构。档案分类需结合企业实际业务需求，参考《企业档案管理规范》（GB/T18894-2016），确保分类体系与企业业务流程相匹配。常见分类方法包括按档案内容（如文书、科技、会计等）、按形成单位（如部门、项目组）、按保管期限（如永久、长期、短期）等，确保分类的全面性与实用性。档案分类应定期进行调整，根据企业业务发展和档案管理需求，动态更新分类体系，确保分类标准的时效性和适用性。2.2档案编码规则档案编码应遵循“唯一性、可追溯性、标准化”的原则，依据《档案编码规则》（GB/T15014-2011）进行设计，确保每份档案有唯一且可识别的编码。编码结构通常采用“分类号+序号”或“分类号+年份+序号”的组合形式，如“科技/01/2023/001”表示科技类档案，2023年的第1份档案。编码应包含档案类型、形成单位、保管期限、归档时间等关键信息，便于检索与管理。编码应避免使用模糊或歧义的词语，确保编码的唯一性和可读性，符合《档案编码规范》（GB/T15014-2011）的相关要求。编码需与档案分类体系对应，确保编码与分类的统一性，便于系统录入、检索与统计。2.3档案分类与编码实施档案分类与编码的实施应由档案管理部门牵头，结合档案分类标准与编码规则，制定具体的分类与编码实施方案。实施过程中需对档案进行逐项分类与编码，确保分类与编码的准确性，避免重复或遗漏。应建立档案分类与编码的录入系统，支持自动分类、自动编码，提升管理效率。实施过程中需组织培训，确保相关人员熟悉分类与编码规则，提高档案管理的规范性与一致性。实施后应进行验证与优化，根据实际运行情况调整分类与编码规则，确保其适应企业业务发展需求。2.4档案分类与编码维护档案分类与编码的维护应纳入档案管理的日常工作中，定期检查分类与编码的准确性。对于分类与编码的变更，应通过正式流程进行更新，确保变更信息可追溯。应建立档案分类与编码的维护记录，包括变更原因、变更内容、责任人及时间等，确保管理可查。维护过程中应关注档案的归档状态与保管期限，确保分类与编码与档案实际状态一致。档案分类与编码的维护需与档案管理系统的更新同步，确保系统数据与实际档案信息一致。第3章档案收集与归档管理3.1档案收集流程档案收集应遵循“分类收集、分级管理”的原则，依据档案的形成时间、内容属性及使用频率，进行系统性归集，确保档案信息完整、准确、可追溯。档案收集需通过标准化的流程进行，包括档案的识别、登记、接收、验收等环节，确保档案信息的完整性与规范性。档案收集应结合企业信息化管理平台，利用电子档案管理系统（EAM）进行数据录入与信息同步，提升档案管理效率与数据准确性。档案收集过程中应遵循“先入先出”原则，确保档案的有序性与可查性，避免因收集顺序不当导致的管理混乱。档案收集需建立档案接收登记表，详细记录接收时间、来源、责任人、保管部门等信息，确保档案接收过程可追溯、可审计。3.2档案归档标准档案归档应符合《档案法》及《企业档案管理规定》的相关要求，确保档案内容真实、完整、系统，符合国家档案分类标准。档案归档应按照“一档一卡”原则，即每份档案应有对应的档案目录卡，明确档案内容、形成单位、保管期限等信息。档案归档应按照档案分类号、保管期限、形成单位等进行分类，确保档案的有序存放与高效利用。档案归档应遵循“先整理后归档”的原则，确保档案内容无损、无缺，便于后续查阅与利用。档案归档应结合档案信息化管理，利用档案管理系统（DMS）进行电子归档，确保档案信息的可检索性与可共享性。3.3档案归档流程规范档案归档流程应包括档案整理、分类、编号、装订、入库等环节，确保档案的规范性与完整性。档案归档应按照“先分类后装订”的顺序进行，确保档案内容清晰、排列有序，便于查阅与管理。档案归档应由专人负责，确保归档过程的标准化与规范化，避免因操作不当导致的档案损坏或信息丢失。档案归档应建立档案入库登记制度，详细记录档案名称、编号、形成单位、保管期限等信息，确保档案管理可追溯。档案归档应结合企业档案管理信息系统，实现档案信息的电子化管理，提升档案管理效率与数据安全性。3.4档案归档质量控制档案归档质量控制应建立档案质量评估机制，通过定期检查、抽查等方式，确保档案内容的完整性与准确性。档案归档质量控制应结合档案管理信息化系统，利用数据校验、权限控制等手段，确保档案信息的正确性与一致性。档案归档质量控制应建立档案保管责任制度，明确责任人及职责，确保档案归档过程的规范性与可追溯性。档案归档质量控制应定期开展档案管理培训与考核，提升档案管理人员的专业能力与管理意识。档案归档质量控制应建立档案归档后的反馈机制，对归档过程中发现的问题及时整改，确保档案管理的持续优化。第4章档案存储与保管管理4.1档案存储环境要求档案存储环境应具备恒温恒湿条件，符合《GB/T18824-2018企业档案管理规范》中规定的温湿度范围，通常为20℃±5℃、40%±5%RH，以防止档案受潮、霉变或老化。存储环境应保持清洁，避免阳光直射、尘埃和电磁干扰，防止档案受污染或损坏。档案库房应配备温湿度监测设备，实时监控并记录温湿度变化，确保档案保存环境稳定。档案存储空间应分区管理，区分档案类型（如纸质、电子、声像等），并根据档案的保存期限和重要性设置不同的存储区域。依据《GB/T18824-2018》要求，档案库房应定期进行环境清洁和维护，防止尘埃、虫害和微生物滋生。4.2档案存储设施管理档案存储设施应包括档案柜、档案架、档案箱、档案室等，应符合《GB/T18824-2018》对档案存储设施的分类与配置要求。档案柜应具备防虫、防鼠、防潮功能，采用防紫外线材料制作，确保档案在存储过程中不受物理和化学损害。档案架应采用可调式、防尘、防滑设计，便于档案的分类、取阅和归档。档案箱应具备防尘、防潮、防虫功能，箱体应有编号和标识，便于档案的管理和追踪。档案存储设施应定期进行检查和维护，确保其处于良好状态，防止因设施老化或损坏导致档案丢失或损坏。4.3档案保管期限与销毁规定档案的保管期限应根据其内容重要性、保存价值和法律法规要求确定，一般分为永久、长期、定期和短期保管。永久保管的档案需保存至国家规定的年限，如政府公文、财务凭证等，需在档案库房中长期保存。长期保管的档案保存期限一般为50年，如企业年度报告、项目立项文件等，需在档案库房中保存至该期限结束。定期保管的档案保存期限一般为10-20年，如合同、发票、往来函件等，需在档案库房中保存至该期限结束。档案销毁应遵循《中华人民共和国档案法》相关规定，销毁前应进行鉴定和审批，确保销毁的档案无遗留问题。4.4档案安全防护措施档案应采取物理防护措施，如防盗门、门禁系统、监控摄像头等，防止未经授权的人员进入档案库房。档案应采用电子防磁、防静电、防尘等技术手段，防止档案因电磁干扰或静电作用而受损。档案应定期进行安全巡检，检查门锁、监控系统、防火设施等，确保档案安全防护措施有效运行。档案库房应配备消防系统，如自动喷淋系统、烟雾报警器等，确保在发生火灾时能够及时扑救。档案安全防护应纳入企业整体安全管理，定期开展安全培训和演练，提高员工的安全意识和应急处理能力。第5章档案检索与利用管理5.1档案检索方法档案检索方法应遵循“查、找、筛、选”四步法，依据档案分类、编号、属性等进行系统性查找，确保检索结果的准确性与完整性。常用的检索方法包括分类检索、主题检索、关键词检索及交叉检索，其中分类检索是基础，主题检索则用于解决模糊或不明确的查询需求。检索时应结合档案的保管期限、形成单位、内容主题等属性，采用“按需检索”原则，避免盲目查找，提高检索效率。实施检索前应明确检索目标，如查找某年度报告、某项目资料等，确保检索内容与需求高度匹配。检索结果需进行初步筛选，剔除无关档案，保留符合要求的档案，确保检索结果的针对性和实用性。5.2档案检索工具使用档案检索工具包括档案目录、档案管理系统、电子目录、数据库等，其中电子目录是信息检索的核心工具，具有标准化、可扩展性等特点。企业应建立统一的档案检索系统，支持多级分类、多条件筛选、多维度查询等功能，提升档案管理的信息化水平。检索工具应具备实时更新功能，确保档案信息的时效性，同时支持批量检索与导出功能，便于数据统计与分析。检索工具的使用应遵循“先分类、后检索”原则，结合档案分类标准和检索规则，提高检索效率与准确性。应定期对检索工具进行维护与优化，确保其功能稳定，满足企业档案管理的多样化需求。5.3档案检索记录与反馈档案检索记录应包括检索时间、检索方式、检索条件、检索结果数量、档案编号、保存位置等信息，确保可追溯性与可验证性。检索记录需按照统一格式填写，便于后续分析与改进，同时为档案管理人员提供决策依据。检索反馈应包括检索结果的优缺点、检索效率、档案可利用性等，形成闭环管理，持续优化检索流程。检索反馈应定期汇总分析，识别常见问题，调整检索策略，提升整体档案管理质量。检索记录应保存在档案管理系统中，与档案本身同步更新，确保信息的一致性与完整性。5.4档案利用与共享机制档案利用应遵循“公开与保密”相结合的原则，明确档案的使用权限，确保档案的安全与保密。档案共享机制应建立在权限控制的基础上，支持内部共享与外部授权使用，确保档案的合理利用与有效传播。档案共享应遵循“分级授权、分类管理”原则，根据档案的敏感性、重要性、使用频率等进行权限划分。档案利用应建立在需求分析的基础上，通过档案利用登记、使用反馈、定期评估等方式，提升档案的利用率与价值。应建立档案利用统计与分析机制，定期评估档案的使用情况，优化档案管理策略，提升档案管理的科学性与实效性。第6章档案信息化管理6.1档案信息化建设要求档案信息化建设需遵循国家关于档案管理信息化的相关标准，如《国家档案局关于推进档案管理信息化建设的指导意见》（档发〔2021〕12号），要求实现档案全生命周期数字化管理，确保档案信息的完整性、准确性与可追溯性。建设过程中应结合企业实际业务需求，采用统一的数据标准与接口规范，如《GB/T28847-2012档案管理信息系统通用技术规范》，确保不同系统间的数据互通与协同。档案信息化建设应注重系统兼容性与扩展性，支持多种数据格式与存储方式，如采用XML、JSON等结构化数据格式，以适应未来业务发展需求。建议采用云平台或私有云架构，实现档案数据的集中管理与高效访问，同时保障数据安全与系统稳定性。档案信息化建设应纳入企业整体数字化转型战略，与企业ERP、CRM等系统实现数据联动，提升档案管理的智能化水平。6.2档案信息系统功能规范档案信息系统应具备档案分类、检索、借阅、调阅、归档等功能，符合《GB/T19001-2016质量管理体系术语》中对信息系统的定义要求。系统应支持多级分类体系，如采用《GB/T16482-2018档案分类法》规定的分类方法，确保档案分类科学、规范。系统应具备权限管理功能，根据岗位职责分配不同级别的访问权限，符合《信息安全技术个人信息安全规范》（GB/T35273-2020）的相关要求。系统应支持档案的电子化存储与电子签名，确保档案信息的法律效力与可追溯性，符合《电子签名法》相关规定。系统应具备数据备份与恢复功能，确保在系统故障或数据丢失时能够快速恢复，符合《信息系统灾难恢复管理办法》（GB/T20988-2017）的要求。6.3档案信息安全管理档案信息系统应建立完善的信息安全管理制度，包括数据加密、访问控制、审计日志等，符合《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T20988-2017）中的安全等级保护标准。系统应采用加密技术对敏感档案信息进行保护，如对涉及企业机密的档案采用AES-256加密算法，确保数据在传输与存储过程中的安全性。系统应定期进行安全漏洞检测与风险评估，符合《信息安全风险管理指南》（GB/T22239-2019）中的风险管理要求。系统应建立应急响应机制，制定信息安全事件应急预案，确保在发生安全事件时能够及时处置，符合《信息安全事件应急响应指南》（GB/T22238-2017）。档案信息安全管理应纳入企业整体信息安全管理体系，与企业其他信息系统形成协同，确保信息安全管理的全面性与有效性。6.4档案信息备份与恢复档案信息备份应采用定期备份与增量备份相结合的方式，确保数据的完整性和一致性，符合《信息系统灾难恢复管理办法》（GB/T20988-2017）中关于备份频率和恢复时间目标（RTO）的要求。备份数据应存储在安全、可靠的介质上，如磁带、云存储或异地备份中心，确保在数据丢失或损坏时能够快速恢复。备份数据应定期进行验证与测试，确保备份数据的可用性，符合《信息系统备份与恢复管理规范》（GB/T36055-2018）的相关要求。恢复流程应明确，包括数据恢复、验证、归档等步骤，确保恢复后的数据与原始数据一致，符合《信息系统灾难恢复管理办法》（GB/T20988-2017）中的恢复准则。应建立备份数据的版本管理机制，确保不同版本数据的可追溯性，符合《数据安全管理办法》（GB/T35114-2019）中的数据管理要求。第7章档案管理监督检查与考核7.1档案管理监督检查制度档案管理监督检查制度是确保档案工作规范化、标准化运行的重要保障，应依据《档案法》及《档案管理信息系统建设规范》（GB/T31121-2014）制定，明确监督检查的频率、内容、责任分工及整改要求。监督检查通常由档案管理部门牵头，联合审计、纪检等部门开展，采用定期检查与不定期抽查相结合的方式，确保档案管理全过程受控。依据《档案检查工作规范》（GB/T19005-2016），监督检查应覆盖档案收集、整理、保管、利用、销毁等关键环节，重点核查档案完整性、真实性与可用性。建立档案监督检查记录台账，记录检查时间、内容、发现问题及整改情况，作为考核与问责的重要依据。通过信息化手段实现监督检查的闭环管理，确保数据可追溯、问题可整改、整改可跟踪。7.2档案管理考核指标与方法档案管理考核指标应涵盖档案数量、质量、利用效率、保密安全及合规性等多个维度，依据《档案管理绩效评估标准》（GB/T31122-2019）设定具体量化指标。考核方法包括日常检查、年度评估、第三方审计及绩效考核结果应用，确保考核结果与岗位职责、绩效薪酬挂钩。建立档案管理绩效考核体系，采用定量与定性相结合的方式，如档案完整率、借阅率、归档及时率等作为核心指标。考核结果应纳入企业年度绩效考核体系，与员工晋升、评优、奖惩等挂钩，提升全员档案管理意识。引入档案管理信息化系统，实现考核数据自动采集与分析，提升考核效率与准确性。7.3档案管理整改与问责对监督检查中发现的问题，应制定整改计划，明确责任人、整改时限及整改内容，确保问题闭环管理。整改落实情况需定期复查，依据《档案整改管理办法》（GB/T31123-2019）进行跟踪，确保整改措施有效执行。对拒不整改或整改不到位的单位或个人，依据《档案法》及相关法规，采取通报、约谈、处罚等措施，追究相关责任。整改问责应公开透明，确保整改过程可追溯、结果可验证，提升档案管理的公信力与执行力。建立整改台账，记录整改进度与成效，作为后续考核与问责的重要依据。7.4档案管理持续改进机制持续改进机制应结合企业战略发展需求，定期评估档案管理成效，依据《档案管理持续改进指南》（GB/T31124-2019）制定改进计划。通过档案管理信息化系统，实现数据动态分析与优化决策，提升档案管理的科学性与前瞻性。建立档案管理改进小组，由档案管理人员、业务部门及外部专家共同参与，推动管理流程优化与技术创新。定期开展档案管理能力培训与经验交流，提升全员档案管理水平与责任意识。持续改进机制应与企业绩效管理体系深度融合，形成“发现问题—整改落实—持续优化”的良性循环。第8章附则与附录1.1附则本规范适用于企业信息档案的管理与操作，其制定与实施应遵循《档案法》《档案管理软件技术规范》等相关法律法规，确保档案管理的合法性与规范